Fluxos de trabalho de gerenciamento de despesas:simplificando e automatizando seu sistema de contabilidade

O gerenciamento de despesas é uma função importante para qualquer empresa com mais do que um punhado de funcionários. Quer estejam fazendo gastos durante a viagem, trabalhando remotamente ou realizando seus trabalhos no local, a maioria dos funcionários tem pelo menos alguns recibos para enviar para reembolso em um determinado mês. Historicamente, gerenciar esse processo exigia muitos recibos, embaralhamento de papel e entrega de aprovação entre gerentes e executivos seniores.

Hoje, mais empresas estão usando software para automatizar essas etapas e simplificar o processo para todos, ao mesmo tempo que o torna mais rápido e preciso.

O que é um Gerenciamento de despesas Fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas descreve claramente o caminho que um recibo segue desde o momento em que é inserido no sistema de gerenciamento de despesas da empresa até que o funcionário seja reembolsado ou a cobrança seja paga pela empresa.

É um processo passo a passo que se aplica a todas as despesas e define como elas serão recebidas, aprovado e liquidado.

Por que é importante estabelecer um fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas?

Sem um fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas definido, as empresas serão limitadas quando se trata de receber, representando, aprovar e reembolsar despesas dos funcionários.

Uma abordagem não estruturada de gerenciamento de despesas pode ser suficiente para uma empresa que tem apenas um punhado de funcionários apresentando suas despesas. Mas conforme a empresa cresce, ele precisa de uma maneira automatizada de gerenciar esse aspecto de seus negócios.

Ao estabelecer um fluxo de trabalho previsível para todas as despesas, as empresas podem economizar tempo, reduzir erros, mais prontamente evitar fraudes em potencial e economizar dinheiro.

Por que um sistema de gerenciamento de despesas é importante?

Para permanecer em operação, todas as organizações devem pagar suas contas em dia. Para qualquer empresa que tenha funcionários que conduzem negócios fora de suas “quatro paredes, ”Sempre haverá a necessidade de uma boa gestão de despesas. Mesmo o custo de uma atividade tão comum como um almoço pago pela empresa com um cliente deve ser documentado, aprovado e reembolsado à pessoa que pagou a guia.

Com processos eficazes de gestão de despesas implementados, as empresas podem emitir esses reembolsos com rapidez e precisão. Não há nada pior do que esperar meses após uma despesa para ser reembolsado, principalmente para um funcionário que pagou do próprio bolso por um produto ou serviço.

Exemplo de fluxo de trabalho de gerenciamento de despesas

1. Reúna os registros . O funcionário que está enviando um relatório de despesas para reembolso coleta os recibos, extratos de cartão de crédito, faturas ou outra documentação que comprove que a compra foi feita.

   A equipe de contabilidade, O supervisor e / ou gerente usará esta documentação para comprovar a despesa e garantir que ela seja legítima e reembolsável.

2. O funcionário cria relatório. O funcionário deve consultar a política de gestão de despesas da empresa ao desenvolver seu relatório, que refletirá uma ou mais despesas a serem agendadas para reembolso.

   O relatório serve como a documentação principal que um trabalhador usará para enviar sua solicitação de despesas e geralmente é preenchido e enviado mensalmente.

3. Relatório submetido para aprovação final. Uma vez enviado, o relatório será analisado por um supervisor direto e pela equipe de contabilidade para validar as reclamações.

   Neste ponto, o relatório atinge o estágio de “aprovação final” e avança para a próxima etapa.

4. Os aprovadores recebem uma notificação para revisão. O relatório é então distribuído aos aprovadores apropriados, sejam gerentes ou executivos seniores, para revisão.

   Esses indivíduos revisam o relatório, certifique-se de que todas as entradas nele são legítimas e reembolsáveis ​​e, em seguida, assine.

5. Relatório de despesas aprovado. Os revisores colocam seus carimbos de aprovação no relatório. Todos os relatórios que não são aprovados são enviados de volta para a equipe de contabilidade e, posteriormente, o funcionário - para revisão e revisão.

   Para todas as despesas que não foram aprovadas, o processo começa de novo em “reunir os registros, ”Com o ônus sobre o funcionário de retirar a reclamação ou substanciá-la.

6. Relatório enviado ao contato de contas a pagar. Neste ponto do fluxo de trabalho do sistema de contabilidade, o relatório de despesas vai para o coordenador de contas a pagar para ser lançado.

   Assim que o relatório for postado, as despesas podem ser definidas para pagamento. O contato de contas a pagar é responsável por garantir que o funcionário seja pago em dia.

7. Os recibos são verificados. Todos os recibos que o funcionário enviou são verificados como legítimos e registrados no arquivo para fins fiscais e contábeis.

   Se os recibos estiverem faltando ou não puderem ser usados, há maneiras de recriá-los para fins de dedução de impostos. E, o IRS considera os recibos digitalizados como prova legítima de uma despesa.

8. Códigos da contabilidade geral (ou códigos de impostos) inseridos no relatório. A equipe de contabilidade insere os códigos corretos no relatório de despesas para cada item de linha.

   Esses códigos variam de acordo com a própria despesa, com viagens, acomodações, refeições e entretenimento estão entre as categorias mais populares para funcionários externos

9. Relatório de despesas publicado. Os itens de despesas são adicionados ao ERP ou sistema de contabilidade como lançamentos de diário, revisado e aprovado, e, em seguida, lançado no GL para que o funcionário seja pago - a despesa normalmente deve estar no sistema para contas a pagar para emitir um cheque - bem como para fins de auditoria e contabilidade.

   No caso de uma futura disputa financeira ou auditoria do IRS, esses relatórios servirão como prova das despesas comerciais totais do funcionário durante um determinado período de tempo.

10. O pagamento do reembolso é autorizado. Durante esta etapa, o pagamento de reembolso é autorizado e definido para pagamento com base no cronograma estabelecido na política de gestão de despesas da empresa.

    A autorização de reembolso é a última etapa que a equipe de contabilidade executará no processo de workflow de gerenciamento de despesas.

11. O funcionário é reembolsado. O funcionário recebe o reembolso das despesas por meio de depósito direto, cheque ou dinheiro. Se o funcionário usa um cartão de crédito corporativo, os pagamentos seriam feitos à empresa de cartão de crédito.

    Assim que o funcionário for reembolsado, é hora de começar a reunir recibos e reunir as informações para seu próximo relatório de despesas.

Benefícios da Automação de Gerenciamento de Despesas para Aprovações de Despesas

Quando o processo de gerenciamento de despesas é automatizado, os funcionários podem enviar despesas de qualquer lugar por meio de um navegador da web ou dispositivo móvel. As empresas podem personalizar fluxos de trabalho e processos de aprovação para atender a seus negócios exclusivos, necessidades de contabilidade de projetos e gerenciamento de despesas. Em troca, as organizações obtêm menores custos de processamento de relatórios, precisão aprimorada de relatórios e menos horas gastas examinando planilhas e papéis. Finalmente, um sistema automatizado de gerenciamento de despesas melhora a colaboração entre os membros da equipe de contabilidade, funcionários e aprovadores - tudo sem a necessidade de pegar o telefone ou enviar um e-mail.