16 principais desafios da folha de pagamento para pequenas empresas e como resolvê-los

A maioria dos empreendedores não abre negócios com o objetivo de gastar seu tempo processando a folha de pagamento. Se você é como eles, você provavelmente prefere se concentrar em manter seus produtos ou serviços competitivos e seus clientes satisfeitos. Contudo, o gerenciamento da folha de pagamento é um aspecto crítico da gestão de qualquer negócio com funcionários, e pode apresentar uma grande variedade de desafios. É vital acertar:pagar aos funcionários de forma imprecisa ou atrasada pode prejudicar seriamente o moral da equipe, e o não cumprimento das leis tributárias ou trabalhistas pode levar a penalidades significativas.

O que é importante para os contadores ao processar a folha de pagamento

Para contadores em pequenas empresas, a gestão da folha de pagamento pode representar um fardo significativo, especialmente porque geralmente também lidam com muitas outras tarefas de contabilidade todos os dias. Quando manuseado manualmente, calculando salários, impostos e outras deduções na folha de pagamento podem ser um processo demorado que requer grande precisão para garantir que os funcionários sejam pagos com exatidão e que a empresa cumpra todas as regulamentações.

Se as ferramentas que usam para gerenciar a folha de pagamento não estiverem integradas ao sistema de contabilidade, eles precisarão inserir os dados da folha de pagamento várias vezes para manter as contas da empresa atualizadas. Qualquer coisa que simplifique e automatize as tarefas de processamento da folha de pagamento será bem-vinda.

16 desafios comuns para pequenas empresas e suas soluções

Aqui estão 16 dos desafios de folha de pagamento mais comuns encontrados por pequenas empresas, e suas soluções.

1. Processamento manual da folha de pagamento. O processamento manual com planilhas ou outras ferramentas básicas pode parecer uma opção barata, e pode ser adequado para empresas muito pequenas. Mas é demorado e sujeito a erros, e a complexidade e os riscos aumentam conforme sua empresa se expande e você adiciona funcionários. Não há mecanismo integrado para evitar erros, mantenha-se atualizado com os regulamentos ou proteja informações confidenciais. É por isso que geralmente faz sentido para empresas em crescimento automatizar o processo usando tecnologia de um software ou provedor de serviços de folha de pagamento.

2. Manter-se atualizado com as leis trabalhistas e as mudanças regulatórias. Seria bom se as leis e regulamentos não mudassem. Mas eles fazem - e existem federais, regulamentações estaduais e locais a serem enfrentadas. Se você deixar de notar as mudanças regulatórias e calcular incorretamente o pagamento do funcionário ou obrigações fiscais como resultado, você pode enfrentar multas e penalidades significativas. Bons provedores de soluções de folha de pagamento devem ficar automaticamente atualizados com as mudanças nas regulamentações, mas o treinamento regular da equipe também é importante:você não quer aprender da maneira mais difícil.

3. Manutenção de registros. Manter registros precisos é importante não apenas para fins comerciais, mas também para conformidade. O Fair Labor Standards Act (FLSA) determina que os registros dos ganhos dos funcionários devem ser mantidos por pelo menos três anos, por exemplo. Mesmo se você tiver um especialista em folha de pagamento da equipe obcecado por manutenção de registros, faz sentido usar soluções de folha de pagamento projetadas para garantir um armazenamento preciso e compatível.

4. Privacidade e confidencialidade. Leia as manchetes:Outro dia, outra violação de dados. Mas você não pode executar um sistema de folha de pagamento sem dados altamente confidenciais, como contas bancárias e números de previdência social, endereços residenciais e taxas de pagamento. Isso expõe seu negócio a riscos. Toda empresa precisa de políticas de privacidade claras e um ambiente seguro para registros de folha de pagamento, bem como controles internos rígidos sobre quem pode acessar informações confidenciais relacionadas ao pagamento.

5. Pagamentos insuficientes ou excessivos. As pessoas não gostam de ser mal pago - ou de ser solicitadas a devolver o dinheiro se receberem acidentalmente a mais. Se você não detectar problemas logo, esses erros também podem complicar a contabilidade de fim de ano e o processamento W-2 e exigir correções demoradas no ano seguinte. Soluções automatizadas podem ajudar reduzindo a chance de entrada manual de dados ou erros de cálculo. Se você descobrir um pagamento incorreto, informe o funcionário o mais rápido possível e trabalhe com tato com ele para corrigi-lo sem causar dificuldades financeiras.

6. Classificação incorreta. Mesmo as pequenas empresas podem ter uma mistura de funcionários em tempo integral e meio período, temporários e contratados independentes. A classificação incorreta - como categorizar incorretamente um funcionário como contratado - pode causar sérios problemas para a empresa e para os funcionários. Por exemplo, os funcionários podem ter direito aos benefícios da empresa e seguro-desemprego, enquanto os empreiteiros geralmente não são. Certifique-se de entender as regras; a classificação incorreta pode resultar em penalidades significativas.

7. Incumprimento fiscal. Geralmente é responsabilidade da empresa calcular e reter os impostos dos funcionários corretamente, bem como pagar a parte do empregador dos impostos sobre os salários. O IRS tem um forte motivo para perseguir empresas que erram:os impostos sobre os salários retidos pelos empregadores representam quase 72% de toda a receita arrecadada pela agência. Esse é outro motivo para buscar soluções de folha de pagamento que automatizam a retenção e arquivamento de impostos e reduzem a chance de erro manual.

8. Gerenciando mudanças. Mesmo pequenas alterações nas informações dos funcionários podem causar problemas na folha de pagamento. Se um funcionário se mudar para uma jurisdição fiscal diferente e você não atualizar o endereço dele imediatamente, você pode estar calculando o imposto retido na fonte incorretamente, por exemplo. Soluções de folha de pagamento que incluem recursos de autoatendimento podem ajudar, permitindo que os funcionários atualizem suas informações e aliviando a carga de sua equipe de folha de pagamento.

9. Gerenciamento e relatórios de dados. Como a folha de pagamento costuma ser o maior custo de uma empresa, é fundamental ser capaz de analisar os dados da folha de pagamento e seu impacto na lucratividade. Pode ser difícil fazer isso se você estiver tentando gerenciar a folha de pagamento manualmente. Quanto tempo demoraria para responder à pergunta, “Quanto teríamos de aumentar nossa equipe para cortar nossos custos de horas extras em 80%?” Um software que facilita a geração de relatórios pode ajudar a dar suporte a escolhas táticas e até mesmo estratégicas para toda a empresa.

10. Integração de tecnologia. Os benefícios potenciais de um software poderoso para folha de pagamento podem ser comprometidos pela falta de integração com outros sistemas de negócios da organização. A transferência manual de dados entre vários sistemas é uma fonte comum de problemas de integridade de dados. A transferência de dados em lotes entre sistemas pode ser suficiente para uma abordagem simples, mudanças insensíveis ao tempo, mas, para integração total, geralmente você precisa usar aplicativos fornecidos como um conjunto ou conectar-se por meio de interfaces de programação de aplicativos (APIs) que transferem dados em tempo real.

11. Manter ou reduzir os custos da folha de pagamento. Quando se trata de custos administrativos, como folha de pagamento, as empresas são constantemente desafiadas a fazer mais com menos. Felizmente, a maioria das soluções modernas de folha de pagamento exige muito menos esforço administrativo e custo do que o gerenciamento manual da folha de pagamento - o que também libera o tempo da equipe para atividades mais produtivas. Soluções de folha de pagamento baseadas em nuvem são acessadas pela Internet e adquiridas como uma assinatura, então você geralmente não precisa de especialistas em TI ou investimento de capital em sistemas de computador no local.

12. C-Suite buy-in. É sempre um desafio persuadir todos na organização a mudar para um sistema, mesmo se você souber que será mais eficiente. Para persuadir os tomadores de decisão a aderir a uma nova solução de folha de pagamento, escolha as métricas que são importantes para a pessoa com quem você está falando. O CEO se relacionará com a maior produtividade dos funcionários, o que leva a um melhor desempenho dos negócios. Para o CFO, O ROI em cinco anos pode ser a melhor métrica. Para o CIO, senhas são segurança aprimorada, Rapidez, automação e confiabilidade.

13. Precisão da folha de pagamento. O erro humano é uma das principais causas de imprecisões na folha de pagamento - o que pode levar à insatisfação do funcionário e penalidades de conformidade. As soluções de folha de pagamento reduzem a necessidade de entrada de dados, economizando tempo e aumentando a precisão. É especialmente útil se os sistemas permitem que os funcionários verifiquem e editem suas próprias informações pessoais. Dados precisos também significam que você pode usar as informações da folha de pagamento para fazer previsões e análises de negócios com maior confiança.

14. Sistemas de backup. Você não precisa ser um especialista em folha de pagamento para entender a escala do desastre se o sistema falhar e não houver um bom backup. Se você executa a folha de pagamento em sistemas internos, considere manter os dados de backup ou um sistema replicado inteiro em outro local físico para proteção contra problemas como incêndio ou roubo. Se você usa um sistema de folha de pagamento baseado em nuvem, seus dados devem ter backup automático na nuvem, mas certifique-se de usar um provedor com um bom histórico.

15. Fraude de folha de pagamento. A fraude na folha de pagamento é uma séria ameaça para as empresas, como um funcionário falsificando um cartão de ponto ao inserir horas extras em excesso ou um turno de maior remuneração. Assinaturas do quadro de horários e auditorias de despesas são soluções padrão. A fraude pode ser mais fácil de detectar com as soluções de folha de pagamento que permitem que você execute relatórios rapidamente e analise os dados em busca de tendências suspeitas e valores discrepantes. Outra ameaça crescente é o desvio da folha de pagamento, em que os criminosos obtêm logins de funcionários por meio de e-mails de phishing e usam as credenciais para alterar as informações de pagamento. O treinamento em segurança cibernética pode ajudar os funcionários a identificar as ameaças.

16. Estandardização. Quando diferentes partes de uma empresa em crescimento usam uma variedade de processos e ferramentas díspares, pode prejudicar a eficiência e dificultar uma boa visão do desempenho. A padronização em um único sistema de folha de pagamento pode reduzir o esforço geral de processamento da folha de pagamento necessário e simplificar a análise e a geração de relatórios.

Como a automação e o software podem ajudar

Automatizar o processamento da folha de pagamento por meio de software pode ajudar a resolver esses desafios. Um bom provedor de software de folha de pagamento acompanhará todas as leis tributárias e outros requisitos legais, atualizar automaticamente os cálculos da folha de pagamento, e pagar os funcionários por meio de depósito direto ou outros métodos. Isso pode ajudar a manter os funcionários satisfeitos e a manter a empresa legal. O software de folha de pagamento elimina a maior parte da entrada manual de dados, especialmente se estiver integrado com a contabilidade, recursos Humanos, e outros aplicativos de negócios. Ele ajuda as empresas a analisar os gastos com folha de pagamento - normalmente um dos maiores custos de negócios - para maximizar a eficiência e criar melhores previsões.

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