15 principais perguntas sobre folha de pagamento para pequenas empresas respondidas

Se você tem uma pequena empresa - ou está pensando em abrir uma -, é provável que já saiba que terá que lidar com a folha de pagamento de seus funcionários. Mas gerenciar a folha de pagamento pode ser mais complicado do que muitas pessoas esperam. Para ajudar você a começar, respondemos 15 das perguntas mais frequentes sobre a folha de pagamento de pequenas empresas.

1. O que são impostos sobre a folha de pagamento?

   Impostos sobre os salários, também conhecido como impostos trabalhistas, são impostos que devem ser pagos pelos empregadores e empregados. Geralmente são calculados como uma porcentagem dos salários dos funcionários. Os impostos sobre a folha de pagamento incluem:

   • Impostos de renda federais e estaduais, que são deduzidos dos rendimentos dos empregados e regularmente pagos ao IRS e às agências tributárias estaduais pelo empregador.
   • Impostos do Federal Insurance Contributions Act (FICA), que financiam a Previdência Social e o Medicare. Empregadores e funcionários compartilham a obrigação fiscal do FICA, cada um contribuindo com 50% da taxa tributária total.
   • Impostos da Lei Federal do Imposto sobre o Desemprego (FUTA), que financiam o seguro-desemprego e são pagos apenas pelos empregadores. Alguns estados têm créditos fiscais que reduzem as obrigações fiscais FUTA do empregador.
   • Qualquer outro imposto estadual ou local relevante, como seguro de invalidez, compensação do trabalhador ou impostos sobre a folha de pagamento impostos pela sua jurisdição local.

2. Quais informações eu preciso para o IRS começar minha folha de pagamento comercial?

   Antes de começar a executar a folha de pagamento, você terá que fazer algum trabalho administrativo para estabelecer sua empresa como uma entidade que paga impostos com o IRS, e você terá que coletar alguns formulários fiscais de seus funcionários. Planejar com antecedência pode ajudar a prevenir problemas com a folha de pagamento. Veja como começar:

   • Escolha uma estrutura de negócios. Você terá que selecionar uma estrutura de negócios, caso ainda não tenha feito isso. Estruturas de negócios incluem empresas individuais, corporações e LLCs - todas com diferentes considerações jurídicas e tributárias.
   • Inscreva-se para um EIN. Sua pequena empresa deve solicitar um número de identificação do empregador (EIN). Você precisará indicar sua estrutura de negócios no aplicativo EIN. O IRS usará seu EIN para identificar sua empresa em diferentes documentos fiscais, semelhante ao número do Seguro Social de um indivíduo. Você pode obter um EIN inscrevendo-se online, por correio ou por fax.
   • Escolha um ano fiscal. O seu rendimento tributável é calculado com base no seu ano fiscal, que é um período de 12 meses que você escolhe para fins contábeis e fiscais. As empresas podem optar por usar o ano civil ou um ano fiscal que não termina em 31 de dezembro. Você estabelecerá seu ano fiscal com o IRS quando apresentar sua primeira declaração de imposto de renda empresarial.
   • Reúna as informações dos funcionários. Os funcionários terão que preencher os formulários IRS I-9 e W-4 para estabelecer a elegibilidade de emprego e retenção de imposto de renda apropriada, respectivamente.

3. Preciso de uma conta no banco comercial?

   Se você vai receber e gastar dinheiro como um negócio, você geralmente deve abrir uma conta bancária empresarial. Além de fornecer uma localização central para retirada e depósito de pagamentos comerciais, eles também tornam mais fácil manter os fundos da empresa separados dos fundos pessoais. Você precisará de um EIN para abrir uma conta bancária empresarial.

4. Uma pequena empresa pode fazer sua própria folha de pagamento?

   Sim, você pode gerenciar a folha de pagamento de sua pequena empresa usando planilhas ou calculadoras online. Mas quanto mais funcionários você tiver, mais difícil será manter o controle das horas de trabalho dos funcionários, pagar funcionários, gerenciar impostos sobre a folha de pagamento e manter registros - especialmente porque cada funcionário pode ter uma combinação única de salários, benefícios, requisitos de retenção na fonte e outras deduções. Você também precisará de um conhecimento profundo de tudo o que é federal, leis trabalhistas estaduais e locais e obrigações tributárias sobre a folha de pagamento.

   Dada a complexidade, geralmente, só faz sentido executar a folha de pagamento manualmente se sua empresa tiver alguns funcionários com uma estrutura simples de impostos e benefícios. Mesmo para essas empresas, uma solução de software de folha de pagamento pode automatizar complexos, tarefas demoradas, como calcular salários. Considere integrar seu software de folha de pagamento e contabilidade para ficar em conformidade com os regulamentos e conectar dois dos recursos mais importantes de sua empresa, pessoas e dinheiro.

5. Devo contratar um serviço de folha de pagamento ou experimentar software / automação?

   Antes de optar por contratar um serviço terceirizado de folha de pagamento, use uma solução de software de folha de pagamento automatizada ou execute a folha de pagamento manualmente, considere os custos das opções de folha de pagamento de pequenas empresas, bem como o tempo envolvido e os recursos que você pode dedicar.

   Um serviço terceirizado de folha de pagamento deve lidar com todos os aspectos da folha de pagamento. Calcula salários e retenções, distribui os contracheques e assume a responsabilidade pelo cumprimento de todas as leis tributárias e trabalhistas - portanto, sua empresa não deve ser responsabilizada por quaisquer erros de folha de pagamento. É a maneira menos demorada de executar a folha de pagamento, mas também tende a ser mais caro.

   As soluções de software de folha de pagamento automatizam muitos aspectos da folha de pagamento, como todos os cálculos da folha de pagamento, enquanto dá ao seu negócio mais controle sobre o processo. Algumas soluções de software de folha de pagamento também arquivam impostos automaticamente e pagam funcionários por meio de depósito direto ou outros métodos. Você ainda pode querer ter um especialista em folha de pagamento em sua equipe para garantir que os dados sejam inseridos com precisão, e o processo é executado sem problemas. Como sua empresa ainda tem controle sobre o processo de folha de pagamento, você é responsável por seguir todas as leis tributárias e regulamentações trabalhistas. Contudo, uma boa solução de software de folha de pagamento deve se manter atualizada com as mudanças nos requisitos fiscais e trabalhistas em um governo federal, nível estadual e local. O software de folha de pagamento pode ajudá-lo a superar alguns dos desafios comuns da folha de pagamento para pequenas empresas.

   Executar a folha de pagamento manualmente é a maneira mais demorada de executar a folha de pagamento porque você terá que calcular todos os impostos e deduções, acompanhar os benefícios e folgas do funcionário, horas de trilha, enviar recibos de pagamento, e lidar com todas as obrigações de relatórios fiscais anuais e trimestrais. Pode ser a opção mais barata, mas é importante observar que erros na folha de pagamento podem incomodar os funcionários e também expor sua empresa a penalidades financeiras do IRS ou do Departamento de Trabalho dos EUA.

6. Com que frequência devo executar minha folha de pagamento?

   A frequência da folha de pagamento depende principalmente de duas coisas:leis estaduais e as necessidades da sua empresa. A maioria das empresas executa a folha de pagamento duas vezes por semana, mas semanalmente, mensal e semestral são outros períodos de pagamento comuns.

   Quanto menos você executa a folha de pagamento, quanto menos papelada sua empresa terá de lidar, e você pode ter custos de processamento de folha de pagamento mais baixos. Mas os funcionários podem preferir ser pagos com mais frequência, especialmente se eles são pagos por hora e seu pagamento total varia de semana para semana. Além disso, alguns estados têm requisitos de frequência de pagamento mínimo.

7. Quais são as minhas responsabilidades de empregador?

   Como empregador, é sua responsabilidade garantir que as seguintes tarefas da folha de pagamento sejam realizadas, se você os faz manualmente, usar software ou contratar um serviço de folha de pagamento.

   • Colete todas as informações necessárias sobre os funcionários, como W-4s e I-9s.
   • Classifique corretamente os funcionários (funcionários versus contratados independentes; e horistas versus assalariados).
   • Determine um período de pagamento adequado para sua empresa e seus funcionários.
   • Estabelecer políticas de folga e elegibilidade aos benefícios, se aplicável.
   • Configure o depósito direto ou outros métodos de pagamento para os funcionários.
   • Acompanhe as horas dos funcionários.
   • Calcule os salários.
   • Retenha impostos e quaisquer deduções necessárias, incluindo imposto de renda federal, Impostos FICA, Impostos FUTA, mais quaisquer impostos estaduais, compensação do trabalhador e impostos por invalidez.
   • Pague os impostos sobre a folha de pagamento que a empresa deve e a parte dos funcionários nos impostos sobre a folha de pagamento que você reteve de seus contracheques.
   • Pague funcionários.
   • Forneça recibos de pagamento aos funcionários, se necessário.
   • Cumprir todos os requisitos de relatórios de folha de pagamento em um governo federal, nível estadual e local.
   • Mantenha registros precisos.
   • Siga todas as leis trabalhistas.
   • Pague outras despesas de folha de pagamento, incluindo provedores de benefícios e software de folha de pagamento ou taxas de terceirização.

8. Quais são os requisitos de relatórios da folha de pagamento?

   Todas as empresas devem cumprir os requisitos de relatórios da folha de pagamento, incluindo IRS ou requisitos de agências estaduais relevantes:

   • A cada trimestre, você deve relatar os impostos de renda e folha de pagamento retidos dos contracheques dos funcionários no Formulário 941 do IRS.
   • Todo ano, você deve relatar várias obrigações fiscais adicionais sobre a folha de pagamento usando formulários padrão, tal como:
   • Formulário 940 do IRS para relatar depósitos fiscais FUTA anuais
   • Formulário 945 do IRS para relatar qualquer imposto de renda não salarial retido, como imposto de renda retido de contribuições para planos de aposentadoria ou pensões
   • Formulário W-3 do IRS para relatar um resumo de todos os salários e contribuições dos funcionários enviados à Administração da Previdência Social em um determinado ano fiscal
   • Você deve relatar todas as novas contratações ao estado apropriado assim que o funcionário for contratado.
   • Você deve relatar todos os certificados de retenção W-4 de funcionários ao IRS assim que eles forem contratados ou revisar seus W-4.
   • Você deve fornecer os formulários fiscais de fim de ano W-2 aos funcionários até 31 de janeiro de cada ano, e 1099-MISCs para contratantes independentes.
   • Você deve fornecer recibos de pagamento aos funcionários, se exigido pelo estado em que sua empresa opera.
   • Você deve cumprir quaisquer outras regulamentações estaduais ou federais específicas aplicáveis ​​ao seu negócio.

9. O que acontece se eu cometer um erro?

   Erros na folha de pagamento podem custar caro. Os funcionários contam com o recebimento de um cheque de pagamento oportuno e preciso, portanto, os erros da folha de pagamento podem irritar os trabalhadores e reduzir o moral. Também não é incomum que as empresas classifiquem erroneamente os funcionários como contratados independentes. Se isso acontecer, uma empresa pode correr o risco de ser processada ou multada e pode estar sujeita a impostos adicionais sobre a folha de pagamento.

   Para pagar os funcionários com precisão, sem a ajuda de software de folha de pagamento ou uma empresa de processamento de folha de pagamento contratada, você precisa estar em dia com muitas leis tributárias e trabalhistas, todos os quais estão sujeitos a alterações. O IRS e os governos estaduais impõem penalidades por erros fiscais, enquanto o Departamento de Trabalho dos EUA pode multá-lo por erros na folha de pagamento, como violações de horas extras ou salários insuficientes.

   Se sua empresa cometer um erro na folha de pagamento, é importante reconhecer o erro, explique aos funcionários, descreva como a empresa resolverá o problema e certifique-se de que isso não aconteça novamente. Se você detectar o erro antes de os funcionários serem pagos, você pode cancelar o ciclo da folha de pagamento imediatamente, resolva o erro e execute novamente a folha de pagamento. De outra forma, tomar medidas para resolver o problema e relatar quaisquer discrepâncias ao IRS e a qualquer outra agência governamental relevante, conforme necessário, para minimizar a probabilidade de penalidades por não conformidade.

10. Como faço para pagar a funcionários e contratados?

    Uma diferença fundamental entre pagar funcionários e contratados é a responsabilidade do empregador pelos impostos sobre a folha de pagamento. Se você está pagando um funcionário, sua empresa é responsável por reter a quantidade correta de dinheiro federal, impostos de renda estaduais e locais do cheque de pagamento de cada funcionário. A retenção é baseada na renda de um funcionário e os subsídios de retenção calculados em seu formulário W-4. Em seguida, você paga os impostos retidos sobre os funcionários ao IRS e às agências estaduais, conforme necessário. Como proprietário de uma empresa, você também é responsável por reter quaisquer outras deduções de folha de pagamento necessárias, tais como assistência médica ou benefícios de planos de aposentadoria. Os funcionários recebem um W-2 no final do ano fiscal para ajudá-los a liquidar suas obrigações fiscais com o IRS.

    Se você está pagando empreiteiros independentes, também conhecidos como freelancers, você não é obrigado a reter ou pagar impostos em seu nome. Os contratados independentes recebem seu pagamento bruto total em cada contracheque. Eles são obrigados a pagar seus próprios impostos ao IRS e outras agências, incluindo impostos estimados trimestralmente. Em vez de um W-2, os contratantes recebem um 1099-MISC no final do ano.

11. Qual é a diferença na folha de pagamento entre funcionários horistas e assalariados?

    Os funcionários que trabalham por hora são pagos com base em um salário por hora e no número de horas que trabalham durante cada período de pagamento. Seu pagamento é geralmente regulado pelo Fair Labor Standards Act (FLSA) (por este motivo, são considerados funcionários “não isentos”). Os funcionários horistas devem receber pelo menos um salário mínimo federal e receber horas extras se trabalharem mais de 40 horas por semana. Os estados podem ter um salário mínimo mais alto e exigências de pagamento de horas extras que substituem essas exigências federais.

    Os empregados assalariados são pagos com base em um salário anual fixo. Este valor é dividido pelo número de períodos de pagamento em um ano para calcular o pagamento dos funcionários para cada período. Alguns funcionários assalariados, como executivos e funcionários em certas funções profissionais ou administrativas, estão isentos das leis de horas extras da FLSA e, portanto, não são obrigados a receber horas extras se trabalharem mais de 40 horas por semana. Funcionários assalariados geralmente recebem o mesmo salário-base, independentemente de quantas horas de trabalho.

12. Como funciona a folha de pagamento de férias ou bônus?

    O subsídio de férias é pago aos funcionários em feriados, mesmo se eles não funcionarem. Por exemplo, algumas empresas podem oferecer aos funcionários folga remunerada em feriados, como o Memorial Day, Dia da Independência e Dia do Trabalho. A FLSA não exige que as empresas paguem aos funcionários por folga, incluindo feriados. Cabe a cada empresa decidir se o fará.

    Algumas empresas podem optar por oferecer aos funcionários uma taxa de pagamento mais alta se eles trabalharem nos feriados, mas não é exigido por lei. Em outros aspectos, o subsídio de férias é tratado como um pagamento normal e é tributado da mesma forma.

    O pagamento de bônus é uma forma de salário suplementar - pagamento que os funcionários recebem além de seus salários regulares. Uma vez que o pagamento de bônus é diferente dos salários normais, é tributado de forma diferente. Existem duas maneiras de calcular os impostos sobre a folha de pagamento sobre o pagamento de bônus:o método agregado e o método percentual.

    • Agregar: Se os bônus forem pagos juntamente com os salários regulares, o pagamento do bônus é adicionado ao salário normal do funcionário, o que pode aumentar a faixa de impostos do funcionário. As retenções de impostos são calculadas com base no suporte de imposto atualizado temporariamente.
    • Percentagem: O bônus deve ser identificado como separado do salário normal e, em seguida, é tributado a uma taxa fixa sobre o valor total. Em 2020, a alíquota do imposto federal para pagamento suplementar é de 22%. O pagamento de bônus também está sujeito a impostos FICA e quaisquer outros impostos relevantes.

13. Como devo acompanhar os pacotes de benefícios para funcionários na folha de pagamento?

    Oferecer benefícios aos funcionários pode ser caro e gerenciá-los pode exigir muito tempo e esforço. Mas muitas vezes vale a pena porque os pacotes de benefícios podem atrair melhores talentos e ajudar sua empresa a reter funcionários.

    Se você planeja oferecer benefícios aos funcionários, como seguro saúde ou contribuições de plano de aposentadoria correspondentes, você terá que fazer as deduções da folha de pagamento associadas. Como as deduções podem ser diferentes para cada funcionário, isso pode ficar complicado, especialmente se você estiver fazendo a folha de pagamento manualmente. Contudo, se sua empresa usa um serviço de software de folha de pagamento ou empresa de terceirização, o provedor deve calcular automaticamente as deduções e contribuições para cada execução da folha de pagamento, reduzindo erros e erros de cálculo na folha de pagamento. As soluções de software de folha de pagamento também podem tornar possível integrar facilmente as informações de benefícios com a folha de pagamento, contabilidade e funções de negócios de RH para que cada departamento tenha uma registro atualizado de benefícios a empregados.

14. Como minha folha de pagamento muda quando os funcionários saem de licença, Gosta da licença parental?

    Quando os funcionários saem de licença, as mudanças em sua remuneração dependem de vários fatores. Isso inclui o tamanho da sua empresa, sua localização, o tipo de licença e as políticas de licença da sua empresa. Por exemplo, as regras diferem dependendo se o funcionário está tirando licença parental, licença militar ou licença voluntária.

    De acordo com a Lei de Licença Médica e Família (FMLA), os funcionários podem tirar até 12 semanas de licença sem vencimento em qualquer período de 12 meses se tiverem que atender a necessidades familiares ou médicas. Os funcionários também podem manter planos de saúde patrocinados pelo trabalho, mas eles devem continuar a pagar suas contribuições. O FMLA se aplica a empresas privadas com pelo menos 50 funcionários, com algumas restrições, e todas as agências governamentais e escolas.

    Alguns estados têm suas próprias leis de licença familiar, que pode substituir os requisitos FMLA. Em Nova Iórque, por exemplo, a maioria dos empregadores privados com mais de um empregado é obrigada a ter seguro de licença familiar pago em vigor. Em 2021, os funcionários qualificados para receber benefícios de licença familiar remunerada podem receber até 12 semanas de folga, recebendo 67% de seu salário médio semanal.

    Os empregadores são legalmente obrigados a conceder licença aos funcionários que prestam serviço militar, oferecer o mesmo emprego ou semelhante quando voltarem.

    A lei federal não exige que você pague funcionários por licença voluntária, como tirar uma folga do trabalho para buscar uma oportunidade educacional, mas as empresas podem criar suas próprias políticas de licença voluntária.

15. Como posso saber para quais isenções de impostos minha empresa se qualifica?

    Para ficar totalmente isento de impostos federais sobre a renda, uma empresa deve se qualificar e se registrar como uma organização sem fins lucrativos, o que geralmente significa atender aos requisitos para organizações de caridade definidas na seção 501 (c) (3) do código tributário federal. Essas organizações também são elegíveis para doações de caridade dedutíveis de impostos e podem estar isentas de impostos trabalhistas federais. Além de serem organizações sem fins lucrativos, eles devem atender a outros requisitos. Por exemplo, elas:

    • Deve operar para religiosos, científico, fins educacionais ou de caridade.
    • Não deve tentar influenciar a legislação governamental.
    • Não deve violar políticas públicas fundamentais ou praticar atividades ilegais.

    Mesmo que sua empresa não seja isenta de impostos, pode se qualificar para algumas deduções fiscais comuns para pequenas empresas, incluindo deduções fiscais para despesas de veículos, salários e remunerações, material de escritório, benefícios do empregado, mobília e equipamento, material de escritório, despesas de viagem, e mais. Vale a pena pesquisar deduções fiscais para pequenas empresas porque elas podem reduzir sua fatura anual de impostos - substancialmente em alguns casos.

Conclusão

Gerenciar a folha de pagamento pode ser surpreendentemente complexo, mesmo para pequenas empresas com poucos funcionários. É fundamental entender o que é necessário para a configuração inicial, bem como todas as responsabilidades do empregador para reter e pagar impostos, classificação dos trabalhadores e pagamento das férias. Considere um software de processamento de folha de pagamento para que sua folha de pagamento funcione sem problemas e com precisão para manter seus funcionários felizes, dar-lhe paz de espírito e ajudar a manter a conformidade da sua empresa.