Estatísticas da folha de pagamento de pequenas empresas:números que você precisa saber

Pré-COVID, as pequenas empresas representavam a grande maioria dos empregadores dos EUA. Embora essas empresas tenham sido desproporcionalmente afetadas por encerramentos, aqueles que permaneceram abertos e puderam tirar proveito do Programa de Proteção à Folha de Pagamento CARES Act enfrentaram uma bênção mista:eles poderiam manter seus trabalhadores, mas o processo de folha de pagamento ficou ainda mais complexo.

Na verdade, para pequenas empresas, folha de pagamento é tradicionalmente um dos maiores custos operacionais e uma das cargas administrativas mais pesadas, especialmente para empresas que gerenciam a folha de pagamento manualmente. E por um bom motivo - erros podem resultar em penalidades severas do IRS e funcionários insatisfeitos.

Mudanças frequentes nas regras fiscais e outros regulamentos tornam o processamento da folha de pagamento ainda mais desafiador, especialmente para pequenas empresas que continuam a ser afetadas pelo COVID-19. Uma maneira de gerenciar a complexidade é usar software ou serviços de folha de pagamento para automatizar os cálculos e pagamentos da folha de pagamento, reduzir dores de cabeça administrativas e aumentar a precisão.

Pequenas empresas empregam muitos americanos

As pequenas empresas continuam sendo a força vital da economia dos EUA, mesmo que enfrentem desafios. O emprego diminuiu, na média, 27% para empresas com menos de 500 funcionários e cerca de 28% para empresas com menos de 50 funcionários entre meados de fevereiro e meados de abril de 2020, de acordo com um estudo da U.S. National Academy of Science.

O setor começou com força, de acordo com a U.S. Small Business Administration. Em dezembro de 2019:

• As 31,7 milhões de empresas com menos de 500 funcionários representaram 99,9% de todas as empresas dos EUA.
• As pequenas empresas empregavam 60,6 milhões de trabalhadores norte-americanos - 47,1% da força de trabalho do setor privado.
• As pequenas empresas foram responsáveis ​​por 65% do crescimento do emprego entre 2000 e 2019, criando 10,5 milhões de novos empregos líquidos em comparação com os 5,6 milhões de novos empregos criados por grandes empresas.

Essas empresas foram golpeadas por forças além de seu controle, e a maioria tinha menos de um mês de dinheiro na reserva, por McKinsey. Aqueles que sobreviveram e retornaram a níveis de emprego comparáveis ​​ao final de 2019 terão provado sua resiliência.

Saber mais:

Procedimentos da Academia Nacional de Ciências dos EUA:O impacto do COVID-19 nos resultados e expectativas das pequenas empresas

Escritório de Advocacia da Administração de Pequenas Empresas dos EUA:Perfil de Pequenas Empresas em 2020 (pdf)

Escritório de Advocacia da Administração de Pequenas Empresas dos EUA:Perguntas frequentes (pdf)

McKinsey &Co .:Efeito do COVID-19 sobre empregos em pequenas empresas nos Estados Unidos

Estatísticas da folha de pagamento por setor

As pequenas empresas operam em todos os setores da economia dos EUA; o gráfico abaixo mostra os 12 principais setores com o maior número de pequenas empresas em 2017, de acordo com o Grupo de Inovação Econômica.

Os 12 principais setores de pequenas empresas

Número da indústria de pequenas empresas com funcionários Número total de funcionários Número médio de funcionários por empresa Profissional, Serviços Científicos e Técnicos 807, 932 5, 190, 980 6.4 Construção 700, 393 5, 373, 702 7,7 Outros Serviços 695, 268 4, 697, 878 6.8 Saúde e Assistência Social 650, 689 8, 984, 159 13.8 Comércio varejista 645, 685 5, 526, 296 8,6 Serviços de hospedagem e alimentação 537, 443 8, 542, 661 15.9 Administrativo e de Suporte e Gerenciamento e Remediação de Resíduos 343, 791 3, 754, 463 10,9 Imóveis e Aluguel e Leasing 308, 106 1, 451, 546 4.7 Fabricação 244, 098 5, 039, 772 20,6 Finanças e Seguros 236, 657 1, 909, 993 8.1 Transporte e Armazenamento 182, 688 1, 685, 388 9.2 Arts, Entretenimento, e Recreação 129, 287 1, 428, 531 11

Fonte:Parcela de empregos da EIG para pequenas empresas por setor

Empresas envolvidas em saúde e assistência social, incluindo consultórios médicos e serviços sociais, empregou a maioria dos trabalhadores de qualquer setor em 2017 - quase 9 milhões. Empresas envolvidas em hospedagem e alimentação, incluindo hotéis e restaurantes, veio em segundo lugar, com 8,5 milhões de trabalhadores.

O U.S. Census Bureau Small Business Pulse Survey relata que os cinco setores mais atingidos pelo COVID foram acomodação e alimentação, artes e recreação, serviços educacionais, cuidados de saúde e fabricação. Ainda, muitos nichos de serviços profissionais se destacam, e a demanda por moradias manteve a construção forte.

Saber mais:

Grupo de Inovação Econômica:Participação de Pequenas Empresas no Emprego por Indústria

U.S. Census Bureau:Small Business Pulse Survey

Cheques de pagamento e seus funcionários

Assim como as pequenas empresas descobriram que o dinheiro disponível era a chave para a sobrevivência, pagar os funcionários com precisão e no prazo é fundamental. Quase 70% dos funcionários que participaram de uma pesquisa da American Payroll Association disseram que seria difícil cumprir suas obrigações financeiras se seus salários atrasassem uma semana.

A boa notícia é que 93% dos funcionários disseram que seus contracheques são sempre entregues no prazo - embora apenas 60% estejam “muito certos” de que suas deduções de contracheque e pagamento líquido estão corretos; outros 27% estão “um tanto certos”.

Uma coisa que a maioria não precisa se preocupar é manter seus contracheques seguros:a grande maioria, 93%, dos funcionários dos EUA são pagos por depósito direto.

O depósito direto é eficiente, e os funcionários podem acessar rapidamente seu dinheiro, mesmo se estiverem trabalhando em casa ou viajando. Isso é especialmente importante devido ao aumento do número de trabalhadores remotos. Uma pesquisa Gallup descobriu que 62% dos funcionários trabalhavam em casa durante a pandemia COVID-19, e a maioria deles, 59%, disseram que preferem continuar trabalhando remotamente após o fim da pandemia.

Saber mais :

Associação Americana de Folha de Pagamento:Pesquisa Getting Paid In America

Nacha:Como funciona o depósito direto

Gallup:trabalhadores dos EUA descobrindo afinidade para trabalho remoto

Tempo e dinheiro perdidos

O processamento da folha de pagamento é desafiador e complexo, e pode ser demorado. Os empregadores devem reter e pagar com precisão o governo federal, impostos estaduais e locais, bem como quaisquer deduções de benefícios. Adicionando a essa complexidade, as leis tributárias mudam freqüentemente.

Não admira, então, que quase um quarto das pequenas empresas afirma que os impostos sobre os salários são sua maior carga tributária, de acordo com a Pesquisa Tributária da National Small Business Association. Cerca de um terço das pequenas empresas pesquisadas passam mais de seis horas por mês lidando com a folha de pagamento internamente, enquanto um terço das empresas com cinco ou mais funcionários gasta mais de seis horas por mês lidando com os impostos sobre a folha de pagamento internamente.

Mudanças nas circunstâncias dos funcionários criam continuamente novo trabalho administrativo da folha de pagamento. Quase 25% dos funcionários preencheram os novos formulários W-4 durante 2020, de acordo com a pesquisa Getting Paid in America da APA, e a maioria desses trabalhadores o fez porque queria mudar sua retenção de imposto ou porque suas circunstâncias financeiras mudaram.

Flutuações no emprego combinadas com interrupções de receita podem causar sérios problemas de fluxo de caixa:Mais de 60% das pequenas empresas experimentam saídas de caixa flutuantes da folha de pagamento devido a mudanças no emprego, de acordo com JPMorgan Chase. No entanto, apenas metade das pequenas empresas tem dinheiro suficiente para continuar operando por mais de 15 dias se a receita for interrompida, e as empresas com fluxos de caixa irregulares têm duas vezes mais chances de serem forçadas a encerrar permanentemente, por Chase.

Saber mais:

NSBA:Pesquisa Tributária para Pequenas Empresas de 2018 (pdf)

JPMorgan Chase &Co .:Uma perspectiva de fluxo de caixa no setor de pequenas empresas

Penalidades de folha de pagamento

Erros na folha de pagamento podem custar caro, e não apenas em termos de moral. As empresas podem enfrentar pesadas multas por não pagar os trabalhadores corretamente ou por pagar impostos sobre a folha de pagamento com atraso.

• Só em 2019, o IRS cobrou quase 5 milhões de multas relacionadas a impostos sobre a folha de pagamento, totalizando US $ 13,7 bilhões.
• Um erro comum é classificar incorretamente os trabalhadores. Estudos em nível estadual mostram que 10% a 20% dos empregadores classificam erroneamente os trabalhadores como contratantes independentes, de acordo com o Economic Policy Institute.

Por que arriscar? As empresas devem pagar 50% dos impostos do Seguro Social e Medicare para os funcionários, mas não para empreiteiros. Os empregados não isentos também têm direito a salário mínimo e horas extras pagas. No entanto, se uma empresa classifica erroneamente os trabalhadores, pode enfrentar penalidades, bem como pagar impostos e, potencialmente, salários adicionais.

Saber mais:

IRS:Livro de dados de 2019 (pdf)

Instituto de Política Econômica:Classificação incorreta de contratante (in) dependente

Automação na Folha de Pagamentos

Gerenciar a folha de pagamento manualmente usando planilhas é trabalhoso, sujeito a erros - e cada vez mais impraticável à medida que o negócio cresce. As pequenas empresas podem aumentar a precisão, eficiência e ajuda a criar um ambiente positivo para os funcionários, automatizando o processamento da folha de pagamento usando um software interno ou um serviço terceirizado.

Ao escolher uma solução de folha de pagamento, pequenas empresas são, claro, preocupado com o preço. Mas outras áreas que podem tornar suas equipes financeiras mais produtivas incluem atualizações automáticas conforme as leis fiscais mudam e a capacidade de integração com os provedores de benefícios da empresa, de modo que as deduções em folha de pagamento vão diretamente para cobrir esses custos.

Além da automação, o cálculo do custo da folha de pagamento deve pesar o gerenciamento da folha de pagamento internamente em comparação com a terceirização. As pequenas empresas também devem procurar um portal intuitivo e seguro onde os funcionários possam verificar seu próprio pagamento e gerenciar os benefícios online.

• Existem quase 300, 000 serviços de folha de pagamento e contabilidade nos Estados Unidos, de acordo com IBISWorld.
• Mais da metade das pequenas empresas paga uma empresa externa para preparar sua folha de pagamento, de acordo com a pesquisa tributária da NSBA.
• A maioria das pequenas empresas na Pesquisa de Tecnologia e Pequenas Empresas de 2019 da NSBA gerencia suas folhas de pagamento online.
• Outro relatório da IBISWorld prevê que as vendas de software de RH e folha de pagamento nos EUA crescerão 8,7% em 2020 para chegar a US $ 10,8 bilhões. As vendas aumentaram em média mais de 10% ao ano entre 2015 e 2020.

Saber mais:

IBISWorld:Serviços de Folha de Pagamento e Escrituração nos EUA

NSBA:Pesquisa de Tecnologia e Pequenas Empresas 2019

IBISWorld:Software de RH e Folha de Pagamento nos EUA

Movimentos inteligentes da folha de pagamento

As pequenas empresas geralmente começam usando um pacote de contabilidade e lidando com a folha de pagamento manualmente ou com sistemas separados de folha de pagamento e gerenciamento de tempo. Contudo, o processamento manual da folha de pagamento exige muito trabalho e está sujeito a erros. E, usando vários sistemas de contabilidade, o gerenciamento da folha de pagamento e do tempo pode dificultar a análise e a previsão de custos em toda a empresa.

A transição de vários sistemas de contabilidade e folha de pagamento para um único pacote de software integrado geralmente economiza dinheiro e facilita a análise de custos, como vários estudos de caso demonstram.

Suprimentos de mudanças N&N, uma empresa familiar que fornece equipamentos para motoristas profissionais, transferiu sua própria folha de pagamento e necessidades contábeis para o NetSuite para lidar melhor com o crescimento dos negócios. Ao mudar do QuickBooks para contabilidade e um sistema de folha de pagamento separado para a solução integrada da NetSuite, A N&N conseguiu reduzir o tempo de processamento da folha de pagamento em 84%, equilibre as contas com mais rapidez e melhore a precisão.

Quando as escolas comunitárias St. Hope adicionaram o SuitePeople RH e folha de pagamento à sua solução NetSuite, reduziu o tempo necessário para processar a folha de pagamento de 15 para duas horas. Anteriormente, os funcionários monitoravam as horas e as taxas de pagamento em planilhas.

Finalmente, Chicago Rubber &Seal, um distribuidor de peças para motores marítimos e outros produtos, descobriram que mudar do QuickBooks para o NetSuite permitiu que a empresa parasse de usar um serviço de folha de pagamento separado, economizando $ 150 por mês. Também foi capaz de controlar melhor o fluxo de caixa.

Como muitas pequenas empresas aprenderam, a folha de pagamento pode ser uma tarefa complexa e demorada - especialmente se você administrá-la manualmente. Além disso, as penalidades por erros de folha de pagamento podem ser severas. Contudo, automatizar o processamento da folha de pagamento pode reduzir as dores de cabeça administrativas e aumentar a precisão. Seus funcionários apreciarão o esforço.