15 Principais Métricas Financeiras e KPIs para Pequenas Empresas

É fundamental que os líderes de pequenas empresas entendam a saúde financeira de suas organizações, e as métricas financeiras e os principais indicadores de desempenho (KPIs) informam esse entendimento. As métricas financeiras de pequenas empresas lançam luz sobre o estado financeiro atual da empresa e suas perspectivas de curto e longo prazo.

Métricas financeiras e KPIs ajudam as pequenas empresas a entender se têm dinheiro disponível para financiar grandes investimentos de capital - ou se estão no caminho certo para a insolvência. Esses números são obviamente importantes para os proprietários de negócios, mas os credores e investidores também desejarão analisá-los antes de assinar qualquer contrato com uma empresa.

Existem certas métricas que são vitais para o sucesso de uma pequena empresa.

O que são métricas?

Métricas são quaisquer dados quantificáveis ​​que uma empresa pode monitorar para rastrear o desempenho e as melhorias em toda a empresa. Embora as métricas financeiras estejam entre as mais importantes e amplamente utilizadas, as empresas podem usar métricas para monitorar o sucesso de qualquer aspecto de suas operações, como visitantes mensais do site ou tempos médios de atendimento de pedidos.

Assim que uma organização começa a rastrear uma métrica importante, ele tem uma linha de base com a qual pode comparar números futuros para ver como o desempenho de vários processos ou equipes mudou ao longo do tempo. À medida que uma empresa cresce, muitas vezes começa a rastrear mais métricas, incluindo aqueles específicos para certas iniciativas ou departamentos.

O que são KPIs?

Indicadores Chave de Performance, ou KPIs, são métricas que são particularmente importantes para o seu negócio. Esses números têm o maior impacto sobre o sucesso e o crescimento da sua empresa ou se sua empresa enfrenta dificuldades e fecha. Uma característica distintiva dos KPIs é que eles geralmente têm metas predeterminadas, o que não é verdade para todas as métricas - uma empresa pode monitorar certas métricas por anos sem metas específicas em mente. Certas métricas financeiras também são KPIs, uma vez que a lucratividade e o fluxo de caixa desempenham papéis importantes na viabilidade imediata e futura de um negócio.

Os executivos de pequenas empresas devem escolher seus KPIs críticos desde o início e estabelecer uma compreensão clara de quais números indicam o sucesso, ou levantar sinalizadores de advertência. Os KPIs devem estar intimamente ligados aos principais objetivos de negócios. Por exemplo, O tamanho médio da conta do cliente pode ser um KPI de manufatura a ser observado se uma empresa quiser aumentar a receita em 10% este ano. Se esse fabricante está procurando aumentar a produtividade em sua fábrica, outro KPI pode ser o número de produtos produzidos por dia.

Definindo e escolhendo os KPIs e métricas corretos para pequenas empresas

As métricas que os líderes de pequenas empresas precisam prestar atenção variam de uma empresa para outra, e os KPIs são ainda mais específicos e dependem da indústria, modelo e objetivos de negócios e financeiros. A equipe de liderança deve primeiro estabelecer objetivos de negócios para o trimestre ou ano e trabalhar a partir daí, identificar os KPIs e métricas que o ajudarão a permanecer no alvo. Essas discussões devem incluir funcionários de todos os departamentos-chave para garantir que as metas sejam relevantes para toda a empresa.

Contudo, existem algumas métricas financeiras comuns que todas as empresas precisam observar. Eles precisam ter um controle firme da receita total, despesas, ativos e passivos e como cada um muda ao longo do tempo. O custo de aquisição do cliente e quanto tempo esses clientes permanecem, taxa de rotatividade a.k.a., são outras métricas importantes para muitas empresas jovens. Para empresas baseadas em produtos, rastrear a eficiência de vários processos e a produtividade dos funcionários em fábricas ou depósitos geralmente é importante.

15 Principais Métricas Financeiras e KPIs para Pequenas Empresas

Embora as organizações precisem de uma compreensão firme do que as tornará bem-sucedidas e quais KPIs específicos do setor são importantes para elas, existem métricas relevantes para a maioria das empresas. Aqui estão nossas 15 principais métricas e KPIs mais comumente aplicáveis:

1. Receita

   A receita é a quantidade de dinheiro que uma empresa recebe pela venda de seus produtos ou serviços antes que quaisquer despesas sejam retiradas. Receita, também chamado de vendas ou receita de primeira linha, faz parte do cálculo da maioria das métricas financeiras. Existem várias maneiras de medir a receita. Na contabilidade de exercício, as compras do cliente feitas a crédito contam para a receita antes de a empresa realmente receber o pagamento. Na contabilidade de caixa, apenas o dinheiro que já está na conta bancária da empresa conta para a receita.

   Receita = Preço de venda x unidades vendidas

2. Despesas

   As despesas são todos os custos que uma empresa deve cobrir para operar e obter receita. Com algumas exceções, como startups apoiadas por VC, uma empresa precisa de mais receitas do que despesas para sobreviver. Exemplos de despesas são mão de obra, equipamento, e suprimentos. Assim como com a receita, fatores de contabilidade de acréscimo nas despesas à medida que são incorridas, mesmo que ainda não tenham sido pagos, enquanto a contabilidade de caixa inclui essas despesas apenas quando são pagas.

   As despesas podem ser agrupadas em duas grandes categorias:despesas operacionais e despesas não operacionais. As despesas operacionais são um resultado direto de fazer negócios, como hipotecas, custos de produção e custos administrativos. As despesas não operacionais são mais indiretas e incluem juros e outras taxas de empréstimo.

   Despesas =Custo das mercadorias vendidas + salários + comissões de vendas + custos de marketing + despesas imobiliárias + serviços públicos

3. Resultado líquido

   O lucro líquido ou lucro líquido é o dinheiro que sobra após a subtração de todas as despesas e impostos da receita. Embora existam startups apoiadas por investidores que perdem dinheiro, a maioria das pequenas empresas precisa gerar receita suficiente para cobrir suas despesas. Se não, eles correm o risco de se endividar e, eventualmente, sair do mercado.

   O lucro líquido também é conhecido como "resultado final" porque aparece abaixo da receita (a "linha superior") nas demonstrações de lucros e perdas (P&L).

   Lucro líquido =Receita - despesas totais

4. Fluxo de caixa / fluxo de caixa operacional

   O dinheiro é a força vital das pequenas empresas - elas dependem do dinheiro que entra para pagar as despesas. O fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro que entra e sai de uma empresa durante um determinado período. Se mais dinheiro está entrando do que saindo, uma empresa tem fluxo de caixa positivo, e se estiver pagando mais do que recebendo, tem fluxo de caixa negativo.

   O fluxo de caixa operacional (FCO) é a quantidade de caixa que uma empresa gera por meio de operações típicas. Essa métrica pode dar a uma empresa uma ideia de quanto dinheiro ela pode gastar no futuro imediato e se deve reduzir os gastos. O OCF também pode revelar problemas como clientes demorando muito para pagar suas contas ou simplesmente não pagando.

   Fluxo de caixa operacional =Lucro Líquido + Despesas Não Caixa - Aumento do Capital de Giro

5. Capital de giro

   O capital de giro é a diferença entre os ativos circulantes (dinheiro, contas a receber e investimentos de curto prazo) e passivos (contas a pagar, folha de pagamento, impostos e pagamentos de dívidas). Essa métrica ajuda a traçar um quadro da situação financeira de uma empresa no curto prazo, observando a liquidez disponível para cobrir despesas imediatas.

   Capital de giro =Ativo Circulante - Passivo Circulante

6. Orçamento x real

   Assim como parece, orçamento vs. real compara os gastos ou vendas reais de uma empresa em uma determinada área com os valores orçados. Embora orçamentos e despesas estejam relacionados, orçamento vs. real pode ser usado para comparar receitas e despesas.

   Esta "análise de variação de orçamento" ajuda os líderes de pequenas empresas a identificar áreas do negócio onde estão gastando demais e que podem precisar de mais atenção. Também revela áreas de negócios que superaram as expectativas.

   Porcentagem de variação do orçamento =Real / Previsão - 1 x 100

7. Envelhecimento de contas a receber

   O envelhecimento de contas a receber é um relatório que mede quantos dias seus clientes levam para pagar suas contas. As empresas costumam incluir termos de crédito em uma fatura que indicam quantos dias o cliente tem para enviar o pagamento; 30 dias é comum.

   Em um relatório de vencimento de contas a receber, uma empresa normalmente organiza clientes por data de vencimento - imediatamente, 1–30 dias atrasado, 31–60 dias de atraso - para ver quanto dinheiro pode ser cobrado de diferentes empresas e prazos.

   Quando as contas a receber estão constantemente atrasadas, prejudica o fluxo de caixa e o capital de giro. À medida que mais tempo passa, as chances de algum dia receber essa receita diminuem. As empresas podem precisar cortar relações com clientes que estão sempre atrasados, pois esses atrasos podem causar uma crise de fluxo de caixa. As empresas devem considerar oferecer aos clientes um pequeno desconto no pagamento antecipado para evitar atrasos.

8. Envelhecimento de contas a pagar

   O envelhecimento de contas a pagar é um relatório semelhante ao envelhecimento de contas a receber, exceto que olha quantos dias leva para sua empresa pagar suas contas. Tal como acontece com o envelhecimento de contas a receber, uma empresa lista suas próximas contas com base na data de vencimento para garantir que possa cumprir todas as obrigações e resolver quaisquer problemas com antecedência. Receita, o fluxo de caixa e o envelhecimento das contas a receber podem afetar sua capacidade de acompanhar as faturas dos fornecedores, fornecedores de tecnologia e outros parceiros de negócios.

   A rapidez com que uma empresa paga suas contas afeta sua qualidade de crédito e capacidade de obter um empréstimo. As empresas que conseguem cumprir suas obrigações financeiras podem reinvestir no negócio as economias obtidas com os pagamentos antecipados.

9. Ponto de equilíbrio

   O ponto de equilíbrio é quando a receita é igual aos custos, o que significa que não há lucro ou perda. Também conhecida como margem de segurança, O ponto de equilíbrio ajuda uma empresa a saber quando vai ganhar mais do que gasta e começar a ter lucro. Calculando o ponto de equilíbrio, um provedor de software sabe quantas licenças precisa vender, ou um fabricante sabe quantos produtos ele deve mover para cobrir os custos mensais.

   Ponto de equilíbrio =Custos fixos / (Preço de venda por unidade - Custo variável por unidade)

10. Razão de margem de lucro bruto

    A proporção da margem de lucro bruto mostra a receita após a dedução do custo das mercadorias vendidas (CPV), ou seja, os custos diretos de fabricação de um produto. Esta proporção, escrito como uma porcentagem, revela o lucro bruto para cada dólar de receita que uma empresa ganha. Uma proporção de 60%, por exemplo, significa que a empresa recebe 60 centavos de lucro para cada dólar de receita.

    Razão de margem de lucro bruto =(Receita - COGS) / receita x 100

11. Taxa de margem de lucro

    O índice de margem de lucro é semelhante ao índice de margem de lucro bruto, mas é responsável por tudo despesas, como folha de pagamento e outros custos operacionais, em vez de apenas COGS. Embora as margens de lucro padrão sejam diferentes entre os setores, muitas empresas têm como meta uma taxa de margem de lucro de pelo menos 25%.

    Taxa de margem de lucro =(Receita - despesas) / receita

12. Razão rápida (razão de teste de ácido)

    Proporção rápida, também chamada de razão de teste de ácido, mede se uma empresa pode cumprir suas obrigações financeiras de curto prazo, avaliando se ela tem ativos suficientes para pagar seus passivos circulantes. A proporção rápida é escrita como decimal, com uma proporção de 1,0, significando que uma empresa tem ativos suficientes para cobrir seus passivos.

    Razão Rápida =(Caixa + Títulos Negociáveis ​​+ Contas a Receber) / Passivo Circulante

13. Custo médio de aquisição do cliente

    O custo médio de aquisição do cliente revela quanto uma empresa gasta, na média, para adicionar novos clientes durante um determinado período de tempo. Essa métrica leva em consideração as despesas de marketing, tecnologia, folha de pagamento e muito mais. O custo de aquisição do cliente é normalmente proporcional ao preço de um produto ou serviço, portanto, varia muito de acordo com o setor - o varejista médio gasta US $ 10 para adquirir um cliente, enquanto o provedor de tecnologia típico desembolsa US $ 395.

    Uma organização pode comparar o custo de aquisição do cliente com o valor da vida do cliente para garantir que seu modelo de negócios seja sustentável. Se necessário, uma empresa pode reduzir seus custos de aquisição de clientes reduzindo os gastos com marketing e focando na retenção de clientes e vendas incrementais.

    Custo de aquisição do cliente =(Custo de Vendas + Custo de Marketing) / Novos Clientes Adquiridos

14. Taxa de rotatividade

    A taxa de desligamento calcula a frequência com que os clientes param de usar seu produto ou serviço em um determinado período. Um quarto dos clientes está abandonando seu serviço após um ano ou a maioria o usa por cinco anos? Essa taxa de rotatividade faz sentido para o seu setor ou modelo de negócios? Uma alta taxa de rotatividade sugere que uma empresa precisa mudar algo em sua oferta, cuidar melhor de seus clientes e / ou diminuir seu custo de aquisição de clientes.

    Taxa de rotatividade =Clientes perdidos / Número inicial de clientes x 100

15. Cash Runway / Burn Rate

    O Cash runway calcula quanto tempo uma empresa tem antes de ficar sem dinheiro com base no dinheiro que ela tem disponível atualmente e quanto gasta por mês. Essa métrica ajuda as empresas a entender quando precisam cortar gastos ou obter financiamento adicional. Se o seu fluxo de caixa encurta com o tempo, é um sinal de que sua empresa está gastando mais dinheiro do que pode.

    A pista de caixa está intimamente ligada à taxa de queima, que mede quanto dinheiro uma empresa gasta em um determinado período (geralmente mensal). A taxa de queima é freqüentemente usada por startups apoiadas por investidores que perdem dinheiro nos primeiros dias.

    Cash Runway =Saldo de caixa / Taxa de consumo mensal

Como o software financeiro pode ajudar a definir e rastrear métricas financeiras e KPIs?

Rastreando até mesmo métricas básicas, como receita, despesas e receitas podem se tornar pesadas com planilhas ou outros métodos manuais. É difícil manter todas essas informações atualizadas, especialmente à medida que uma pequena empresa cresce e seu volume de transações aumenta, e isso pode levar a informações imprecisas.

Calculando manualmente métricas mais avançadas, como ponto de equilíbrio, relação rápida e custo médio de aquisição do cliente, é ainda mais desafiador.

O software financeiro ou contábil torna muito mais fácil e menos demorado encontrar os números necessários para essas métricas. As principais soluções podem fazer esses cálculos com apenas alguns cliques, e as partes interessadas da empresa podem receber relatórios de forma automática e regular mostrando métricas e KPIs selecionados.

Essas soluções abrem inúmeras possibilidades para visualizar e comparar números que iluminam o desempenho do seu negócio e ajudam a identificar os problemas que o impedem - tudo sem consumir muito tempo ou esforço dos funcionários. Há um enorme valor em dados em tempo real, e isso por si só costuma justificar o custo da solução.

As pequenas empresas devem definir KPIs claros e rastrear uma ampla variedade de métricas para se destacar no ambiente turbulento de hoje. Sem insights, essas empresas não têm noção real de como estão progredindo em direção às metas e se estão financeiramente saudáveis ​​ou se enterrando em buracos profundos. Os líderes corporativos devem priorizar a identificação dos KPIs e métricas que mais importam para seus negócios, monitore-os e ajuste-os continuamente com base no que os dados lhes dizem.

Tecnologia, até mesmo um sistema financeiro básico, pode ajudar muito as empresas a rastrear esses números e identificar mudanças que terão um impacto positivo ou negativo em sua saúde financeira. Pequenas empresas necessidade métricas porque podem ser um fator decisivo para o sucesso de uma empresa.