Como usar o YNAB como software de orçamento empresarial

Orçamento é orçamento, mas orçamento para sua pequena empresa é apenas diferente o suficiente do orçamento pessoal que pode parecer que você precisa sair e comprar um software de orçamento para pequenas empresas e aprender uma nova plataforma e rotina para acompanhar as finanças da sua empresa.

Como proprietário de uma pequena empresa, a última coisa que você precisa é gastar mais dinheiro em outra solução de orçamento ou dedicar um tempo para aprender uma ferramenta de orçamento totalmente nova. Há conforto na confiança que vem com seu processo orçamentário existente (a menos que você ainda não tenha um... caramba. Tudo bem, podemos consertar isso).

Mas o que pode surpreendê-lo é que eu usei o YNAB para orçamento pessoal e administrar as finanças de uma pequena empresa.

Então, volte ao dia em que consegui meu primeiro cliente como redator freelance. Foi um momento emocionante e um tanto avassalador - trabalhei (pelo que pareceu uma eternidade) para configurar meu site e descobrir onde encontrar clientes em potencial. Escrituração? Definitivamente não no meu radar.

Posso usar o YNAB como software de orçamento empresarial?

Pesquisei softwares de contabilidade como Quickbooks, FreshBooks e Xero, mas com um único cliente, não consegui justificar o “investimento” em sistemas caros de software de orçamento empresarial. Ainda assim, eu sabia que o planejamento do orçamento e o acompanhamento da minha renda eram fundamentais para o meu sucesso a longo prazo (Olá, temporada de impostos!) e me perguntei:“Posso me safar usando apenas o YNAB?”

Eu já tinha o YNAB para meu orçamento de finanças pessoais, por que não usá-lo como meu software de orçamento para pequenas empresas? Então foi isso que eu fiz. Isso funcionará muito bem para você também, se você:

• Administre um negócio simples baseado em serviços
• Não precisa gerenciar a folha de pagamento dos funcionários
• Não gerencie uma tonelada de inventário

Os benefícios de usar o YNAB como software de orçamento para pequenas empresas incluem:

• Amigável ao usuário
• Acompanhamento de despesas
• Relatórios de dados financeiros
• Tomar decisões de gastos com base em dados em tempo real
• Gerenciamento de contas a receber
• Acompanhamento, gerenciamento e pagamento de dívidas de cartão de crédito relacionadas a negócios
• O aplicativo móvel e o software baseado em nuvem significam que seu orçamento está disponível em qualquer lugar a qualquer momento.

E veja como funciona:

1. Crie seu orçamento empresarial

Se você já usa o YNAB, faça login. Se não, faça uma avaliação gratuita e confira!

Assim que estiver logado, clique no nome do seu orçamento pessoal (“Meu Orçamento”) que está no canto superior esquerdo da tela. Em seguida, selecione "Novo orçamento" no menu suspenso. Se parece com isso:

Insira as informações do orçamento da sua empresa (nome, saldo inicial etc.) e clique em "Criar orçamento".

2. Crie suas categorias

Em seguida, crie grupos de categorias e categorias. Como você pode ver, usei grupos de categorias para separar economias e diferentes tipos de despesas:

Personalize suas categorias para se adequar ao seu negócio. Você sempre pode editar e adicionar à sua lista de categorias mais tarde também.

3. Crie uma conta de rastreamento

Agora, a melhor parte:Contas a Receber! (Esse é o dinheiro que seus clientes devem a você pelos serviços que você fornece.)

Clique em “Adicionar conta” na barra lateral esquerda. Selecione Desvinculado e escolha o Recurso tipo de conta. Digite “Contas a receber” para o nome e “0” para o saldo.

Adicione Contas a receber como uma conta de rastreamento para que você possa acompanhar todas as faturas não pagas.

Parabéns, agora você está oficialmente pronto para receber o pagamento. (Não sei vocês, mas essa é a minha parte favorita!)

4. Grave suas faturas

Registre suas faturas em sua nova conta de Contas a Receber adicionando uma transação com a data, nome do cliente, número da fatura e valor faturado.

Por exemplo, se você cobrou a J. Doe em 3 de novembro por US$ 1.500, ficaria assim:

Dica profissional:sempre inclua o número da fatura exclusivo na sua linha de memorandos. Isso é super importante para registros e conciliação.

Como você pode ver, a entrada de US$ 1.500 é refletida no saldo atualizado do Contas a Receber, que passou de US$ 0 para US$ 1.500. Sempre que precisar saber quanto lhe deve, consulte o saldo do seu contas a receber.

(Observe que nada mudou no orçamento porque você ainda não recebeu o pagamento de J. Doe.)

5. Reconciliar quando você é pago

Avance e J. Doe pagou sua fatura. Agradável! Vamos mover a transação para a conta de orçamento de recebimento selecionando-a e clicando em "Editar" e depois em "Mover para conta".

Observe que o saldo do seu Contas a Receber está atualizado. Isso significa que todas as suas faturas são pagas integralmente (Yay!) e ninguém lhe deve dinheiro (Oh!).

Ao clicar em sua conta bancária, você verá que o pagamento de J. Doe foi adicionado como um item de linha em seu registro bancário. Categorize a transação como Entrada:pronta para atribuir .

Recomendamos manter a data da fatura e o memorando da transação para que correspondam aos seus registros.

Parabéns, você tem dinheiro!

6. Hora de dar empregos aos seus dólares!

De volta à tela de orçamento, você verá que seus US$ 1.500 estão prontos para serem orçados. Agora, assim como com seu orçamento pessoal, dê um emprego a cada dólar ! Você também pode aplicar um modelo de orçamento básico, como este .

Seus fundos agora estão prontos para serem atribuídos a categorias.

Isso é um Wrap!

Se você oferece serviços freelance ou administra uma empresa de pequeno e médio porte adequada para esse tipo de contabilidade , Eu espero que isso ajude! Levará apenas alguns minutos para configurar e vale a pena os benefícios:

• Você terá uma guia atualizada de quantos negócios você faturou, em outras palavras, quanto dinheiro seus clientes devem a você, para que nenhum de seus pagamentos passe despercebido.
• Você terá registros de relatórios financeiros claros para declaração de impostos e outros fins comerciais.
• Você não terá que pagar pelo software de contabilidade empresarial.
• Você não precisará reinventar a roda aprendendo uma nova ferramenta de gerenciamento de orçamento enquanto está ocupado administrando um negócio.

E, se você tiver dúvidas sobre o YNAB, não deixe de participar de nossas sessões de perguntas e respostas on-line gratuitas . Eles têm apenas 20 minutos de duração, e nossos professores ficarão felizes em responder às suas perguntas.