Gerenciando sua equipe com software de CRM

Gerenciar sua equipe com um software de CRM não é uma varinha mágica, mas pode ajudar com uma série de problemas que geram muitos problemas, como:

• Comunicação entre canais confusa
• Fluxos de trabalho caóticos
• Falta de ideias de conteúdo
• Falta de informações e feedback do cliente
• Fortes diferenças e temperamentos muito diferentes na equipe
• Base de conhecimento interna confusa
• Desordem na comunicação externa
• Faltando prazos
• Identificando culpados por perder os prazos
• Descobrir que você é o culpado por perder o prazo.

E muito mais. Isso é demais.

Obviamente, um CRM não pode simplesmente resolver todos esses problemas. É uma fonte inestimável de dados valiosos do cliente, acelera os fluxos de trabalho e os suaviza, e suas grandes capacidades de automação ajudam os profissionais de marketing a se concentrar no lado criativo do trabalho, em vez de gastar tempo em tarefas repetitivas e cansativas.

Além disso, as equipes geralmente consistem em personagens diferentes e únicos, o que significa muitas partes móveis e leva a muitas surpresas. Para maximizar seu desempenho, você terá que fazê-los funcionar como um todo funcional, o que nunca é fácil.

Vamos ver como isso funciona exatamente com mais detalhes.

Desenvolvimento de uma estratégia de conteúdo

Como acabamos de mencionar, provavelmente a maior vantagem do software de CRM é o acesso a um enorme conjunto de dados de clientes confiáveis ​​e precisos. Esses dados devem informar suas decisões sobre o tipo de mensagem que você enviará e são especialmente importantes para desenvolver uma estratégia de conteúdo mais ampla.

Com o CRM, você poderá verificar que tipo de conteúdo leva as pessoas ao site do cliente ou da empresa, quem são essas pessoas, o que as interessam, quais canais usam e como reagem aos seus esforços de marketing. Em seguida, você pode definir o estilo e o tom que usará para abordá-los e interagir com eles.

Dessa forma, você também saberá quem segmentar para expandir a base de clientes. Além disso, os dados do CRM ajudarão você a encontrar tópicos adequados e otimizar seu conteúdo para que ele tenha uma forte ressonância com o público-alvo. Ao observar quais canais ou palavras-chave eles usaram para acessar o site do cliente, você poderá criar conteúdo que eles acharão intrigante e envolvente. Por fim, você pode usar o CRM para identificar tendências periódicas para criar calendários e produzir conteúdo focado em laser.

Ajustar e personalizar seu conteúdo

Graças a esses dados detalhados do cliente, você pode tornar sua segmentação e mensagens realmente avançadas. Você tem basicamente todos os dados do público em um único banco de dados central, e um sistema eficiente de pontuação de leads permite que você acompanhe de perto cada um de seus leads ao longo da jornada do cliente.

Isso permite que você personalize seus e-mails e anúncios ou qualquer outro tipo de mensagem, dependendo do estágio da jornada e das interações anteriores. Ao olhar para o funil e localizar leads dentro dele, você pode personalizar as mensagens que envia para cada um deles ou para cada segmento do seu público. Cada etapa da jornada do comprador exige uma abordagem diferente para o cliente ou prospect e ter acesso a esse tipo de inteligência pode impulsionar significativamente os resultados da sua equipe.

Isso é especialmente importante para equipes internas B2B porque elas trabalham com muito menos leads do que B2C e seu valor é muito maior. Eles vão adorar o fato de que há uma visão geral de todo o pipeline, que fornece informações cruciais para sua equipe em termos de para quem eles estão escrevendo e quando reagir.

Além disso, você pode criar todos os tipos de segmentos graças a esses insights de clientes. Você poderá dividir seu público em grupos com base em suas informações pessoais, interesses específicos ou comportamento online anterior e, em seguida, segmentar esses segmentos com mensagens específicas. Esses dados também fornecerão informações úteis sobre onde alcançar mais pessoas e como obter mais exposição.

Automação de Atividades de Trabalho

Otimizando sua organização interna

Provavelmente não há equipe e nenhuma empresa no mundo que não use alguma ajuda com a organização interna.

Em primeiro lugar, o CRM ajuda na delegação de tarefas, graças aos seus recursos de automação. Ele pode atribuir e priorizar tarefas com base em fatores objetivos, como valor do lead ou interações anteriores. Com o CRM, você não precisa pensar em qual dos membros de sua equipe lida com qual cliente ou com quanto trabalho eles já estão sobrecarregados – você apenas deixa o software “memorizar” isso e toma objetivamente as melhores decisões de delegação possíveis.

Você também terá um hub central para armazenar e acessar todos os seus documentos, sua base de conhecimento interna, a comunicação de sua equipe, além de registros sobre prazos, responsabilidades e tarefas concluídas. Ou seja, organizar as informações é o principal desafio para 64% das agências de publicidade e mídia, e o software de CRM é provavelmente a melhor maneira de superá-lo.

Automação de conteúdo

O CRM também ajuda na automação do trabalho criativo. Isso torna o agendamento de postagens em vários canais muito mais fácil, pois você pode postar em várias plataformas a partir de um único painel. Ele também permite que sua equipe use conteúdo baseado em gatilhos que é ativado quando um usuário executa uma determinada ação, como abandonar o carrinho ou assistir a um vídeo explicativo do produto.

Automatizar essa parte do trabalho fará com que sua equipe alcance melhores resultados e, ao mesmo tempo, os aliviará de uma série de tarefas monótonas e monótonas.

Facilitando a comunicação entre departamentos

Para empresas maiores, a cooperação entre equipes é extremamente importante. Isso vale para vendas, atendimento ao cliente, gerentes de contas, equipe de desenvolvimento de negócios e até mesmo seu gerenciamento ou seus clientes. A comunicação aqui tem que ser rápida, suave e eficiente. Especialmente quando se trata de qualquer tipo de comunicação direcionada para e do cliente – aqui, cada palavra e cada minuto são importantes.

A maioria das plataformas de CRM possui recursos avançados de colaboração em equipe que reduzem o ruído na comunicação entre as equipes, reduzem a comunicação para um canal e armazenam tudo em um só lugar. O feedback de outros departamentos deve informar muitas de suas decisões importantes, portanto, não subestime o valor da comunicação fácil e direta com outras equipes.

Análise de desempenho e feedback

Identificando espaço para melhorias

Os sistemas de CRM oferecem uma visão clara e análise do desempenho e eficiência de cada membro da equipe. É claro que quantificar a habilidade, o esforço e o desempenho de uma equipe pode ser problemático. Existem inúmeras maneiras de contribuir com os esforços de sua equipe e, às vezes, nenhuma ferramenta pode medir isso.

No entanto, isso não significa que você deva negligenciar esses relatórios, pois eles ainda fornecem informações valiosas. Isso vai além de simplesmente descobrir se alguém é preguiçoso ou incompetente. Você deve ir mais fundo do que isso quando estiver procurando por problemas em sua equipe.

Resultados ruins podem significar muitas coisas – por exemplo, talvez você simplesmente tenha algumas pessoas em posições erradas ou projetos errados, e reorganizar e embaralhar um pouco pode resolver o problema. Se alguém parece não se encaixar, talvez não seja o papel certo para eles e eles prosperam quando recebem responsabilidades diferentes.

Nem todo mundo é multifacetado. Alguns têm habilidades limitadas, mas muito fortes e, para tirar o máximo proveito deles, você precisa entender os membros de sua equipe e identificar claramente seus pontos fortes e fracos. A análise de CRM pode ser muito útil para essa finalidade.

Resolver diferenças

Além disso, adotar uma abordagem orientada a resultados pode ajudá-lo a lidar com diferenças irreconciliáveis. Às vezes, quando você não tem certeza de quem está certo e quem está errado, deixe os dados sólidos decidirem. Não é sempre melhor ir para a solução que vai aumentar ainda mais o seu número (se puder danificar permanentemente a marca, por exemplo), mas muitas vezes é.

E sempre que sua equipe não consegue parar de brigar, apenas olhar para as análises e o feedback pode tornar suas decisões muito mais simples e sua vida muito mais fácil.

Novos Recrutas

Adicionar um novo funcionário à sua equipe pode ser bastante estressante, especialmente para o funcionário. Mas pode ser bastante tedioso para outros membros da equipe se sua base de conhecimento interna estiver desorganizada e você não tiver um guia de integração ou SOPs claros.

As chances são de que os recém-chegados tenham que perguntar, interromper e incomodar outras pessoas e, geralmente, lutar para entender o que você quer deles. É extremamente importante que cada novo contratado tenha acesso a uma única fonte de verdade, com arquivos e links organizados de forma organizada e intuitiva.

O CRM é uma ótima solução que você pode usar para armazenar e solicitar essa documentação para que possa ser facilmente encontrada e compreendida. Isso vale especialmente para equipes com muitos clientes e projetos diferentes, onde fica muito fácil ficar confuso e sobrecarregado.

Observações finais

Liderar uma equipe não é uma ciência exata e você nunca conseguirá tornar seu trabalho totalmente previsível. Nesse sentido, esperar que o software resolva todos os seus problemas é um pouco irracional. Para gerenciar uma equipe com sucesso, você precisará mostrar competência e habilidades pessoais para ganhar a confiança de sua equipe e manter sua faísca viva.

No entanto, um CRM pode ajudá-lo a completar sua boa gestão com uma solução digital que otimizará os esforços de sua equipe e aumentará seu desempenho. Não há problema em abordar certos aspectos de um trabalho como um engenheiro, pois isso não matará a criatividade de sua equipe e há uma boa chance de torná-los mais capazes e produtivos.