3 Recursos mais úteis para o Excel Small Business Accounting

O Microsoft Excel pode facilitar tarefas simples de contabilidade. Explore os recursos e os benefícios de usar o Excel para contabilidade de pequenas empresas.
Os contadores são conhecidos por usar protetores de bolso e passar seus dias trabalhando no Microsoft Excel. Posso garantir o último estereótipo.

Muitas pequenas empresas confiam no Excel para todas as suas necessidades de contabilidade. Embora o software de contabilidade tenha seu lugar em todos os negócios, você pode se beneficiar da introdução do Excel em sua vida.

3 benefícios de usar o Excel para contabilidade

O Excel é uma ferramenta poderosa que pode ajudar qualquer pessoa que trabalhe com números.

1. Entrada de dados simplificada

Não estou tirando nada da facilidade de uso que se tornou padrão no software de contabilidade para pequenas empresas, mas você teria dificuldade em encontrar um programa mais adequado para entrada de dados em massa do que o Excel.

Os usuários avançados do Excel sabem que as macros podem produzir horas de trabalho humano em momentos. Os proprietários de empresas podem criar macros para automatizar tarefas, como formatação, filtragem e execução de análises básicas.

Você não precisa saber como configurar macros para se beneficiar da funcionalidade do Excel. Como exploraremos abaixo, o Excel continua sendo uma das melhores maneiras de importar grandes conjuntos de dados de transações para seu software de contabilidade.

2. Análise financeira visual

A análise financeira não precisa ser uma lista de índices contábeis que avaliam a lucratividade da sua empresa. Se você é um aprendiz visual, use o Excel para criar gráficos de pizza que mostram para onde está indo o dinheiro da sua empresa.

Os relatórios anuais de organizações sem fins lucrativos geralmente usam recursos visuais para comunicar onde gastam seu dinheiro. Empresas com fins lucrativos podem preparar relatórios semelhantes ao lançar investidores.

3. Compartilhamento fácil

O Excel é a moeda universal da contabilidade. Quando você precisar compartilhar dados financeiros com um credor ou investidor, envie um arquivo PDF ou Excel.

3 recursos mais úteis para a contabilidade de pequenas empresas do Excel

Eu poderia continuar por eras sobre os recursos do Excel que as pequenas empresas podem aproveitar para a contabilidade. Aqui estão os meus três favoritos.

1. Modelos

A Microsoft tem milhares de modelos gratuitos do Excel em seu site. Em vez de ter que criar suas próprias faturas e relatórios de despesas do zero, você pode baixar e ajustar a criação de outra pessoa.

Os modelos são úteis para aqueles que não se sentem à vontade para navegar no Excel ou ainda não chegaram ao Accounting 101. Projetar seus próprios modelos de contabilidade requer 100% de precisão; se uma célula não estiver funcionando corretamente, você pode acabar com erros em seus registros contábeis. Os modelos são plug-and-play com fórmulas pré-preenchidas.

2. Fórmulas

As fórmulas do Excel aceleram significativamente o rastreamento e a análise de despesas comerciais.

Digamos que você esteja vendo o extrato bancário abaixo e queira saber quanto a empresa gastou em compras de estoque. Em vez de somar uma lista das despesas aplicáveis ​​usando uma calculadora, você pode usar a fórmula “SUMIF”, instruindo-a a adicionar apenas as despesas marcadas como compras de estoque.



Você pode encontrar a biblioteca substancial de funções do Excel clicando no botão de fórmula na parte superior de qualquer página do Excel. Ele abrirá um painel lateral onde você poderá pesquisar e aprender a usar a função.

3. Tabelas dinâmicas

Deixei o melhor para o final. Tabelas Dinâmicas, o recurso mais poderoso do Excel, reorganiza os dados para apresentá-los de forma mais lógica. Os contadores usam a ferramenta para processar extratos bancários e outros dados financeiros.

Por exemplo, os extratos bancários geralmente listam as transações cronologicamente, o que não ajuda você a entender para onde seu dinheiro foi naquele mês.

Fiz uma Tabela Dinâmica abaixo para categorizar receitas e despesas no extrato bancário adjacente. Ele reuniu as transações de pedidos e estoque em uma linha para delinear quanto a empresa ganhou em receita e gastou em compras de estoque. A linha total reflete o lucro líquido da empresa no mês.



O exemplo mostra apenas um mês de transações, mas imagine que sua planilha lista as transações de um ano inteiro. Você pode usar uma Tabela Dinâmica para separar suas transações por mês para entender melhor o fluxo de caixa da sua empresa. Isso levaria horas à mão, mas são apenas alguns momentos com as Tabelas Dinâmicas.

Como usar o Excel para suas necessidades de contabilidade de pequenas empresas

O Excel pode ajudá-lo com inúmeros aspectos da contabilidade da sua pequena empresa. Veja como eu usei o Excel como contador.

Orçamento

Embora muitas plataformas de software de contabilidade tenham recursos de orçamento, eu sempre escolheria o Excel.

Comece o seu orçamento empresarial exportando uma demonstração de resultados do seu software de contabilidade para o Excel. Limpe os números e adicione colunas para cada mês do período para o qual você está orçando. Em seguida, comece a inserir seus números orçados e pronto! Você tem um orçamento.

À medida que as finanças da sua empresa se envolvem mais, você pode criar suborçamentos granulares que se acumulam no orçamento principal da sua empresa. O Excel pode lidar com isso.

Faturas

Se o seu software de contabilidade não tiver um recurso de faturamento, você poderá criar faturas profissionais facilmente através do Excel.

O Microsoft Word também possui modelos de fatura, mas eu não recomendaria usá-los porque os modelos do Word não podem fazer nenhuma aritmética para você. Os modelos de fatura do Excel somam automaticamente os itens de linha da fatura, reduzindo o risco de erro humano. Você não gostaria de ser responsável por subfaturar um cliente por causa de um erro aritmético.

Relatórios de despesas

Toda vez que você reembolsar um funcionário por quilometragem ou outra despesa comercial, você deve solicitar recibos e um relatório de despesas que registre todos os custos em um único documento. Existem centenas de modelos de relatórios de despesas para escolher online.

Contas a receber e contas a pagar

Muitas pequenas empresas rastreiam quem lhes deve e a quem devem com uma planilha do Excel.

As empresas no método de contabilidade de caixa só registram receitas e despesas quando o dinheiro entra ou sai. O Excel é o repositório perfeito para uma lista de faturas de clientes pendentes e contas não pagas de sua empresa, pois elas não têm lugar em seus registros contábeis até que o dinheiro mude de mãos.

As empresas com base no regime de competência registram contas a receber e a pagar em seu software de contabilidade quando obtêm receitas e incorrem em despesas, respectivamente. Eles não precisam rastrear seus recebíveis e contas a pagar em nenhum outro lugar.

Conciliações bancárias

As reconciliações bancárias, um dos fundamentos da contabilidade, comparam os registros contábeis de sua empresa com seus extratos bancários. Você pode colocar ambos lado a lado no Excel e examinar rapidamente quaisquer discrepâncias.

Muitas soluções de software de contabilidade têm ferramentas de reconciliação bancária, mas prefiro usar o Excel para realizar reconciliações mensais devido à sua interface sem frescuras. Inicie a reconciliação bancária baixando as versões em Excel do razão geral e do extrato bancário da sua empresa. Em seguida, copie e cole os dados em uma planilha e comece a reconciliar.

3 práticas recomendadas ao usar o software de contabilidade Excel

Evite criar mais trabalho para você seguindo estas práticas recomendadas.

1. Deixe as fórmulas fazerem o trabalho

O melhor conselho que recebi sobre o uso do Excel para contabilidade é evitar números “hardcoding” sempre que possível.

Imagine que você está montando o orçamento da sua empresa para o próximo ano. Você planeja pagar a todos os funcionários o salário mínimo estadual de US$ 12 por hora. Mais tarde, você descobre que o salário mínimo subirá para US$ 15 no próximo ano. Se você criou o orçamento usando fórmulas pela primeira vez, essa correção não deve demorar mais de 30 segundos.

Codificar um número significa inserir um número real, não uma fórmula, em uma célula. Os únicos números que codifiquei abaixo são o salário mínimo de US$ 12 e as horas mensais de cada funcionário. As fórmulas calculam o salário bruto mensal dos funcionários.



O pagamento mensal de Bridget é calculado multiplicando suas horas mensais pelo salário mínimo estadual. Se eu tivesse multiplicado individualmente 12 e 30 em cada célula, teria que refazer todo o orçamento da folha de pagamento. Graças à fórmula, posso simplesmente alterar o 12 para o 15 e todos os valores mensais da folha de pagamento serão atualizados automaticamente.

Uma dica bônus: Os cifrões na fórmula “bloqueiam” a linha e a coluna que você está referenciando, portanto, se você copiar e colar a fórmula de uma célula para outra, ela continuará referenciando o mesmo local em vez de ajustar para o local da nova célula.

2. Salve arquivos de contabilidade do Excel com segurança

Qualquer lugar onde você armazena informações financeiras deve ser protegido por uma senha que apenas alguns privilegiados conhecem. Proteja com senha os arquivos do Excel com informações confidenciais, como números de CPF de funcionários.

Não se esqueça de fazer backup dos arquivos que não estão armazenados em um sistema de armazenamento em nuvem.

3. Crie arquivos de modelo

Salve seus modelos de fatura e relatório de despesas como arquivos de modelo. Quando você abre um arquivo de modelo, ele cria um novo documento que não substituirá o modelo original.

Depois de baixar e ajustar seu modelo de relatório de despesas, clique em “Salvar como modelo” e salve-o em um local acessível para você e seus funcionários. Sempre que alguém clicar no arquivo de modelo, você pode ter certeza de que eles não arruinarão inadvertidamente todo o seu trabalho duro para criá-lo.

Excel com Excel

O Excel pode ser intimidante no começo, mas a sensação desaparece rapidamente. É como conhecer seus sogros pela primeira vez (espero).

Comece a explorar os recursos do Excel baixando um relatório de despesas ou modelo de fatura e ajustando-o para se adequar ao seu negócio. Em breve, você ganhará o know-how para implementá-lo mais amplamente em sua empresa.