Um guia para pequenas empresas para contabilidade de restaurantes

Os restaurantes funcionam de forma diferente de outros tipos de negócios, então a contabilização de restaurantes parece diferente. Veja como construir um sistema de contabilidade para um restaurante.
Você nunca iria querer que eu fosse seu subchefe; Sou conhecido por queimar torradas e recentemente deixei a tampa de um recipiente de manteiga em um queimador quente. Ainda assim, espero que você se junte a mim como chef convidado na minha cozinha de contabilidade figurativa.

Visão geral:o que é contabilidade de restaurantes?

Quando você está sentado em uma mesa esperando seu aperitivo chegar, é fácil pensar que os restaurantes são negócios como qualquer outro. Aqueles que possuem e administram restaurantes conhecem o fogo que enfrentam na cozinha, literal e figurativamente.

A contabilização de restaurantes envolve o gerenciamento de margens estreitas e o pagamento preciso dos funcionários que recebem gorjetas. Os restaurantes enfrentam desafios nunca vistos em outros setores, portanto, os restaurantes devem manter registros contábeis impecáveis.

A contabilidade de custos para restaurantes é uma área de especialização valorizada. Entre precificar novos itens de menu e descobrir a quantidade certa de comida para pedir, há muita análise necessária para manter as finanças de um restaurante.

4 considerações específicas para contabilidade de restaurantes

Os proprietários de restaurantes não apenas se preocupam com todas as coisas com as quais outros empresários se preocupam, mas também precisam gerenciar problemas exclusivos de folha de pagamento e estoque. Mantenha essas quatro considerações em mente ao construir o sistema de contabilidade do seu restaurante.

1. Inspeções de estoque

O inventário de um restaurante é composto por alimentos e bebidas, ambos com data de validade. Embora muitos setores sofram deterioração - quando seu estoque não é mais utilizável - os restaurantes devem avaliar ativamente seu estoque pelo menos uma vez por semana.

Quando você joga fora comida estragada, você deve anotá-la em seus registros contábeis debitando uma conta de despesas de deterioração e creditando uma conta de estoque.

Manter um registro de deterioração deve ajudá-lo a determinar a quantidade certa de alimentos e bebidas para pedir no futuro. A deterioração reduz seus lucros, então você deseja mantê-lo baixo. No entanto, ficar sem estoque é igualmente problemático para seus resultados.

2. Dicas

Servidores e outros trabalhadores de restaurantes nos EUA geralmente ganham uma parte de sua renda por meio de gorjetas aos clientes, com o restante coberto por seus empregadores. Crie o plano de contas do seu restaurante e o processo de folha de pagamento para contabilizar as gorjetas.

A maioria dos estados tem um crédito de gorjeta que efetivamente reduz o salário mínimo estadual para trabalhadores que recebem gorjeta. Por exemplo, os empregadores em Ohio devem pagar aos trabalhadores sem gorjeta pelo menos US$ 8,70 por hora em 2020. Por causa do crédito de gorjeta de Ohio, os trabalhadores com gorjeta no estado podem ganhar apenas US$ 4,35 por hora de seus empregadores, desde que as gorjetas possam trazer seus ganhos médios por hora de até $ 8,70 por hora para o período de pagamento.

As dicas levantam a questão:os empregadores são responsáveis ​​pelos impostos sobre os salários recebidos dos clientes? A resposta é sim, embora os restaurantes possam ser reembolsados ​​pelos impostos do Federal Insurance Contributions Act (FICA) pagos pelo empregador por meio do crédito fiscal de gorjeta do FICA.

Antes de pagar aos funcionários suas gorjetas ganhas, você precisa ter uma conta de gorjetas a pagar em seu plano de contas para reconhecer a obrigação. As gorjetas não são receita para o seu negócio, como você verá no lançamento contábil da próxima categoria.

3. Custos de alimentos e bebidas

Quando uma empresa que não é restaurante vende seu estoque, você debita o custo das mercadorias vendidas na conta de despesas e credita o estoque. O mesmo conceito se aplica aos restaurantes, mas a conta de despesas é chamada de custo de alimentos e bebidas.

Por exemplo, digamos que seu restaurante vendeu US$ 50 em comida e bebida por US$ 100 na noite passada. Você registraria dois lançamentos no diário:um para reconhecer a receita e outro para reduzir o saldo do estoque. A entrada no diário de receita mostraria:

Conta	Débito	Crédito
Dinheiro	$ 125
Vendas de alimentos e bebidas		$ 100
Imposto sobre vendas a pagar		$ 5
Gorjetas a pagar		$ 20

Em seguida, você registraria o ajuste em sua conta de inventário:

Conta	Débito	Crédito
Custo de alimentos e bebidas	$ 50
Inventário		$ 50

O software de contabilidade de restaurantes pode registrar automaticamente essas entradas de diário.

4. Medidas de desempenho financeiro

Você sabe fazer juliana de cenouras, mas sabe calcular os custos principais do seu restaurante?

O negócio de restaurantes é desafiador. É normal que até mesmo restaurantes populares obtenham margens de lucro muito pequenas, tornando ainda mais difícil para o setor se recuperar de contratempos causados ​​por pandemias ou desacelerações econômicas. Os restaurantes precisam ficar de olho em seus indicadores financeiros e ajustar regularmente seus gastos para permanecer no preto.

Os restaurantes tratam os custos primários como uma medida-chave de desempenho financeiro. Também observado na indústria de transformação, os custos prime referem-se aos gastos incorridos com materiais diretos e mão de obra direta. Os materiais diretos de um restaurante são ingredientes e bebidas, enquanto a mão de obra direta são os salários de garçons, bussers, anfitriões e cozinheiros.

Custos Totais de Alimentos e Bebidas + Custos de Mão de Obra =Custos Principais

Você quer que os custos principais sejam baixos em relação às suas vendas líquidas. O Toast POS, um software de restaurante, sugere que uma relação custo/vendas saudável é inferior a 60%.

Custos Prime ÷ Vendas Líquidas =Custos Prime para Razão de Vendas

Os índices são mais perspicazes quando comparados aos benchmarks anteriores e do setor de sua empresa. Analise continuamente a saúde financeira da sua empresa e acompanhe seu progresso.

Que tipo de contabilidade de restaurante é ideal para sua empresa?

Você pode acompanhar as despesas e receitas do restaurante usando o método de contabilidade de caixa ou de competência.

1. Contabilidade de caixa

Os restaurantes que usam o método de caixa reconhecem a receita quando o dinheiro entra e as despesas quando o dinheiro sai.

A menos que sua empresa tenha um problema de jantar e corrida, você não precisa se preocupar com contas a receber ou com o saldo que os clientes devem por bens e serviços já prestados. O método de contabilidade de caixa é ideal para pequenos restaurantes porque rastreia a receita apenas quando o dinheiro entra na caixa registradora.

Você só pode usar o método de contabilidade de caixa quando a receita bruta média da sua empresa (uma palavra chique para receita total média) nos últimos três anos for inferior a US$ 25 milhões.

A contabilidade de caixa não reconhece contas a pagar ou contas que você deve, mas ainda não pagou. Você pode usar uma planilha do Excel para rastrear contas a pagar.

2. Contabilidade de competência

A contabilidade de exercício fornece mais precisão, mas requer mais escrituração. Em vez de reconhecer receitas e despesas quando o dinheiro muda de mãos, a contabilidade de competência combina receitas e despesas quando incorridas.

Digamos que você compre $ 1.000 em comida de um fornecedor de restaurante. Uma empresa de competência registraria um pagamento em seu software de contabilidade assim que recebesse a fatura. Um negócio baseado em caixa esperaria para reconhecer a compra de estoque até pagar a conta.

O método de contabilidade de competência dá a você uma noção mais verdadeira da posição financeira do seu restaurante. Qualquer negócio oscilando na lucratividade - o que muitos restaurantes fazem - deve usar o método de contabilidade de competência para saber onde está.

3 demonstrações financeiras de restaurantes obrigatórias

Como as empresas em todos os setores, os restaurantes produzem balanços, demonstrações de resultados e demonstrações de fluxo de caixa para comunicar sua posição financeira.

Balanço

Pense no balanço patrimonial como uma imagem do seu negócio em uma data específica. Prova a equação contábil essencial:

Ativos =Passivos + Patrimônio líquido

Investidores e credores solicitarão o balanço patrimonial do seu restaurante para ver sua posição de caixa, contas a receber e dívidas. A diferença entre ativos e passivos é o patrimônio líquido, também chamado de valor contábil líquido de uma empresa.

Declaração de renda

A demonstração de resultados compara as receitas e despesas do seu restaurante. Eles vêm em vários formatos, mas a melhor demonstração de resultados para restaurantes é a demonstração de resultados em várias etapas.

Demonstrações de renda em várias etapas indicam separadamente a margem de lucro bruto de um restaurante ou a diferença entre as vendas líquidas e os custos de alimentos e bebidas.

Declaração de fluxo de caixa

A demonstração do fluxo de caixa mostra a porta giratória de dinheiro em seu negócio. Ele divide seus gastos e recebimentos de caixa em categorias operacionais, de investimento e de financiamento.

Os negócios com base no acúmulo dependem da demonstração do fluxo de caixa para analisar sua posição de caixa. As demonstrações de resultado com base no regime de competência refletem as receitas e despesas que a empresa reconheceu, que podem diferir do caixa que entrou ou saiu do negócio.

Investidores em potencial prestam atenção às demonstrações de fluxo de caixa para ver se sua empresa tem dinheiro suficiente para cobrir suas despesas.

Não há culinária na contabilidade, mas há contabilidade na culinária

Administrar um restaurante não é tarefa fácil, mesmo antes de considerar as responsabilidades contábeis. Considere como o software do restaurante pode aliviar sua carga administrativa.