Reconciliação de contas:um guia para iniciantes

Reconciliar suas contas do razão geral é uma das tarefas mais negligenciadas na contabilidade. Saiba por que o processo de reconciliação é tão importante e como começar a reconciliar contas hoje.
Além de vender seus produtos e serviços, uma das coisas mais importantes que um pequeno empresário pode fazer é reconciliar suas contas. A reconciliação de conta é simplesmente o ato de reconciliar um conjunto de transações com outro conjunto para garantir que ambos os conjuntos correspondam.

Saiba quais contas do razão geral devem ser reconciliadas regularmente e as principais coisas a serem observadas durante o processo de reconciliação de contas.

Visão geral:o que é reconciliação?

Se você já foi cobrado por um item que não comprou ou se encontrou com um saldo bancário maior do que deveria, você entende a importância da reconciliação de contas.

Embora possa ser tentador voar para Vegas com esses fundos extras, o banco provavelmente encontrará o erro quando estiver reconciliando suas contas, deixando você preso no deserto com uma carteira vazia.

Embora grande parte do processo de reconciliação de contas seja feito por software de contabilidade, ainda precisa ser feito. Se você não tem software e ainda registra as transações manualmente, é ainda mais importante que suas contas sejam reconciliadas regularmente.

Por que a reconciliação de contas é importante para as empresas?

Se você usa a contabilidade de dupla entrada em sua empresa, precisa fazer reconciliações de contas mensalmente. A conciliação de contas mais importante que sua empresa pode realizar é a conciliação bancária.

A reconciliação bancária garante que o saldo final de sua conta bancária corresponda ao saldo refletido em sua contabilidade. Embora isso pareça bastante simples, não confunda simplicidade com importância.

Deixar o processo de reconciliação bancária deslizar pode resultar em livros desbalanceados, pagamentos perdidos, cobranças não autorizadas nunca descobertas e depósitos perdidos. E isso é apenas o começo.

Recém-saído da escola, fui contratado como assistente de contabilidade. Fiquei empolgado até perceber que meu trabalho principal era reconciliar cinco contas bancárias, nenhuma das quais havia sido reconciliada por mais de um ano.

Acredite, você não quer pular esse processo, nem por um único mês. E lembre-se, não é apenas a reconciliação bancária que você precisa concluir. Outras contas também precisam ser reconciliadas.

Como reconciliar suas contas para sua empresa

O processo de reconciliação inclui a reconciliação dos extratos da sua conta bancária, mas também inclui uma revisão de outras contas e transações que precisam ser concluídas regularmente. Siga as etapas abaixo para garantir que nada seja esquecido.

1. Conclua sua reconciliação bancária primeiro

Uma das coisas mais importantes que você pode fazer para manter sua contabilidade precisa é realizar uma reconciliação bancária mensalmente. Faça isso para todas as contas bancárias com atividade durante o mês.

A maioria dos aplicativos de software de contabilidade oferece reconciliação bancária automática, o que reduz o trabalho. No entanto, se algumas de suas contas bancárias não estiverem conectadas ao seu software, você terá que reconciliá-las manualmente.



Se você não estiver usando um software de contabilidade, precisará preparar um formulário de reconciliação, que pode ser tão simples ou detalhado quanto desejar. O formulário precisa fornecer espaço suficiente para adicionar quaisquer itens pendentes que resolverão quaisquer discrepâncias entre os dois saldos.

31-07-2020 Reconciliação bancária

	Banco	Razão Geral
Saldo final em 31-07-2020	$ 15.750	$ 11.990
Taxas bancárias		$     (50)
Cheque nº 777	($  1.365)
Cheque nº 779	($  2.025)
Cheque registrado duas vezes com erro		$     420
	$ 12.360	$ 12.360

Adicionando as duas colunas, o formulário de reconciliação bancária agora exibe seu saldo reconciliado de $ 12.360.

2. Entradas de diário completas

Depois de preencher o formulário de reconciliação, você precisará revisar as entradas feitas no formulário e determinar se precisa preencher uma entrada no diário. A reconciliação bancária reflete as seguintes transações:

• As taxas bancárias de US$ 50 foram registradas pelo banco, mas não contabilizadas no razão geral.
• Um cheque pendente de US$ 1.365 que foi lançado no razão geral, mas não foi descontado pelo destinatário.
• Um cheque pendente de US$ 2.025 que foi lançado no razão geral, mas não foi descontado pelo destinatário.
• Uma correção para um cheque escrito para o eletricista que foi registrado duas vezes no razão geral com erro. Você terá que creditar a despesa na conta da concessionária onde ambos os cheques foram originalmente registrados.

Os dois cheques em aberto não precisarão ser registrados no diário, pois o ajuste é do lado do banco. No entanto, quaisquer ajustes no lado do razão geral terão que ser inseridos.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-07-2020	Taxas bancárias	$ 50
31-07-2020	Conta em dinheiro		$ 50
31-07-2020	Conta em dinheiro	$ 420
31-07-2020	Despesa de Utilidade		$ 420

Depois que esses ajustes forem feitos no razão geral, sua conta bancária será reconciliada com sua conta do razão geral.

3. Reconciliar o razão geral com as contas do livro auxiliar

Se você usa um software de contabilidade, pode pular esta etapa, pois ela é concluída automaticamente. No entanto, se você estiver gerenciando suas contas manualmente, precisará reconciliar o saldo do razão geral com o saldo do sub-razão.

Isso garante que ambos os saldos correspondam. Alguns dos livros auxiliares que você pode usar incluem ativos fixos, folha de pagamento, contas a pagar e contas a receber.



O processo de reconciliação é necessário se você usar a contabilidade do razão manual para garantir que os saldos do razão geral sejam precisos. A maneira mais fácil de iniciar esse processo é ter seus livros auxiliares à mão junto com o livro razão geral.

Dessa forma, você pode marcar todos os itens correspondentes, anotando as transações ausentes, que precisarão ser registradas usando um lançamento no diário, o que colocará seu razão geral e livros auxiliares em equilíbrio.

4. Revise as tendências históricas

Esta etapa pode não ser necessária para empresas menores com atividade limitada. Mas se você estiver processando muitas transações, pode ser uma experiência reveladora revisar um balancete comparativo.

Um balancete pode dizer muito sobre o seu negócio em um único olhar. Por exemplo, ao revisar seu balancete para o ano atual, você percebe que suas despesas de viagem têm uma média de US$ 1.500 por mês, mas em julho, as despesas de viagem saltaram para US$ 5.000.

O primeiro item do negócio deve ser ver quais despesas compõem esses $ 5.000. Alguma coisa foi postada na conta por engano? Alguém entregou despesas de viagem antigas? Pode haver uma variedade de problemas que fizeram com que as despesas aumentassem tão drasticamente.

Talvez você não tenha uma despesa de serviços públicos em julho porque nunca recebeu uma conta. Talvez você tenha uma correspondência grande que fez com que a conta de postagem saltasse.

Sempre que algo parecer fora do comum, convém revisar os documentos de origem, como faturas inseridas, para determinar se foram lançadas corretamente e se algum ajuste precisa ser feito. Revisar seu balancete comparativo é uma das coisas mais importantes que você pode fazer pelo seu negócio.

5. Execute um balancete atualizado

Este não precisa ser um balancete comparativo, porque você só está interessado em verificar os novos saldos depois que todos os seus lançamentos contábeis forem concluídos. Certifique-se de que os lançamentos periódicos e os lançamentos reversíveis tenham sido concluídos.

Quando o balancete estiver correto, você pode ter certeza de que suas contas foram reconciliadas corretamente.

Perguntas frequentes

• 
  Sim. Embora o processo seja muito mais fácil se você usar um software de contabilidade e puder pular o processo de reconciliação do livro auxiliar, suas contas bancárias ainda precisarão ser reconciliadas e quaisquer discrepâncias inexplicáveis ​​investigadas.
  
• 
  Se você tem um contador ou contador, eles certamente podem lidar com o processo de reconciliação, mas como proprietário da empresa, é sua responsabilidade supervisionar o que eles estão fazendo.
  
  Lembre-se, é o seu nome na conta bancária e, se houver um erro, é sua responsabilidade resolvê-lo imediatamente.
  
• 
  Só porque você não tem nenhuma transação em sua contabilidade não significa que algo não está acontecendo com suas contas bancárias. Não assuma que a afirmação está correta.
  
  Os bancos também cometem erros e, se por engano tirarem dinheiro da sua conta e você não descobrir até três meses após o erro, fica muito mais difícil resolver.
  

As reconciliações de conta devem ser concluídas mensalmente

Eu sei que você prefere vender seus produtos ou prestar serviços aos seus clientes do que ficar preso no escritório fazendo reconciliações de contas. Mas a boa notícia é que, se forem feitas em tempo hábil, elas se tornam muito mais fáceis.

E para aqueles que ainda lidam com sua contabilidade manualmente, a mudança para o software de contabilidade eliminará muito do trabalho que você está fazendo usando livros manuais. De qualquer forma, as reconciliações mensais são obrigatórias.