Um guia de depreciação para pequenas empresas (2022)

Depreciação é a alocação do custo de um ativo fixo durante um período de tempo específico. Mas como a depreciação afeta o seu negócio? Continue lendo enquanto explicamos os fundamentos da depreciação.
Quando sua empresa compra um item caro, como um veículo, um prédio ou equipamento, você não poderá custeá-lo imediatamente. Em vez disso, você desejará depreciar o ativo ao longo de sua vida útil.

A depreciação afeta diretamente sua demonstração de resultados e seu balanço patrimonial e também pode afetar indiretamente sua demonstração de fluxo de caixa.

Embora possa ser confuso no início, não deixe que sua confusão o impeça de aproveitar os benefícios fiscais que você pode obter ao depreciar os ativos corretamente.

Visão geral:definição de depreciação

A depreciação pode ser um dos componentes mais confusos do ciclo contábil. Usada para alocar adequadamente o custo de um ativo fixo ou tangível, a depreciação não é realmente abordada na contabilidade básica, mas é algo que todo contador de pequenas empresas precisa entender.

Se você já comprou um carro novo, sabe que no minuto em que sai do estacionamento, o valor do carro se desvaloriza. O mesmo vale para qualquer ativo que você comprar para o seu negócio.

As regras de depreciação são estabelecidas pela Receita Federal e afetam diretamente os impostos da sua empresa no final do ano. É importante lembrar que a depreciação só é calculada sobre o ativo imobilizado, pois os ativos intangíveis são sempre amortizados.

Para entender a depreciação, você precisa estar familiarizado com os seguintes termos contábeis:

• Vida útil: A quantidade de tempo que o ativo é considerado útil no negócio
• Custo: Inclui todas as despesas associadas, como impostos sobre vendas e envio e manuseio
• Valor residual: O valor do ativo após o término da vida útil; pode representar para que você pode vender o ativo

Considerada uma despesa operacional, a depreciação é sempre um custo fixo, pois em muitos casos a despesa mensal de depreciação permanecerá a mesma ao longo da vida útil do ativo, enquanto outras vezes pode mudar anualmente.

As contas de depreciação não estão incluídas no total do lucro bruto da sua empresa, embora seja importante lembrar de incluir as despesas de depreciação ao preparar um orçamento ou outras projeções financeiras para receber os incentivos fiscais mencionados anteriormente.

Lembre-se também de que a despesa de depreciação precisa ser adicionada novamente ao calcular o capital de giro do seu negócio, pois não é uma despesa em dinheiro.

Tipos de depreciação

Existem dois métodos principais de depreciação:livro e imposto. O método de livro é o que você usa para rastrear seus ativos, depreciação acumulada e despesas de depreciação, enquanto o método de imposto é normalmente exigido em sua declaração de imposto.

Para o método de depreciação contábil, existem quatro métodos principais de depreciação usados. Eles são:

1. Depreciação linear: O cálculo mais simples e usado com mais frequência. Usando a depreciação linear, o valor do ativo é depreciado pelo mesmo valor a cada ano até que o valor seja zero.
2. Depreciação de saldo decrescente duplo : Usado para depreciar itens que perdem valor mais rapidamente nos primeiros anos do que nos anos posteriores, como um veículo.
3. Depreciação dos dígitos da soma dos anos: Pode ser usado como forma de acelerar a depreciação nos primeiros anos de um ativo. A depreciação da soma dos anos não é usada com tanta frequência porque pode reduzir artificialmente os lucros nos primeiros anos de depreciação e aumentar artificialmente os lucros nos anos posteriores.
4. Depreciação de unidades de produção: Usado com mais frequência em empresas de manufatura e é frequentemente usado quando você precisa depreciar equipamentos com base no número de horas usadas ou no número de unidades que o equipamento produz.

O método utilizado pelo IRS é chamado The Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS). O MACRS exige que todos os ativos depreciados sejam atribuídos a uma classe de ativos específica. Você pode encontrar a tabela detalhada na Publicação 946, How to Depreciate Property, com a versão atualizada de 2019 prevista para breve.

O MACRS permite que você acompanhe e registre a depreciação usando o método linear ou o método de saldo decrescente duplo.

Exemplos de depreciação

Digamos que você compre uma grande impressora para o seu negócio editorial. A máquina custa $ 20.000 e estima-se que tenha uma vida útil de 10 anos com valor residual de $ 1.000, ou seja, após o final de sua vida útil, você espera poder vender a impressora por $ 1.000.

Aqui está como você calcularia a depreciação para a impressora usando os seguintes métodos:

1. Depreciação linear

A fórmula para calcular a depreciação linear é:

(Custo do ativo - valor residual) ÷ ​​vida útil =depreciação anual

Para a transação acima, o cálculo é:

(US$ 20.000 - US$ 1.000) ÷ 10 =US$ 1.900

Por fim, para determinar a depreciação acumulada mensal e a despesa de depreciação, faça o seguinte cálculo:

$ 1.900 ÷ 12 =$ 158,33

Neste exemplo, a taxa de depreciação anual linear é de cerca de 10% ao ano.

2. Depreciação decrescente dupla

A depreciação decrescente dupla permite que você tome o dobro do valor que você tomaria usando a depreciação linear no primeiro ano. O valor de cada ano subsequente seria então reduzido, uma vez que o valor restante a ser depreciado é baseado no valor contábil e não no custo original.

Em outras palavras, no primeiro ano em que você calcula a depreciação da impressora usando esse método, o valor da depreciação seria de $ 4.000, já que a depreciação decrescente dupla não leva em consideração o valor residual ao calcular a depreciação. O cálculo seria o seguinte:

(2 x 0,10) x $ 20.000 =$ 4.000

Para calcular o valor da depreciação mensal, a fórmula é:

US$ 4.000 ÷ 12 =US$ 333,33

Isso deixa um valor contábil de $ 16.000 após o primeiro ano, que será usado para calcular o total de depreciação do ano seguinte:

(2 x 0,10) x $ 16.000 =$ 3.200

Seu total mensal para o segundo ano seria:

US$ 3.200 ÷ 12 =US$ 266,67

Após o segundo ano, o saldo contábil seria de $ 12.800, que é o que você basearia no cálculo de depreciação do terceiro ano.

3. Depreciação da soma dos anos

Mais complicado do que os dois primeiros métodos, a depreciação da soma dos anos soma a soma de todos os anos da vida útil do item. Como a prensa de impressão tem uma vida útil de 10 anos, você somaria os números da seguinte forma:

1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 =55

Ao contrário da depreciação de declínio duplo, a depreciação da soma dos anos considera o valor residual ao calcular a depreciação, portanto, seu cálculo de depreciação do primeiro ano seria:

(10 ÷ 55) x $ 20.000 - $ 1.000 =$ 2.636

Sua despesa mensal de depreciação seria:

$2.636÷ 12 =219,67

Seu cálculo será reduzido a cada ano, portanto, no segundo ano, sua fórmula para calcular a depreciação seria:

(9 ÷ 55) x $ 20.000 - $ 1.000 =$ 2.273

A despesa mensal de depreciação do segundo ano seria:

$ 2.273 ÷ 12 =$ 189,39

4. Unidades de depreciação de produção

Usado apenas ao calcular a depreciação de equipamentos ou máquinas, a depreciação de unidades de produção analisa o número de unidades produzidas ou horas em operação para calcular os totais de depreciação.

Por exemplo, o fabricante da impressora recém-adquirida afirmou que o equipamento pode processar 1.000.000 pedaços de papel em sua vida útil.

O cálculo começa com o custo menos o valor residual e divide esse número pelo número de páginas que ele pode produzir em sua vida útil. Seu cálculo inicial seria o seguinte:

US$ 19.000 ÷ 1.000.000 =US$ 0,019

O resultado de 0,019 significa que para cada pedaço de papel produzido, a máquina sofrerá uma depreciação de $ 0,019.

Se a máquina processasse 121.000 pedaços de papel no primeiro ano, seu cálculo de depreciação seria:

121.000 x US$ 0,019 =US$ 2.299

Se você optar por depreciar a impressora mensalmente, precisará simplesmente fazer o mesmo cálculo com base no número de páginas produzidas a cada mês. Por exemplo, se a impressora produzisse 13.000 em janeiro, o cálculo seria:

13.000 x US$ 0,019 =US$ 247

Lembre-se de que, embora você possa usar a depreciação da soma dos anos e das unidades de produção para seus próprios livros, terá que usar os métodos de depreciação linear ou dupla decrescente ao calcular a depreciação para fins fiscais.

Como registrar a depreciação de ativos para sua pequena empresa

Em muitos casos, a menos que você tenha um software de contabilidade muito sofisticado ou um módulo de ativos fixos que calculará automaticamente a taxa de depreciação para você, você calculará a depreciação manualmente e, posteriormente, a inserirá no diário apropriado ou como um lançamento contábil em seu software de contabilidade. .

Método nº 1:à mão

A depreciação registrada afetará tanto sua demonstração de resultados quanto seu balanço patrimonial. O registro de depreciação é considerado um lançamento contábil de ajuste, que são os lançamentos concluídos antes da execução do balancete ajustado.

Em muitos aplicativos de software de contabilidade que não têm a capacidade de rastrear ativos fixos, você registrará as despesas de depreciação manualmente. Para registrar a depreciação manualmente, você precisará fazer os seguintes lançamentos contábeis:

Data	Conta	Débito	Crédito
31/01/2020	Ativos Fixos -- Imprensa	$ 20.000
	Dinheiro		$ 20.000
	Para registrar a compra da impressora
31/01/2020	Despesa de depreciação	$ 158,33
	Depreciação Acumulada -- Imprensa		$ 158,33
	Para registrar a depreciação mensal

Quando o ativo for comprado, você lançará essa transação em sua conta de ativo e em sua conta de caixa. Em seguida, você precisará criar uma conta de ativo contra (uma conta de ativo com saldo credor) para acompanhar a depreciação.

Finalmente, você precisará debitar a conta de despesas de depreciação em seu razão geral e creditar a conta de depreciação acumulada para o total mensal de despesas de depreciação.

Método nº 2:use software de contabilidade

A menos que você tenha um módulo de ativo fixo ou aplicativo complementar que funcione com seu software de contabilidade, você ainda terá que inserir os totais de depreciação manualmente como um lançamento contábil em seu software de contabilidade, usando os mesmos lançamentos contábeis mostrados acima.

Por esse motivo, a maioria dos proprietários de pequenas empresas descobrirá que a depreciação linear é o método mais simples de usar.

Por que calcular a depreciação é importante para sua pequena empresa

Embora não seja a transação contábil mais simples que você processará, rastrear a depreciação pode ser benéfico para o seu negócio. Aqui estão algumas razões do porquê:

Reduz impostos

Acompanhar a depreciação diminuirá o lucro líquido do seu negócio, o que, por sua vez, significa que você pagará menos impostos. É por isso que quase sempre vale a pena o tempo extra para depreciar seus ativos.

Fornece aos investidores uma boa imagem do uso de ativos

É importante que os investidores ou potenciais investidores examinem todos os aspectos do seu negócio. O rastreamento da depreciação permite que os investidores visualizem o uso de ativos e também os avisam quando a vida útil de um ativo está próxima do fim.

Aproveite o tempo para depreciar seus ativos

Sim, leva algum tempo para pegar o jeito e, sim, pode ser um pouco complicado, mas dedicar um tempo para depreciar seus ativos ajudará sua pequena empresa, fornecendo bons incentivos fiscais junto com demonstrações financeiras mais precisas .

Embora a maioria dos softwares de contabilidade para pequenas empresas não ofereça cálculo de depreciação, eles facilitam o registro da depreciação acumulada e das despesas de depreciação. Certifique-se de verificar as análises de software de contabilidade para pequenas empresas do The Ascent para ajudá-lo a fazer sua escolha.