O que é uma entrada de diário? Um guia para iniciantes

As entradas de diário são usadas para registrar a atividade financeira do seu negócio. As entradas de diário são registradas em livros auxiliares se você estiver mantendo seus livros manualmente, ou são registradas diretamente no livro razão (G/L) se você usar um software de contabilidade.

Independentemente da forma como são gravados, são uma necessidade para qualquer negócio.

Visão geral:o que é uma entrada de diário?

Como proprietário de uma pequena empresa, um dos trabalhos que você normalmente assume é o de contador ou contador. Parte desse trabalho é registrar entradas de diário.

Se você está familiarizado com os termos contábeis, sabe que os lançamentos contábeis são simplesmente um registro de todas as suas transações comerciais. Eles são o primeiro passo no ciclo contábil e talvez o mais importante, pois representam todas as atividades financeiras que afetarão seu negócio.

É importante saber como criar uma entrada de diário adequada ou uma entrada geral para o seu negócio. Os lançamentos contábeis sempre seguem o método de contabilidade de dupla entrada, com cada lançamento contábil sempre tendo um lançamento de débito e um lançamento de crédito.

As entradas de diário são sempre datadas e devem incluir uma descrição da transação. Contadores e contadores normalmente atribuem um número exclusivo a cada lançamento contábil manual quando são inseridos manualmente e, se estiver usando um software de contabilidade, seu aplicativo atribuirá automaticamente um número a cada lançamento contábil.

Como preparar lançamentos contábeis para sua pequena empresa

A primeira etapa na preparação de lançamentos contábeis para sua empresa é determinar exatamente qual transação precisa ser inserida.

Se você estiver usando um software de contabilidade, a maioria dos lançamentos contábeis é feita pelo seu software de contabilidade, portanto, você só precisará inserir lançamentos de ajuste de final de mês, como ao reconciliar suas contas bancárias ou ao inserir provisões para folha de pagamento e outros despesas.

Vamos usar o seguinte como exemplo. Você visita sua loja de material de escritório local e compra papel e canetas para o seu negócio. O valor total da compra é de R$ 150,00. Veja como você prepararia sua entrada no diário.

Etapa 1:identifique as contas que serão afetadas

Antes de escrever e lançar um lançamento no diário, você precisará determinar quais contas em seu razão geral serão afetadas pelo seu lançamento no diário. Neste exemplo, sua conta de material de escritório e sua conta de caixa são as contas que serão afetadas.

Dicas para identificar as contas certas:

• Classifique suas transações primeiro: Se você tiver que fazer depósitos bancários, despesas e lançamentos de vendas, classificá-los por tipo de transação facilitará muito o registro de seus lançamentos no diário.
• Use o bom senso ao identificar as contas corretas: Esse processo pode ser confuso no início, mas à medida que você processa mais lançamentos no diário, você começa a entender quais contas você deve usar para suas transações.

Etapa 2:determine seu tipo de conta

Se você gastou US $ 150 na loja, criará uma despesa para sua conta de material de escritório e reduzirá a quantidade de dinheiro em sua conta bancária. Você precisará aplicar regras contábeis padrão a cada conta.

Para aumentar uma conta de despesas, você precisaria debitar a conta, e para diminuir sua conta de caixa, que é um ativo, você precisaria creditar a conta.

Dicas para identificar o tipo de conta:

• Lembre-se de seus tipos de conta: Os tipos de conta incluem contas de Ativos, Passivos, Despesas, Receitas e Capital/Patrimônio. Todos os lançamentos contábeis na contabilidade devem se enquadrar em uma dessas categorias. Por exemplo, a conta de material de escritório é uma despesa, enquanto a conta de caixa é um ativo.
• Use as regras contábeis padrão para determinar qual conta é debitada e qual conta é creditada: Ao registrar a transação acima no exemplo de material de escritório, você aumentará suas despesas porque comprou material de escritório, que é uma conta de despesas, enquanto diminuirá seus ativos porque usou sua conta de caixa, que é um ativo, para comprar esses suprimentos.

Tipo de conta	Aumenta o saldo	Diminui o saldo
Recursos: coisas de valor, como dinheiro, contas a receber, contas bancárias, computadores e móveis	Débito	Crédito
Responsabilidades: coisas que você deve, incluindo contas a pagar e empréstimos	Crédito	Débito
Receita: dinheiro recebido por produtos ou serviços durante a realização de negócios	Crédito	Débito
Despesas: o custo de fazer negócios, incluindo suprimentos, aluguel, despesas com folha de pagamento etc.	Débito	Crédito
Capital / Patrimônio Líquido: representa sua propriedade ou interesse financeiro no negócio	Crédito	Débito

Etapa 3:prepare sua entrada no diário

Você identificou as contas que estarão envolvidas em seu lançamento no diário, bem como o tipo de contas que elas são. Agora você está pronto para preparar sua entrada no diário.

Dicas para preparar uma entrada de diário:

• Digite a data correta: O primeiro passo é datar sua entrada no diário. Isso é para garantir que seja postado no período correto.
• Escreva o nome e o número da conta: Ao preparar um lançamento contábil manual, sempre inclua o número da conta contábil e o nome da conta.
• Insira o valor do débito e do crédito: Usando o exemplo acima, você debitará (aumentará) sua conta de material de escritório, que é uma conta de despesas, e creditará (reduzirá) sua conta de caixa, que é uma conta de ativo.

Exemplo de uma entrada de diário

Abaixo está um exemplo de lançamento no diário que foi concluído com base na transação financeira acima.

Data	#	Conta	Débito	Crédito
15-01-2020	1	Materiais de escritório (5001)	$ 150
15-01-2020	1	Dinheiro (1001)(Material de escritório comprado para negócios)		$ 150

Observe que a data é inserida para ambas as linhas. É o lançamento contábil nº 1, o número da conta é incluído após o nome da conta e a conta de material de escritório foi debitada e a conta de caixa creditada.

O melhor software de contabilidade para documentar lançamentos contábeis

De longe, a melhor maneira de reduzir a quantidade de lançamentos contábeis que você precisa fazer e, ao mesmo tempo, preencher facilmente os necessários é usando um software de contabilidade.

Ao usar um software de contabilidade, os lançamentos contábeis são concluídos toda vez que você processa contas a pagar, calcula custos contábeis ou realiza qualquer outra transação contábil básica, permitindo que você registre apenas itens como lançamentos de ajuste de final de mês.

O software de contabilidade também calcula e lança automaticamente os lançamentos de fechamento, garantindo que os saldos de abertura estejam corretos para o novo ano.

Aqui estão três aplicativos de contabilidade para pequenas empresas que facilitam a criação e o lançamento de lançamentos contábeis.

1. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro é um aplicativo de desktop que também oferece conectividade remota. O AccountEdge Pro é uma boa opção para empresas pequenas e em crescimento que procuram um aplicativo de contabilidade que possa crescer junto com elas.

Particularmente adequado para varejistas e vendedores on-line, o AccountEdge Pro oferece integração com Shopify e UPS Shipping.



O AccountEdge Pro não inclui um feed bancário, mas você pode baixar seu extrato bancário para reconciliação no aplicativo. A tela de entrada de contas no AccountEdge Pro facilita o registro de lançamentos no diário, com uma opção disponível para tornar um lançamento recorrente, bem como a capacidade de reverter o lançamento do mês anterior para coisas como provisões.

Um campo de memorando também está disponível para você inserir uma descrição do lançamento contábil manual.

O AccountEdge oferece quatro planos:Basic, Pro, Priority Zoom e Priority ERP, com preços a partir de US$ 149 por ano.

2. Contabilidade Sage 50cloud

O Sage 50cloud Accounting é considerado um aplicativo híbrido, oferecendo instalação no local e acesso remoto ao aplicativo usando o Microsoft 365.

O Sage 50cloud Accounting oferece planos adequados para escritórios individuais, bem como para empresas que requerem capacidade para vários utilizadores, com a edição Quantum a suportar até 40 utilizadores.



Você pode criar facilmente lançamentos contábeis no Sage 50cloud Accounting indo para a tela de lançamentos contábeis gerais, onde você pode inserir os detalhes de sua transação, incluindo um código de transação exclusivo e a descrição do lançamento contábil manual.

Você também pode reverter uma transação clicando na caixa Reverter lançamento contábil manual na parte superior da tela.

O Sage 50cloud Accounting oferece três planos:Contabilidade, Contabilidade Premium e Contabilidade Quantum, com preços a partir de $ 278,95 por ano.

3. QuickBooks Online

Originalmente desenvolvido para empresas muito pequenas, o QuickBooks Online continua a adicionar recursos e funcionalidades, tornando-o uma boa opção também para empresas em crescimento.

Disponível em quatro planos, com um plano autônomo também disponível, os recursos são muito orientados ao plano, com muitos recursos encontrados apenas nos planos mais caros.



O QuickBooks Online oferece recursos como feeds bancários automáticos, que reduzirão bastante o número de lançamentos contábeis que precisam ser criados.

Quando você precisar criar uma entrada de diário, poderá fazê-lo facilmente, com o QuickBooks Online atribuindo automaticamente um número de referência a todas as entradas de diário. Um campo de descrição e um campo de memorando estão disponíveis para detalhar para que serve a entrada.

O QuickBooks também permite excluir uma entrada de diário publicada anteriormente, mas para manter uma trilha de auditoria, qualquer entrada de diário lançada com erro deve ser revertida, não excluída.

O QuickBooks Online oferece quatro planos regulares:Simple Start, Essentials, Plus e Advanced, bem como um plano de autônomo disponível para freelancers, com preços a partir de US$ 10 por mês nos primeiros três meses.

Os lançamentos de diário fazem parte do processo de contabilidade financeira

Se você optou por usar um software de contabilidade, os lançamentos contábeis financeiros se tornam raros, com lançamentos contábeis típicos feitos apenas para inserir provisões, ajustes de fim de mês e despesas de depreciação.

Por sua vez, seu aplicativo de software de contabilidade lida com o peso do trabalho, criando entradas de diário automaticamente quando as transações financeiras são processadas, aumentando a precisão e reduzindo sua carga de trabalho.

Se você quiser saber mais sobre outros aplicativos de contabilidade para pequenas empresas, confira nossas análises de software de contabilidade para pequenas empresas.