Como criar um relatório de despesas (+ modelos)

Talvez você tenha a impressão equivocada de que os relatórios de despesas são necessários apenas para grandes empresas com milhares de funcionários.

Embora seja verdade que empresas de médio e grande porte processam milhares de relatórios de despesas anualmente, um relatório de despesas é igualmente importante para pequenas empresas e, de certa forma, pode ser ainda mais importante.

Outro mito é que os relatórios de despesas são apenas uma necessidade para seus funcionários. Não é verdade.

Um relatório de despesas é uma necessidade para qualquer funcionário que queira ser reembolsado pelas despesas comerciais incorridas, como quilometragem, gasolina ou refeições.

Mas, como proprietário do negócio, você também deve acompanhar quaisquer despesas comerciais em que possa incorrer.

Embora a necessidade possa ser diferente, a criação de um relatório de despesas pode ajudá-lo imensamente em suas operações comerciais regulares, informando exatamente quanto gastou em gasolina, quilometragem ou transporte durante o ano.

Essas informações podem ser inestimáveis ​​na hora de preparar as declarações fiscais da sua empresa, ou até mesmo para criar projeções financeiras para o ano seguinte.

Como você pode criar seu próprio relatório de despesas

• Os relatórios de despesas não são apenas para seus funcionários. O preenchimento de um relatório de despesas para suas próprias despesas ajudará você a acompanhar melhor seus níveis de gastos.
• A maioria dos aplicativos de software de contabilidade não oferece a capacidade de criar um relatório de despesas. Em vez disso, eles trabalham com aplicativos de terceiros para capturar imagens de recibos, registrar despesas e criar relatórios de despesas.
• Se você está procurando modelos de relatórios de despesas gratuitos, confira os oferecidos no Microsoft Excel. Possui diversas variações disponíveis para rastreamento de despesas e também oferece um registro de quilometragem e um modelo para estimar custos.

O que é um relatório de despesas?

Um relatório de despesas rastreia as despesas que foram incorridas durante a execução das tarefas de trabalho necessárias. Um relatório de despesas pode ser muitas coisas:um registro de quilometragem usado para reembolso, um recibo de despesas de hotel e estacionamento ou uma conta de despesas de refeições e entretenimento.

Quais informações são comumente encontradas em um relatório de despesas?

• Data da despesa
• Tipo de despesa (refeições, hospedagem, estacionamento, quilometragem etc.)
• Valor total da despesa
• A conta na qual a despesa deve ser cobrada
• Um subtotal para cada despesa por categoria
• Um total geral de todas as despesas
• Uma subtração de quaisquer adiantamentos em dinheiro
• O total devido ao funcionário

No passado, criar um relatório de despesas era uma tarefa temida, mas a introdução de aplicativos de relatórios de despesas, bem como modelos fáceis de usar, tornou o processo menos tedioso.

Em muitos casos, os relatórios de despesas são normalmente usados ​​para detalhar as despesas do funcionário para as quais ele está solicitando reembolso, mas os relatórios de despesas também podem ser usados ​​para justificar as despesas incorridas ao usar cartões de crédito fornecidos pela empresa.

Benefícios de usar um relatório de despesas

Existem mais de 30,2 milhões de proprietários de pequenas empresas em 2018 e provavelmente estão produzindo muitos relatórios de despesas.

Naturalmente, os empresários são os principais beneficiários dos relatórios de despesas. Ter um relatório detalhado de seus funcionários (ou de você mesmo) permite que você veja exatamente quanto suas despesas relacionadas a viagens realmente representam.

Ter essas informações ao seu alcance também permite que você faça um orçamento melhor para essas despesas ou talvez reduza as viagens se os custos forem excessivos.

Como criar um relatório de despesas

Se você estiver usando um software de contabilidade para pequenas empresas, como QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, provavelmente sabe que não é possível criar um relatório de despesas nesses e em aplicativos semelhantes.

Em vez disso, a maioria dos aplicativos de software de contabilidade para pequenas empresas fez parceria com aplicativos de relatórios de despesas de terceiros que foram criados especificamente para gerenciar despesas e criar relatórios de despesas.

Você também pode estar usando um dos modelos gratuitos que podem ser encontrados na internet ou um modelo do Microsoft Excel.

Existem várias maneiras de criar um relatório de despesas, dependendo do seu negócio, do software de contabilidade que você usa e de quão automatizado você gostaria que o processo fosse. Independentemente das ferramentas que você está usando, o mais importante é que você crie uma.

Use um dos modelos disponíveis online

Muitas empresas menores optam por usar um modelo de relatório de despesas comum, como o oferecido pelo Excel. Os modelos do Excel podem ser baixados facilmente e permitem que você insira dados de itens de linha nas colunas apropriadas, onde serão calculados automaticamente.



Esta planilha do Excel pode ser particularmente útil para pequenas empresas que desejam controlar despesas sem o custo adicional de adquirir software adicional.

As categorias de despesas comerciais padrão incluídas no modelo são convenientes e podem ser facilmente editadas, se desejar. Você sempre pode adicionar uma coluna adicional se tiver outras despesas que não se enquadram nessas categorias.

Obviamente, as informações na planilha precisarão ser digitadas em seu software de contabilidade para processar quaisquer reembolsos devidos a seus funcionários - e para garantir que suas despesas comerciais sejam precisas e atualizadas em seu aplicativo de software de contabilidade.

Usar software de contabilidade

Embora o software de contabilidade desempenhe um papel vital no processo de gerenciamento de despesas, a maioria dos aplicativos de software de contabilidade para pequenas empresas no mercado hoje não oferece uma maneira de criar um relatório de despesas.

Em vez disso, você pode optar por usar um dos muitos aplicativos de gerenciamento de despesas de terceiros projetados apenas para essa finalidade.

Use um software de gerenciamento de despesas

O Certify oferece integração direta com o QuickBooks Online, enquanto o Abacus se integra com o QuickBooks Online, Sage e Xero.

O ReceiptBank é outro aplicativo de software de gerenciamento de despesas com preço acessível que automatiza todo o processo de criação de relatórios. Até o Zoho oferece um aplicativo de gerenciamento de despesas projetado para integração com o Zoho Books.

O benefício de usar esses aplicativos de terceiros é o nível de automação que eles trazem para o processo de criação de um relatório de despesas.

Esses aplicativos são projetados para fazer o seguinte:

• Capturar imagens de recibo
• Conciliar despesas com instituições financeiras
• Crie relatórios de despesas automaticamente
• Encaminha para a(s) pessoa(s) apropriada(s) para aprovação

Modelos de relatório de despesas

Embora existam muitos modelos de relatórios de despesas disponíveis na Internet, sua melhor aposta pode ser usar um dos muitos modelos de relatórios de despesas disponíveis no Excel.

Relatório de despesas do Excel com milhagem

O modelo Relatório de despesas com milhagem oferece a capacidade de rastrear adequadamente as despesas comuns, incluindo hotel, refeições e transporte, mas a parte realmente útil é a capacidade de rastrear custos relacionados ao transporte.



Você pode inserir sua milhagem inicial e final, e a planilha calculará automaticamente a despesa de milhagem relacionada. A interface é agradável e exibe totais para cada uma das categorias incluídas na parte superior da planilha, que podem ser facilmente inseridas em seu software de contabilidade para processar reembolsos ou apenas acompanhar as cobranças.

Calculadora de despesas de viagem do Excel

Embora não seja um modelo de relatório de despesas, a Calculadora de Despesas de Viagem fornece a você e seus funcionários uma maneira fácil de calcular despesas potenciais inserindo despesas de transporte, hospedagem e refeições, com colunas para cada uma. Isso pode ser uma ferramenta útil para determinar se uma viagem é financeiramente viável antes de incorrer nos custos, e pode ser especialmente útil se sua empresa operar com um orçamento apertado.

Registro de milhagem e relatório de despesas do Excel

O Relatório de Despesas e Registro de Milhas pode ser uma ferramenta indispensável para quem passa muito tempo na estrada e está disponível para você e seus funcionários.

Relatórios de despesas para sua empresa

Se você é uma operação de uma pessoa ou gerencia uma equipe de 10 pessoas, o relatório de despesas é uma parte essencial de sua operação comercial. Se você ou seus funcionários se encontram muito na estrada (ou em aeroportos), vale a pena investigar a melhor maneira de criar relatórios de despesas.

Será tempo bem gasto!