3 maneiras de um serviço de folha de pagamento ajudar a manter seus contracheques precisos e economizar o dinheiro do seu negócio

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Pagar com precisão seus funcionários é uma das funções mais críticas do seu negócio. Não fazer isso pode levar a problemas significativos com seus funcionários, bem como com entidades estaduais e federais. Continue lendo para descobrir como o uso de um serviço de folha de pagamento pode ajudá-lo a pagar os trabalhadores corretamente e no prazo.

1. Os serviços de folha de pagamento ajudam você a classificar corretamente os trabalhadores

As pessoas que trabalham para sua empresa se enquadram em diferentes classificações:

• Em tempo integral
• Meio período
• Temporário
• Sazonal
• Freelancers
• Empreiteiros independentes

Dependendo do seu setor, épocas de pico e flutuações econômicas, sua empresa pode ter uma, algumas ou várias categorias de trabalhadores.

Os trabalhadores em sua folha de pagamento regular são funcionários isentos ou não isentos. (Os funcionários não incluem trabalhadores temporários, como contratados independentes.) Os funcionários isentos devem atender a critérios específicos, incluindo nível de salário mínimo, base salarial e responsabilidades de trabalho específicas. Os empregados não isentos têm direito a um salário mínimo e horas extras após trabalharem 40 horas semanais de trabalho.

É fundamental saber como classificar os trabalhadores para evitar a violação da lei. As classificações têm requisitos diferentes para retenção de impostos e direito a benefícios. Você deve manter-se atualizado sobre as classificações de trabalhadores federais e estaduais. As empresas de folha de pagamento podem mantê-lo em conformidade com as regulamentações salariais, fiscais e de benefícios classificando seus funcionários com precisão.

2. Serviços de folha de pagamento executam relatórios antes da folha de pagamento

Um serviço de folha de pagamento pode fornecer vários relatórios que são úteis ou, em alguns casos, vitais para revisão antes de iniciar a folha de pagamento. Um resumo de deduções, por exemplo, inclui uma lista de deduções para cada funcionário para que você possa verificar novamente os valores. Um relatório de necessidade de caixa mostra quanto dinheiro você precisa para executar a folha de pagamento e divide o valor em categorias como deduções, impostos e salários.

Outro relatório chamado de registro da folha de pagamento resume as informações do trabalhador para o período de pagamento atual, incluindo informações pessoais, salário bruto e horas trabalhadas. Um registro trimestral ou anual permite verificar depósitos e formulários de impostos.

Existem outros relatórios para revisar antes de executar a folha de pagamento, e um serviço profissional pode fornecê-los para ajudá-lo a reconciliar suas contas de pagamento e revisar as informações dos funcionários.

Se você já possui serviços de contabilidade, o software de folha de pagamento pode trabalhar em conjunto com seu sistema existente para ajudá-lo a manter-se atualizado sobre a folha de pagamento. Procure software com recursos que economizem tempo, como folha de pagamento automática e impostos e formulários automatizados. Você pode configurar a folha de pagamento automática uma vez, liberando-o para gastar mais horas em outros aspectos do seu negócio, em vez de se comprometer a preencher a folha de pagamento toda semana.

3. Os serviços de folha de pagamento ajudam você a processar penhoras

Se um tribunal ou agência notificar você sobre a necessidade de penhora do salário de um funcionário, talvez você não esteja familiarizado com as regras associadas à penhora de salário. No entanto, o descumprimento pode resultar em penalidades e multas. A penhora salarial é um procedimento legal em que o empregador retém parte dos ganhos de um empregado para pagamento de dívidas. Estes podem incluir:

• Suporte para crianças
• Alimentação
• Impostos não pagos
• Padrão de empréstimo estudantil

As leis de penhora de salários variam. Alguns estados, por exemplo, proíbem a penhora por dívidas do consumidor. Além disso, o valor máximo varia de acordo com o tipo de penhora. Os serviços de folha de pagamento podem mantê-lo em conformidade e ajudá-lo a obter a porcentagem correta de um salário.

Usar um serviço de folha de pagamento para fornecer aos trabalhadores um contracheque preciso ajuda sua empresa a cumprir as leis aplicáveis. Isso também significa que você é uma fonte confiável de renda para seus trabalhadores.