O que é o ciclo de aquisição e pagamento?

O Ciclo de Aquisição e Pagamento (também conhecido como Ciclo PPP para Compras, Pagáveis, e Pagamentos) consiste principalmente em duas classes de transações. A primeira classe é a classe de aquisição. O lançamento diário típico para esta classe de transações é um débito em inventoryInventoryInventory é uma conta de ativo atual encontrada no balanço patrimonial, consistindo em todas as matérias-primas, trabalho em progresso, e produtos acabados que uma ou uma despesa e um crédito a contas a pagar Contas a pagar Contas a pagar é um passivo incorrido quando uma organização recebe bens ou serviços de seus fornecedores a crédito. Contas a pagar são. A afirmação de classificação é muito importante neste cenário porque há muitos débitos possíveis que podem cumprir o lançamento contábil manual.

A segunda classe de transações no ciclo de aquisição e pagamento é a classe de desembolsos de caixa. O lançamento diário típico para esta classe é simplesmente um débito em contas a pagar e um crédito em dinheiro. Contudo, esse ciclo é principalmente sobre incorrer em contas a pagar e pagar essas contas em dinheiro.

Funções comerciais típicas e documentos importantes

Embora muitas empresas sigam diferentes processos internos e usem métodos eletrônicos, o fluxograma a seguir é um processo de negócios típico Ciclo de vida do negócio O ciclo de vida do negócio é a progressão de um negócio em fases ao longo do tempo, e é mais comumente dividido em cinco estágios no ciclo de aquisição e pagamento.

O processo geralmente começa com uma requisição de compra gerada por um funcionário da empresa. A requisição de compra é um documento que descreve o produto necessário e a quantidade necessária. O documento é então enviado ao departamento de compras que gera um pedido de compra. O pedido de compra lista o produto a ser comprado, a quantidade a pedir, e o preço que a empresa está disposta a pagar.

Tipicamente, os funcionários só têm permissão para comprar de uma lista de fornecedores aprovados. Assim que as mercadorias encomendadas forem recebidas pelo próximo departamento, a empresa emite relatório de recebimento. O relatório deve conciliar com o pedido de compra e é enviado para a equipe de contas a pagar da área de contabilidade. Aqui, o funcionário reconcilia as mercadorias recebidas com a fatura do fornecedor, e o lançamento contábil manual para contas a pagar é registrado. Finalmente, o pagamento é processado pelo tesouro, e o dinheiro é pago.

Metodologia Geral para Ciclos de Auditoria

Ao auditar ciclos para diferentes empresas, a abordagem típica é:

• Compreenda a entidade e seu ambiente
• Para cada ciclo, identificar os controles internos que existem
• Avalie o risco de controle e o risco de distorção relevante
• Avalie a análise de custo-benefício dos controles de teste e siga uma abordagem de auditoria combinada versus uma abordagem de auditoria puramente substantiva

Controles internos importantes para aquisições e desembolsos

Lembre-se de que, para classes de transações, existem cinco afirmações aplicáveis:corte, classificação, completude, ocorrência, e precisão .

O controle interno relativo à afirmação de ocorrência é que cada compra é acompanhada dos documentos comprovativos necessários, como a requisição de compra, Ordem de Compra, recebendo relatório, e fatura do fornecedor. Sem esses documentos, uma compra não pode “ocorrer” e, portanto, não deveria ter sido registrada. Outros controles incluem a aprovação de pedidos de compra por funcionários de nível superior, o cancelamento de documentos uma vez que uma transação foi registrada / contabilizada, e aprovar quaisquer alterações na lista do fornecedor.

Em termos de afirmação de integridade, pedidos de compra e relatórios de recebimento são normalmente pré-numerados e contabilizados. Se um número foi gravado duas vezes ou se houver um número faltando na lista, será fácil descobrir o problema.

Finalmente, em termos da afirmação de classificação, alguns controles incluem a aprovação adequada de um supervisor para entradas de diário, uma lista / plano de contas adequado com descrições de cada um, e comparação dos saldos com os valores orçados. Em termos de desembolsos de caixa, controles importantes são principalmente a segregação de funções e conciliações bancárias frequentes.

O papel do auditor

Os procedimentos analíticos substantivos são normalmente análises de tendência e proporção em relação aos dados da indústria, dados do ano anterior, e resultados esperados. Os procedimentos analíticos substantivos são geralmente suficientes e apropriados como evidência de auditoria porque os valores não são significativos e muitas vezes envolvem saldos relativamente triviais, como despesas gerais e administrativas.

Contudo, para questões contábeis mais judiciais e complexas em relação às despesas legais, reparos, despesas de manutenção, e despesas de aluguel, por exemplo, os auditores vão querer obter mais segurança e realizar testes de detalhes dos saldos.

Leituras Relacionadas

Obrigado por ler o guia do CFI para o ciclo de aquisição e pagamento. Oferecemos os seguintes recursos gratuitos para obter mais informações.

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