O que é faturamento progressivo e por que é importante?

p O dinheiro é rei. Obtê-lo internamente com os clientes pode ser um desafio, no entanto, especialmente se você estiver trabalhando com projetos de longo prazo e ciclos de faturamento estendidos. Esse problema, que é endêmico na construção, indústrias aeroespacial e de defesa, também é difundido entre as pequenas e médias empresas em muitos setores, onde os problemas de fluxo de caixa estão por trás de 90% das falências. Faturamento de progresso, também chamado de faturamento de progresso, pode beneficiar o provedor e o cliente.

O que é faturamento progressivo?

p O faturamento progressivo é uma abordagem de faturamento em que os clientes são faturados de forma incremental ao longo da vida de um projeto. É uma alternativa ao faturamento antecipado ou ao faturamento quando um contrato é concluído. Ao usar o faturamento progressivo, o valor total devido em um contrato é dividido em partes menores e faturado periodicamente, dando aos clientes a capacidade de "pagar conforme o uso". Para a empresa fornecedora, é uma forma de receber influxos de dinheiro ao longo da duração de um projeto. De muitas maneiras, é uma vitória tanto para o comprador quanto para o vendedor. Avançar, é o padrão da indústria para alguns setores, assim como os padrões do American Institute of Architects (AIA) para faturamento no setor de construção.

Principais vantagens

• O faturamento progressivo é uma abordagem de faturamento em que os clientes são faturados periodicamente com base na parte do projeto concluída.
• O faturamento progressivo é uma alternativa aos esquemas de faturamento inicial e final e é vantajoso por causa de seus benefícios de fluxo de caixa.
• As práticas da indústria e outros fatores podem tornar o faturamento do progresso complicado e trabalhoso.
• O software de faturamento flexível e integrado à contabilidade pode evitar que os contras do faturamento do progresso superem os prós.

Faturamento de progresso explicado

p O faturamento progressivo é uma forma de faturar os clientes com a intenção de acelerar a coleta de dinheiro ao longo de um projeto. É uma tática de gerenciamento de fluxo de caixa e é separada dos métodos de reconhecimento de receita nos livros de uma empresa; marcos do projeto e porcentagem de conclusão impulsionam o reconhecimento da receita, não programação de faturamento. O faturamento de progresso pode ser personalizado e documentado em um contrato de projeto, contanto que o cliente e o provedor concordem. Tipicamente, Contudo, o tempo de cada fatura de progresso é baseado no percentual de progresso alcançado no projeto ou na conclusão de uma entrega específica.

Como funciona o faturamento de progresso

p O preço total de um projeto é estabelecido no contrato ou orçamento e acordado entre a empresa fornecedora e o cliente no início do projeto. Conforme o projeto continua, as faturas são enviadas periodicamente ao cliente. O valor de cada fatura é baseado em um percentual estimado do projeto que foi concluído ou por um cronograma de valor mais detalhado (SOV). SOV é um formulário AIA que detalha o trabalho em um contrato e é usado para rastrear a porcentagem de conclusão e quaisquer estouros de custo para cada item.

p É comum para uma porcentagem predeterminada do contrato, como 5% ou 10%, a ser retido até o final do contrato para garantir que tudo foi entregue de forma satisfatória. Quando tais disposições, chamada retenção, existem na indústria da construção, o faturamento em andamento é baseado no valor do contrato menos o valor retido.

p Outros itens que podem complicar o andamento do faturamento incluem pedidos de alteração, estouro de custos, disputas de faturamento, pagamentos parciais pelo cliente, outras disputas e penalidades contratuais.

Qual é o objetivo do faturamento de progresso?

p O objetivo principal do faturamento de progresso é obter dinheiro do cliente para ajudar a sustentar o projeto sem esperar que toda a atribuição seja concluída. Ele reduz a pressão do fluxo de caixa sobre o fornecedor e reduz a necessidade deles de financiar o projeto de longo prazo de um cliente. O faturamento progressivo ajuda a cobrir custos como mão de obra, subcontratados e materiais, e essa abordagem progressiva de faturamento também ajuda a empresa a gerenciar seus custos indiretos e outras obrigações.

Quem usa o faturamento progressivo?

p O faturamento progressivo pode ser usado em qualquer setor para um projeto de qualquer duração, se a empresa fornecedora e o cliente concordarem. Mais frequente, é usado para grandes valores, projetos de longo prazo, e é comumente associado às indústrias de construção e aeroespacial. Outras aplicações, como desenvolvimento web e projetos de design, normalmente emite faturas de progresso conforme o trabalho é concluído ao longo dos meses. A fabricação, as indústrias de engenharia e defesa do governo costumam usar o faturamento de progresso.

Benefícios comerciais do faturamento progressivo

p O faturamento progressivo ajuda tanto a empresa prestadora do serviço quanto o cliente. E quando uma empresa ajuda seu cliente, outros benefícios normalmente se seguem. Certas vantagens são diretas e imediatas, enquanto outros fornecem valor indiretamente. Algumas das recompensas do faturamento por progresso são:

1. p Ele permite que a empresa fornecedora ou contratado obtenha fundos internos para apoiar as operações e as próximas etapas do projeto. Os exemplos incluem a compra de materiais para as próximas etapas do projeto e o pagamento de subcontratados à medida que seu trabalho é concluído.

2. p O faturamento progressivo cobra um número maior de valores menores, que pode ser mais fácil de cobrar do cliente. Em vez de perseguir um único pagamento fixo de um cliente, a equipe de cobrança de uma empresa pode ter mais sucesso na cobrança de pagamentos menores. Os valores menores também podem permitir que uma variedade mais ampla de opções de pagamento seja oferecida aos clientes.

3. p Pode motivar parceiros e subcontratados que são pagos à medida que o trabalho é concluído. A conexão direta entre o andamento do projeto e o pagamento pode ajudar a manter terceiros, como eletricistas, encanadores, desenvolvedores da web ou freelancers na programação.

4. p Força a comunicação regular com o cliente, ajudando a manter ambas as partes na mesma página quanto ao andamento do projeto. Nos casos em que SOVs são usados, muitas partes interessadas do projeto revisam a porcentagem de conclusão de cada tarefa.

5. p O faturamento progressivo pode tornar o orçamento e a previsão mais fáceis. Porque requer monitoramento próximo da conclusão do projeto, pode ajudar a informar estimativas sobre receitas futuras, despesas e lucro.

6. p Ele fornece uma vantagem estratégica potencial para conquistar novos clientes, reduzindo seus custos iniciais e reduzindo o risco de trabalhar com um novo provedor. Novos clientes podem hesitar em pagar por projetos antecipadamente sem um relacionamento comprovado. A alternativa, pagamento no final do projeto, comprime o fluxo de caixa para o fornecedor do projeto. O faturamento do progresso reduz o risco em ambos os lados.

7. p O faturamento progressivo melhora a retenção do cliente por meio do faturamento transparente. A documentação e a conexão direta com as entregas que fazem parte do faturamento progressivo podem fornecer um nível de conforto para os clientes que desejam saber o que estão pagando. Estudos mostram que o desgaste do cliente é reduzido quando há um nível de clareza e conforto no processo de faturamento.

4 etapas de faturamento de andamento

p Em alto nível, há quatro etapas envolvidas no faturamento de andamento de um projeto. Na prática, cada uma dessas etapas pode ter vários componentes, pode ser iterativo e pode exigir várias tarefas. O software de gerenciamento financeiro - especialmente quando integrado com outras áreas da sua empresa, como relacionamento com o cliente e gerenciamento de projetos usando ferramentas de planejamento de recursos empresariais (ERP) - pode ajudá-lo a criar estimativas precisas, automatize o faturamento e controle quando o pagamento é recebido. As quatro etapas em andamento do faturamento são:

1. p Assine o contrato. Dentro do acordo geral do projeto que estabelece as responsabilidades tanto para o fornecedor quanto para o cliente, deve haver acordo sobre o uso de um método de faturamento progressivo e sobre a frequência de faturamento. Os termos de faturamento devem ser especificados, como métodos de pagamento aceitáveis, termos de pagamento, descontos, penalidades e contatos.

2. p Configure a programação. Determine o cronograma do projeto, porque isso forma a base para o cronograma de faturamento de andamento. Isso exigirá quebrar o projeto em partes menores, tanto de um produto final quanto de uma perspectiva financeira. Isso pode ser alcançado por meio de um SOV ou por meio de cronogramas e estimativas de apoio.

3. p Meça o progresso. Usando o SOV ou marcos pré-estabelecidos, medir o progresso da conclusão do projeto. Com base na frequência de faturamento contratada, determinar quando as faturas devem ser geradas de acordo com o trabalho real executado. Por exemplo, um projeto pode indicar que as faturas devem ser geradas em intervalos de 5% de conclusão (ou seja, 5%, 10%, 15% e assim por diante). Outro projeto pode ditar marcos específicos de conclusão que acionam uma fatura de progresso, como a conclusão de todo o enquadramento do edifício.

4. p Emita faturas. Gere a fatura de progresso, incluindo informações apropriadas, envie-o ao cliente e comece os esforços de coleta.

O que está incluído em uma fatura de progresso?

p As faturas devem ser sempre informativas e claras. As faturas de progresso compartilham muitos dos mesmos elementos básicos de outras faturas, incluindo a data da fatura, Data de Vencimento, métodos de pagamento aceitáveis, incentivos de pagamento antecipado e multas por atraso. Além do básico, as faturas de progresso apresentarão detalhes específicos, tal como:

• O valor do contrato original e quaisquer alterações, se aplicável.
• Valor acumulado do faturamento em andamento na data da fatura.
• Saldo pago até a data.
• Porcentagem de conclusão do projeto.
• Saldo do valor do contrato a ser pago.

Exemplo de faturamento de progresso

p Aqui está um exemplo hipotético de faturamento de progresso na indústria de construção, que ilustra como o processo funciona e destaca os benefícios do fluxo de caixa.

p Um cliente hipotético chamado SKSN Enterprises negocia e assina um contrato com a Acme Construction para construir um prédio de escritórios para seu negócio em crescimento. Um SOV está incluído no contrato, mostrando as entregas discriminadas durante o período esperado de dois anos. O contrato inclui os seguintes termos:

• Preço total do contrato - $ 8 milhões
• Prazo do projeto - 2 anos
• Frequência de faturamento - trimestral (4x / ano)
• Retenção - 10% após a conclusão

p No final dos primeiros três meses, SKSN e Acme revisam o status do projeto e concordam que os itens do SOV estão no caminho certo e que o projeto está cerca de 12,5% concluído. A Acme envia a fatura de progresso # 1 para SKSN por $ 900, 000, que é 12,5% de $ 7,2 milhões (o valor do contrato original menos a retenção de 10% que ambas as partes concordaram em “tirar o topo”). SKSN faz o pagamento do andamento prontamente. A cada três meses, uma revisão semelhante é feita, uma fatura é gerada e o SKSN paga. No início do segundo ano, uma tempestade de neve causa lentidão na construção, de modo que o progresso daquele trimestre é de apenas 8%, refletido na fatura nº 5. Por causa do bom relacionamento que a Acme tem com seus trabalhadores e subcontratados, ele compensa o tempo perdido durante o próximo trimestre (fatura nº 6) e coloca o projeto de volta no cronograma. No final do projeto, SKSN está maravilhada com a construção, a lista de pendências de itens pendentes é preenchida pela Acme e a fatura final (para a retenção deduzida no início) é paga.

p O faturamento de progresso da Acme para este cenário ao longo da vida do projeto é o seguinte:

Ano 1 Ano 2 Fatura # 1 Fatura # 2 Fatura # 3 Fatura # 4 Fatura # 5 Fatura # 6 Fatura # 7 Fatura # 8 Fatura final Valor do contrato original $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 $ 8, 000, 000 Retenção 10% $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 $ 800, 000 Montante pago até a data $ - $ 900, 000 $ 1, 800, 000 $ 2, 700, 000 $ 3, 600, 000 $ 4, 176, 000 $ 5, 400, 000 $ 6, 300, 000 $ 7, 200, Saldo do contrato 000 $ 7, 200, 000 $ 6, 300, 000 $ 5, 400, 000 $ 4, 500, 000 $ 3, 600, 000 $ 3, 024, 000 $ 1, 800, 000 $ 900, 000 $ - Porcentagem concluída no período 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 8,0% 17,0% 12,5% 12,5% 100,0% Valor faturado $ 900, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 576, 000 $ 1, 224, 000 $ 900, 000 $ 900, 000 $ 800, 000 p No total, A Acme faturou US $ 3,6 milhões no primeiro ano do projeto e os US $ 4,4 milhões restantes no segundo ano - destacando o impacto positivo que o faturamento fez no fluxo de caixa livre da Acme (ou o valor restante após subtrair os custos operacionais e despesas de capital).

Modelo de faturamento de progresso gratuito

p Para ajudar uma empresa iniciante no faturamento a visualizar todos os elementos necessários em uma fatura em andamento, um modelo de faturamento de progresso para download gratuito é fornecido em formato PDF. Naturalmente, a aparência de uma fatura de progresso pode ser qualquer coisa que a empresa desejar. Mas boas faturas de progresso devem sempre incluir todos os elementos do modelo, e a linguagem deve ser clara e precisa para que não haja espaço para interpretações erradas.

Gerenciar faturamento de progresso com software de contabilidade

p Ocasionalmente, podem surgir complicações de faturamento que fazem com que o faturamento do andamento pareça ser mais problemático do que o problema, a menos que você tenha um software de faturamento flexível que pode tornar o faturamento de andamento mais suave. Isso inclui pedidos de mudança, materiais armazenados, mudanças imprevistas de custos e divergências sobre os percentuais de conclusão, entre outros problemas potenciais.

p As duas ferramentas mais úteis para o faturamento de progresso são os formulários AIA G702 / G703 e um sistema de contabilidade que tem um sistema flexível, função de faturamento integrada. O faturamento do progresso pode se tornar complexo e demorado, mesmo para projetos pequenos. Não é incomum para grandes, projetos plurianuais para exigir centenas de faturas. Embora valha a pena, dados os benefícios de fluxo de caixa do faturamento progressivo, manter o controle das programações de faturamento, saldos de contratos, as mudanças e o status do projeto podem ser um empreendimento enorme. O software de gerenciamento de faturas e faturamento pode ajudar sua empresa a gerenciar o volume e a complexidade de uma forma mais precisa, maneira mais rápida e eficiente. Adicionalmente, quando o software de contabilidade é integrado a uma solução ERP, a reentrada manual dos dados da fatura é eliminada, e o faturamento do progresso e o reconhecimento da receita podem ser reconciliados mais facilmente.

p Conclusão

p O dinheiro permite que uma empresa pague suas despesas operacionais, manter os projetos sob controle e financiar oportunidades de crescimento. O faturamento de progresso é uma ferramenta útil para manter o fluxo de caixa em uma empresa durante um projeto de longo prazo. É uma abordagem usada por muitos setores, especialmente aqueles com alto valor, projetos longos, mas pode ser complicado e trabalhoso. Um software de contabilidade robusto pode ajudar a manter os profissionais à frente dos contras.

Perguntas frequentes sobre faturamento de progresso

O que é uma fatura de progresso?

p Uma fatura de progresso solicita o pagamento parcial de um projeto com base em sua porcentagem de conclusão ou em marcos de entrega mais específicos. É um método comum de cobrança para projetos de longo prazo em muitos setores, especialmente construção, aeroespacial e defesa.

O que significa faturamento progressivo?

p Faturamento progressivo é outro termo para faturamento de progresso, que é uma abordagem para cobrar um cliente em estágios predeterminados, à medida que o trabalho em um projeto é concluído. É um método alternativo de cobrança antecipada ou cobrança quando os projetos são concluídos.

Como faço para implementar o faturamento de andamento?

p Uma empresa estabelece uma frequência para o faturamento do andamento como parte do contrato do projeto que negocia e assina com um cliente. Um cronograma de valor (SOV) pode ser parte do contrato e usado para relacionar os detalhes das tarefas a serem executadas. Faturas de progresso são enviadas periodicamente ao cliente na frequência contratada por um valor que se correlaciona com a porcentagem de trabalho concluído, usando o SOV, certos marcos ou outros métodos de estimativa. Como esse processo pode se tornar complicado e trabalhoso, muitas empresas usam software de faturamento que é flexível e integrado com sistemas de contabilidade para ajudar a facilitar o andamento do faturamento.