O que é automação AP e como funciona?

Como a maioria das equipes financeiras sabe muito bem, um processo manual de contas a pagar pode ser entediante e sujeito a erros. Trabalhando com pilhas de faturas em papel, entrar em contato individualmente com os aprovadores relevantes e enviar verificações não é apenas lento, ele abre a empresa para fraudes e torna as auditorias penosas.

A tecnologia de automação de contas a pagar (automação AP) visa fornecer uma forma mais eficiente, maneira rápida e precisa de lidar com esse processo financeiro de back-end. Ao eliminar processos manuais e pilhas de papel, A automação de AP pode melhorar seus relacionamentos com fornecedores e parceiros enquanto economiza tempo e dinheiro, reduzir dias de vendas pendentes (DSO), melhorando assim o fluxo de caixa.

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O que é Automação de Contas a Pagar (Automação AP)?

A tecnologia de automação AP automatiza as etapas de rotina, como o recebimento de faturas, codificação, encaminhamento para aprovação, pagamento e reconciliação. Você pode encontrar o termo processamento "sem toque", o que geralmente significa que a automação do AP elimina a necessidade de inserir dados manualmente em qualquer estágio, embora os aprovadores ainda precisem assinar os pagamentos com um clique do mouse.

O software de automação de AP normalmente também fornece painéis e ferramentas analíticas que ajudam a gerenciar o processo de AP e diagnosticar problemas. Como todos os dados de contas a pagar são digitalizados e armazenados em um único sistema, é mais fácil pesquisar e auditar as informações.

Como funciona a automação de contas a pagar?

O software de automação AP converte as faturas de seus fornecedores em um formato digital padrão e, em seguida, as envia por meio de um fluxo de trabalho digital que culmina com o pagamento dos fornecedores.

No início deste processo, A automação do AP usa o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair informações das faturas. Alguns produtos usam aprendizado de máquina para reconhecer padrões ao longo do tempo e melhorar a precisão; por exemplo, eles podem sugerir códigos de contabilidade geral específicos ou roteamento de aprovação com base na experiência anterior. Personalizando regras para o seu negócio, como variações aceitáveis ​​ou hierarquias de aprovação, você pode eliminar a necessidade de intervenção manual para a maioria das faturas.

Por que automatizar contas a pagar?

Existem muitos motivos para automatizar o AP. Alguns envolvem um retorno tangível e rápido do investimento. Ao reduzir a necessidade de esforço manual, A automação do AP pode reduzir seus custos de processamento. Também pode ajudá-lo a dimensionar AP mais facilmente conforme sua empresa cresce, reduzindo a necessidade de contratar mais pessoas.

A automação do AP também fornece ferramentas que podem ajudá-lo a gerenciar pagamentos e fluxo de caixa com mais precisão. Ao tornar o processo de pagamento mais rápido e suave, A automação do AP também pode aumentar sua capacidade de obter descontos no pagamento do fornecedor.

Outros benefícios incluem menos fraude, menos erros e auditorias mais suaves.

Principais tarefas de contas a pagar para automatizar

As tarefas de AP que provavelmente se beneficiarão mais com a automação são aquelas em que você pode reduzir o tempo de processamento ou aumentar a precisão, ambos economizam dinheiro. Comparado com o processamento manual, A automação do AP pode melhorar muito as seguintes etapas:

• Entrada de dados. Automatizar a captura de dados de todos os documentos de origem é mais rápido e menos sujeito a erros do que inserir dados manualmente.
• Correspondência de fatura . As faturas podem ser combinadas automaticamente com os documentos de suporte, como pedidos de compra e recebimento de documentos (combinação de três vias). Esta correspondência automática é mais rápida e precisa do que a correspondência manual, especialmente para empresas que, de outra forma, precisariam comparar documentos armazenados em locais diferentes.
• Faturas de codificação . Você pode estabelecer regras que definem automaticamente o código de razão geral correto para cada fatura, eliminando o tempo e as inconsistências inerentes à codificação manual.
• Roteamento de aprovação . O roteamento eletrônico para todos os aprovadores necessários é mais rápido do que enviar documentos manualmente para cada um deles, e também fornece melhor rastreamento em todo o fluxo de trabalho.

Como automatizar contas a pagar?

As empresas geralmente aplicam software de automação AP implementando software AP, seja em um modelo de software como serviço, onde o aplicativo está hospedado na nuvem, ou no local, para empresas que preferem hospedar e gerenciar seus próprios sistemas.

Assim que o sistema estiver instalado, a equipe de finanças, bem como os aprovadores, precisam ser treinados, e vale a pena gastar tempo configurando regras para automatizar o máximo de etapas possível. E embora o processo de AP seja bastante padrão, as empresas podem ter alguns requisitos exclusivos que você desejará para garantir que a solução possa acomodar esses fluxos de trabalho. Isso proporcionará o máximo retorno do investimento.

Quais são os benefícios da automação de AP?

A automação do AP também pode fornecer benefícios não apenas para o grupo financeiro, mas para toda a organização:

• Há menos necessidade de armazenar papel e pagar os custos de postagem e entrega.
• Menos erros manuais reduzem a necessidade de vários departamentos despenderem tempo investigando problemas e lidando com reclamações de fornecedores.
• As auditorias e os esforços de conformidade são mais fáceis. Recursos integrados de segurança e responsabilidade podem sinalizar atividades suspeitas, ajudando a detectar fraudes.
• O pagamento imediato e previsível pode melhorar sua reputação e ajudá-lo em futuras negociações com fornecedores.
• A equipe pode ser redistribuída para tarefas de maior valor, como a análise de dados de pagamentos, em vez de gastar seu tempo na entrada manual de dados.

Como selecionar o software AP?

A seleção do software de automação de AP certo para o seu negócio deve incluir as quatro etapas a seguir:

• Planejamento. Reúna uma equipe multifuncional que possa definir os objetivos de sua empresa para automação de AP.
• Levantamento de requisitos. Seu departamento de AP documenta como funciona o processamento de contas a pagar atuais e cria uma lista de requisitos para uma solução de automação de AP. No final desta fase, você cria uma solicitação de proposta (RFP) e a envia para selecionar fornecedores que atendem aos critérios.
• Avaliação de fornecedor . Você avalia as propostas dos fornecedores que respondem à sua RFP, examinando aspectos de suas soluções propostas, como recursos, custos e abordagem de implementação.
• Seleção de fornecedores . Você se aprofunda para descobrir exatamente como os fornecedores mais promissores atendem às suas necessidades; isso pode envolver o desenvolvimento de documentos de descoberta detalhados e a solicitação de demonstrações. Então, selecione seu fornecedor.

Automação de contas a pagar com NetSuite

A solução de contas a pagar da NetSuite ajuda as empresas a economizar tempo, melhore o controle e aumente a produtividade automatizando o processamento e o pagamento de faturas. Por exemplo, o software pode minimizar o tempo e esforço necessários para processar faturas, eliminando a entrada manual e calculando descontos automaticamente. Ele lida automaticamente com o processamento de exceções quando há incompatibilidades entre faturas e pedidos de compra. O NetSuite também fornece insights em tempo real sobre todo o processo de contas a pagar para reduzir o potencial de contas perdidas ou pagamentos de faturas fraudulentos.