15 maiores desafios e soluções de contabilidade em 2021

Os líderes financeiros estão entrando em 2021 com um otimismo cauteloso e medido, bem ciente dos desafios que temos pela frente. Mas com esses desafios vêm oportunidades e soluções, para que as equipes de finanças e contabilidade entrem em 2021, aqui está o que se preparar e como se destacar em 2021.

15 desafios contábeis e suas soluções

As equipes de contabilidade que utilizam a tecnologia são mais capazes de se adaptar às mudanças e desafios, como algumas das inesperadas cadeias de suprimentos e interrupções de receita vistas em 2020. Então, Quais são os maiores desafios que os contadores enfrentam hoje? Fluxo de caixa, contratando novos talentos, adaptar-se a novas mudanças fiscais e regulatórias e continuar a se ajustar ao trabalho remoto continuam sendo alguns dos maiores obstáculos para as equipes de contabilidade.

1. Fluxo de caixa

   Muitas vezes, quando há dificuldades econômicas, ou sinais de que está pendente, as empresas agem rapidamente para aumentar a liquidez, implementando contenção de custos, durante a implementação de medidas de contenção de custos e adiamento de investimentos planejados. Parte desse foco na melhoria do fluxo de caixa persistirá em 2021 - especialmente quando se trata de despesas de capital.

   A empresa de consultoria e gerenciamento McKinsey &Company diz que os conselhos de administração mudaram seu foco de lucro antes de juros e impostos (EBIT) para dinheiro - e isso se traduziu em responsabilidade pelo gerenciamento de caixa em todos os níveis da empresa. Mas algumas dessas medidas de corte de custos desaceleraram, particularmente aqueles relacionados à força de trabalho e operações. As empresas estão mais confiantes em gerar receita com as mudanças que fizeram em 2020 nas ofertas de produtos ou serviços e estratégias de preços. Cerca de 28% dos CFOs pesquisados ​​pela PricewaterhouseCoopers (PwC) em outubro de 2020 esperam um aumento na receita nos próximos 12 meses, um aumento acentuado de apenas 11% em junho de 2020.

   Melhorar a eficiência dos processos de contas a receber e contas a pagar será vital para garantir um fluxo de caixa estável. Fique de olho em métricas como despesas, faturas vencidas e fluxo de caixa operacional. Gerar e rastrear relatórios de caixa diariamente pode ajudá-lo a planejar o futuro, porque você verá mudanças ou flutuações que pode usar para informar outras decisões.

2. Relatório financeiro

   O gerenciamento de divulgações financeiras continua a ser uma preocupação para empresas públicas e grandes empresas privadas afetadas pelos requisitos da SEC. Os líderes financeiros estão preocupados em cumprir os requisitos de relatórios dos programas de estímulo do governo relacionados ao COVID-19 e em garantir a documentação adequada, registro e relatórios para auditorias. Adicionalmente, mudanças em torno dos requisitos de divulgação para o meio ambiente, Social and Governance (ESG) estão provavelmente à frente, e as equipes de contabilidade precisam estar atentas a um cenário regulatório em constante mudança.

3. Contratação e retenção de talentos

   A contratação continua para funções de contabilidade e finanças em tecnologia, cuidados de saúde, gestão da propriedade, serviços financeiros, bem como para posições que mantêm fortes contas em dinheiro. Essas funções incluem faturamento, contas a receber e cobranças.

   Reter os melhores funcionários à medida que a competição se intensifica é um desafio importante. Cerca de 8 em cada 10 gerentes financeiros e contábeis estão preocupados em manter funcionários valiosos. Duas áreas principais de preocupação são o baixo moral e as altas taxas de esgotamento por causa de cargas de trabalho pesadas - sendo a última uma questão um tanto perene para contadores. Tomar medidas para garantir que as principais estratégias de retenção de funcionários se apliquem ao departamento de contabilidade e finanças - como educação e treinamento contínuos - é um lugar para começar a elevar o moral. Ajudar os contadores a desenvolver as habilidades técnicas e sociais para melhor aplicar seus conhecimentos de domínio à estratégia de negócios, à medida que mais tarefas transacionais são automatizadas, será crucial para a retenção em 2021.

4. Automação e Inteligência Artificial

   Embora apenas 2% das grandes empresas tenham implementado aprendizado de máquina ou IA, cerca de um em cada cinco indica que está planejando começar. As implementações de IA são feitas para lidar com a escassez de mão de obra, automatizar tarefas trabalhosas e fornecer dados mais perspicazes.

   À medida que mais trabalho transacional se torna automatizado, os contadores precisarão desenvolver habilidades diferentes para aplicar seus conhecimentos às informações e dados gerados a partir de novas tecnologias e desempenhar um papel mais importante na estratégia de negócios. Software de contabilidade baseado em nuvem, orçamento, previsão, a análise de dados e as ferramentas de visualização estão construindo algumas das bases para a automação em contabilidade.

5. Upskilling

   À medida que a automação aumenta, impulsionar as habilidades e conhecimentos existentes para alavancar os resultados da tecnologia beneficiará os funcionários e sua empresa. Concentre-se em melhorar as habilidades e aprender mais sobre folha de pagamento baseada em nuvem e sistemas de informação de recursos humanos, sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), análise de dados e modelagem e previsão financeira. Além de habilidades técnicas, outras habilidades suaves benéficas em demanda serão a capacidade de trabalhar de forma independente e em equipes virtuais, atenção aos detalhes, estar confortável com a mudança, criatividade, um desejo de aprendizagem contínua e habilidades de comunicação escrita e verbal. Oferecer educação e treinamento contínuos também tem o benefício adicional de elevar o moral e a retenção dos funcionários. As empresas com alta classificação no treinamento de funcionários têm taxas de evasão 53% mais baixas do que aquelas classificadas abaixo.

6. Mudanças na legislação tributária

   Aplicar mudanças nas leis tributárias é uma preocupação comum para as equipes de contabilidade. Mas há ainda mais mudanças reservadas em 2021 do que o normal. Em seu boletim informativo de janeiro de 2021, o presidente da Conferência Nacional de Praticantes de CPA, Neil Fishman, apontou para o fato de que os profissionais agora precisam absorver cerca de 5, 593 páginas de novas disposições na Lei de Dotações Consolidadas, mais conhecido como estímulo COVID, na esteira de uma nova temporada de impostos. Isso inclui extensores de impostos, dedutibilidade das despesas de PPP, o potencial para empréstimos PPP de segundo sorteio e um processo simplificado para perdão de empréstimo PPP para valores abaixo de $ 150, 000. As equipes de contabilidade têm em mente as mudanças fiscais, especialmente compreender a responsabilidade tributária total e navegar em mudança nas políticas de comércio e tarifas.

   Navegar com eficácia pelas mudanças na legislação tributária pode ajudá-lo a ter mais fundos disponíveis para enfrentar outros desafios de negócios que estão por vir. Digitalizado, registros precisos e fáceis de acessar com software de contabilidade tornarão um ano fiscal complexo mais gerenciável.

7. Mudanças regulatórias e novos padrões de contabilidade

   Novos padrões de reconhecimento de receita, os padrões de contabilidade de arrendamento e os padrões de contabilidade CECL têm sido um desafio para as equipes de contabilidade nos últimos anos. Embora diferentes fases de implementação de padrões tenham sido adiadas por causa da pandemia, eles permanecem no horizonte - então preste atenção aos anúncios. Mantenha-se atualizado com as novas regulamentações sobre empréstimos de PPP e mudanças relacionadas aos pacotes de estímulo COVID atuais e futuros.

8. Gerenciamento de despesas

   Embora tradicionalmente domine os relatórios de despesas, as despesas com viagens diminuíram 77% ano após ano. Mas o risco de gastos foi três vezes maior do que em 2019 - com a atividade de fraude aumentando 57% do segundo ao terceiro trimestre apenas em 2020. Mover funcionários para o trabalho remotamente trouxe desafios de gerenciamento de despesas totalmente novos. Material de escritório, equipamentos de informática e outros itens necessários para trabalhar em casa eram despesas comuns. Mas com isso veio o risco de os funcionários aproveitarem e gastarem coisas como televisores de tela grande, sistemas de som e até assinaturas de TV.

   Se você ainda não fez isso, atualize sua política de despesas, concentrando-se nas despesas de escritório em casa permitidas e alimentação, incluindo serviços de entrega e cartões-presente. Verifique os controles internos e considere automatizar ainda mais o processo de gerenciamento de despesas com software para desencorajar despesas fraudulentas e sinalizar automaticamente as questionáveis.

9. Gestão de folha de pagamento

   Novos desafios de folha de pagamento decorrentes de mudanças nas leis e regulamentos nos níveis federal e estadual estão no horizonte. E o gerenciamento de retenções para funcionários em diferentes locais tornou-se um obstáculo significativo para os gerentes de folha de pagamento. O trabalho remoto tornou a gestão do imposto de renda estadual um desafio devido à complexidade de determinar o local principal de trabalho.

   Se você ainda não fez isso, considere automatizar seus processos de folha de pagamento. Plataformas de folha de pagamento baseadas em nuvem ajudam no cálculo de ganhos, deduções, contribuições da empresa, impostos e folgas pagas, ao mesmo tempo que fornece suporte para várias jurisdições quando se trata de impostos, formulários, depósito direto e muito mais.

10. Cíber segurança

    Leva 280 dias em média para identificar e conter uma violação de dados, e o custo médio é de US $ 3,86 milhões. A maior parte dessas violações é iniciada por credenciais de funcionários roubadas ou comprometidas. A equipe de contabilidade recebe regularmente e-mails com anexos ou links para faturas, e não é difícil ver com que facilidade um link ou anexo malicioso pode passar despercebido no fluxo de trabalho.

    As equipes de contabilidade são adequadas para serem divulgadores da segurança cibernética em toda a empresa - eles já são treinados em controles internos robustos, acesso e permissões exigidas de suas funções. Software desatualizado pode aumentar a taxa de sucesso de malware e ransomware, portanto, certifique-se de que todos os sistemas estejam atualizados.

11. Trabalho remoto

    Como muitas outras indústrias, uma das principais tendências da contabilidade é o desejo de um trabalho mais flexível e remoto. Cerca de 77% dos profissionais de contabilidade gostariam de continuar trabalhando remotamente. Mas o trabalho remoto traz desafios para as equipes de contabilidade e finanças - que durante décadas realizaram tarefas como o encerramento do mês por meio de longas noites no escritório. O trabalho remoto também exacerba o risco de ataques cibernéticos - com a IBM descobrindo que 70% das empresas que adotaram o teletrabalho durante a pandemia afirmam que esperam que aumente os custos de violação de dados.

    Concentre-se em fazer com que os controles financeiros estabelecidos funcionem com uma força de trabalho dispersa. Use uma estrutura clássica de avaliação de risco para determinar quais controles podem colocar a empresa em risco.

    Para a maioria das empresas, O software de contabilidade baseado em nuvem oferece vantagens óbvias no suporte a equipes de contabilidade remotas. As empresas que dependiam muito da tecnologia de computação em nuvem até 2020 foram mais capazes de enfrentar os desafios apresentados pelo trabalho remoto. E a tecnologia freqüentemente superava até mesmo VPNs com acesso a software baseado em instalações.

12. Baixa moral

    Não é de se admirar que o esgotamento seja um problema comum para quem trabalha nas áreas de finanças e contabilidade. Entre as responsabilidades de malabarismo, cargas de trabalho pesadas e um cenário regulatório em constante mudança, os departamentos de contabilidade e finanças podem ser facilmente atormentados com o moral baixo. Outra preocupação comum é a falta de pessoal - em média, as empresas com menos de US $ 25 milhões em receita empregavam apenas três pessoas em funções financeiras. E mesmo para empresas com receita anual entre US $ 100 milhões e US $ 499 milhões, esse número é de apenas 13 pessoas empregadas em funções financeiras.

    Como você pode elevar o moral de sua equipe de contabilidade? Encontre maneiras de reconhecer formalmente as contribuições individuais em uma base regular, especialmente no nível de gerente. Os gerentes têm um enorme impacto no moral de seus funcionários. Mantenha abertas as linhas de comunicação entre as equipes de contabilidade e liderança. Ouça a opinião deles não apenas sobre questões financeiras, mas também decisões estratégicas. Dê a eles as ferramentas de que precisam para colaborar. E automatize partes tediosas de seu trabalho para liberar tempo.

13. Previsões financeiras precisas

    As condições criadas pela pandemia tornaram as previsões financeiras precisas especialmente desafiadoras. Os líderes de negócios devem se envolver no planejamento de cenários e reexaminar as previsões de vendas, despesas e dinheiro. Teste e teste novamente as suposições, modelo de fluxo de caixa, taxa de queima e liquidez em vários cenários.

    Uma das principais dicas de contabilidade para pequenas empresas e startups é usar as demonstrações financeiras para avaliar e prever o desempenho dos negócios. Porque tanto está mudando tão rapidamente, o acesso a análises em tempo real é fundamental. Isso é o que fará a diferença na construção de modelos financeiros que levam em consideração as tendências históricas, condições atuais e melhores, cenários piores e mais prováveis.

14. Mantendo-se atualizado com as novas tecnologias e ferramentas

    Além de um ambiente regulatório e leis tributárias em constante mudança, acompanhar a evolução da tecnologia pode ser um fardo. Há uma razão pela qual as habilidades em torno de software de contabilidade baseado em nuvem são algumas das mais solicitadas por contadores e profissionais de finanças. A empresa de pesquisa Gartner disse recentemente que em 2024, mais de 45% dos gastos com TI serão transferidos para tecnologias baseadas em nuvem, em muitos casos, isso incluirá software financeiro e contábil.

    As mais recentes inovações em análise em tempo real, automação de processos robóticos (RPA) e IA dependerão de ter um som, de confiança, infraestrutura de dados limpa. Mas muitas empresas estão trabalhando com legado, sistemas de contabilidade locais que estão desatualizados. Relatório financeiro, gestão de caixa, contas a pagar e processos de fechamento de fim de mês estão todos sendo impactados pela tecnologia, e continuará a ser os principais componentes de automação e software de contabilidade baseado em nuvem no futuro próximo.

15. Inovação

    A contabilidade é uma carreira desafiadora? Absolutamente. Mas também há novas oportunidades interessantes se abrindo à medida que mais tarefas transacionais se tornam automatizadas, liberando tempo para que os profissionais de contabilidade voltem sua atenção para tarefas mais analíticas - e a inovação no software de contabilidade é abundante.

    Implementar e continuar a aprimorar os sistemas de contabilidade baseados na nuvem é o primeiro passo para enfrentar muitos dos desafios que 2021 apresentará. O software de planejamento de recursos empresariais top de linha integra finanças e contabilidade com outros módulos de software de negócios, como a cadeia de suprimentos, armazém e gestão de encomendas. Com uma fonte confiável de dados e maior automação de tarefas demoradas e sujeitas a erros, a equipe de contabilidade tem mais tempo e melhores dados para pesar nas decisões estratégicas e até mesmo se tornar um parceiro-chave na orientação da estratégia de negócios.