Contabilidade de caixa

O que é contabilidade de caixa?

A contabilidade de caixa é um método de contabilidade em que os recebimentos de pagamento são registrados durante o período em que são recebidos, e as despesas são registradas no período em que são efetivamente pagas. Em outras palavras, receitas e despesas são registradas quando o dinheiro é recebido e pago, respectivamente.

A contabilidade de caixa também é chamada de contabilidade de caixa; e pode ser contrastado com a contabilidade de exercício, que reconhece a receita no momento em que a receita é obtida e registra as despesas quando os passivos são incorridos, independentemente de quando o dinheiro é efetivamente recebido ou pago.

Principais vantagens

• A contabilidade de caixa é simples e direta. As transações são registradas apenas quando o dinheiro entra ou sai de uma conta.
• A contabilidade de caixa não funciona tão bem para empresas maiores ou com um grande estoque porque pode obscurecer a verdadeira posição financeira.
• A alternativa à contabilidade de caixa é a contabilidade de exercício, onde as transações são registradas à medida que as receitas são obtidas e as despesas incorridas, independentemente da troca de dinheiro.

Compreendendo a contabilidade de caixa

A contabilidade de caixa é uma das duas formas de contabilidade. O outro é a contabilidade de exercício, onde as receitas e despesas são registradas quando incorridas. As pequenas empresas costumam usar a contabilidade de caixa porque é mais simples e direta e fornece uma imagem clara de quanto dinheiro a empresa realmente tem em mãos. Corporações, Contudo, são obrigados a usar a contabilidade de exercício de acordo com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP).

Quando as transações são registradas em regime de caixa, eles afetam os livros de uma empresa com um atraso de quando uma transação é consumada. Como resultado, a contabilidade de caixa costuma ser menos precisa do que a contabilidade de exercício no curto prazo.

A maioria das pequenas empresas tem permissão para escolher entre o método de contabilidade de caixa e de competência, mas o IRS exige que as empresas com mais de US $ 25 milhões em receitas brutas anuais usem o método de acumulação. a Lei de Reforma Tributária de 1986 proíbe o método de contabilidade de caixa de ser usado para empresas C, paraísos fiscais, certos tipos de relações de confiança, e parcerias que têm parceiros da Corporação C. Observe que as empresas devem usar o mesmo método de contabilidade para relatórios de impostos que usam para sua própria contabilidade interna.

Exemplo de contabilidade de caixa

Sob o método de contabilidade de caixa, digamos que a empresa A receba $ 10, 000 da venda de 10 computadores vendidos para a Empresa B em 2 de novembro, e registra a venda como tendo ocorrido em 2 de novembro. O fato de a Empresa B de fato ter feito o pedido dos computadores em 5 de outubro é considerado irrelevante, porque não pagou por eles até que fossem fisicamente entregues em 2 de novembro.

De acordo com a contabilidade de exercício, por contraste, A empresa A teria registrado os $ 10, Venda de 000 em 5 de outubro, embora nenhum dinheiro ainda tivesse mudado de mãos.

De forma similar, na contabilidade de caixa, as empresas registram as despesas quando realmente as pagam, não quando eles incorrem neles. Se a Empresa C contratar a Empresa D para controle de pragas em 15 de janeiro, mas não paga a fatura pelo serviço realizado até 15 de fevereiro, a despesa não seria reconhecida até 15 de fevereiro na contabilidade de caixa. De acordo com a contabilidade de exercício, Contudo, a despesa seria registrada nos livros em 15 de janeiro, quando foi iniciada.

Limitações da contabilidade de caixa

A principal desvantagem da contabilidade de caixa é que ela pode não fornecer uma imagem precisa dos passivos incorridos (ou seja, provisionados), mas ainda não pagos, para que o negócio pareça estar em melhor situação do que realmente está. Por outro lado, contabilidade de caixa também significa que uma empresa que acabou de concluir um grande trabalho pelo qual está aguardando pagamento pode parecer menos bem-sucedida do que realmente é, porque gastou os materiais e a mão-de-obra para a tarefa, mas ainda não recebeu o pagamento. Portanto, a contabilidade de caixa pode exagerar ou subestimar a condição do negócio se as cobranças ou os pagamentos forem particularmente altos ou baixos em um período ou em outro.

Existem também algumas consequências fiscais potencialmente negativas para as empresas que adotam o método de contabilidade de caixa. Em geral, as empresas só podem deduzir despesas que são reconhecidas no ano fiscal em curso. Se uma empresa incorrer em despesas em dezembro de 2019, mas não faz pagamentos contra as despesas até janeiro de 2020, não seria capaz de reivindicar uma dedução para o ano fiscal encerrado em 2019, o que pode afetar significativamente os resultados financeiros do negócio. Da mesma forma, uma empresa que recebe pagamento de um cliente em 2020 por serviços prestados em 2019 só poderá incluir a receita em suas demonstrações financeiras de 2020.