10 benefícios da automação de processos de negócios

Para garantir que os funcionários não pulem etapas nos fluxos de trabalho, ignorar detalhes, repetir tarefas desnecessariamente ou abandonar tarefas antes de concluí-las, as empresas estabelecem processos padronizados. Esses processos de negócios garantem conformidade e conformidade na forma como uma empresa opera. Os processos de negócios, portanto, precisam permanecer consistentes em execuções repetitivas. É aqui que entra o software de automação de processos de negócios (BPA).

A maioria das empresas usa o BPA hoje para gerenciar coisas como projetos, carteiras, ativos de conhecimento, portais de autoatendimento, fluxos de trabalho e fluxos de dados. As indústrias que mais usam BPA são bancárias, cuidados de saúde, telecomunicações, e comércio e fabricação.

O que é Business Process Automation (BPA)?

BPA refere-se à codificação e incorporação de forma programática de um conjunto conectado de aplicativos de software para automatizar processos e fluxos de trabalho nos departamentos de uma empresa para ocorrerem sem manual, intervenção humana. Mais do que focar em tarefas individuais, O BPA se concentra nos processos gerais.

Embora alguns processos de negócios, como preenchimento de formulários e manutenção de registros, sejam automatizados, O BPA trata de funções mais avançadas envolvidas na gestão de uma empresa, como processamento de folha de pagamento ou controle de estoque, por exemplo.

Como funciona a automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios usa software para automatizar tarefas repetitivas que exigem esforços manuais. Existem vários métodos para automatizar tarefas, e os usuários interagirão com cada método de maneira diferente.

Geral, O BPA pode ser definido como um software que executa a mesma tarefa repetidamente e exatamente da mesma maneira, até que seu uso seja modificado ou excluído.

Quais processos de negócios podem ser automatizados?

Existem duas categorias de funções de negócios:principal e suporte. As funções essenciais são as atividades que geram receita para o negócio. Esses são os principais motivos pelos quais o negócio existe - e, com sorte, prospera. As funções de suporte são atividades secundárias que dão suporte às funções principais.

As empresas usam o BPA para automatizar várias etapas nas funções principais e de suporte para aumentar a eficiência e reduzir custos.

As funções de suporte são as atividades que as empresas provavelmente terceirizam, interno ou próximo da fonte. Assim, O BPA pode cortar ou eliminar esses custos de terceirização. Muitas empresas usam o BPA para funções de suporte para que possam canalizar os esforços dos funcionários exclusivamente para atividades que geram receita. Exemplos de funções BPA incluem suporte automatizado em:

1. Distribuição / logística - Os exemplos incluem roteamento de remessa automatizado, marcação, e rastreamento.
2. Marketing e vendas - os exemplos incluem e-mails de marketing automatizados, propostas de vendas, acompanhamento de vendas e relatórios.
3. Serviços técnicos e de TI - Os exemplos incluem manutenção automatizada e relatórios de status, problemas de tíquetes e resoluções, e relatórios de autoatendimento automatizados.
4. Obrigações administrativas - os exemplos incluem funções automatizadas de RH, como inscrição de benefícios para funcionários e rastreamento de distribuição, e folha de pagamento automatizada de rastreamento de tempo para cálculos de retenção de imposto para processamento de pagamento.

Automação de processos robóticos (RPA), que é um tipo de BPA que depende de "robôs" de software configuráveis ​​para realizar tarefas repetitivas, custa um terço do valor de um funcionário offshore e um quinto do valor de um funcionário onshore. RPA é um subconjunto do BPA que se concentra mais em conjuntos de tarefas humanas demoradas, enquanto o BPA é projetado para revisar todo o processo composto por essas tarefas.

Profissionais do setor financeiro implantam rotineiramente o BPA para gerar maior eficiência, conformidade e produtividade. Estima-se que 80% dos líderes financeiros estão usando ou planejando usar RPA, com contas a pagar e gerenciamento de contratos entre os principais aplicativos, por Gartner.

As organizações de atendimento ao cliente também são grandes usuários de BPA e RPA. De acordo com a empresa de pesquisa de mercado Forrester, o setor de atendimento ao cliente geralmente usa tanto como "abordagens táticas e de curto prazo para digitalizar tarefas comuns do agente". As tarefas comuns do agente incluem a recuperação de dados do cliente e registros de conversas do cliente nos canais, bem como informações do produto adquirido, resoluções de problemas recomendadas para esse produto e script de escalonamento (movendo um cliente irado para cima na cadeia para que a gerência possa lidar com ele).

Os departamentos de recursos humanos geralmente usam a automação de processos de negócios para simplificar e acelerar a integração e ferramentas de autoatendimento voltadas para os funcionários, como opções de benefícios aos funcionários, em formação, treinamento e inscrições.

Por que a automação é importante?

O BPA melhora a conformidade para que as empresas não entrem em conflito com os regulamentos e incorram em grandes penalidades e taxas - ele também aplica controles a uma empresa para mitigar fraudes e roubos dentro de uma empresa. Ele também pode acelerar processos para que o trabalho seja concluído mais rapidamente e com menos repetição. Pensar, por exemplo, de um software que rastreia a aprovação de vários gerentes de um pedido de compra, vs. um funcionário pedindo a aprovação de seus gerentes um por um.

O BPA também padroniza os processos de negócios, o que pode ajudar a eliminar preconceitos e preconceitos que os funcionários podem trazer para uma determinada tarefa (por exemplo, um funcionário de RH escolhendo quais candidatos entrevistar versus um sistema automatizado fazendo a escolha com base em requisitos predefinidos). Isso reduz substancialmente os erros (por exemplo, que o funcionário de RH esquece de enviar um convite para uma entrevista por e-mail) e aumenta a eficiência. Avançar, O BPA libera os trabalhadores de tarefas monótonas (como analisar os formulários de emprego online dos candidatos), melhorando as experiências do funcionário e do cliente.

Em última análise, a automação torna o negócio mais competitivo e, portanto, mais provável de ser lucrativo.

10 benefícios da automação de processos de negócios (BPA)

Quase todos os processos de negócios podem ser automatizados em algum grau hoje. A maioria pode ser totalmente automatizada. A empresa de pesquisa Gartner indica que 89% das operações de contabilidade geral e 72% do controle financeiro e relatórios externos podem ser automatizados.

As ferramentas de automação de processos de negócios simplificam as tarefas de automação. Eles costumam incluir modelos que sua equipe pode seguir para automatizar processos comuns dentro e entre os setores, com benefícios como:

1. Eficiências operacionais - O BPA pode criar eficiências, reduzindo o trabalho envolvido nos processos e / ou cortando os custos da folha de pagamento, limitando a necessidade de pessoal adicional conforme as operações crescem.
2. Produtividade - Acelere os processos para que o trabalho seja concluído com mais rapidez e menos repetição.
3. Moral - Alivia a monotonia dos trabalhadores e melhora a experiência dos funcionários, bem como a experiência do cliente, o que, por sua vez, melhora ainda mais a experiência do funcionário. De acordo com um relatório do CIO, “Quando os funcionários gastam mais tempo nos aspectos interessantes e gratificantes de seus trabalhos, a produtividade e a satisfação aumentam e, por extensão, a retenção de funcionários também aumenta. ”
4. Governança e controles - Melhora a conformidade para que as empresas não entrem em conflito com os regulamentos e incorram em grandes penalidades e taxas.
5. Redução de custos - O uso eficiente do tempo dá às empresas a opção de aumentar a produção sem expandir a força de trabalho, ou para cortar custos de folha de pagamento e manter o mesmo nível de produção.
6. Alocação de força de trabalho - Os funcionários podem ser realocados para um trabalho que corresponda melhor aos seus talentos. Os funcionários estão mais satisfeitos com seu trabalho, e os empregadores obtêm o máximo benefício do talento de cada indivíduo.
7. Redução de erros humanos - Reduz substancialmente a entrada de dados humanos e erros de percepção e aumenta a eficiência, uma vez que o tempo dos funcionários não é mais desperdiçado em tarefas repetitivas, trabalho de baixo nível.
8. Colaboração - Rastreia o processo do projeto, atualiza a equipe, envia lembretes e executa outras funções que tornam a colaboração mais fácil e organizada. Avançar, O BPA alivia as frustrações dos funcionários e libera tempo para eles colaborarem, que tende a acelerar o trabalho, aumentar a resolução de problemas e estimular inovações.
9. Insights aprimorados - Aumenta a capacidade da liderança de acompanhar a conclusão de um processo de negócios, bem como compreender as etapas do processo. Isso torna mais fácil refinar os processos para obter resultados de negócios melhores e mais rápidos. O BPA também permite que os líderes se aprofundem para obter mais insights e analisem mais dados mais recentes. Avançar, ele padroniza os processos de negócios, o que ajuda a garantir justiça e eliminar preconceitos que podem distorcer os insights.
10. Maior disponibilidade - Permite que os serviços voltados para o funcionário e / ou cliente estejam disponíveis com mais frequência do que se eles também fossem responsáveis ​​por outros, tarefas manuais.

Há claramente um grande número de processos de negócios que podem ser automatizados hoje, pesadamente em muitos casos, para garantir a conformidade e mitigar erros de forma consistente.