4 maneiras de obter uma colaboração perfeita ao mudar para um modelo de trabalho híbrido

Como obter uma colaboração perfeita em um modelo de trabalho híbrido

Misturar WFH com a vida do escritório é o caminho a seguir, mas apresenta alguns desafios, principalmente na suavidade operacional. Vamos considerar como esse obstáculo pode ser superado.

Em 2019, quando o Covid-19 apenas no pensamento dos virologistas, o trabalho remoto ainda era uma raridade. Em grande parte do mundo (pelo menos no mundo ocidental), o acesso à internet era suficientemente rápido e consistente há anos , mas os empregadores se mantiveram firmes contra o conceito de dar mais liberdade aos seus trabalhadores porque temiam o que seria feito com isso.

A história de terror que eles recitavam quando solicitados descrevia profissionais ociosos usando sua relativa falta de supervisão para não fazer nada enquanto alegavam estar trabalhando diligentemente. Eles realmente acreditavam que isso aconteceria? Alguns o fizeram, enquanto outros simplesmente o repetiram porque não queriam mudar. A mudança é complicada e desajeitada, enquanto o status quo é confortável.

Então, quando os primeiros bloqueios chegaram e os governos de todos os lugares não deram escolha às empresas a não ser adotar métodos de trabalho remoto, foi um enorme mudança, semelhante a um salto geracional repentino na tecnologia. Todos esperavam que o trabalho remoto fosse grande um dia , mas eles não estavam prontos para esse dia passar para hoje .

Avance para este ponto e reunimos várias informações importantes. Bem, dois insights que naturalmente levam a um terceiro:

1. O trabalho remoto é perfeitamente viável. Os temores de que isso levaria ao colapso da produtividade eram claramente infundados. Ele subiu em alguns casos e marginalmente em outras, com a maioria das empresas sendo praticamente tão produtiva quanto antes da mudança.
2. A colaboração sofre à distância. Trabalhar em lugares separados é complicado para as equipes. A comunicação on-line só vai até certo ponto, e é difícil ficar motivado quando você passa todos os dias em seu espaço de escritório em casa isolado.
3. Uma abordagem híbrida é o caminho a seguir. Ao manter um espaço de escritório, mas tornando o atendimento opcional, uma empresa com visão de futuro pode obter o melhor dos dois mundos:a liberdade e o baixo custo do trabalho remoto e a satisfação da conexão pessoal.

Mudar para um modelo híbrido não será automaticamente levar a uma colaboração notável, no entanto. É uma abordagem nascente que precisa de muito pensamento e esforço para otimizar. Diante disso, o foco deste post é obter uma colaboração suave com uma estrutura híbrida – e vamos analisar quatro maneiras de fazer isso acontecer. Vamos a eles.

Seja consistente com os sistemas que você usa

Em qualquer dia, revise a carga de trabalho e os hábitos de dois funcionários:um no escritório e o outro trabalhando em casa. Quais são as diferenças? Se eles fazem pausas em horários diferentes, enquadram seus dias de maneira diferente e se comunicam com seus colegas em diferentes graus, não há problema. Mas e se eles funcionarem fundamentalmente por meio de sistemas diferentes?

Não é tão improvável quanto pode parecer. Uma ferramenta específica pode ter sido introduzida no escritório, com uma suposição subjacente de que os trabalhadores remotos seriam informados se não fossem atendidos. Além disso, trabalhadores remotos — sentindo-se desconectados de suas equipes — podem começar a dedicar mais tempo às ferramentas que preferem usar, afastando-se dos recomendados.

O problema com disparidades desse tipo é que elas geram confusão e cooperação lenta. O funcionário A consulta o funcionário B em uma determinada tarefa, mas está usando um software diferente para lidar com coisas semelhantes e não consegue se comunicar de forma eficaz. É por isso que é tão importante que as empresas (principalmente as grandes) invistam em software abrangente.

Sistemas amplos baseados em nuvem (como Really Simple Systems CRM, é claro) não são apenas mais poderosos do que as alternativas. Eles também são melhores para unir as empresas, garantindo que todos estejam na mesma página e reduzindo os obstáculos operacionais. Em suma, cada funcionário deve se apoiar nos mesmos sistemas, esteja dentro ou fora do escritório.

Faça com que as pessoas trabalhem em tarefas de toda a empresa

É impossível obter uma colaboração perfeita se você não se envolver em nenhuma colaboração — e não, fazer com que várias pessoas trabalhem a serviço do mesmo objetivo não requer colaboração. Desvincular os funcionários da estrutura clássica do escritório, tornando-a opcional, também possibilita que eles permaneçam em silos. Pode até acontecer acidentalmente, com o funcionário A querendo estar no escritório às segundas e terças e o funcionário B preferindo quintas e sextas-feiras.

Além disso, a natureza da maioria das empresas deixa a colaboração extensiva como principalmente um extra opcional:algo que tende a surgir devido a discussões casuais durante as reuniões de escritório. Então, quando é uma necessidade (quando surge um projeto que exige legitimamente os esforços combinados de todos os trabalhadores da empresa), é estranho e difícil para as pessoas entenderem.

Se você quer melhorar na natação, precisa nadar regularmente – e se quiser ficar bom na colaboração, precisa colaborar mais. Devido a isso, é importante fornecer tarefas para toda a empresa com frequência – por mais artificial que seja – que possam fazer as pessoas trabalharem juntas e melhorar suas habilidades de comunicação.

Idealmente, essas tarefas serão genuinamente úteis para a empresa como um todo. Os recursos são grandes investimentos, por exemplo:trazer todos para contribuir com uma base de conhecimento (um site acessível destinado a responder às dúvidas dos clientes sem exigir comunicação direta) é uma opção, assim como a reformulação do site da sua empresa de uma forma que reflita as personalidades por trás do estrutura corporativa (as pessoas querem apoiar empresas que parecem fundamentalmente humanas).

Certifique-se de que todos estejam cientes do agendamento

O funcionário A termina sua parte de um projeto, mas pode realmente se beneficiar da avaliação do funcionário B antes de enviá-lo para aprovação. Eles vão para o escritório no dia seguinte para discutir diretamente com eles, apenas para descobrir que o Funcionário B não está em lugar algum. Acontece que o funcionário B decidiu misturar sua rotina de trabalho híbrida e trabalhará em casa pelo resto da semana, exigindo que a discussão ocorra online (ou não).

Isso não parece grande coisa, mas estamos falando de sem costura colaboração como um objetivo, e perder tempo tentando alcançar alguém não combina com isso. Os trabalhadores saberão quais conversas são mais bem tratadas pessoalmente e quais são melhores como bate-papos online – eles só precisam saber o que seus colegas farão para que possam se acomodar.

Assim, o maior número possível de pessoas deve ter seus horários definidos com bastante antecedência, com ajustes de última hora reduzidos ao mínimo. Se houver funcionários que não usam o modelo híbrido (trabalham exclusivamente no escritório ou em casa), obviamente podem ficar de fora da equação, mas aqueles que combinam e combinam devem ter clareza sobre seus planos para que seus colegas possam tomar as decisões apropriadas.

Além disso, incentivar as pessoas a adotar a flexibilidade colaborativa realmente ajudará. Em outras palavras, é melhor ter trabalhadores dispostos a ajustar seus horários rapidamente do que ter trabalhadores que definem rigidamente seus horários e nunca os alteram. Você não pode exigir isso e não deve tentar – mas é mais provável que seus funcionários estejam dispostos a ceder um pouco se souberem que é para o benefício de seus colegas.

Simplifique os esboços do seu projeto

A ida e volta de projetos colaborativos sempre teve o potencial de causar problemas, e a introdução do trabalho remoto só aumentou isso. Você pode relacioná-lo com o elemento de transferência de uma corrida de revezamento:mesmo a transferência mais graciosa aumenta o tempo total, e cada perna adicional reduz a eficiência geral. Considere como isso agrava os problemas que já abordamos, como agendamento pouco claro que interfere na comunicação.

Um projeto que exige as habilidades de dez pessoas não deve ser delineado com uma série complicada de trocas, com o Funcionário A passando para o Funcionário B, que o repassa para o Funcionário C, que então deve devolvê-lo ao Funcionário B. Qualquer colaboração que adota essa abordagem consumirá muito mais tempo e esforço do que realmente precisa.

Ao planejar cada projeto para reduzir as trocas e minimizar as reuniões (uma longa reunião com todos no escritório é preferível a seis reuniões curtas que podem ser facilmente adiadas), você pode eliminar a administração desnecessária e ignorar muitos dos danos que horários conflitantes podem causar. Resumidamente? Simplifique as coisas .

Considerações finais

Em última análise, existem duas chaves para uma colaboração forte:comunicação e agendamento. Quanto mais você puder fazer para que os membros de sua equipe se acostumem a trabalhar juntos e alinhar suas agendas, mais fácil e proveitosamente eles poderão combinar seus esforços. Ao seguir as sugestões que abordamos aqui, você terá uma chance muito maior de aproveitar ao máximo a abordagem híbrida padrão para o trabalho.