4 tipos de automação comercial para o seu negócio

As ferramentas de automação de negócios ajudam as empresas e seus clientes automatizando repetitivos, tarefas do dia-a-dia. Eles liberam os funcionários para se concentrarem em projetos mais estratégicos e fornecem uma trilha auditável de dados que as equipes podem usar para tomar decisões mais informadas e aplicar controles consistentes.

Empresas de todos os tamanhos podem aplicar automação comercial a inúmeras tarefas, projetos e processos. Os principais benefícios geralmente incluem economia de tempo e custos, eliminação de erros e configuração de controles para garantir que as políticas sejam seguidas.

Como funcionam as ferramentas de automação comercial?

As ferramentas de automação de negócios usam tecnologia para eliminar o trabalho manual dos processos de negócios do dia-a-dia. De recursos humanos a vendas e contabilidade, quase todos os cantos das operações de uma empresa podem se beneficiar da automação comercial.

Usando automação comercial, as empresas podem eliminar a necessidade de trabalho manual e, ao mesmo tempo, melhorar e simplificar as etapas individuais que constituem os diferentes processos. Por exemplo, automatizando o processo preliminar de seleção de candidatos a empregos, as empresas podem economizar horas-homem significativas que, de outra forma, seriam gastas dando uma revisão inicial a todas as inscrições recebidas.

Muito mais do que apenas substituir papel e PDFs por dados digitalizados, fatores de automação de negócios nas principais etapas do fluxo de trabalho de uma empresa e, em seguida, torna esses processos mais baratos, mais rápido e menos sujeito a erros. Ao trazer esses processos para uma ou mais plataformas de tecnologia, as empresas também obtêm melhores recursos de relatórios e a capacidade de analisar dados ao longo do tempo, em seguida, use-o para uma tomada de decisão mais informada.

Tipos de automação comercial

Ao tornar certos processos de negócios “automáticos, ”A automação comercial elimina tarefas repetitivas, reduz o desperdício de horas em tarefas redundantes, e ajuda a melhorar a produtividade geral. Por essas e outras razões, um número crescente de organizações está injetando mais e mais automação comercial em suas operações.

Aqui estão quatro tipos de automação comercial, como funcionam e quando devem ser usados.

Automação de Marketing

O marketing é uma atividade comercial importante que pode ser trabalhosa e cara, tornando-o maduro para a simplificação por meio da automação.

Por meio de ferramentas de automação de marketing (que geralmente assumem a forma de software), as empresas podem gerar leads altamente qualificados, prontos para o envolvimento de vendas. Essas ferramentas também fornecem uma estrutura para as equipes atingirem, Construir, execute e avalie o sucesso das campanhas de marketing - eliminando a complexidade da qualificação e conversão de leads.

Alguns softwares de automação de marketing podem automatizar processos de marketing por e-mail, permitindo que as empresas alinhem melhor essas campanhas com os esforços de suas equipes de vendas. As empresas também podem usar ferramentas de automação de marketing para rastrear e medir a atividade de um cliente potencial, identificar quando um lead atende às condições de prontidão do comprador conhecidas e entregar os leads às vendas assim que atenderem aos critérios predefinidos.

A automação de marketing é útil para empresas de todos os tamanhos. Por exemplo, uma empresa menor pode usar o software para desenvolver, gerar e enviar e-mails mensais para transmitir conteúdo ou ofertas relevantes para uma lista de distribuição do cliente. Esse processo pode reduzir significativamente o número de horas gastas em "toques" no cliente ao longo de um ano.

Uma empresa maior, Enquanto isso, pode querer aproveitar os recursos estendidos de automação de marketing, como a segmentação dinâmica de um extenso banco de dados de clientes, a segmentação de clientes com mensagens automatizadas via mídia social e texto, ou fluxos de trabalho personalizados que se alinham com os processos de marketing específicos da empresa.

Ao automatizar o marketing online e as campanhas de geração de leads, as empresas podem reduzir o custo de desenvolvimento e execução dessas campanhas. Isto, por sua vez, ajuda a criar um maior retorno do investimento (ROI) mensurável para cada uma dessas campanhas.

Contabilidade e Automação de Escrituração

Ao automatizar suas funções de contabilidade e escrituração, as empresas podem economizar um tempo considerável em contas a receber (AR), contas a pagar (AP), cobrança, coleções, aplicações de cartão de crédito, backup de dados e outros processos financeiros que devem ser gerenciados diariamente ou semanalmente.

Eles também podem aplicar automação a processos essenciais, como fechar os livros, gerenciamento de razão geral (GL) e gerenciamento de contas bancárias. Ao remover elementos manuais do trabalho da equipe de contabilidade - e lidar com a análise de números e o trabalho transacional - a automação torna um processo complexo mais gerenciável.

Faça o gerenciamento de contas a pagar, por exemplo. Cerca de 55% das empresas ainda lidam com seus processos de AP manualmente. Usar um sistema automatizado para esta área específica de gestão de finanças empresariais economiza dinheiro e tempo:a captura de dados é automatizada, as faturas são combinadas automaticamente com os documentos, e as aprovações são encaminhadas eletronicamente. Ele também reduz erros de dados e ajuda a prevenir fraudes por meio de um sistema de controles “sem toque” que acontecem nos bastidores.

Combinado, essas funcionalidades se traduzem em benefícios importantes. O software de automação AP reduz as tarefas manuais e libera o fluxo de caixa. As equipes podem enviar faturas, gerencie aprovações e processe pagamentos por meio de uma única plataforma com aprovações rápidas e melhor visibilidade e controle sobre processos e dados financeiros importantes.

Para empresas de todos os tamanhos, a contabilidade é um processo demorado que inclui muitas etapas manuais. Ao automatizar algumas ou todas essas etapas, as empresas podem liberar tempo para tarefas importantes, como análise, estratégia e colaboração entre os membros da equipe.

Automação do processo

A automação de processos de negócios (BPA) vai além da automação básica e incorpora a integração de aplicativos para ajudar as empresas a melhorar o valor e a eficiência. Um subconjunto do BPA, automação de processos robóticos (RPA) concentra-se na automação de tarefas de rotina, enquanto o BPA ajuda as empresas a tirar mais proveito de seus investimentos em automação. O BPA faz isso agregando dados de várias fontes para desenvolver análises que seriam difíceis de obter manualmente.

As empresas estão usando o BPA para funções como:

• Entrada automatizada de pedidos
• Automação de e-mail
• Processamento em lote automatizado
• Transferências de arquivos automatizadas
• Geração e distribuição automatizada de relatórios

Da contratação ao gerenciamento de e-mail e contabilidade, quase todos os cantos das operações de uma empresa se beneficiariam do BPA, que não só substitui o trabalho manual, mas também simplifica e melhora as etapas do fluxo de trabalho que compõem o processo. Quando um processo de negócios é automatizado, etapas inteiras no fluxo de trabalho existente - cadeias de e-mails e transferências de documentos, por exemplo - são eliminados.

Automação de RH

A contratação de novos funcionários é um processo de várias etapas que começa com um anúncio de emprego online ou esforço de recrutamento e termina quando o funcionário é oficialmente integrado. Muitas etapas neste processo podem ser automatizadas.

Um sistema de gestão de recursos humanos (HRMS) é uma ferramenta valiosa para fazer isso. Como parte de um conjunto mais amplo de funcionalidades, esses sistemas automatizam o processo de gerenciamento de candidatos. Isso se relaciona especificamente a ofertas de emprego automatizadas enviadas diretamente aos candidatos, o que ajuda a compartilhar funções a serem preenchidas tanto com o mundo externo quanto com os funcionários atuais que podem se candidatar a empregos internos ou fazer recomendações.

Um HRMS é valioso para empresas para as quais a experiência do candidato é uma preocupação principal - desde a aplicação para retomar a gestão até o agendamento de entrevistas e fazer ofertas, durante todo o processo de integração. Usando essa automação, As equipes de RH podem processar formulários de emprego, lidar com a folha de pagamento, gerenciar dados de funcionários atuais e anteriores, melhorar o processo de provisionamento de usuários e administrar benefícios.

Porque HRMS automatiza todas as facetas da gestão de recursos humanos, incluindo integração e folha de pagamento, ele fornece análises completas entre esses processos. Ele também automatiza os principais processos de RH, como gerenciamento de folgas de funcionários, benefícios, e outros fundamentos. Usando análises, esses sistemas também fornecem percepções críticas sobre a produtividade e eficiência da força de trabalho de uma empresa.

Outras tarefas de RH que o software pode gerenciar incluem:

• Retenção e recuperação de registros de funcionários.
• Avaliações de pedidos de emprego enviados online.
• Distribuição e assinatura de contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, renúncias e outras documentações de novos funcionários.
• Gerenciamento de formulários fiscais de funcionários.
• Elegibilidade para inscrição em benefícios.
• Requisitos de treinamento (por exemplo, quando um funcionário muda para uma nova posição).

Encarregado de avaliar o trabalho dos funcionários, Os departamentos de RH podem usar os dados do sistema para rastrear todas as tarefas de cada funcionário e gerar relatórios prontos para uso para gerentes e líderes. Se, por exemplo, a rotatividade de funcionários no depósito se tornou um problema sério nos últimos 90 dias, a empresa pode usar uma ferramenta de RH para identificar o problema específico e tomar melhores decisões de contratação.

Quais ferramentas de automação de processos de negócios devo usar?

As ferramentas que você usa para automatizar seus negócios dependem dos processos específicos que mais precisam delas. Mapeando suas necessidades com antecedência, e identificando as principais áreas de seu negócio que estão prontas para automação, você poderá escolher a melhor solução para o problema específico.

Por exemplo, se sua equipe de contabilidade está gastando muito tempo combinando faturas com pedidos de compra e enviando essas faturas por meio do processo de aprovação interno, então, uma ferramenta de automação de AP o ajudará a melhorar amplamente esses processos. Ou, se sua equipe de marketing dedicar muito tempo ao desenvolvimento e envio de conteúdo relevante aos clientes, então, uma plataforma de automação de marketing está em ordem.

Ao procurar áreas para automatizar, encontre aqueles em que seus funcionários são:

• Gerenciar um grande volume de tarefas repetitivas regularmente.
• Trabalhar em grandes grupos para concluir pequenas tarefas.
• Prazos perdidos devido a longos, processos manuais.
• Tentando o seu melhor, mas ainda impactando negativamente outros processos de negócios (por exemplo, campanhas de vendas que não podem ser lançadas porque o marketing está demorando muito para desenvolver e enviar e-mails introdutórios).
• Precisando de melhor conformidade, auditoria e outras trilhas de papel.

À medida que você explora as várias ferramentas de automação do mercado, procure soluções que ajudem a cortar custos e aumentar a eficiência - os dois objetivos principais de qualquer solução automatizada. Esteja você implantando uma ferramenta de vendas e marketing, uma plataforma de contabilidade automatizada ou uma solução de gerenciamento de RH, encontre um que esteja totalmente integrado ao seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou encontre um sistema ERP com uma plataforma abrangente que inclui várias ferramentas de automação.

Quando o software automatizado e o ERP são integrados, as empresas podem eliminar irregularidades de dados, minimizar o tempo gasto movendo informações entre esses sistemas e obter acesso a informações mais precisas, informações em tempo real. Isso lhes dá uma visão holística de suas operações e permite que eles aproveitem ao máximo os recursos de seus sistemas automatizados.

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