Pedidos em atraso definidos:o que são,

Causas e Soluções

Diante de uma notificação de falta de estoque, muitos consumidores simplesmente clicarão no site de um concorrente. Para alguns varejistas, a resposta é usar pedidos pendentes, onde um item desejado que ainda está em produção, mas atualmente fora de estoque, é prometido para envio em um prazo definido.

O cliente recebe o item, o varejista faz a venda. Vencer / vencer.

Pedidos pendentes podem ser complicados, no entanto. Se você não conseguir atender o pedido, o cliente pode ficar mais irritado do que se você tivesse acabado de marcar o item como fora de estoque. E, gerenciar pedidos em atraso pode ser uma dor de cabeça para as equipes de finanças e logística.

Então, os pedidos em atraso são adequados para o seu negócio? Pode ser. Aqui estão os itens a serem considerados.

O que é um pedido em espera?

Um pedido em espera é gerado quando um pedido não pode ser atendido no momento da compra porque o item não está no estoque atual do vendedor. Contudo, o item é ainda em produção ou disponível no distribuidor.

Também conhecido como backlog, um pedido em espera indica que a demanda por um determinado produto excede o que o vendedor produziu ou encomendou. Isso pode ser devido a um planejamento inadequado, políticas excessivamente rígidas sobre estoque de segurança ou um pico imprevisível na demanda por um item.

Evite permitir pedidos pendentes de produtos baratos ou commodities que os clientes possam comprar em outro lugar. Onde pedidos pendentes são oferecidos, certifique-se de que a margem de lucro valha a pena o esforço logístico extra e de que você pode atender a essas solicitações prontamente. O tempo que leva para entregar um item em espera ao cliente depende de vários fatores.

Fatores que afetam o atendimento de pedidos em atraso

Ao estimar a duração de um pedido em espera, considerar:

Sua cadeia de suprimentos: Quanto mais longa e complexa for a cadeia de abastecimento de um item em espera, mais tempo demorará para adquirir o suficiente para atender à demanda, e é mais provável que o item saia do estoque antes que os pedidos em espera sejam atendidos.

Capacidade de atendimento ao cliente: Pedidos em atraso adicionam etapas extras e exceções. Empresas com gerenciamento automatizado de pedidos e tratamento de exceções, ou que usam provedores 3PL, pode gerenciar de forma mais rápida e eficiente os novos pedidos e o cumprimento.

Capacidades de dropship: Se viável, cortar etapas e enviar itens não solicitados diretamente do fabricante ou distribuidor acelera o cumprimento.

Regras do mercado: Varejistas vendendo na Amazon, O Ebay ou outro mercado pode optar por não aceitar pedidos em atraso devido aos termos de venda, tais como regras estritas sobre tempos de cumprimento; geralmente, a data de reabastecimento deve ser em até 30 dias após a venda.

Pedidos em atraso x fora de estoque

Um item é fora de estoque quando o vendedor não tem o item em estoque e não tem uma data certa para reabastecer, ou o item é sazonal ou de tiragem limitada. Pedidos em espera espera-se que os itens estejam disponíveis em um prazo razoável.

Como funcionam os pedidos em atraso

Quando uma empresa recebe pedidos - e potencialmente pagamentos - de produtos que não estão em estoque, está aceitando pedidos em atraso.

Assim que os pedidos pendentes forem aceitos, o sistema de gerenciamento de estoque os converte em pedidos de compra e os envia para o departamento interno apropriado, fornecedor ou distribuidor. As equipes de atendimento ao cliente devem fornecer aos compradores uma estimativa de quando eles podem esperar seus pedidos e como o pagamento será realizado.

Os varejistas podem optar por ter os itens de envio direto do fornecedor direto para os clientes, ou o varejista pode receber os itens, traduzir os pedidos pendentes em pedidos de vendas e enviar os itens aos clientes depois de cobrar da conta do cliente, se aplicável.

Para um número limitado de SKUs em um volume gerenciável, este não é um processo excessivamente complexo. Os problemas aumentam, Contudo, quando o número ou a quantidade de produtos em espera se multiplicam ou quando os varejistas têm muitos processos de pedido manual e devem combinar cada pedido de compra com um pedido de venda atual ao concluir o processo de atendimento.

Qual é o objetivo dos pedidos em atraso?

Os pedidos pendentes podem beneficiar as empresas de algumas maneiras. Os varejistas com capacidade de armazenamento limitada podem não ser capazes de manter uma grande quantidade de estoque, mas se eles posso rastrear com segurança a disponibilidade de itens de fornecedores, eles podem evitar a superlotação e incorrer em custos excessivos de armazenamento, ao mesmo tempo em que aceitam pedidos em atraso com segurança.

As vezes, as empresas veem um aumento inesperado na demanda por um produto. Novamente, dependendo da visibilidade da disponibilidade de estoque adicional, aceitar pedidos em atraso permite que o varejista faça essas vendas e mantenha os clientes satisfeitos.

Os pequenos fornecedores que entregam a maioria ou todos os seus itens geralmente aceitam pedidos pendentes e fazem um pedido ao fornecedor apenas quando os pedidos pendentes atingem um determinado limite. Essas empresas evitam custos de manutenção de estoque completamente.

Como os pedidos em atraso afetam as cadeias de suprimentos

Os pedidos em atraso afetam as cadeias de suprimentos porque representam uma carga adicional para distribuidores e fabricantes. Ao atender pedidos pendentes, os fornecedores precisam produzir ou adquirir estoque adicional em espera, além de seu estoque normal. Se não houver produto suficiente para atender a esses pedidos, a carga é transferida para cima na cadeia de abastecimento, ou os varejistas são forçados a cancelar pedidos em atraso.

Essas flutuações repentinas de demanda podem acabar causando o que é conhecido como um "efeito chicote, ”Uma sobrecorreção da cadeia de abastecimento. Quanto mais uma entidade é removida da origem da demanda de pedidos em espera, quanto mais incerteza é introduzida. Fornecedores estrangeiros à distância de varejistas, por exemplo, provavelmente não receberão informações oportunas sobre o que causou a situação de pedidos em espera. Isso pode fazer com que eles façam hedge aumentando a produção para garantir que possam atender à demanda downstream - mesmo que os pedidos em atraso sejam resultado de um acaso, como uma onda de calor em outubro levando as pessoas à caça de filtros AC. Assim, aumentam os custos totais da cadeia de abastecimento, e os varejistas podem acabar com estoque em excesso.

O que causa pedidos em atraso?

Abordar as causas dos pedidos em atraso é o primeiro passo para prevenir - ou pelo menos minimizá-los. Vamos dar uma olhada em alguns dos motivos comuns para pedidos em espera, que, em certo sentido, são todos sintomas de previsão imprecisa e que, por sua vez, podem ser curados por uma previsão de estoque aprimorada:

• Demanda incomum ou demanda excede a oferta: Temporada de férias ou outras circunstâncias imprevistas, como clima extremo, pode levar a compras incomuns. Por exemplo, nossa onda de calor, ou quando um alerta de furacão leva a um aumento nos pedidos de geradores, levando a pedidos pendentes.
• Previsão imprecisa: Previsões menos precisas podem levar a baixo estoque de segurança e uma maior chance de pedidos em atraso.
• Fornecedor ou problema de fabricação: Desafios da cadeia de suprimentos, como paralisações de fábricas ou escassez de matéria-prima, pode fazer com que os itens fiquem inesperadamente fora de estoque.
• Pedidos atrasados: As empresas que fazem pedidos com base em fórmulas de estoque de segurança e exigem revisão manual dos pedidos de compra podem ter atrasos no reabastecimento, apenas para experimentar uma onda repentina de pedidos. Atrasos também podem acontecer quando o fornecedor upstream da empresa não repor seu estoque normal, levando a pedidos pendentes.
• Erros humanos: Um funcionário pode inserir um pedido como pedido em espera, mesmo se o item estiver disponível. Ou, pior, um varejista pode aceitar um pedido em espera, mesmo que o item esteja fora de estoque. Isso pode acontecer devido a um erro ou devido ao tempo de atraso nas atualizações de estoque.
• Discrepâncias de gerenciamento de armazém: A gestão de armazém refere-se a todos os processos envolvidos nas operações diárias de armazém - e é uma longa lista. Uma falha em um sistema de gerenciamento de estoque pode fornecer dados imprecisos, ou uma falha na entrada de dados pode fazer com que o estoque seja contado incorretamente ou extraviado.

Como contabilizar pedidos em atraso

Mesmo com os sistemas de gerenciamento de estoque adequados, Os pedidos pendentes geralmente exigem processos especiais de contabilidade e atendimento ao cliente, porque a empresa deve informar os compradores sobre os pedidos pendentes, quando serão cobrados e quando esperar a entrega.

A carteira de pedidos de uma empresa é geralmente transmitida como uma subcategoria de vendas, como um valor em dólares ou pelo número de unidades vendidas ou encomendadas. Em vez de considerá-la uma venda concluída, o pedido pendente será registrado como tal nos livros da empresa. Isso é para que a empresa não precise voltar e reconciliar seus registros contábeis se o cliente cancelar o pedido, ou se a empresa não puder adquirir as ações.

Uma vez que um pedido pendente é registrado, a empresa faz o pedido. Quando os itens são recebidos, a empresa segue, entregar o produto com base no pedido de compra do cliente. Alternativamente, os itens podem ser despachados diretamente. A venda será então registrada e marcada como concluída.

É importante que as empresas calculem as taxas de pedidos pendentes, entre outros KPIs e métricas vitais de inventário, como a precisão da previsão e o tempo de recebimento.

O KPI da taxa de pedidos em espera mede a parte dos pedidos totais dos clientes para itens em espera, o que significa um atraso na entrega. Mostra quão bem uma empresa estoca produtos sob demanda.

Calcule a taxa de pedidos em atraso com esta fórmula:

Taxa de pedidos pendentes = (# pedidos atrasados ​​devido a pedidos em espera / total de # pedidos realizados) x 100

Gerenciamento do atendimento de pedidos em atraso

A melhor maneira de gerenciar pedidos em atraso é não precisar aceitar nenhum. Realisticamente, Contudo, a maioria dos vendedores se deparará com essa situação. É aqui que um sistema de gerenciamento de pedidos pode se pagar, garantindo que você não alienará clientes, fornecendo dados precisos e em tempo real para ajudar na tomada de decisão e compilar insights com base nas tendências sazonais para prever o desempenho do fornecedor e prever picos de demanda.

As empresas que são capazes de gerenciar fluxos de estoque em torno do prazo de entrega do fornecedor e adaptar os pedidos de compra com base em dados em tempo real podem evitar a falta de produtos, especialmente quando o potencial de venda é mais alto.

Quando você deve cumprir pedidos pendentes, use um processo de 5 etapas:

1. Fazer bem - considere se agradece aos clientes afetados por sua paciência com um upgrade de envio ou incluindo um item de baixo custo sem custo.

2. Notifique o cliente do intervalo de datas de entrega esperado. Verifique se o cliente fez outro pedido com o qual você poderia agrupar o item em espera.

3. Mudar pedido pendente para pedido de venda e autorizar o envio.

4. Processo de pagamento ou emitir uma fatura.

5. Enviar item e fechar venda.

Mas não pare por aí. Se você vir um número significativo de pedidos pendentes, considere recalcular seus pontos de novo pedido, definir um limite de estoque de segurança mais alto ou repensar seu processo de previsão de estoque.

Vantagens dos pedidos em atraso

Razões positivas para oferecer pedidos em atraso incluem o aumento das vendas e a adição de alguma flexibilidade para pequenas empresas.

Outras vantagens incluem:

• Oferece informações de mercado: Pedidos pendentes funcionam como pesquisas de clientes, indicando que tipos de produtos os compradores desejam, e quando eles estão em alta demanda.
• Fluxo de caixa aprimorado: Empresas que evitam manter estoque em excesso, com os custos associados, libere dinheiro para outras prioridades. Em alguns setores, menos estoque também se traduz em impostos reduzidos.
• Minimizando o armazenamento e outros custos de estoque que vêm com a manutenção de estoque extra.

Desvantagens dos pedidos em atraso

Os pedidos em atraso têm algumas desvantagens significativas que podem custar caro para sua empresa. Esses incluem:

• Perdendo negócios: Os clientes podem não querer esperar, ou confiar na empresa para cumprir seus pedidos, fazendo com que cancelem e comprem em outro lugar.
• Perda de participação de mercado: Se os clientes encontrarem pedidos em atraso com frequência ou precisarem esperar muito tempo pelo atendimento, a lealdade deles à sua marca pode diminuir, e eles poderiam recorrer a outras marcas.
• Maior complexidade: Pedidos em atraso aumentam as chances de uma empresa ter que resolver problemas de atendimento ao cliente, como tentar atualizar as informações de pagamento expiradas.

Finalmente, um dos principais prós / contras dos pedidos em atraso são os custos de manutenção de estoque. Uma empresa que vende principalmente de baixo custo, pequena, itens fora da moda podem não se preocupar tanto com a obsolescência, espaço ou amarrando capital e, portanto, pode manter mais estoque versus, dizer, uma empresa que vende eletrodomésticos de grande porte.

Melhores práticas para pedidos em atraso

Alguns pedidos pendentes são inevitáveis, mas é uma prática recomendada minimizá-los e, assim, limitar as chances de um efeito chicote afetar negativamente sua cadeia de abastecimento, além de outros desafios, como clientes decepcionados, intervalos de atendimento mais longos e complexidade adicional de back-end.

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Reúna o máximo de itens em espera de um cliente quanto possível antes da notificação, envio ou cobrança.

Defina um limite de tempo sobre por quanto tempo os pedidos pendentes serão mantidos abertos e ativos. Qual é esse intervalo de tempo depende da empresa, mas 30 dias é a média.

Faça todas as tentativas para adquirir os itens em espera dentro desse intervalo de tempo, mesmo que isso signifique um maior custo de mercadorias e / ou processos manuais.

Notifique o cliente imediatamente se um item não puder ser enviado dentro do prazo, e faça uma entrada em seu CRM para e-mail se o item for disponibilizado no futuro.

Outras práticas recomendadas que você pode implementar:

Comunique-se com seus parceiros da cadeia de suprimentos - linhas abertas com parceiros upstream e downstream significam menos suposições e menos chances de superestimar ou subestimar a demanda.

Educar funcionários sobre as desvantagens de pedidos em espera e a necessidade de ir mais longe em termos de atendimento ao cliente.

Cinco dicas para minimizar pedidos em atraso

É possível minimizar os pedidos pendentes se você usar a combinação certa de processos de negócios e tecnologia. Passos que você pode tomar:

1. Saiba o que seus clientes querem - e precisam: Ao priorizar os itens de estoque por importância para os clientes, você pode ser seletivo quanto ao aumento do estoque de segurança. Por exemplo, o dono de um restaurante será menos compreensivo com relação a batatas sendo encomendadas em espera do que uma fruta exótica. E uma vez que o custo de carregar muitas batatas é baixo, há poucas razões para sair. Por outro lado, se o prato mais popular do seu maior cliente requer um ingrediente caro e difícil de encontrar, e muitos pedidos pendentes farão com que ele procure outro fornecedor, você vai querer ter uma cadeia de suprimentos confiável.

2. Procure dados e relatórios em tempo real: Garantir que os dados sejam precisos e relatados quase em tempo real garante duas coisas:Que o seu armazém seja notificado para reabastecer itens em tempo hábil, diminuindo as chances de atrasos nas compras que levam a pedidos pendentes. E que os clientes podem ser notificados imediatamente - de preferência no momento da compra - que um item está em espera, para que eles possam escolher se querem mantê-lo em seus carrinhos.

3. Defina os gatilhos do sistema: Eles podem variar de alertas simples quando o estoque está baixo até alertas automatizados para clientes sobre o status de seus pedidos ou para informá-los que uma nova remessa de um item comprado com frequência chegou.

4. Desenvolva planos de backup ou contingência: Quando um item está em espera, vendedores inteligentes fazem o que for preciso para não decepcionar clientes valiosos. Isso inclui a obtenção de fornecedores locais ou mesmo a compra do item em outro lugar no varejo.

5. Diversifique os fornecedores: Fabricantes ou fornecedores também podem atingir o pico de demanda, planejado ou não. Encomendar de uma ampla variedade de fontes é apenas um bom gerenciamento da cadeia de suprimentos, que começa com pedidos de compra em tempo hábil e passa pelo rastreamento de desempenho, incluindo produtividade, custos, taxas de preenchimento, entrega pontual e satisfação do cliente.

Atendimento ao cliente e pedidos em atraso

Manter os clientes satisfeitos durante situações de pedidos em espera é a chave para mantê-los voltando.

Eles esperam receber atualizações oportunas e serem informados sobre atrasos ou mudanças. Ser proativo com as comunicações manterá a reputação da sua empresa. Etapas de ação específicas incluem o envio de e-mails regularmente, fornecendo um tempo estimado de chegada e atualizando os clientes sobre quaisquer eventos que possam acelerar ou atrasar sua remessa.

Se você coletou um depósito ou pagamento integral e o cliente cancelar, processar o reembolso imediatamente.

Rastreie estoque e gerencie pedidos em atraso com o NetSuite

O software ERP pode ajudar sua empresa a automatizar grande parte da cadeia de suprimentos e processo de gerenciamento de estoque e gerenciar pedidos pendentes. Mais especificamente, pode ajudar no planejamento da demanda, usando dados históricos para planejar seu inventário em torno do atendimento à demanda do cliente e eventos especiais, como vendas ou promoções.

O uso de software pode ajudá-lo a criar um roteiro sustentável para o seu processo de atendimento, desde o pedido de produtos até o recebimento e envio. Pode até mesmo ajudá-lo a fazer pedidos de compra automaticamente a seus fornecedores, diminuindo os tempos de pedidos em espera.

Perguntas frequentes sobre pedidos pendentes

P:Quanto tempo dura um pedido em espera?

UMA: O período de tempo para pedidos em atraso irá variar dependendo de fatores como se eles estão em estoque com seu distribuidor ou fornecedor, quando você faz o pedido dos itens e o tempo que leva para enviar o pedido ao seu depósito. O ponto crítico a lembrar é que você precisa comunicar claramente aos clientes quando eles podem esperar o recebimento de suas compras.

P:Por que ocorrem pedidos em atraso?

UMA: Os pedidos em atraso geralmente acontecem quando a demanda excede a oferta, seja devido a uma campanha de marketing de sucesso ou tendências sazonais. Eles também podem ocorrer quando há uma interrupção na cadeia de abastecimento devido a circunstâncias imprevistas, como condições meteorológicas extremas, desafios com transporte, convulsões políticas, uma escassez de matéria-prima ou um fornecedor saindo do mercado.