Faturamento:evite esses 8 problemas que afetam seu fluxo de caixa

O comércio eletrônico é o setor mais promissor e de rápido crescimento, no entanto, fazer com que os clientes paguem remotamente pode se tornar um desafio. É neste momento que a faturação online pode ajudá-lo. Existem vários softwares de faturamento disponíveis que ajudam na criação de faturas e no envio de lembretes. No entanto, a contabilidade de faturas requer muito tempo, esforço e paciência. Os proprietários de pequenas empresas precisam levar em consideração as taxas dos canais de vendas, endereços de entrega, estoque e outros detalhes de pagamento. Mesmo um pequeno erro no processo de faturamento pode trazer grandes problemas na gestão do fluxo de caixa. Aqui estão os problemas mais comuns no faturamento que as empresas podem enfrentar.

Conteúdo:

1. 
   O que é uma fatura?
   
2. 
   Como criar uma fatura online
   
3. 
   8 problemas de faturamento que afetam seu fluxo de caixa
   
   • Faturamento manual
   • Informações ausentes
   • Acompanhamento de pagamentos recebidos
   • Monitoramento de inventário
   • Gerenciando pagamentos em várias moedas
   • Contagem de taxas
   • Pagamentos irregulares
   • Associações negativas
   
   
   
4. 
   Conclusão
   

O que é uma fatura?

Pela definição da Investopedia, uma fatura é um documento comercial com carimbo de data/hora que detalha e registra uma transação entre um comprador e um vendedor. A fatura especifica todos os detalhes do pagamento, como produto ou serviço, preço, data de vencimento e outras informações sobre um comprador e um vendedor.

As faturas são extremamente úteis para receber pagamentos com cartão de crédito. Nesse caso, o cliente só precisa abrir a fatura e inserir os dados do cartão de crédito. Pronto, a compra está feita! Além disso, as faturas aprimoram o processo contábil, pois descrevem informações sobre remessa, localização e impostos registrados nos livros.

Recentemente, as faturas em papel foram substituídas por faturas eletrónicas que consomem menos tempo. Para os empresários, é muito mais fácil atualizar as informações ou eliminar erros nas faturas online. E para os clientes, é preciso muito menos tempo e esforço para pagar on-line do que usar o faturamento em papel.

Como criar uma fatura on-line

Existem muitos aplicativos de faturamento que podem ajudá-lo a automatizar o processo de faturamento. Você pode usar um software específico para esses fins ou usar uma ferramenta de “criador de fatura” em sua conta QuickBooks, Square ou PayPal, etc.

Uma das ferramentas mais fáceis para criar uma fatura é fornecida pelo software de contabilidade Synder. Synder conecta processadores de pagamento como Stripe, PayPal e Shopify com QuickBooks ou Xero. Assim, você pode receber pagamentos de diferentes plataformas ao mesmo tempo e registrá-los automaticamente em seus livros. Veremos mais de perto como criar faturas no Synder para obter o máximo da automação de pagamentos posteriormente neste artigo

8 problemas de faturamento que afetam seu fluxo de caixa

Se é iniciante na faturação eletrónica, poderá encontrar algumas dificuldades na gestão das transações online. Mesmo alguns erros pequenos e insignificantes podem causar grandes problemas com relatórios e declarações. Aqui está uma lista dos problemas mais comuns no faturamento que podem afetar seu gerenciamento de fluxo de caixa.

1. Faturamento manual

Muitos empresários, que recentemente transformaram seus negócios em comércio online, não automatizam o processo de faturamento e criam cada fatura manualmente. Essa abordagem faz sentido quando você tem apenas algumas transações por mês. Mas se você pretende aumentar suas vendas, você precisa minimizar o faturamento manual o máximo possível. Existem muitos aplicativos que fornecem modelos de fatura simples para facilitar o processo de pagamento. Você só precisa preencher as informações necessárias nas lacunas e enviar a fatura ao seu cliente. Os modelos de fatura economizarão seu tempo e minimizarão os riscos de perder alguns dados sobre a transação.

Aqui está um exemplo de fatura no Synder.

2. Informações ausentes

Mesmo ao usar modelos de fatura, é difícil ter 100% de certeza de que você incluiu todos os dados na fatura. Qualquer um pode cometer erros. Por exemplo, você pode esquecer de preencher o endereço de entrega na fatura e enviá-lo ao seu cliente. Como não há dados de envio na fatura, você pode ter problemas para contabilizar o valor do imposto e registrar essa transação em seus livros.

Em geral, você deve se lembrar dos principais componentes da fatura que são essenciais para sua contabilidade:

• Datas de vencimento
• Nomes e endereços de um comprador e um vendedor
• Contatos
• Detalhes da venda sobre o produto ou serviço
• Detalhes do pagamento

3. Acompanhamento de pagamentos recebidos

A parte complicada de usar um gerador de fatura no PayPal, Square ou outros processadores de pagamento é que os detalhes da transação não são registrados em seus livros automaticamente. Você precisa rastrear e registrar manualmente os dados em sua conta QuickBooks ou Xero. Como alternativa, o Synder monitora o status da fatura e insere os dados nos livros automaticamente por conta própria. Assim que seu cliente pagar a fatura, o Synder sincronizará o pagamento com sua plataforma de contabilidade. Além disso, todos os detalhes da transação (nome do cliente, estoque, frete, desconto, impostos, etc.) serão refletidos automaticamente em sua conta.

4. Monitoramento de inventário

Outro problema com os pagamentos online é como rastrear o estoque. Se seus clientes não pagarem as faturas em dia, pode ser difícil monitorar o número de produtos em estoque. Por exemplo, se você registrar o estoque no QuickBooks, não terá escolha a não ser inserir todas as alterações nos valores dos produtos manualmente. Synder pode ajudá-lo a automatizar esse processo. Ele sincroniza as transações e altera o estoque no QuickBooks, para que você tenha uma conta precisa dos produtos em estoque.

Como funciona? Synder pega o nome do produto na fatura e o compara com todos os produtos no QuickBooks. Quando os nomes coincidem, o Synder reduz o número de produtos no QuickBooks.

5. Gerenciamento de pagamentos em várias moedas

Se sua empresa atende clientes usando moedas diferentes, o processo de compra se torna muito mais fácil para eles. No entanto, é um pesadelo para um empresário ou contador de uma empresa registrar transações em várias moedas nos livros e contar os impostos. Alguns processadores de pagamento, como o Stripe, aplicam taxas de câmbio para registrar o pagamento com precisão no Quickbooks ou no Xero. Infelizmente, esse recurso nem sempre funciona corretamente. Como resultado, os proprietários de empresas obtêm um relatório com transações sincronizadas incorretamente.

Em comparação, o Synder usa uma taxa de câmbio oficial do banco, recalcula o valor do pagamento e aplica impostos precisos. E isso acontece de forma absolutamente automática!

6. Taxas de contagem

Um dos maiores problemas com faturas é a taxa que um processador de pagamento cobra para fazer uma transferência de dinheiro. Se você trabalha com muitas plataformas de pagamento ao mesmo tempo, levará horas para contar todas as taxas de cada transação. O Synder encontra automaticamente as informações de taxas no recibo de venda e as registra em sua conta QuickBooks ou Xero. Até o final do mês, você receberá relatórios com informações separadas de lucros e despesas. Você não precisará coletar todas as taxas manualmente e procurar o valor da taxa para uma nova plataforma de pagamento. Synder fará isso por você!

7. Pagamentos irregulares

Para tornar seu negócio lucrativo, é importante manter um equilíbrio entre lucro e despesas. É uma situação comum quando as empresas precisam cobrir as despesas antes de receber qualquer dinheiro dos clientes. Idealmente, os pagamentos de entrada e saída devem ser paralelos. No entanto, no mundo real, é um desafio fazer com que os clientes paguem em dia. Acompanhar o status dos pagamentos e fazer lembretes manualmente requer muito tempo e esforço. Synder fornece um recurso especial “Regras Inteligentes” para evitar tais situações. Usando essa ferramenta, você pode criar suas próprias regras para clientes que não pagaram a fatura em dia. Synder pode enviar um e-mail, mensagem de texto no messenger ou até mesmo gravar uma mensagem de voz para garantir que um cliente recebeu a fatura e não se esqueceu de pagá-la. Quando seus pagamentos de entrada estiverem agendados, você poderá planejar as transações de saída com mais eficiência.

8. Associações negativas

Muitas empresas muitas vezes cometem um erro depois de receber o pagamento – elas não dizem “obrigado” aos seus clientes. O negócio não é apenas “vender e esquecer”. Você precisa envolver seus clientes no funil de compras e fazê-los comprar mais e regularmente. Um dos momentos chave é deixar emoções positivas após a compra. Clientes satisfeitos são clientes regulares. O software de faturamento geralmente permite o envio de um e-mail de agradecimento ao cliente após o pagamento. No entanto, se você deseja tornar esse processo mais personalizado, dê uma olhada no sistema de faturamento Synder.

Conclusão

Resumindo, a faturação online é imprescindível para o desenvolvimento de negócios. Ele ajuda a automatizar o processo de pagamento e o torna muito mais rápido e fácil. No entanto, vale a pena prestar atenção extra à contabilidade da fatura. Para gerenciar um alto volume de transações sem erros e com rapidez, você deve considerar o uso de um software de contabilidade para pequenas empresas. Inicie um TESTE GRATUITO no Synder imediatamente para alcançar o próximo nível de contabilidade de comércio eletrônico.