Um guia de gerenciamento de tarefas para o sucesso da equipe

Em um de nossos artigos anteriores, falamos sobre as estruturas da equipe de vendas, seus benefícios e desvantagens e como escolher a melhor para o seu tipo de negócio. Neste artigo, analisamos as tarefas diárias de suas equipes, como gerenciá-las adequadamente e como isso pode beneficiar suas vendas.


O importante a ter em mente aqui é que gerenciamento de projetos e gerenciamento de tarefas não são a mesma coisa.

Simplificando, os projetos são compostos de muitas tarefas diferentes. As tarefas são as menores unidades de trabalho, cada uma com suas próprias entregas e prazos. O sucesso do seu projeto depende de quão bem sua equipe executará as tarefas diárias, como monitoramento, teste e geração de relatórios.

Para tornar as tarefas mais gerenciáveis, priorizá-las de maneiras diferentes é uma obrigação. Existem algumas abordagens populares para isso, mas as duas mais comuns são:

Baseado em prioridade

• Crítico
  
• Alto
• Médio
• Baixo

Com base no tempo

• Agora
• Hoje
• Amanhã
• Esta semana
• Este mês

Você deve categorizar ainda mais suas tarefas com um sistema que suporte atualizações de status, para que sua equipe de vendas possa acompanhar seu progresso o tempo todo. Os termos mais comuns usados ​​são:

• Novo
• Em andamento
• Pendente
• Concluído

Esse tipo de categorização também pode ser visto em seu pipeline de vendas, sobre o qual falaremos mais adiante neste artigo. Essencialmente, se você estiver gerenciando seu pipeline de vendas por meio desses estágios de vendas definidos, poderá acompanhar o progresso de cada lead e otimizar o processo de vendas.

Agora que temos os contornos básicos do que é gerenciamento de tarefas, vamos dar uma olhada em como um projeto é tratado por meio dele.

1. Reúna todas as informações

Esteja você construindo um site ou fazendo uma venda de garagem, todo projeto começará como uma tempestade de ideias, perguntas e observações.

Por exemplo, digamos que você esteja construindo uma bicicleta. Primeiro, você deve reunir e anotar todas as informações necessárias para que este projeto ganhe vida:por exemplo, as peças que você precisará, as diferentes lojas que você precisa visitar e talvez profissionais especializados que você chamará para ajudá-lo.

Se você está fazendo um projeto de negócios, colocar as coisas no papel pode não ser suficiente. O que você deve fazer é criar gráficos e mapas mentais.

Algumas coisas a ter em mente nesta fase:

• Divida o projeto em etapas amplas
  
• Use projetos anteriores como um guia flexível
• Cada grande passo deve ter um resultado final associado a ele

2. Transforme o caos em ordem

O próximo passo é organizar todas as informações e dividi-las em três categorias:

• Atividades ‒ todas as ações necessárias para concluir uma tarefa
• Entregas ‒ o resultado final de uma tarefa concluída
• Dicas ‒ insights de seus projetos ou experiências anteriores que podem ajudar você a concluir suas tarefas mais rapidamente

Nesta fase, é muito importante ter em mente um conceito chamado dependência de tarefa .

Aqui podemos ver a relação das tarefas em que seus vendedores estão trabalhando, ou mais precisamente, a ordem em que essas tarefas precisam ser executadas.

Você pode se perguntar aqui, quem determina a dependência de tarefas e como?

Algumas tarefas têm sua dependência decidida naturalmente, à medida que são criadas. Poderíamos chamar essas dependências rígidas , pois uma tarefa precisa ser concluída para que a outra seja iniciada. Por exemplo, o primeiro passo ao fazer qualquer tipo de venda é fazer uma oferta ao seu cliente em potencial.

Outras dependências são baseadas em recursos, o que significa que ambas as tarefas estão sendo financiadas pelo mesmo recurso. Nesse caso, você pode determinar qual deles precisa ser concluído primeiro.

Dicas para aumentar a eficiência

Automatize o máximo possível

Com a disponibilidade atual de ferramentas de automação de tarefas, você não tem motivos para não implementá-las e ajudar ainda mais sua equipe de vendas. As pessoas que trabalham em vendas têm tarefas repetitivas todos os dias. Coisas como enviar divulgação, acompanhar, atualizar seu CRM e compartilhar conteúdo em seus canais de mídia social podem ser automatizadas.

Pesquisas recentes de automação da força de vendas mostram que você pode obter um aumento de 30% no fechamento de negócios, redução de 18% no ciclo de vendas e uma redução de 14% no tempo de administração.

Não deixe seus funcionários realizarem várias tarefas

Isso acontece com todos nós quando o trabalho se acumula – em um esforço para recuperar o atraso, acabamos tentando fazer algumas coisas ao mesmo tempo.

A multitarefa pode ser útil quando envolve tarefas mundanas, como quando você está falando ao telefone e cortando pão. Claro, quando você terminar sua ligação, você terá o pão fatiado… mas você também pode acabar com um corte! Se você dividir sua atenção e fizer duas coisas simultaneamente, sua eficiência cairá. Quanto mais complicadas forem as tarefas, menos eficaz você será.

Novas pesquisas mostram que a multitarefa é um mito – mesmo que você pense que está fazendo mais, a realidade é que a qualidade do seu trabalho se deteriora. Ao criar um ambiente de trabalho que suporte a tarefa única, sua equipe de vendas será mais eficiente.

Deixe seus funcionários descansarem

Mesmo que seus funcionários evitem com sucesso a multitarefa, seu desempenho cairá após um certo período de tempo. Ao agendar tarefas, especialmente as estressantes, certifique-se de deixar espaço suficiente para respirar entre elas para evitar o esgotamento dos funcionários.

Dividir seu projeto em ‘’sprints’’ e ‘’breaks’’ é a teoria básica por trás do gerenciamento ágil de tarefas e projetos.

A mãe de todas as ferramentas ‒ CRM

Já que falamos sobre o que é gerenciamento de tarefas, seu lugar no projeto como um todo e como torná-lo mais eficiente, vamos dar uma olhada no que o software CRM pode trazer para a mesa de gerenciamento de tarefas.

Com o nosso CRM poderá configurar tarefas, que poderá seguir e gerir a partir do seu dashboard. Você também pode criar lembretes em suas contas de clientes, que podem ser sincronizados com seu calendário.

As tarefas concluídas aparecerão na linha do tempo de atividades de seus clientes e as tarefas que não forem concluídas ficarão claramente visíveis para todos em sua equipe. Aqui você pode saber mais sobre nosso processo de gerenciamento de tarefas.

Além disso, ele permitirá que sua equipe de vendas seja mais eficiente, automatizando algumas das tarefas administrativas mais mundanas que eles lidam. Além disso, a automação não se aplica apenas a tarefas simples, mas também a processos mais complexos, como gerenciamento de pipeline de vendas. A cada novo lead adicionado ao pipeline, seu status será atualizado automaticamente ao longo do ciclo de vendas, criando tarefas conforme necessário para otimizar a venda.

Ao usar o software de CRM, você acabará com a duplicação de dados, perda de tempo e maus-tratos de tarefas.

Outras ferramentas úteis

Trello

As ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos nunca foram tão agradáveis ​​aos olhos. O Trello usa um sistema de cartões que representam cada tarefa. Eles são organizados em categorias verticais – quadros do Trello. Os cartões também têm uma frente com um breve resumo e um verso com detalhes.

O sistema de cartões é perfeito para vendedores, pois cada cartão pode representar um lead com todas as informações necessárias. Há também um status visível do lead, que muda ao mover as cartas de ‘’incoming’’ para ‘’won’’. Outro recurso interessante é que você pode anexar arquivos a cartões como SLAs e contratos.

O Trello também possui um aplicativo, portanto, se você seguir a tendência BYOD, seus funcionários poderão fazer tudo isso em movimento.

Escrever

Com um visual mais tradicional, o Wrike permite criar projetos e tarefas, criar pastas e fazer upload de arquivos. Graças a um sistema de edição em tempo real, você pode acompanhar as atividades de suas equipes e, se não estiver satisfeito com as atualizações mais recentes, poderá escolher a versão anterior.

Ele também vem com gráficos de Gant, que permitem ao usuário visualizar o cronograma do projeto e definir dependências para tarefas. Para facilitar o planejamento e o investimento, ele também rastreia tempo, orçamento e recursos.

Ásana

Esta ferramenta ágil de gerenciamento de tarefas permite lidar com projetos de todos os tipos. Alguns dos recursos notáveis ​​são criar tarefas, adicionar prazos e proprietários de tarefas e fazer upload de arquivos.

Asana é gratuito para até 15 usuários, o que o torna perfeito para equipes de pequeno e médio porte.

Com o painel, você obtém algumas das tarefas de sua equipe, seu status e o quão perto você está de concluir o projeto.

A cada segunda-feira de manhã, você será recebido com um resumo semanal de todos os seus projetos. Como esses relatórios são automáticos, é uma coisa a menos para se preocupar.

Clique para cima

O ClickUp começou como um aplicativo interno, mas agora é um aplicativo com a visão de criar um lugar onde você possa fazer tudo. Com recursos totalmente personalizáveis, permite que diferentes tipos de equipes colaborem. Você pode criar documentos, lembretes, eventos e controlar o tempo. Se estiver em um espaço compartilhado, outros membros da equipe poderão visualizar as tarefas com total transparência.

Então, se você tem uma equipe maior que está trabalhando em muitos projetos diferentes, este aplicativo pode ser muito útil.

Retirada

O gerenciamento de tarefas pode parecer muito assustador, mas é necessário para qualquer projeto, independentemente do tamanho.

Ao implementar o conhecimento e as dicas deste artigo, sua equipe de vendas poderá estar no topo de todas as tarefas e projetos que você lançar neles. Felizmente, também existem várias ferramentas e automação para ajudar a simplificar e agilizar o gerenciamento de tarefas.