Contratos de tempo e materiais (T&M):como funcionam e modelo grátis

Estimar com precisão qualquer trabalho de construção é um desafio. Se a estimativa for muito grande, o empreiteiro perde o projeto para um licitante inferior. Muito pequeno, e o projeto acaba no vermelho. Aumentando a dificuldade, os custos do contratante podem mudar entre a estimativa e a conclusão do trabalho. Os custos dos materiais podem aumentar, trabalhadores podem sair da força de trabalho, novas regulamentações poderiam ser impostas. É por isso que alguns empreiteiros propõem um contrato de tempo e materiais.

O que é um contrato por tempo e materiais (T&M)?

Com um contrato de tempo e materiais, em vez de cotar um preço fixo para todo o projeto, um contrato descreverá o escopo aproximado do trabalho, juntamente com uma cotação de um salário por hora fixo mais o custo dos materiais. O empreiteiro também pode incluir um preço máximo para o projeto - comumente chamado de cláusula de “não exceder” - como uma garantia para proteger o cliente contra custos excessivos.

Preço fixo vs. tempo e materiais:

Existem algumas diferenças importantes entre preços fixos e contratos de tempo e materiais. Contratos de preço fixo, em que o preço final é determinado antes do início do trabalho, são mais comuns do que contratos de tempo e materiais. Os contratos de preço fixo são mais adequados para projetos que são bem compreendidos pelo cliente e pelo contratante e, Portanto, o tempo e os custos necessários são previsíveis.

Em contratos de preço fixo, se as especificações do trabalho mudarem após o início do trabalho, o cliente e o contratado devem negociar um aditivo ao contrato. Mas um contrato de tempo e materiais geralmente especifica apenas o propósito do trabalho, juntamente com as taxas de mão de obra por hora e os custos de materiais. Eles são adequados para situações com menos previsibilidade porque, se as especificações do trabalho mudarem, nenhuma renegociação será necessária; apenas custa mais em tempo e materiais.

Como funcionam os contratos de tempo e materiais?

O contratante e o cliente concordam com o objetivo do projeto e especificam o produto acabado. Pode não ser viável definir todas as etapas ao longo do caminho. Dentro dessa estrutura, eles concordam em salários por hora para os funcionários da contratada, bem como para subcontratados. O contratante também especifica os materiais a serem usados, junto com uma taxa de marcação para preços de materiais.

Quando usar contratos de tempo e materiais?

Os contratos de tempo e materiais são melhores quando o escopo do trabalho ou sua duração não podem ser determinados antes do início do trabalho, como às vezes é o caso em projetos de construção. Ao renovar um prédio antigo, por exemplo, a remoção das paredes pode revelar podridão ou outros danos não visíveis antes do início do trabalho. Outra situação propícia para um contrato de tempo e materiais é quando os preços dos materiais tendem a mudar. Talvez se preveja que os custos da madeira ou do gás aumentem significativamente ao longo da duração do trabalho.

O que deve ser incluído em um contrato de tempo e materiais?

Além de especificar os objetivos do projeto, um contrato de tempo e materiais deve incluir um preço fixo para o trabalho que inclui salários, a sobrecarga, custos gerais e administrativos e uma margem de lucro. O custo dos materiais deve incluir frete, impostos e uma margem de lucro padrão - geralmente entre 15% e 35%. Onde apropriado, o contrato também deve especificar um preço máximo por meio de uma cláusula que não deve exceder.

Partes de um contrato de tempo e materiais

O objetivo de qualquer contrato é atender aos requisitos do projeto, cobrir os custos e despesas gerais do contratado e entregar um lucro ao contratante. Para esse fim, esses itens geralmente são incluídos em um contrato de tempo e materiais.

• Taxas de trabalho: Isso deve incluir o salário por hora, não apenas para os trabalhadores e subcontratados, mas também administradores que gerenciam o projeto e o faturamento.
• Horas máximas de trabalho: Para se proteger contra custos descontrolados e proteger o cliente, um número máximo de horas de trabalho pode ser especificado. Qualquer excesso de horas deve ser absorvido pelo contratante.
• Marcação de materiais: O cliente será cobrado pelo custo real dos materiais (incluindo frete), além de uma marcação especificada, geralmente entre 15% e 35%.
• Cláusula de tempo e materiais a não exceder (T&M NTE): Uma cotação que não pode exceder para todo o projeto pode ser incluída para que o cliente saiba o custo máximo do projeto antes do trabalho começar.
• Marcos de pagamento: Para proteger o fluxo de trabalho do contratado, em alguns casos, você pode incluir marcos combinados para pagamentos de progresso.

Itens adicionais a serem considerados para um contrato de tempo e materiais

Um contrato de tempo e materiais deve estipular quando o empreiteiro será pago. Como um incentivo para trabalhar com eficiência, o pagamento pode estar vinculado ao cumprimento de marcos no projeto. Outras opções são o faturamento periódico - talvez semanal ou mensal - ou um montante fixo na conclusão do projeto.

O cliente também pode especificar a qualidade ou o tipo de materiais a serem usados ​​- por exemplo, o grau de madeira em um projeto de construção.

Vantagens e desvantagens de contratos de tempo e materiais

Optar por um contrato de tempo e materiais em vez de um contrato de preço fixo tem suas vantagens e desvantagens.

• Vantagens: Com a garantia de que todos os custos serão cobertos, os contratos de tempo e materiais são simples de implementar e de baixo risco para o contratante. O lucro é previsível. Os ajustes são fáceis quando as especificações ou necessidades de recursos mudam.
• Desvantagens: Os clientes geralmente preferem um contrato de preço fixo porque o risco é menor e o orçamento é mais fácil. Ao licitar contra um contrato de preço fixo, o empreiteiro com um contrato de tempo e materiais pode perder a licitação. O rastreamento de custos de materiais e horas de trabalho é um trabalho extra para o empreiteiro. Com horas de trabalho abertas, os trabalhadores da contratada podem não estar motivados para trabalhar de forma eficiente. Incluir uma cláusula que não deve exceder pode ajudar a compensar esse problema.

Prós Contras O cliente simples pode ficar sem dinheiro antes de o projeto ser concluído. Garante que o contratado terá lucro sem uma cláusula de não exceder, os trabalhadores não têm incentivos para trabalhar com eficiência Fácil de ajustar às mudanças Os preços crescentes da mão de obra podem corroer o lucro. Fácil de adicionar ou remover recursos quando houver necessidade de mudança. O rastreamento de custos é um trabalho extra

Contratos de tempo e materiais do governo

Os contratos de tempo e materiais podem ser usados ​​para projetos do governo apenas quando o empreiteiro pode documentar que a extensão ou duração do trabalho não pode ser determinada ou que os custos não podem ser estimados com precisão. O contratante especifica taxas horárias fixas separadas para cada classe de trabalhador. Os materiais incluem os suprimentos necessários, junto com os custos de transporte para o local de trabalho, bem como serviços incidentais, como o trabalho de limpeza.

Os contratos devem incluir um preço máximo (máximo). O contratante deve cobrir quaisquer custos de mão de obra excedentes. Para garantir que os contratados trabalhem com eficiência, a entidade pública responsável supervisiona o projeto.

Faturamento com contratos de tempo e materiais

Com um contrato de tempo e materiais, é essencial para um administrador controlar os custos e manter a documentação. Os recibos de materiais devem ser retidos e a mão-de-obra documentada. Os materiais não utilizados devolvidos devem ser subtraídos do total.

Se o contrato tiver uma cláusula de não exceder, o contratante deve notificar o cliente quando o limite estiver se aproximando.

Modelo de contrato de tempo e materiais livres

Cada projeto de construção é único e requer um contrato cuidadosamente elaborado para atender às suas necessidades. Mas todos os contratos têm certos aspectos em comum, e há certos elementos adicionais que todos os contratos de tempo e materiais devem conter.

Modelo de contrato de tempo e materiais

Este modelo de contrato de tempo e materiais fornece a estrutura principal e os componentes principais que os contratantes podem personalizar de acordo com os requisitos de seu projeto.

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Gerenciando contratos de tempo e materiais com NetSuite

As empresas que usam contratos de tempo e materiais devem controlar quantas horas são gastas em um projeto, a taxa faturável para recursos atribuídos e / ou as tarefas a serem concluídas e a quantidade e custo dos materiais necessários para concluir o projeto. Eles também devem seguir regras específicas de contabilidade do projeto ao reconhecer a receita de contratos - ASC 606, se operar de acordo com os Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos nos EUA (GAAP), ou IFRS 15 em países onde o International Financial Reporting Standard (IFRS) é exigido. Sem o software certo, esses processos seriam trabalhosos e demorados para qualquer empreiteiro.

Com o software de contabilidade da NetSuite, os departamentos de contas a receber podem faturar os clientes quando os contratos de tempo e materiais são usados. Ele também automatiza o reconhecimento de receita e ajuda as empresas a cumprir os padrões apropriados. E a solução de serviços profissionais da NetSuite fornece funcionalidade abrangente de contabilidade de projeto que torna mais fácil rastrear as horas gastas, materiais adquiridos e outros detalhes contábeis necessários para contratos de tempo e materiais.

Conclusão

Os contratos de tempo e materiais funcionam melhor quando o escopo e a duração de um projeto são imprevisíveis antes do início do trabalho. A simplicidade de um contrato de tempo e materiais garante ao empreiteiro um lucro, mas adiciona uma carga administrativa em termos de acompanhamento de tempo e custos. Contudo, um bom software de contabilidade pode automatizar muito ou todo esse fardo adicional.

Perguntas frequentes sobre tempo e materiais

Como funcionam os contratos de tempo e materiais?

Os contratos de tempo e materiais especificam o escopo de um projeto, mas são abertos. Eles estabelecem os preços dos materiais e as taxas horárias para a mão de obra, e o cliente é cobrado por essas taxas por quantas horas e quanto material for necessário para concluir o projeto. Para proteger os proprietários do projeto, os contratos de tempo e materiais geralmente incluem um preço máximo na forma de uma cláusula “que não deve exceder”.

Quando um contrato de tempo e materiais deve ser usado?

Convém que um contrato de tempo e materiais seja usado quando o escopo ou a duração do projeto não puderem ser estimados com precisão. Regras de aquisição federal dos EUA, na verdade, afirmam que é o único caso em que os contratos de tempo e materiais são permitidos.

O que significa um contrato de tempo e materiais?

Em vez de um preço fixo cobrindo todo o projeto, um contrato de tempo e materiais cita taxas de mão de obra por hora e custos de materiais. O cliente paga por essa mão de obra e pelo custo dos materiais usados ​​para concluir o projeto.

O tempo e os materiais são um contrato do tipo custo?

sim. O cliente paga os custos da obra, em vez de um preço fixo predeterminado.

Qual é a diferença entre T&M e preço fixo?

Em contratos de preço fixo, o empreiteiro cita um preço fixo para todo o projeto e assume o risco de estouros. Em um contrato de tempo e materiais, o contratante cobra do cliente o custo dos materiais, mais uma taxa horária fixa para o trabalho. Em um contrato T&M, o cliente assume mais risco.