Como registrar reclamações de atendimento ao cliente

Às vezes, registrar uma reclamação é a única maneira de resolver o seu problema p Quando você não obtém o serviço que deseja ou espera de uma empresa, você pode ter que registrar uma reclamação de serviço ao cliente. Às vezes, essa é a única maneira de resolver um problema. Se você falou com os representantes da empresa, caixas, correspondentes e supervisores sem sucesso, registrar uma reclamação formal pode fazer com que seu problema seja corrigido de maneira rápida.

p Quando você estiver pronto para registrar uma reclamação, poderá ter que reunir algumas informações e seguir as etapas e procedimentos corretos. Diferentes empresas têm procedimentos diferentes para registrar queixas.

Ligue para a empresa para obter instruções

p Ligue para a empresa contra a qual você está registrando a reclamação e pergunte sobre o procedimento para registrar uma reclamação de atendimento ao cliente. Algumas empresas permitem que você registre uma reclamação online, e outras empresas vão querer que você faça sua reclamação por escrito. Siga as instruções ao pé da letra.

p Se sua reclamação de atendimento ao cliente precisar ser escrita, obtenha o endereço correto do departamento para onde deve ir. Descubra se sua carta deve ser endereçada a alguém especificamente ou apenas a um departamento. Você pode ter que enviar uma cópia de sua reclamação ao presidente da empresa.

Prepare todas as suas informações

p Reúna todas as suas informações. Você pode precisar do nome da pessoa com quem falou, se ele ou ela foi a causa da sua reclamação. Pegue os nomes de todas as pessoas com quem você falou, incluindo supervisores. Anote o nome do departamento, bem como o número de telefone do departamento. Se você sabe as datas e horários em que falou com as pessoas, inclua-os em seu documento.

p Às vezes, você pode passar vários dias conversando com pessoas diferentes tentando resolver uma chamada de serviço. Anote quaisquer outros detalhes que você possa pensar sobre sua reclamação de atendimento ao cliente.

Escreva uma carta de reclamação

p Escreva sua carta. Quando você está escrevendo sua carta, certifique-se de não omitir nenhuma informação. Anote a ordem em que as coisas aconteceram e a ordem em que você falou com certas pessoas. Você também precisa explicar em detalhes sobre o que é sua reclamação.

p Forneça o máximo de detalhes possível. Inclua as etapas que você executou para resolver o problema. Explique por que a empresa deve tomar as medidas necessárias para corrigir sua situação. Deixe a empresa saber que você terá notícias deles em um futuro muito próximo.

Envie sua carta de reclamação

p Envie sua carta. Inclua em sua carta fotocópias de quaisquer documentos que ajudem em seu caso. Guarde uma cópia de sua carta para seus registros.

p A empresa deve entrar em contato com você em um período de tempo razoável. Permitir-lhes 10 a 15 dias Para responder. Você pode querer enviar uma cópia de sua carta para todos com quem você falou, ou, pelo menos, o supervisor no departamento relevante.

Acompanhamento quando necessário

p Esteja avisado que às vezes seus problemas de atendimento ao cliente podem se arrastar por 6 meses se você não agir. Não é incomum ser transferido de um departamento para outro, de pessoa para pessoa, sem que ninguém se aproprie de sua situação. Cuidado com os longos tempos de espera. Você pode ficar em espera por longos períodos de tempo enquanto estiver tentando resolver seus problemas.

p Quando você tem esses problemas, faça o acompanhamento com a agência apropriada. Se você achar que não consegue resolver o seu problema, você pode precisar entrar em contato com a Federal Trade Commission (FTC), o Better Business Bureau, uma agência de relatórios de crédito ou mesmo o gabinete do procurador-geral. Eles terão seus próprios procedimentos para registrar reclamações, também.