15 técnicas de otimização de estoque que vão transformar seu negócio

Heather Smith, autora de “Xero for Dummies” está de volta com mais insights de especialistas do setor. Desta vez, ela entrevista os principais contadores e CEOs para obter dicas rápidas e fáceis para mudar a maneira como você gerencia seu estoque.

Para as empresas que possuem estoque, entender e gerenciar efetivamente seu estoque é vital para garantir a lucratividade e o fluxo de caixa ideais dentro da empresa. Aqui estão 15 técnicas que você pode usar em sua própria pequena empresa ou nas empresas que você aconselha:

1. Adote uma plataforma de gerenciamento de negócios baseada em nuvem conectada com análises em tempo real.

Uma solução ideal minimiza a entrada de dados e permite o fluxo de informações financeiras de estoque precisas – desde o balconista da loja até o gerente de compras e até a gerência. Isso garante que todos possam tomar decisões informadas em tempo hábil.

2. Atualize os registros de inventário prontamente, para que todos os funcionários-chave tenham acesso a informações oportunas e o inventário possa ser gerenciado e reabastecido adequadamente.

Para se manterem competitivas, as empresas precisam tomar decisões rapidamente e ter acesso a informações confiáveis.

3. Divida o inventário em diferentes categorias e analise as categorias separadamente.

4. Mantenha uma relação de trabalho ativa com os fornecedores.

Os fornecedores são parceiros no seu negócio, e as linhas abertas de comunicação ajudam o seu negócio a fornecer produtos aos seus clientes pelo preço e prazo que eles desejam. Por exemplo, um fornecedor com o qual você tem um bom relacionamento pode notificá-lo proativamente sobre possíveis faltas e trabalhar com você para criar soluções alternativas para atender às demandas dos clientes, como entrar em contato com um concorrente ou buscar fontes diferentes. Uma tendência atual incentiva as pessoas a comprarem produtos feitos em seu próprio país, de modo que, como empresa, você pode trabalhar com fornecedores para obter produtos locais. Suas discussões não devem apenas obter o preço mais baixo; você também precisa construir um relacionamento aberto e de longo prazo.

5. Estabeleça a capacidade de monitorar todos os aspectos do inventário.

6. Utilize dispositivos móveis sempre que possível.

Treine a equipe no uso de dispositivos móveis, como iPads ou scanners de código de barras, para que os movimentos do estoque possam ser rastreados e, por sua vez, os registros financeiros atualizados em tempo real. Isso evita o trabalho pesado de atualizar relatórios de estoque em papel, minimizando erros e desperdício de tempo administrativo. Também é uma boa prática garantir que os dispositivos móveis sejam adequados para a tarefa em questão, estações de carregamento disponíveis e medidas de segurança para evitar o roubo dos dispositivos.

7. Lide com itens de baixa rotatividade para garantir que eles não se tornem tecnologicamente obsoletos, ultrapassem a data de validade ou tenham um valor maior do que podem ser vendidos.

A inflação ou mudanças no valor da moeda podem afetar o valor de vendas percebido do produto, em ambas as direções.

8. Planeje um layout de armazém ideal que se adapte ao seu inventário.

9. Estabeleça novas quantidades de pedidos e tenha alertas de estoque baixo.

Avalie se esses níveis funcionam para o seu negócio e ajuste conforme necessário. Nunca ficar sem estoque pode indicar que você está mantendo estoque demais, enquanto ficar sem estoque pode significar que você não tem estoque disponível para atender às necessidades do cliente. Seja claro sobre quem é responsável por reordenar o estoque.

10. Cultive linhas de comunicação abertas internamente.

Por exemplo, se um pedido de venda grande ou incomum estiver em andamento, certifique-se de que a equipe de vendas tenha processos para notificar o diretor de compras e outros envolvidos no gerenciamento de estoque. O departamento de compras pode precisar conversar proativamente com fornecedores, por exemplo, ou treinar pessoal adicional e liberar espaço no depósito, antecipando o pedido.

11. Planeje o futuro.

Se seus processos atuais de gerenciamento de estoque não puderem lidar com o crescimento dos negócios, eles serão um gargalo doloroso em seu ciclo de estoque. Você precisa começar a se preparar agora para adotar uma solução que possa lidar com a evolução do seu negócio.

12. Compartilhe dados de inventário relevantes, em formato digerível, com a equipe de negócios para que eles tenham uma compreensão holística do que está acontecendo na empresa.

Embora tenham seu próprio papel e responsabilidades, esse conhecimento os ajuda a entender o que a empresa faz, onde se encaixam e como podem ajudar no crescimento das vendas da empresa.

13. Mantenha os níveis de estoque atualizados, para que o estoque possa ser gerenciado em tempo hábil e reabastecido conforme necessário.

14. Armazene o inventário com segurança.

15. Realize um inventário anual completo do inventário e realize contagens regulares de verificação pontual do inventário.

É importante para o fluxo de caixa dos negócios que as empresas maximizem o lucro que podem gerar com o estoque e movam o estoque em tempo hábil. A utilização dessas 15 técnicas ajudará a empresa a gerenciar de maneira otimizada seu estoque.