O que é um sistema de inventário permanente?

Qualquer empresário lhe dirá que o gerenciamento eficaz de estoque é a salvação de qualquer negócio. Uma empresa precisa encontrar um equilíbrio ideal entre muito estoque que acumula custos de armazenamento e pouco estoque que não atende à demanda do cliente.

Por esse motivo, as empresas devem encontrar um sistema de rastreamento de estoque que funcione para elas, como o sistema de estoque permanente. O sistema de inventário perpétuo é elogiado por sua confiabilidade.

Este artigo explora como funciona, por que você deve considerá-lo para sua empresa e como avaliar seu inventário ao usá-lo.

Sistema de Inventário Perpétuo Definido

O método de inventário permanente é definido como um método de rastreamento de inventário que registra todas as transações de inventário em tempo real, aplicando tecnologia como sistemas de ponto de venda e software de gerenciamento de ativos.

Este sistema reflete quaisquer alterações de estoque imediatamente que ocorrem, e pode-se dizer o nível de estoque a qualquer momento.

Como funciona?

Conforme indicado anteriormente, o sistema de estoque permanente, também conhecido como sistema de estoque contínuo, funciona atualizando os valores do estoque à medida que os produtos são comprados ou vendidos. Nesta seção, fornecemos um esboço detalhado passo a passo de exatamente como o sistema opera.

Etapa 1:ponto de venda

No ponto de venda ou compra de um item, o sistema instalado no sistema POS (ponto de venda) aplica um crédito ou débito ao estoque. Isto é conseguido através do uso de identificação por radiofrequência (RFID) e scanners de código de barras.

Etapa 2:Recálculo do Custo das Mercadorias Vendidas

Cada vez que um item é comprado ou vendido, o custo das mercadorias vendidas é recalculado automaticamente pelo sistema.

Etapa 3:ajuste de pontos de reabastecimento

Para garantir que um nível de estoque ideal seja mantido continuamente, um sistema permanente manipula dados históricos para atualizar automaticamente os pontos de reabastecimento de uma empresa.

Etapa 4:Geração do Pedido de Compra

O sistema perpétuo pode identificar automaticamente quando um SKU atingiu seu ponto de reabastecimento e, consequentemente, gerar e enviar um pedido de compra para o fornecedor necessário.

Etapa 5:atualização dos produtos recebidos

Para atualizar um novo inventário, um funcionário precisa digitalizar os novos produtos usando o software de gerenciamento de armazém. Eles refletem automaticamente em seu painel de gerenciamento de estoque e canais de vendas.

Quando usar o sistema perpétuo

Este sistema é ideal para uma grande empresa com alto nível de SKU. Isso ocorre porque essas empresas precisam rastrear continuamente seu estoque para tomar decisões críticas de compra e venda rapidamente para garantir que a demanda do consumidor seja sempre atendida a tempo.

Por exemplo, vamos supor que a Empresa A venda vestidos e calças e seu estoque seja distribuído em cinco armazéns. Durante o verão, a Companhia recebe um pedido de várias calças de lã que raramente foram encomendadas antes.

Suponha que a Empresa A não use um sistema de rastreamento de estoque on-line contínuo. Nesse caso, os gerentes dos cinco depósitos provavelmente terão que passar fisicamente por várias folhas de papel para identificar se as calças de lã estão disponíveis e quantas têm em estoque.

Por outro lado, se a Empresa A utilizar o sistema de inventário permanente, o armazém específico com as calças de lã estocadas será automaticamente notificado do pedido do sistema.

Quando não usar o sistema perpétuo

Para empresas iniciantes ou empresas que não têm recursos suficientes para investir em um sistema de contabilidade aprimorado, o sistema de rastreamento de estoque recomendado seria o sistema de inventário periódico. Apesar de sua velocidade e confiabilidade, o sistema de estoque permanente tende a ser bastante caro para implementar e manter.

Fórmulas usadas no sistema de inventário perpétuo

Para tomar boas decisões de compra, estoque e marketing, fórmulas matemáticas são úteis. Abaixo estão vários procedimentos aplicados no uso do sistema perpétuo:

Custo das Mercadorias Vendidas (CPV)

Nesse método, o custo das mercadorias vendidas é recalculado automaticamente após cada venda ou compra. Isso é diferente do método de inventário periódico. O custo das mercadorias vendidas só pode ser determinado no final de um determinado período de auditoria, uma vez que a contagem do estoque físico tenha sido feita. A fórmula do CPV, no entanto, permanece padrão da seguinte forma;

Custo das mercadorias vendidas (CPV) =Estoque inicial + Compras – Estoque final

Quantidade econômica do pedido (EOQ)

As empresas usam essa fórmula para calcular a quantidade de estoque que precisa ser comprada para atender à demanda do cliente e reduzir os custos associados ao estoque. Como o sistema perpétuo rastreia o estoque continuamente, o cálculo do EOQ se torna relativamente mais simples.

A fórmula para calcular o EOQ é…

EOQ =√ (2SD/H), onde d =demanda anual total de um produto, s =custo do pedido por compra e h =custo total anual associado (de retenção) por produto

Sistema de Inventário Perpétuo v Sistema de Inventário Periódico

Esta seção discute se a maioria dos donos de empresas deseja ser respondida, qual é melhor, o método de inventário perpétuo ou periódico? Antes de entrarmos no âmago da questão do que diferencia os dois sistemas, devemos salientar que ambos os sistemas são aceitos sob os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP).

Não é segredo que o sistema de inventário perpétuo ganhou enorme popularidade ao longo dos anos, especialmente com o avanço tecnológico. No entanto, ao mesmo tempo, muitos empresários optaram por continuar usando o sistema de inventário periódico mais manual.

Então, qual é o sistema de inventário periódico? O sistema de inventário periódico é um sistema de rastreamento de inventário em que uma contagem física do inventário disponível é realizada de forma regular/programada.

Diferenças entre os dois sistemas:

• Custo das Mercadorias Vendidas

Como o rastreamento do estoque no sistema perpétuo é contínuo, o custo das mercadorias vendidas é recalculado automaticamente após cada venda ou compra. No sistema periódico, no entanto, o custo das mercadorias vendidas só pode ser determinado de forma conclusiva ao final do período contábil, quando é realizada a contagem do estoque físico.

• Investigação de erros

Devido ao rastreamento contínuo, o sistema perpétuo permite a identificação instantânea de quaisquer erros ou anormalidades e permite que os empresários os resolvam muito mais rapidamente. Por outro lado, quando você usa o sistema periódico, os erros só podem ser identificados no final do período contábil, que muitas vezes é tarde demais para fornecer soluções viáveis. Além disso, como o sistema é executado e gerenciado por humanos, é altamente suscetível a erros humanos, onde os dados podem ser extraviados ou até perdidos.

• Geração de relatórios

Devido à natureza baseada em tecnologia do sistema perpétuo, os dados podem ser manipulados para fornecer ao gerenciamento relatórios analíticos abrangentes que permitem que eles tomem decisões informadas de compra e marketing. No entanto, é bastante difícil gerar relatórios semelhantes ao usar o sistema periódico devido à sua natureza manual.

• Sistemas informatizados

Devido à natureza direta do sistema de inventário periódico, os registros são mantidos em livros físicos ou em planilhas simples do Excel. Por outro lado, a complexidade do sistema perpétuo não permite a manutenção manual de registros, principalmente devido ao grande número de transações em um determinado período contábil.

• Despesas de instalação e manutenção

Não há custos extras incorridos se você optar por rastrear seu inventário usando o método sistemático. No entanto, o processo perpétuo exige que você compre software, scanners de código de barras e várias outras soluções digitais para garantir que funcione sem problemas, o que pode ser relativamente caro.

• Interrupção de negócios

O sistema periódico exige que você reserve um dia para realizar a contagem física do estoque no final do período contábil, afetando as operações comerciais. Por outro lado, o sistema perpétuo é contínuo e não precisa que você interrompa as operações para implementá-lo.

• Registro de compras

As compras no sistema de estoque permanente são registradas em uma conta de mercadorias ou em uma conta de estoque de matérias-primas, dependendo de sua natureza. Por outro lado, as compras no sistema de inventário periódico são todas registradas em uma única conta de compras.

Esta lista indica que o sistema perpétuo é superior à estrutura periódica em mais de uma maneira. Isso não quer dizer que o sistema regular não pode ser aplicado. Funciona perfeitamente para pequenas empresas com estoque pequeno e operando em um mercado relativamente lento. Também pode ser uma ótima solução para empresas iniciantes, pois geram receita para pagar o sistema perpétuo mais confiável.

Vantagens do Sistema de Inventário Perpétuo

Abaixo estão algumas das vantagens que sua empresa obterá ao usar o sistema de inventário permanente:

• Controle de inventário aprimorado – devido ao rastreamento contínuo do estoque, você terá uma compreensão firme dos detalhes e valores do seu estoque.
• Economia nos custos associados – novamente, você sempre saberá o nível ideal de estoque que deve estocar devido ao rastreamento contínuo. Isso significa que você evitará custos extras associados ao excesso de estoque, como custos de armazenamento.
• Análise de mercado – o sistema de inventário periódico permite analisar o comportamento do consumidor porque você pode acompanhar as vendas em tempo real.
• Redução da redução de estoque – a redução de estoque é descrita como a diferença entre o estoque que você PRESUME que tem no depósito e o estoque que você tem no depósito. A redução de estoque é causada por vários fatores, como deterioração, perda ou roubo. Um estudo realizado pela National Retail Federation revelou que a redução de estoque em 2017 custou cerca de 1,33% do total de vendas realizadas naquele ano. O sistema de inventário perpétuo permite identificar quaisquer discrepâncias ocasionadas pelo encolhimento, permitindo que você tome decisões de reabastecimento informadas.
• Reduzida chance de excesso ou falta de estoque – devido ao controle de estoque aprimorado, uma empresa que implementa o sistema de estoque permanente está sempre ciente de seu status de estoque. Ele pode, assim, tomar decisões informadas sobre quanto ou quão pouco precisa em um determinado momento. Isso significa que há chances minimizadas de excesso ou falta de estoque, pois você está sempre ciente do que precisa ser reabastecido.
• Gera relatórios úteis – pode-se obter muitas informações úteis do sistema de estoque permanente, como o impacto dos descontos nas vendas, padrões de devolução de produtos específicos e padrões de compra.
• Aumento da precisão – como há pouco ou nenhum espaço para erros neste sistema, você pode obter dados e relatórios precisos em tempo real. Não há necessidade de acrescentar que dados precisos são muito mais valiosos do que dinheiro na economia de hoje.

Desvantagens do Sistema de Inventário Perpétuo

Apesar de ter vários benefícios, o sistema de inventário permanente apresenta várias limitações, como:

• Hackeando – o software usado neste sistema depende da internet, o que representa o risco de seu sistema ser invadido por cibercriminosos mal-intencionados, que conseguiram invadir até bancos de dados governamentais de tempos em tempos. Você corre o risco de perder todos os seus dados de inventário.
• Falta de Internet – sem uma conexão de internet estável, o sistema pode se tornar rígido ou até mesmo impossível de implementar.
• Custo intensivo – o sistema de inventário permanente exigirá que você compre e instale software de gerenciamento de inventário, leitores de código de barras e vários outros recursos semelhantes para implementar. Esses recursos podem ser caros para adquirir e manter para a maioria das pequenas empresas ou empresas iniciantes.
• Treinamento extra – uma empresa que pretenda implementar esse sistema precisará realizar treinamentos em seus funcionários ou até mesmo procurar funcionários com conhecimento técnico ou familiarizados com o sistema. O treinamento pode ser um custo adicional para a empresa.

Conclusão

Para qualquer negócio de rápido crescimento, um sistema de estoque permanente seria a solução para o rastreamento de estoque. Em comparação, podemos concluir com segurança que o sistema de inventário periódico deixa muitos espaços para erros, o que não é um risco que qualquer empresa com um grande inventário deva estar disposta a correr. O sistema de inventário permanente permite otimizar seus níveis de inventário e muito mais.

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