Lista de verificação final da contagem do inventário físico em 24 etapas

A realização de uma contagem de inventário físico é uma atividade importante para empresas de todos os tipos. Embora os varejistas possam vir à mente ao pensar em medir o inventário físico, em verdade, todos os tipos de negócios - de fabricantes a organizações de serviços - possuem algum tipo de estoque.

Uma contagem de inventário físico requer atenção aos detalhes, precisão e um processo bem pensado. Uma lista de verificação de contagem de inventário físico pode ser uma excelente maneira de garantir que você entenda e siga as etapas corretas, garantindo a precisão e aproveitando ao máximo seus esforços.

O que é uma contagem de inventário físico?

Como o nome sugere, uma contagem de inventário físico é organizada, Processo metódico e estruturado usado para contar o estoque de uma empresa. As empresas usam contagens de inventário físico para fornecer uma auditoria ou verificação dos dados em sistemas de inventário e conduzi-los em horários programados que normalmente coincidem com os períodos de relatórios financeiros. As contagens de estoque também são críticas para garantir a confiabilidade das previsões de vendas e compras.

Existem dois métodos principais de realização de uma contagem de inventário físico:

• Manual - Usar papel e lápis para contar e registrar o inventário.
• Eletrônico - Contando com tecnologia como scanners, RFID, códigos de barras ou dispositivos móveis para contar itens.

Se você está tentando determinar a melhor maneira de contar o estoque, as empresas costumam escolher a contagem cíclica. O software de contagem cíclica e controle de estoque pode ajudar a eliminar as causas dos erros, criando processos de controle mais confiáveis. Apoiar uma estratégia de contagem cíclica com software de gerenciamento de estoque pode solicitar automaticamente aos funcionários que contem certos itens e categorizem os produtos com base no volume ou valor. Em última análise, isso leva a informações de inventário mais precisas e melhor garantia de qualidade.

O objetivo final da realização de uma contagem de inventário físico é que os registros correspondam aos produtos disponíveis o mais próximo possível.

Lista de verificação de contagem de inventário físico em 24 etapas

Ao realizar uma contagem de inventário físico, os funcionários precisam realizar várias etapas para garantir que o processo seja o mais perfeito e preciso possível. Aqui está uma lista de verificação de contagem de inventário físico - cobrindo a pré-contagem, durante a contagem e após a contagem.

Pré-contagem

• Selecione e notifique os funcionários envolvidos na contagem do inventário físico. Isso pode ser uma combinação de funcionários experientes e novos, mas você deseja selecionar confiável, funcionários meticulosos e detalhistas. Coloque esses funcionários em pares, onde um funcionário conta e o outro registra.
• Agende um horário para a contagem. Isso geralmente é feito fora do horário comercial normal e após corridas sazonais, especialmente em configurações de varejo, para evitar interromper clientes e operações diárias.
• Treine todos os funcionários envolvidos na contagem do inventário físico. Certifique-se de que eles recebem detalhes claros sobre as etapas que devem realizar e como conduzir e documentar a contagem.
• Organize sua contagem por localização em vez de por produto. Isso ajuda a tornar o processo mais eficiente e fornece uma maneira ordenada para os funcionários conduzirem a contagem do estoque.
• Crie mapas ou diagramas indicando as áreas de contagem e etiquetar claramente o inventário armazenado em cada área.
• Certifique-se de que todo o inventário esteja claramente rotulado com etiquetas fixas (portanto, não é provável que se movam ou caiam das prateleiras) e essas etiquetas são fáceis de encontrar e ler, se não estiver usando o gerenciamento de escaninhos.
• Atribuir funcionários a áreas específicas que eles são responsáveis ​​pela contagem. Isso ajuda a gerenciar o processo de contagem e facilita a identificação de funcionários que podem precisar fornecer ou esclarecer informações após o término da contagem.
• Rastreie todos os produtos em consignação em estoque separadamente. Evite incluí-los na mesma contagem de outros itens de inventário. O estoque em consignação se refere a itens que continuam pertencendo ao produtor, enquanto outra empresa (como um varejista ou distribuidor) os armazena e os envia aos clientes, pagando apenas pelo estoque depois de vendido.
• Obtenha tags de contagem. As marcas de contagem são formulários de duas partes preenchidos por aqueles que conduzem a contagem do inventário físico. Eles são numerados para ajudar a documentar o inventário e garantir a manutenção de registros precisos. Scanners e outros dispositivos de contagem eletrônica automatizam esse processo.
• Faça planos para observar as áreas onde o estoque está sendo contado . Considere agendar "visitas surpresa, "especialmente em áreas onde itens valiosos estão localizados, para reduzir as chances de roubo ou fraude.

Durante a contagem

• Designe uma pessoa para demonstrar o processo no dia da contagem para garantir que os funcionários entendam o que estão fazendo e como funciona o processo. Certifique-se de que todos recebam exemplos do método de documentação que você usa como um guia para eles seguirem.
• Evite interromper todas as atividades no warehouse. Mas é crucial garantir que nenhum estoque entre ou saia da área conforme ocorre a contagem do estoque físico. Isso causará confusão e aumentará as chances de erros.
• Os membros da equipe devem preencher uma etiqueta de contagem , anexar uma cópia ao item de inventário e reter a outra cópia, quer estejam contando manualmente ou usando um scanner. O líder do projeto coleta as tags e confirma que foram preenchidas corretamente e que nenhuma tag está faltando.
• As tags devem ser revisadas quanto à precisão , em seguida, dado aos membros da equipe designados para inserir as informações no sistema de gerenciamento de estoque. Se você estiver usando scanners, isso não será necessário, pois as informações são alimentadas automaticamente no sistema.
• Conforme as áreas são contadas, a equipe deve marcá-los então é claro que a contagem do inventário já foi realizada naquela área.
• Conduzindo verificações pontuais é uma etapa crucial para garantir a precisão e ajudar a detectar erros em potencial ou quebras de processo que precisam ser corrigidas.
• Deixe os itens perdidos onde estão se você encontrar algum durante a contagem.
• Faça um passeio final pelas áreas que estão sendo contadas. Execute esta etapa para garantir que todos os itens foram marcados, indicando que foram contados.
• Planeje o tempo para os intervalos e forneça comida e bebidas aos funcionários para agradecê-los por suas contribuições, especialmente quando as contagens ocorrem fora do horário normal de trabalho.

Contagem de publicações

• Analise os resultados da contagem do inventário físico para identificar e resolver quaisquer áreas problemáticas ou onde melhorias de processo podem ser necessárias para melhorar a precisão do inventário.
• Comunique-se amplamente com os funcionários , não apenas os envolvidos na contagem, mas todos os funcionários de toda a organização. Deixe-os saber os resultados das contagens físicas, quaisquer discrepâncias importantes, e buscar sua opinião sobre o que pode ter levado a essas incompatibilidades.
• Tome medidas para investigar qualquer suspeita de roubo se sua contagem de inventário levantou tais preocupações.
• Tome medidas para avaliar e atualizar os procedimentos , implementação de contagem cíclica para facilitar contagens futuras, e instituir treinamento ou melhorar a comunicação se a contagem do inventário físico sugerir erro do funcionário.
• Reconhecer e recompensar funcionários em áreas onde a contagem do inventário mostrou altos níveis de precisão. Ofereça feedback construtivo aos funcionários em áreas onde havia inconsistências significativas. Peça a opinião deles para estabelecer novas políticas, procedimentos e práticas para minimizar tais problemas no futuro.

Vá além das planilhas com o software de gerenciamento de estoque

Embora algumas empresas usem planilhas ou mesmo papel para gerenciar o estoque, isso está longe de ser uma solução ideal. Essas abordagens não são apenas sujeitas a erros, mas eles falham em oferecer a funcionalidade mais robusta do software de gerenciamento de estoque que pode ajudar a minimizar o desperdício e maximizar a capacidade de tomar decisões informadas relacionadas a compras e vendas.

O software de gerenciamento de inventário em nuvem de hoje pode rastrear produtos em vários locais e oferece à sua força de trabalho acesso a dados atualizados sobre os níveis de inventário o tempo todo. Esta tecnologia pode automatizar o reabastecimento, rastreamento de lote e série e contagem cíclica. O sistema certo ajudará a estabelecer melhores práticas de gestão de estoque que ajudam você a economizar tempo, reduza os erros e dote sua equipe de gerenciamento com as informações de que precisam para tomar decisões de negócios essenciais.

Um sistema de gestão de inventário e contagem cíclica podem reduzir a frequência das contagens físicas, uma vez que cada item é rastreado à medida que entra, move-se e sai de suas instalações, produzindo menos discrepâncias para resolver. Quando você precisa completar uma contagem física, eles serão mais rápidos e precisos com este software instalado. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que usam leitores conectados à solução de gerenciamento de estoque.

O gerenciamento de estoque é um elemento crítico das operações de qualquer empresa e impacta significativamente os resultados financeiros e o sucesso geral. A realização de contagens físicas de inventário regularmente - geralmente anualmente em conjunto com o orçamento anual e os ciclos de relatórios - garante registros precisos e ajuda com escolhas importantes sobre os níveis de estoque para atender à demanda do cliente e garantir a continuidade das operações comerciais. Usar a tecnologia para melhorar o processo de gerenciamento de estoque e agilizar as contagens físicas pode ajudar sua empresa a reduzir os custos de manuseio e aumentar o fluxo de caixa.