Como escrever uma carta de refutação de estorno

De vez em quando, uma empresa ou comerciante sofrerá uma disputa de estorno, o que pode ser muito complicado e demorado de navegar e resolver. Uma disputa de estorno é quando um cliente disputa sua transação anterior com um comerciante, e pode ser por vários motivos, incluindo mas não limitado a:

• O cliente não recebe o produto pelo qual pagou.
• O produto sendo significativamente diferente do item anunciado, ou aquele item que chega com defeito.
• O cliente não autorizou a transação.

A maior parte do tempo, estornos não são contestados pelo comerciante, como na maioria das vezes, o valor reembolsado é tão pequeno que não vale o tempo e esforço do comerciante. Contudo, existem alguns casos em que vale a pena contestar uma disputa, e isso pode acontecer ao lidar com transações de alto valor ou ao tentar proteger sua reputação.

A fase mais crítica do processo de estorno, do ponto de vista do negócio, é a carta de refutação deles, já que é somente esta carta que pode determinar se sua contestação foi retirada ou não. Veja como escrever a carta de refutação perfeita para ajudar a limpar o nome da sua empresa de qualquer irregularidade.

O que é uma carta de refutação?

Uma carta de refutação é basicamente a carta de apresentação enviada ao indivíduo que analisa seu caso de estorno. É usado para resumir, seu lado da disputa de forma concisa, convincentemente, e de forma convincente. Deve ser usado para destacar suas peças críticas de evidência, bem como dar uma breve descrição de todos os documentos de apoio que você forneceu para que seu caso seja fácil de seguir e revisar.

Por que uma carta de refutação é importante?

Essas letras são importantes porque constituem a peça central do seu caso, por isso é essencial que você dê toda a atenção de que precisa e não se apresse em ler esta carta. Se bem escrito, o que significa que é persuasivo e sucinto, tem o potencial de influenciar o emissor a seu favor, que pode ajudá-lo a recuperar centenas e até milhares de receitas perdidas, dependendo do tamanho da disputa.

Cartas de refutação de estorno podem ser desafiadoras e demoradas; na verdade, lidar com todo o processo de estorno pode ser uma dor de cabeça tranquila, com toda a terminologia e jargão envolvidos. É por isso que muitas empresas estão recorrendo a soluções de terceiros para ajudar na gestão de estornos de ponta a ponta, já que essas empresas podem manter tudo organizado, e usar sua experiência para tornar este processo muito mais simples

Como deve ser formatado?

Uma carta de refutação não deve ter mais do que uma página, como você deseja que seja conciso e fácil de ler. Isso ocorre porque a pessoa que analisa o caso provavelmente está lidando com centenas de outras, então eles podem não ter tempo suficiente para ler um ensaio de várias páginas sobre por que você está certo. Uma carta de refutação também deve fazer bom uso de marcadores, frases curtas, e utilizar verbos ativos para torná-lo mais persuasivo. Você está tentando convencê-los a assumir o seu lado do argumento.

Certifique-se de incluir todas as informações essenciais necessárias, como data, número do comerciante, e os detalhes da transação (a data em que ocorreu, preço total, etc.), pois sem eles será impossível ganhar seu caso, não importa o quão forte seja o seu argumento.