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O que é um formulário fiscal W-9 e o que você deve fazer se receber um?

p Este artigo foi verificado por nossos editores e Rachel Weatherly, especialista em produtos fiscais com Credit Karma Tax®.

O IRS quer saber sobre toda a sua renda, e não basta apenas sua palavra quando você relata sua renda total em sua declaração de imposto de renda federal.

p Geralmente, as organizações que fornecem sua renda - como um empregador, uma empresa que contrata trabalho freelance de você, ou um administrador IRA - tem que compartilhar essas informações com o IRS também. A fim de fazer isso, essas organizações precisam de algumas informações fiscais básicas de você, incluindo o seu número de identificação de contribuinte, nome ou nome comercial, e endereço.

p Para obter essas informações, uma empresa pode solicitar que você preencha um formulário fiscal W-9. O formulário também ajuda a empresa a entender se deve ou não reter o imposto sobre os valores que paga a você.

p Vejamos as informações em um Formulário W-9, quando você pode receber uma solicitação para preencher um e o que você deve fazer se isso acontecer.

  • O que é um formulário fiscal W-9?
  • Que informações estão em um W-9?
  • Quem pode me pedir um W-9?
  • Terei que preencher mais de um W-9?
  • O que devo fazer com o Formulário W-9 preenchido?

O que é um formulário fiscal W-9?

p A W-9, Solicitação de número de identificação do contribuinte e certificação, é um formulário fiscal que as empresas usam para solicitar um número de identificação fiscal, ou TIN, de um contribuinte com quem eles estão fazendo negócios.

p Cada pessoa ou empresa tem um NIF exclusivo que o IRS usa para identificar esse contribuinte. Para indivíduos, geralmente é um número de previdência social, que é emitido pela Administração da Segurança Social. Pessoas que devem pagar imposto de renda federal, mas não são elegíveis para obter um número de Seguro Social, pode solicitar um número de identificação de contribuinte individual, ou ITIN, do IRS. Para empresas, o TIN é um número de identificação do empregador, que o IRS emite.

p Seu TIN exclusivo deve ser enviado com todos os seus formulários fiscais para que o IRS possa identificar facilmente suas informações fiscais.

p Quando você é um funcionário assalariado, seu empregador pode obter seu número de Seguro Social no W-4 - um formulário de imposto que informa quanto imposto deve ser retido em seu salário. Mas se você trabalha por conta própria ou ganha uma renda que não seja o salário de um funcionário, a empresa ou pessoa que o pagou pode solicitar que você preencha um W-9. As informações no formulário podem ajudar a garantir que a empresa use seu NIF correto ao relatar ao IRS quaisquer valores que ela pagou a você durante o ano fiscal.

p A empresa provavelmente relatará esses valores ao IRS em algum tipo de formulário 1099. Por exemplo, uma empresa pode preencher e apresentar um Formulário 1099-MISC para um freelancer a quem pagou $ 600 ou mais por serviços durante o ano fiscal.

Saiba mais sobre formulários 1099 e o que fazer com eles

Que informações estão em um W-9?

p Um formulário fiscal W-9 contém algumas informações fiscais básicas, Incluindo …

  • Seu nome conforme você escreve em sua declaração de imposto de renda
  • O nome da sua empresa, se for diferente do seu nome
  • Como você ou sua empresa são classificados para fins fiscais federais (empresa unipessoal / indivíduo ou LLC de membro único, sociedade de responsabilidade limitada, corporação, parceria, ou confiança ou propriedade)
  • Seu endereço completo
  • Seu número de identificação de contribuinte, com campos separados para um número de Seguro Social (para indivíduos) ou um número de identificação do empregador, ou EIN, para empresas.
p Você precisará assinar seu formulário W-9. Ao fazê-lo, você certifica que forneceu seu ID de contribuinte correto, que você é um cidadão americano ou estrangeiro residente nos Estados Unidos, e que você não está sujeito a imposto retido na fonte ou requisitos de relatório de acordo com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras, ou FATCA.

p Informações opcionais também podem ser incluídas no formulário, incluindo o nome da pessoa ou empresa que solicita o seu preenchimento.

O que é retenção na fonte?

p Em algumas situações, empresas que fazem certos tipos de pagamentos podem ser obrigadas a reter 24% dos valores de pagamento e pagá-los ao IRS. Isso é conhecido como "retenção na fonte, ”E pode entrar em ação quando um contribuinte ...

  • Falha ao fornecer a empresa que faz o pagamento com seu NIF.
  • Fornece à empresa pagadora um NIF incorreto que não corresponde ao número que o IRS tem registrado para esse contribuinte.
  • Não relata em sua declaração de imposto todos os juros e dividendos que foram obrigados a relatar.
  • Não certifica à empresa pagadora que eles não estão sujeitos à retenção preventiva.
p Mas se você fizer tudo o que deve fazer - dê à empresa seu NIF correto, inclua todos os seus juros tributáveis ​​e dividendos em sua declaração de impostos, e certificar sua isenção de retenção na fonte - você não estará sujeito à retenção na fonte.

Quem pode me pedir um W-9?

p Geralmente, se uma empresa for obrigada a apresentar uma declaração de informações ao IRS para relatar valores de $ 600 ou mais pagos a você durante um ano fiscal, ele pode solicitar que você preencha um formulário fiscal W-9. Isso significa que freelancers e contratados independentes podem receber uma solicitação de W-9 de empresas para as quais trabalham, mas eles não são os únicos contribuintes que podem receber uma solicitação para preencher o formulário.

p O IRS também exige que as empresas enviem informações sobre transações imobiliárias, juros hipotecários que um contribuinte paga a uma empresa hipotecária, dívidas canceladas, Contribuições de IRA e outras situações. Nessas situações, as empresas também podem pedir ao contribuinte um W-9.

Terei que preencher mais de um W-9?

p Você pode receber uma solicitação para mais de um W-9.

p Por exemplo, se você trabalha com mais de uma empresa que lhe paga $ 600 ou mais, cada um pode pedir que você preencha um W-9 porque todos precisarão do seu TIN para preencher e registrar um 1099 para você. As empresas também podem preencher 1099 formulários, mesmo que você não tenha atingido o limite de US $ 600, apenas para ter certeza de que estão relatando corretamente o dinheiro que pagaram ao fazer negócios.

p Você deve preencher os formulários fiscais W-9 para todas as empresas que tenham um motivo legítimo para solicitá-lo, e você deve preencher o formulário com precisão ou enfrentará uma penalidade e possivelmente uma retenção na fonte no futuro.

p Depois de preencher um W-9 uma vez, você não deve precisar concluí-lo novamente para o mesmo solicitante. Mas se suas informações mudarem, você deve alertar a empresa que solicitou o W-9 que você precisa modificar suas informações pessoais. Isso é importante para que o solicitante tenha o endereço e o TIN corretos para incluir em seu 1099.

Esteja ciente de roubo de identidade

p Quando você recebe uma solicitação de W-9, provavelmente é uma boa ideia examinar o solicitante para garantir que ele realmente precisa das informações que está solicitando. Um W-9 contém informações confidenciais que podem ser valiosas para ladrões de identidade.

7 dicas para reduzir o risco de roubo de identidade fiscal

O que devo fazer com o Formulário W-9 preenchido?

p Quando você completa um W-9, você precisará devolvê-lo à empresa, organização ou indivíduo que o solicitou de você. O IRS permite que os solicitantes usem um sistema eletrônico para receber W-9s, mas certifique-se de entender como a empresa que está solicitando o formulário deseja que você o envie de volta.

p Também é uma boa ideia guardar uma cópia de qualquer formulário fiscal preenchido durante o ano. Provavelmente não há uma resposta certa para quanto tempo você deve manter uma cópia de um W-9. Mas o IRS geralmente aconselha os contribuintes a reter os registros pelo tempo que precisarem para ajudar a documentar a renda ou as deduções em uma declaração de imposto de renda.

Resultado

p Você deve esperar receber um formulário fiscal W-9 de qualquer empresa ou indivíduo, que não seja um empregador, que pagou a você mais de $ 600 por ano. É um formulário simples, mas certifique-se de preenchê-lo corretamente e fornecer seu número de identificação de contribuinte e endereço corretos. A empresa solicitante pode precisar das informações para preparar e apresentar um 1099 que permitirá ao IRS saber quanto pagou durante o ano fiscal. E não preencher corretamente um W-9 pode significar que seus pagamentos ficarão sujeitos à retenção na fonte.

Rachel Weatherly é especialista em produtos fiscais da Credit Karma Tax®. Ela estudou contabilidade e finanças na Western Carolina University e também trabalhou como analista fiscal. Você pode encontrá-la em LinkedIn .

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