O que é Plano de Contingência Financeira? Um guia passo a passo para a criação de um

A criação de um plano de contingência financeira é uma medida acertada para qualquer empresa. Crises e contratempos podem atacar repentinamente, de desastres naturais a crises econômicas, falhas técnicas, falências de parceiros e deserções de clientes. Layouts de planejamento de contingência, antecipadamente, como responder rapidamente a cada um desses cenários e colocar os negócios de volta nos trilhos.

O que é planejamento de contingência financeira?

Planejamento de contingência, em geral, trata de priorizar as ações que você deve tomar diante de ameaças extraordinárias ao seu negócio. Quais são os primeiros passos que você deve dar em uma crise? Se isso não for suficiente, Quais são os próximos passos?

O planejamento de contingência financeira é um aspecto do planejamento de contingência que se concentra nos recursos financeiros necessários para manter a empresa solvente e operacional quando ocorre uma crise. Por exemplo, pode identificar maneiras de arrecadar fundos ou cortar custos se houver uma queda repentina na receita devido a uma crise econômica.

O que é um plano de contingência financeira?

Um plano de contingência financeira identifica os piores cenários de sua empresa e seu impacto e apresenta possíveis respostas. As empresas normalmente desenvolvem planos de contingência financeira por meio da coleta e análise de dados, em seguida, passá-lo para gerentes seniores e executivos que fazem brainstorming de estratégias. Uma empresa também pode contratar uma consultoria para esse fim específico.

Tipicamente, uma organização desenvolve planos de contingência financeira para cada um dos talvez meia dúzia de riscos escolhidos pelo grupo. Quando ocorre uma crise, a empresa usa o plano de contingência como um manual.

Por que os planos de contingência financeira são tão importantes?

Os planos de contingência financeira fornecem a base para mitigar o risco do negócio, acelerando a recuperação de desastres e garantindo a continuidade e resiliência dos negócios. A pandemia COVID-19 colocou um novo prêmio nas empresas que estabelecem essa resiliência, em particular a resiliência da cadeia de abastecimento, de acordo com analistas.

O planejamento de contingência vem com um forte caso de negócios, porque as empresas que podem responder com eficácia a uma crise e rapidamente se recuperam podem ganhar uma vantagem competitiva sobre outras empresas.

Benefícios de um Plano de Contingência Financeira

Permanecer solvente e manter operações de negócios quase normais podem ser os benefícios mais importantes de um plano de contingência financeira, mas existem outras vantagens importantes que ele oferece. Um é o benefício emocional, já que planejar com antecedência pode reduzir o estresse e o pânico durante uma crise real. Com um plano claro em prática, sua equipe pode rapidamente voltar seu foco para a ação em meio a uma situação desafiadora e muitas vezes dinâmica.

Há também o benefício para a reputação, pois uma resposta eficaz em situações de crise reflete bem em sua empresa. Mesmo que você nunca tenha que colocar o Plano B em ação, o fato de você ter um plano de contingência financeira bem elaborado pode deixar os clientes e outras partes interessadas mais confortáveis.

E tenha em mente que os planos de contingência financeira não são apenas para os piores cenários. Eles também podem abordar os melhores cenários, como uma enxurrada de novos pedidos online que você não tem capacidade para atender. Dessa forma, o planejamento de contingência financeira também pode ajudar as empresas a capitalizar totalmente seu sucesso.

Finalmente, embora você não possa planejar para todas as crises ou contratempos, depois de ter alguns planos de contingência financeira testados em mãos, você pode ser capaz de aplicar seus itens de ação a outros cenários potenciais.

O que está incluído em um plano de contingência financeira?

O planejamento de contingência financeira tem dois objetivos críticos. Uma é abordar a resposta imediata à crise; o outro se concentra na normalização de operações após a ocorrência do evento, ou em áreas de negócios não afetadas pela crise. Por exemplo, uma resposta de curto prazo a uma crise financeira em uma unidade de negócios central pode incluir acessar uma linha de crédito existente; uma resposta de longo prazo pode envolver o desvio de gastos de unidades complementares ou não lucrativas para a área de negócios principal em risco para ajudá-la a se recuperar.

O capítulo e o versículo de um plano de contingência financeira variam de acordo com o tamanho e o tipo de negócio. Em geral, um plano deve incluir opções para empacotar recursos e / ou cortar custos. As alavancas financeiras que você deve estar preparado para puxar podem incluir:

Financiamento: As reservas de dinheiro são reis em situações de crise. Embora os especialistas sugiram que as empresas mantenham dinheiro suficiente ou outros ativos de alta liquidez para cobrir seis meses de despesas operacionais, estudos mostram que muitas empresas menores não fazem isso. Acesso a linhas de crédito, empréstimos de curto prazo e seguro de continuidade de negócios são algumas outras fontes de financiamento que as empresas devem garantir antes de qualquer crise.

Custos: Despesas, a equipe e até mesmo unidades de negócios inteiras podem ser cortadas ou vendidas em um esforço para proteger as atividades lucrativas e manter o fluxo de caixa positivo.

O software de contabilidade com relatórios detalhados e ferramentas de visualização de dados pode ajudar a pintar uma imagem clara de sua situação financeira enquanto você pondera as melhores opções para sua organização, uma vez que se baseia em dados dinâmicos de seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) e outras ferramentas.

Exemplo de um plano de contingência financeira

É muito comum que as empresas dependam de um cliente para obter uma grande fatia de sua receita, o que representa um grande risco e demonstra a importância dos planos de contingência. Se, por exemplo, você obtém 25% do seu negócio com um único cliente, você deve ter um plano de contingência para a possível deserção desse cliente. Os componentes financeiros de tal plano podem incluir:

• Organizar o acesso a crédito de curto prazo com o seu banco com antecedência para cobrir qualquer déficit de receita.
• Compreender as opções para renegociar extensões de empréstimos comerciais existentes.
• Tomar medidas para acelerar o pagamento de outros clientes, tais como renegociação de cronogramas de pagamento e cobrança de contas vencidas.
• Demitir pessoal associado ao negócio do cliente perdido.

As respostas de longo prazo podem incluir a redução de gastos discricionários, cortar operações não lucrativas e dobrar o desenvolvimento de novos negócios para substituir a receita perdida e tornar sua empresa menos dependente daquele único cliente. As áreas de negócios centrais devem ser protegidas de cortes que possam prejudicar sua lucratividade para minimizar o impacto no resto da empresa e manter o “business as usual” sempre que possível.

7 etapas para criar um plano de contingência financeira

As empresas devem adotar uma abordagem metódica para construir um plano de contingência financeira, a fim de garantir que ele cubra adequadamente os maiores riscos. Aqui estão as principais etapas desse processo:

1. Identifique os riscos. Limite os riscos da sua empresa a cinco ou seis cenários realistas que podem realmente inviabilizar o seu negócio. Qual a probabilidade deles, e quão severo seria seu impacto?
2. Analise as causas. Entenda e documente por que cada uma dessas situações pode surgir.
3. Indicadores de trilha. Com base nesta análise, liste os possíveis sinais de problemas e encontre maneiras de rastreá-los para ficar à frente da situação.
4. Prescreva ações. Detalhe a estratégia para responder a cada crise, especificando e priorizando quais etapas tomar, Como as, por quem e em que prazo.

Conforme você desenvolve o esboço do seu plano de contingência, aprofunde-se mais em cada um dos riscos, os recursos financeiros disponíveis para você e como você pode usar esses recursos para responder:

5. Analise seu perfil financeiro. Use todo o planejamento financeiro e ferramentas de análise que você tem para detalhar suas operações e os mercados que você atende, incluindo custos, fluxo de caixa e posicionamento competitivo. Isso pode fornecer à empresa percepções sobre a probabilidade de vários cenários e seu impacto potencial.
6. Faça um inventário de seus ativos e fontes de financiamento. Faça a si mesmo as seguintes perguntas:Quanto você tem em reservas de caixa? Quais ativos são indispensáveis ​​e precisam ser protegidos? Quais ativos você consideraria fechar ou vender? Onde você poderia cortar gastos sem arriscar a lucratividade? Quanto você pode emprestar rapidamente? Você tem seguro contra interrupção de negócios?
7. Faça planos para realocar, corte ou alavancagem. Responder às perguntas acima pode sugerir mergulhar em suas reservas - geralmente a primeira e melhor opção - ou reduzir a produção, usar linhas de crédito com seu banco ou vender uma unidade de negócios não essencial. Cada opção deve ser avaliada por sua velocidade e confiabilidade para arrecadar fundos. Por exemplo, vender uma unidade de negócios pode ter um processo mais lento, resultado menos certo do que tomar um empréstimo de curto prazo quando o tempo é essencial.

As seguintes práticas recomendadas também podem ajudar a otimizar o desenvolvimento e a manutenção de seu plano de contingência financeira:

• Ativação: Você deve ter uma política em vigor que descreva exatamente quando um plano de contingência seria ativado - incluindo o processo de tomada de decisão e quem está envolvido.
• Avaliações: Examine esses planos trimestralmente, considerando mudanças econômicas e mudanças na força de trabalho, para levar em conta fatores econômicos ou outras questões relacionadas ao negócio, como novos detalhes de contato ou uma mudança significativa nas reservas de caixa.
• Comunicação: Certifique-se de que o plano seja comunicado para selecionar indivíduos em sua empresa em todos os departamentos, para que eles possam revisá-lo e entendê-lo antes que qualquer crise se materialize.
• Aprenda com a experiência: Como acontece com qualquer bom plano de negócios, as empresas devem aprender com a experiência sempre que recorrerem ao plano de contingência e fazer ajustes que o colocarão em uma posição melhor para a próxima crise.

Modelo de plano de contingência financeira grátis

Uma variedade de ferramentas está disponível para ajudá-lo a desenvolver um plano de contingência financeira. Você pode começar a debater sua resposta às crises baixando este modelo de planejamento de contingência financeira de nível superior.

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Este modelo o ajudará a criar um plano de contingência financeira para servir como base para mitigar o risco do negócio, acelerando a recuperação de desastres e garantindo a continuidade e resiliência dos negócios.

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Adicionalmente, Os softwares de contabilidade e análise de dados costumam ter ferramentas de planejamento e visualização que ajudam as organizações a mapear riscos e respostas financeiras. Eles podem ajudar na preparação para o inesperado, facilitando atividades como:

Linhas de tendência: Monitorar métricas críticas ao longo do tempo, como fluxo de caixa e contas a receber, pode fornecer sinais de alerta de um grande revés para o seu negócio.

Mapas mentais: Mapas mentais organizam e categorizam a ampla gama de riscos que sua empresa enfrenta, para ajudá-lo a separá-los e priorizar as maiores ameaças.

Gráficos de impacto de risco: Esses gráficos organizam os riscos com base em seu impacto e probabilidade de ocorrência, para ajudá-lo a priorizar as respostas.

Diagramas de decisão: Os diagramas de decisão mapeiam visualmente respostas específicas a eventos específicos, dando aos líderes um plano de ação claro durante uma crise.

De riscos tão variados como perder um grande cliente a enfrentar um desastre natural, o desenvolvimento de planos de contingência financeira ajudará a servir como um manual para sua organização enfrentar a crise.