O que é gerenciamento de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas aborda todas as funções associadas ao suporte de viagens de negócios para funcionários, clientes, fornecedores e parceiros de negócios. As empresas podem contar com equipes internas de gestão de viagens corporativas, agências de viagem, ferramentas de reserva online ou qualquer combinação dessas opções para executar essas funções. As políticas corporativas de gestão de viagens criam ou reforçam procedimentos de reuniões e viagens, ao mesmo tempo que repassam dados de viagens para sistemas e equipes de contabilidade e finanças.

Como funciona o gerenciamento de viagens corporativas?

Além de garantir que os funcionários cumpram a política de viagens da empresa, a gestão de viagens corporativas oferece suporte a outras tarefas, como organizar viagens de negócios, estabelecendo acordos preferenciais com as transportadoras (companhias aéreas, locadoras de veículos, etc.) e fornecedores de hospitalidade, e a emissão de relatórios em tempo real que transmitem os gastos com viagens aos departamentos de contabilidade e outras partes interessadas corporativas.

Por que o gerenciamento de viagens corporativas é importante?

A gestão de viagens de negócios desempenha um papel fundamental em ajudar as empresas a obter o máximo de seus orçamentos de viagens, garantindo que não paguem a mais por transporte e acomodação. Também estabelece como os funcionários organizam viagens de negócios e garante que todos os gastos com viagens sejam alocados no melhor interesse da empresa. Um programa de viagens corporativas bem administrado também é importante para garantir a segurança do viajante.

Que tarefas se enquadram no gerenciamento de viagens?

• Itinerários
• Preços
• Acomodações
• Transporte
• Reunião e eventos
• Custos e conformidade com a política
• Suporte para viagens
• Relatórios e análise de dados

Itinerários

As empresas têm abordagens diferentes quando se trata de como os funcionários criam roteiros para suas viagens de negócios. As considerações incluem custo, equilibrado com as responsabilidades de negócios de um funcionário e as políticas de viagens da empresa. Na maioria dos casos, os funcionários agora usam ferramentas de reserva online para criar seus próprios itinerários. Algumas empresas maiores podem ter recursos de pessoal ou agência de viagens para criar itinerários para líderes seniores ou aqueles que viajam com frequência. As empresas com um programa de viagens corporativas podem configurar o software de gerenciamento de viagens com ferramentas de reserva online para garantir que os viajantes criem itinerários que atendam às diretrizes de viagens da empresa, ao mesmo tempo que fornecem um mecanismo para aprovação de viagens e relatórios de viagens e despesas.

Preços

A gestão de viagens corporativas é responsável por manter os custos sob controle, já que os preços das viagens são notoriamente variáveis. A otimização dos preços pode ter um impacto mensurável na manutenção dos orçamentos e ajudar as empresas a financiar mais viagens de negócios sem expandir significativamente o orçamento. A gestão de viagens corporativas pode definir diretrizes para quanto os funcionários podem gastar em vários custos de viagens, com base em preços razoáveis ​​e usuais em um determinado local.

Algumas empresas negociam preços com certos fornecedores, enquanto outros dependem de agências e terceiros que podem ter mais influência. Alguns podem contar com equipes internas e uma empresa de gestão de viagens. Onde faz sentido, as empresas também devem alavancar quaisquer relações de clientes comerciais que possam ter com aqueles que fornecem transporte, hospitalidade ou outras funções de apoio a viagens.

Acomodações

Os custos de hospedagem são cíclicos, dependendo das condições econômicas, localização, época do ano e outros fatores. O custo das acomodações também varia consideravelmente em todo o mundo. Assim, a gestão de viagens corporativas pode negociar preços com grandes cadeias de hotéis ou aqueles que oferecem acomodações alternativas, como o Airbnb - ou supervisionar uma agência que o faça. Além dos custos, as empresas devem considerar acomodações que atendam às necessidades de negócios dos funcionários e tenham políticas de cancelamento favoráveis ​​ou estejam dispostas a renunciar a certas taxas.

Transporte

Quando se trata de transporte, a gestão de viagens corporativas desempenha várias funções, incluindo a determinação do melhor meio de transporte para um determinado destino. É o canal por meio do qual os funcionários fazem seus arranjos com transportadoras preferenciais e garante que os arranjos de transporte estejam em conformidade com as políticas da empresa.

Reuniões e Eventos

As empresas que organizam suas próprias reuniões e eventos precisam de recursos para reservar restaurantes, hotéis, centros de convenções ou outros locais que podem acomodar tudo, desde pequenas reuniões executivas a grandes conferências. Uma ferramenta ou equipe de gerenciamento de viagens corporativas facilita essas reservas.

Para reuniões e eventos importantes, a equipe examinará vários locais e garantirá que cada um atenda às necessidades e orçamentos de uma reunião ou evento. Se for um grande encontro que reunirá os clientes, investidores ou outras partes interessadas influentes, equipes de gestão de viagens corporativas visitarão o local. Além de avaliar as instalações da reunião, a equipe garantirá que as acomodações e a logística do entorno sejam adequadas.

Custos e conformidade com a política

Muitas empresas exigem que o gerenciamento de viagens corporativas não apenas estabeleça limites de custo, mas também rastreie e faça com que os funcionários os cumpram. Idealmente, a gestão de viagens corporativas vincula a conformidade às políticas de reembolso. Além disso, seus sistemas devem impedir que os funcionários façam acordos que não atendam às políticas da empresa.

Porque as circunstâncias às vezes podem exigir exceções, a gestão de viagens corporativas deve ter mecanismos de aprovação flexíveis. Muitas empresas também emitem um cartão de crédito corporativo, que permite um melhor rastreamento de viagens e despesas, reserva de viagens simplificada, reembolso mais rápido e acesso a dados em tempo real sobre os custos dos funcionários.

Suporte para viagens

As vezes, as equipes de gestão de viagens corporativas servirão como um canal entre os funcionários, seus supervisores e contas a pagar. Organizações maiores podem terceirizar essa função para agências de viagens, como American Express, que possuem plataformas sofisticadas de gerenciamento de viagens. Algumas organizações fornecerão níveis mais altos de suporte, como providenciar transporte para aeroportos, fazer reservas para o jantar ou servir como contato com os viajantes quando eles precisam de ajuda. Em ambos os cenários, além dos principais executivos e convidados VIP, espera-se cada vez mais que os funcionários confiem em ferramentas de autoatendimento para atender às necessidades comuns de viagens.

Relatórios e análise de dados

A gestão de viagens corporativas deve relatar todas as despesas de viagem à contabilidade. Os departamentos financeiros usam essas informações não apenas para rastrear despesas incorridas durante um período contábil, mas também para informar orçamentos e previsões atuais e futuras.

Gerenciamento de viagens automatizado vs. contratação de gerente de viagens

Até recentemente, as empresas tiveram que decidir se contratariam pessoas para apoiar e gerenciar viagens ou depender de agências externas para supervisionar essas funções e, em seguida, permitir que os departamentos de contas a pagar aplicassem as políticas ao reembolsar as despesas dos funcionários. Enquanto algumas empresas escolhem um ou outro e outras combinam os dois, hoje em dia, as empresas têm a opção de automatizar grande parte do processo de gerenciamento de viagens.

Algumas plataformas de gestão de negócios, por exemplo, oferecem recursos de gerenciamento de viagens corporativas. Muitas das principais plataformas possuem recursos que incluem gerenciamento de despesas, analítica, gerenciamento de clientes e gerenciamento de projetos, que juntos servem para automatizar a gestão de viagens. Essas plataformas também fornecem às equipes de contabilidade informações em tempo real sobre o impacto das viagens no desempenho financeiro.

Como a IA está mudando o cenário do gerenciamento de viagens?

Os viajantes de negócios agora estão usando ativamente ferramentas para automatizar o gerenciamento de viagens. Com os avanços recentes em inteligência artificial (IA), agora eles podem reservar uma viagem de negócios com ferramentas de reserva online ainda mais rápido. Por exemplo, A American Express Global Business Travel (GBT) está entre as empresas que usam IA para automatizar o planejamento de viagens de negócios. A agência de viagens global agora tem um mecanismo de recomendação que usa o histórico do viajante para ajudar a encontrar acomodações adequadas ao planejar uma viagem.

Mas não são apenas as agências de viagens gigantes que estão usando IA para ajudar a automatizar as reservas de viagens de negócios e processos relacionados. Companhias aéreas, operadoras de hotéis e locadoras de veículos começaram a introduzir chatbots para resolver questões e dúvidas de rotina. As pessoas estão usando comandos de voz para recomendações e fazer reservas. Essas tecnologias estão começando a aparecer na automação da força de trabalho, help desk e outros sistemas de gerenciamento de processos de negócios para permitir maior autoatendimento para processos de rotina.

O verdadeiro potencial da IA ​​para a gestão de viagens corporativas vem do uso de todos os dados acumulados pelos viajantes para eliminar o máximo possível de tarefas no planejamento de viagens, de acordo com a revista Travel &Hospitality.

Ao analisar como os viajantes das empresas se comportam na criação de seus itinerários, As ferramentas de automação de IA podem se tornar mais precisas na previsão de preferências, De acordo com o relatório. “Quando as preferências podem ser atendidas sem nem mesmo pedir por elas, o tempo de pesquisa é fortemente reduzido, e a tração é aumentada. Até mesmo mudanças nos parceiros de viajantes podem ser detectadas de antemão durante a negociação com propriedades. Em última análise, um mecanismo de recomendação alimentado por IA poderia eliminar a dependência de complicações potenciais de mudanças de última hora. ”

Desafios da gestão de viagens corporativas

• O desejo do funcionário por flexibilidade e conforto pode entrar em conflito com os esforços da empresa para gerenciar custos.
• Os serviços que antes eram incluídos no custo da passagem aérea ou na reserva de um hotel agora podem ter um custo extra, criando disparidades nas políticas da empresa.
• Taxas crescentes de cancelamento ou alteração são caras se os funcionários cometerem erros no momento da reserva.
• As políticas da empresa muitas vezes podem limitar a capacidade dos funcionários de escolher serviços de baixo custo que eles descobrem por conta própria.
• Muitas empresas ainda carecem de maneiras de calibrar as necessidades do negócio com os custos e as mudanças nas condições de negócios quando se trata de viagens.
• As políticas de contas a pagar nem sempre estão alinhadas com a gestão de viagens corporativas. O processo de reembolso é muito manual e requer recursos significativos para revisar e verificar os recibos de despesas de viagem.

Como instituir uma política de gerenciamento de viagens

Cada empresa deve ter uma política de gestão de viagens documentada e que eles cumpram. A política deve ser razoável e idealmente elaborada com informações de funcionários que viajam com frequência. Coletar essa opinião reduzirá a não conformidade, que por vários relatos é alto. Pesquisas de viagens corporativas mostram que mais da metade não entende ou não atende às políticas de viagens de suas empresas. A Sociedade de Gestão de Recursos Humanos, uma associação comercial sem fins lucrativos para profissionais de RH criou um modelo que oferece uma política básica que as empresas podem ajustar para atender aos seus próprios requisitos de conformidade e o que a liderança acredita que se encaixa nas melhores práticas de sua organização.

Tendências em gestão de viagens corporativas

Os viajantes a negócios esperam que todos os aspectos de suas viagens sejam acessíveis a partir de seus telefones e computadores. Já se foi o tempo em que telefonava para um agente de viagens para fazer reservas e enviar relatórios de despesas manuais.

Empresas que conseguem integrar todas as informações pertinentes ao planejamento de viagens, despesas e como os funcionários gastam seu tempo na estrada estão melhor posicionados para determinar o valor que estão recebendo.

As melhorias na tecnologia e os avanços na IA estão ajudando as empresas a garantir que estão recebendo as taxas mais competitivas, mais flexibilidade e melhor visibilidade.

Melhores ferramentas para gerenciamento de viagens corporativas

Muitas empresas gastam recursos significativos em viagens corporativas para o desenvolvimento de negócios, vendas e Marketing. Além de despesas de viagem amplamente variáveis, há um custo em termos de gestão de capital humano - as organizações que usam ferramentas modernas de gestão de viagens corporativas com eficácia estão melhor posicionadas para obter maior ROI.

Idealmente, as organizações devem garantir que suas soluções de gerenciamento de viagens corporativas sejam integradas com, ou inclua, sistemas de gestão de despesas e fornecedores. Da mesma forma, as organizações devem integrar o gerenciamento de viagens corporativas com as principais plataformas de gerenciamento financeiro e contabilidade e soluções de recursos e planejamento.

No front-end, rastrear despesas de viagem ficou mais fácil agora que os funcionários podem usar seus dispositivos móveis para ler os recibos quando os recebem. Como resultado, muitas organizações simplificaram seus processos de gerenciamento de despesas que consumiam muito papel.

De acordo, as empresas devem certificar-se de que sua solução de gerenciamento de despesas inclui aplicativos móveis configuráveis ​​que podem digitalizar recibos e permitir que os funcionários facilmente discriminem e categorizem cada despesa.

Ferramentas que podem rastrear políticas rejeitarão automaticamente despesas não permitidas. A plataforma deve oferecer fluxos de trabalho flexíveis e configuráveis ​​que possam evitar gargalos que atrasem as aprovações. As melhores ferramentas de gerenciamento de despesas também oferecem conectividade com ERP, Gerenciamento de Projetos, contabilidade, cobrança, e sistemas analíticos.

Soluções de gerenciamento de despesas de viagens que oferecem integração certificada com plataformas líderes e ajudam as organizações a reduzir a quantidade de entrada de dados entre os departamentos de contas a pagar. Da mesma forma, eles tornam mais fácil para os funcionários compilar dados de despesas, especialmente aqueles que fornecem integração com provedores de cartão de crédito aprovados.