O que significa Per Diem? Quais são as taxas diárias?

Quando se trata de pagar despesas de viagens relacionadas a negócios, as empresas têm uma série de opções:fornecer aos funcionários cartões de crédito empresariais, reembolsando-os pelas despesas reais incorridas usando relatórios de viagens e despesas ou pagando-lhes "diárias".

As diárias fornecem aos funcionários um subsídio definido para cada dia passado fora de casa e elimina a necessidade de gerenciar uma miríade de recebimentos de despesas. Eles simplificam a papelada para a empresa e para os funcionários ao lidar com despesas normais de hospedagem, refeições e despesas extras, como gorjetas e taxas. Quando usado como parte de uma política de viagens abrangente, As diárias fornecem uma maneira simples de garantir que as despesas de viagem sejam dedutíveis do imposto de renda para a empresa e que os funcionários não sejam tributados sobre o dinheiro que são reembolsados.

O que significa Per Diem?

A diária geralmente se refere a uma diária fixa que uma organização oferece aos funcionários ou contratados para cobrir despesas de viagens de negócios. A palavra é derivada do latim e se traduz como "por dia".

O termo per diem também é às vezes usado para descrever um acordo de emprego em que os trabalhadores, como professores substitutos, enfermeiras ou fotógrafos - recebem uma taxa diária para trabalho temporário ou de plantão. Para um empregador, o emprego diário oferece frequentemente maior flexibilidade no que diz respeito aos custos de mão-de-obra e programação.

O que a diária cobre?

As diárias cobrem o custo de hospedagem, refeições e despesas extras para cada dia de viagem de negócios. Cada despesa tem uma taxa predeterminada, com base nos custos médios associados a locais específicos. Sob este modelo, uma empresa normalmente paga diárias parciais para o primeiro e último dia de uma viagem, já que o funcionário pode passar parte desses dias em casa ou no escritório.

Aqui estão dois exemplos de diárias com base nas taxas da Administração de Serviços Gerais dos Estados Unidos (GSA):

Viagem de três dias para Seattle Viagem de seis dias para Greensboro, N.C. Hospedagem $ 257 / noite $ 167 / noite Refeições $ 71 / dia $ 82 / dia Incidentes $ 5 / dia $ 5 / dia Per Diem Total $ 999 $ 1, 524

Quais são as taxas de viagens diárias? Quem os define?

O GSA publica taxas diárias todos os anos. O governo usa essas taxas para reembolsar funcionários federais por viagens relacionadas ao trabalho dentro dos EUA, e também são freqüentemente adotados pelo setor privado. Isso porque as taxas diárias que as empresas usam para reembolsar os funcionários por hospedagem, as refeições e despesas extras devem ser iguais ou inferiores às estabelecidas pelo governo federal para serem dedutíveis do imposto de renda para a empresa e para evitar a cobrança de impostos para os funcionários.

As taxas GSA entram em vigor anualmente em 1º de outubro e são baseadas nos dados de custo mais atualizados para várias cidades e condados. Existe uma taxa padrão que se aplica a cerca de 2, 600 condados nos Estados Unidos e mais de 300 taxas específicas de local para áreas especialmente caras. As taxas diárias variam significativamente - não surpreendentemente, uma cidade como Nova York ou Los Angeles tem uma taxa diária mais alta do que uma cidade menor.

Taxas de diárias federais

As taxas diárias para locais dentro dos Estados Unidos continentais estão disponíveis no site da GSA. Taxas para o Alasca, Havaí, Territórios e possessões dos EUA, Instalações militares dos EUA e países estrangeiros estão disponíveis por meio do U.S. Defense Travel Management Office; aqueles para países estrangeiros também podem ser encontrados no site do Departamento de Estado dos EUA.

A página da web per diem do GSA e seu aplicativo móvel oferecem um índice pesquisável por cidade, estado e código postal. O índice é dividido em duas categorias básicas:"Taxas de hospedagem" e "Taxas de despesas com refeições e incidentes (M&IE)". Tanto a taxa padrão quanto as taxas específicas do local exibem números mês a mês (por exemplo, a taxa de hospedagem específica do local para Chicago é de US $ 134 em março de 2021 e US $ 216 em junho). O índice também permite que você insira datas de viagem específicas para um lugar específico e receba o total de diárias para o período de tempo definido.

As taxas diárias variam significativamente entre estados e cidades. Por exemplo, a taxa padrão estabelecida pelo GSA para hospedagem (excluindo impostos) em 2021 é de US $ 96 por noite, mas para a área de Los Angeles, é $ 182 por noite (na maioria dos meses; o valor muda com base no mês em que você está viajando). A taxa padrão para refeições é de US $ 55, mas em Los Angeles, geralmente é $ 66.

Como funciona a diária?

As diretrizes de viagens de uma empresa devem delinear uma política de diárias que defina claramente o que é coberto e as taxas usadas para pagamento ou reembolso para todos os locais relevantes.

Os funcionários podem gastar até o subsídio a cada dia, envio de relatórios diários com recibos de hospedagem, para receber as diárias autorizadas. Normalmente, eles podem embolsar a diferença se os gastos ficarem abaixo do limite.

O que significa reembolso de diárias para impostos?

O código tributário dos EUA permite que as empresas deduzam despesas normais e razoáveis ​​relacionadas com viagens de funcionários. Isso inclui diárias. Contudo, uma organização deve estabelecer um "plano responsável, ”De acordo com as diretrizes do IRS, para comprovar as despesas. Isso significa simplesmente que as despesas estão relacionadas diretamente ao negócio, os funcionários devem contabilizar adequadamente suas despesas (enviando um relatório diário) e devem devolver qualquer reembolso em excesso (acima das quantias diárias de diárias definidas pelo governo) dentro de um período de tempo razoável.

Não é necessário que os funcionários apresentem recibos de refeição e incidentais se receberem uma diária, embora o IRS exija recibos de hospedagem. As diárias não são tributáveis ​​para os funcionários, desde que os relatórios diários exigidos contenham as seguintes informações:

• Objetivo comercial da despesa
• Encontro, Tempo, lugar e valor da despesa
• Recibos de hospedagem

Como as empresas normalmente pagam as taxas de per diem?

Os funcionários que recebem diárias devem enviar relatórios no prazo de 60 dias antes da viagem para evitar a cobrança de impostos. Se os funcionários não enviarem relatórios, o IRS considera o rendimento tributável dos pagamentos diários. As empresas normalmente pagam diárias aos funcionários eletronicamente ou em cheque, depois de receber relatórios de funcionários. Eles são emitidos como pagamentos separados dos salários e não estão sujeitos a impostos, incluindo o imposto Federal Insurance Contributions Act (FICA).

Benefícios da diária

A capacidade de reembolsar despesas de viagem em uma base diária simplifica o relatório e a contabilidade de despesas, ao mesmo tempo que permite às organizações prever melhor os custos de viagens dos funcionários. Isso economiza tempo de contabilidade e papelada. Quando os funcionários têm permissão para manter o dinheiro não gasto (desde que fique abaixo das taxas diárias efetivas do governo), isso serve como um incentivo para manter os custos baixos e minimizar as despesas para a empresa.