O Guia de Software de Gerenciamento de Despesas 2020 para Empresas

O gerenciamento de despesas é o processo e as políticas associadas à forma como um funcionário é reembolsado pelo dinheiro gasto em itens relacionados ao trabalho.

Despesas relacionadas a viagens geralmente vêm à mente quando se considera o processo de envio, aprovar e processar relatórios de despesas. Como tal, pode ser tentador arquivar o trabalho em processos e políticas de gerenciamento de despesas por enquanto. Mas isso é um erro porque existem outras questões importantes em torno de gastos e gestão de despesas, algumas das quais surgiram antes da pandemia.

Introdução ao gerenciamento de despesas

Este é um excelente momento para trabalhar em uma política que aborde a forma como sua empresa está trabalhando agora, e como você espera fazer negócios no próximo ano em 18 meses.

Por exemplo, sua política é clara sobre se a cadeira ergonômica de escritório ou a assinatura do Zoom são reembolsáveis? Ele leva em consideração os cartões de crédito dos funcionários?

Gestão de despesas vs gestão de despesas

A gestão de despesas é o processo pelo qual as empresas definem políticas, aplicá-los e reembolsar os funcionários. A gestão de gastos é a disciplina de categorizar os principais impulsionadores de gastos, descobrir se as políticas são eficazes e fazer alterações para garantir que atendam bem aos negócios. Uma melhor gestão de despesas leva a uma melhor gestão de despesas.

Desafios e custos de gestão de despesas

Definir um orçamento de despesas e viagens é uma primeira etapa crucial para conter o que muitas vezes é a segunda ou terceira maior despesa de uma empresa, de acordo com Travel Leaders Corporate.

Também pode ser difícil de controlar. Cerca de 56% dos CFOs em uma pesquisa da Robert Half Management Resources disseram ter visto um aumento no número de "pedidos de reembolso inadequados" dos trabalhadores nos últimos três anos. Alguns são fáceis de detectar e recusar sem discussão - um iate, uma viagem para a Itália, um pula-pula. Outros podem deslizar porque sua validade sob a política é menos clara - pense em cuidados infantis ou remoção de percevejos.

As reclamações de despesas inadequadas podem ser um subproduto de uma política de despesas pouco clara e irrealista ou de uma política mal comunicada. Criar uma política completa e clara é um dos desafios da gestão de despesas, mas sem um, há repercussões em cascata porque mais tempo é gasto na conclusão, rejeitar e processar reclamações de despesas.

Princípios básicos da política de gestão de despesas

Os funcionários não serão capazes de seguir uma política claramente se ela não for clara. Infelizmente, nem todas as empresas podem sobreviver com a política bem conhecida (e fácil de lembrar) da Netflix:"Aja no melhor interesse da Netflix." A maioria precisa dedicar muita tinta para definir o que e quanto é reembolsável, os limites pelos quais certos níveis de aprovação são acionados e a estrutura básica de como as despesas são aprovadas e pagas.

Como desenvolver uma política de gestão de despesas

Para construir a política de gestão de despesas:

• Defina o que é coberto e, mais importante, o que não está coberto - normalmente upgrades de companhias aéreas, cuidados com crianças e animais de estimação, cuidar da casa, deslocando-se entre casa e o local de trabalho principal, vídeo sob demanda em quartos de hotel e lavanderia e lavagem a seco (dependente de trabalho, claro).
• Considere todas as maneiras pelas quais um funcionário pode alavancar a política de gestão de despesas além das viagens de negócios, como o envio de taxas para ferramentas de software de assinatura de baixo custo e despesas de home office.
• Decida quanto deve ser orçado para viagens e defina limites para reembolso. O Bureau of Transportation Statistics fornece informações sobre a média de passagens aéreas. O GSA dos EUA tem uma calculadora que mostra as verbas para hospedagem, refeições e despesas extras para funcionários federais com base na localização. E o IRS libera anualmente as taxas padrão de reembolso de milhas. Não se esqueça de abordar o relacionamento com fornecedores e contratados na política de despesas.

Como atualizar e evoluir a política de gerenciamento de despesas existente

Para garantir o cumprimento da política, precisa evoluir de acordo com as condições ambientais e econômicas em que os funcionários trabalham. Por exemplo, no início da pandemia de coronavírus, O Google publicou uma atualização em sua política de despesas que os funcionários não podem gastar comida, móveis de escritório, custos de academia ou presentes enquanto trabalhava em casa - mesmo se houvesse dinheiro extra em orçamentos de eventos e viagens que não seriam usados. Em seguida, anunciou que daria a cada funcionário $ 1, 000 para equipar escritórios domésticos.

Para tomar decisões como essa, as empresas precisam de visibilidade das categorias de gastos e das alavancas que os impulsionam. Uma prática recomendada é estabelecer um comitê de "viagens e despesas" que se reúne mensalmente - de preferência - e onde representantes de várias partes da empresa, como comunicações corporativas, finança, recursos Humanos, vendas e possivelmente legais, revisar e atualizar a política conforme necessário.

O estatuto desse grupo também deve incluir comunicação. Uma prática padrão é fazer com que os funcionários assinem que leram a política durante o processo de integração - um momento em que uma grande quantidade de informações está sendo jogada em sua direção. Quando chega a hora de viajar, muitos funcionários buscam conselhos de gerentes que eles próprios podem não estar atualizados.

Fornece regularmente, atualizações direcionadas aos gerentes, chamando informações especificamente relevantes para seus departamentos, na forma de e-mails ou, no caso de atualizações significativas, um webcast ou sessão de treinamento. Para mensagens que precisam ser lidas por todos os funcionários, distribuir um memorando para toda a empresa de um executivo sênior que explique claramente as razões por trás das mudanças nas políticas, e também onde os funcionários podem encontrar atualizações. Considere tornar essa mensagem pessoal. Robert Half recomenda incluir exemplos de erros passados ​​- sem chamar funcionários específicos - para ajudar a destacar áreas complicadas e explicar como evitá-las. Finalmente, publique esse memorando em uma seção de fácil acesso na página da intranet do funcionário.

Erros a evitar

Mesmo com a melhor comunicação, A fraude no gerenciamento de despesas acontecerá uma vez ou outra na maioria das empresas. Cerca de 13,8% dos esquemas de fraude envolvem despesas, de acordo com The Association of Certified Fraud Examiners. Os funcionários podem tentar passar as despesas pessoais como comerciais. Eles podem inflar as despesas, compensar despesas ou enviar a mesma despesa mais de uma vez.

Um dos maiores erros que as empresas cometem é não deixar claro que as políticas se aplicam a todos. Por uma estimativa de pesquisa, mais de 25% das fraudes com reembolso de despesas vêm de funcionários que ocupam cargos executivos ou de alta gerência. Comunicar a importância de aderir à política deve vir de cima para baixo.

Por que usar o software de gerenciamento de despesas?

O primeiro relatório de despesas, de acordo com o Boston Business Journal, foi provavelmente apresentado por Paul Revere. Após uma série de passeios em 1775, Revere apresentou um recibo escrito à mão "para despesas pessoais e do cavalo durante esse tempo."

Seus processos foram muito mais longe do que isso? Do 1, 000 CFOs pesquisados ​​por Robert Half, impressionantes 14% ainda estavam fazendo gerenciamento manual de despesas.

O software de gerenciamento de despesas reduz o tempo e o esforço necessários para enviar, aprovar e processar relatórios de despesas de funcionários; também agiliza o processo de reembolso dos funcionários. Ele pode ajudar a rastrear e monitorar quanto e o que os funcionários estão pedindo reembolso e facilitar a divisão das categorias de gastos. Isso ajuda a reduzir o risco apresentado por declarações de despesas fraudulentas, bem como a controlar melhor os gastos em toda a empresa.

Com o software de gerenciamento de despesas, a empresa constrói um banco de dados de informações para explorar tendências. Usando esses dados, as empresas podem ajustar rapidamente as políticas de gerenciamento de despesas de acordo com as demandas do clima de negócios.

Seu sistema de gerenciamento de despesas precisa ser automatizado?

O Excel ainda é uma grande parte do gerenciamento de despesas para muitas empresas, e os erros resultantes são o principal motivo para as empresas precisarem automatizar o gerenciamento de despesas. Os funcionários podem enviar suas despesas em uma planilha, e-mail para alguém revisar, que o envia por e-mail para alguém da equipe de finanças, quem o importa para o sistema de gestão financeira.

Como resultado, nessas empresas, o relatório de despesas é um processo sujeito a erros e ineficiente. Os funcionários podem perder ou esquecer de incluir recibos em papel ou definir claramente uma despesa. Os gerentes perdem tempo revisando relatórios incompletos. Muitas vezes, os gerentes contam com a equipe de finanças para identificar sinais de alerta, o que desperdiça seu tempo. E tudo isso atrasa o reembolso do funcionário e aumenta a frustração e o ressentimento de todo o processo.

Os riscos dos processos de aprovação manual e erros resultantes vão além dos custos para os negócios internamente. As empresas que precisam estar em conformidade com a SOX exigem recursos de relatórios robustos, mas para todos os negócios, os recibos das demandas de conformidade tributária são registrados e facilmente acessíveis. A forte governança fornecida por processos automatizados de gerenciamento de despesas é um de seus recursos mais importantes porque seus controles automatizados podem impedir erros e identificar possíveis fraudes.

Recursos automatizados de gerenciamento de despesas

Menos de 2% das empresas com menos de US $ 499 milhões em receitas anuais terceirizam processos relacionados a contas a pagar - sob os quais o processo de relatório de despesas se enquadra. Construir competência interna nesta área é crucial para empresas de pequeno e médio porte - e automatizar o gerenciamento de despesas - que geralmente está em uma posição inferior na lista de recursos para os quais a automação de ponta a ponta é necessária - na verdade tem um rápido retorno sobre o investimento. Os recursos a serem procurados incluem:

• Capacidades de aplicativos móveis ou uma IU responsiva que permite aos funcionários rastrear facilmente as despesas onde elas ocorrem com mais frequência - longe do desktop.
• O gerenciamento de recibos de despesas e a integração com GPS incluem recursos como o reconhecimento óptico de caracteres, permite ao funcionário tirar uma foto de um recibo com um smartphone. O software mapeia e preenche campos automaticamente para agilizar o rastreamento de recebimento e o envio de relatórios. Com integração GPS, o software de gerenciamento de despesas pode registrar e enviar milhas automaticamente.
• Cartão de crédito corporativo a integração facilita ou elimina o processo de coleta de recibos em papel dos funcionários, bem como o processo de reconciliação para a equipe de finanças.
• Regras de negócios personalizáveis simplificar a submissão, aprovação e pagamento e sinalizar despesas impróprias ou questionáveis ​​antes de serem submetidas ao próximo nível para aprovação.
• Controles baseados em regras permitem que as empresas gerenciem as despesas de maneira proativa, definindo políticas para toda a empresa e automatizando as aprovações. Um histórico auditável torna mais fácil fornecer aos auditores as informações necessárias para conformidade com a SOX.
• Análise e painéis integrados permitem que as empresas analisem as tendências dos relatórios de despesas, detectar violações de políticas e identificar lacunas nas políticas de viagens e áreas potenciais de não conformidade. Dividindo as despesas por categoria, tipo e frequência de violação de política, as empresas podem ver os maiores gastadores, detalhamento para revisar receitas de despesas detalhadas e descobrir quaisquer violações da política de despesas. As despesas podem ser analisadas entre os centros de custo, funcionários e hierarquias de supervisão associadas.
• Integração com AP e / ou sistema de folha de pagamento permite um processo de transação para reconciliação para pagamento mais uniforme, o que significa que as despesas podem ser avaliadas como parte das finanças gerais da empresa com mais facilidade.

Benefícios do software automatizado de gerenciamento de despesas

Funcionários felizes

Funcionários felizes Mais fácil de arquivar relatórios de despesas, siga a política e pagamento mais rápido.

Boas contas a pagar

Boas contas a pagar Reduz o tempo de aprovação e processo de pagamento.

Departamento financeiro feliz

Departamento financeiro feliz Mais fácil de identificar áreas de economia de custo potencial.

Feliz departamento jurídico

Feliz departamento jurídico Fraude identificada anteriormente ou totalmente bloqueada, e um banco de dados de declarações de despesas é de fácil acesso para auditorias internas e externas.

Software de gerenciamento de despesas automatizado:

• Economiza tempo desde a transação até a reconciliação.
• Economiza dinheiro porque as empresas podem facilmente categorizar os gastos e fazer ajustes, em tempo real, se necessário.
• Garante a conformidade com a política alertando os funcionários sobre sinais de alerta antes que os relatórios de despesas possam ser enviados e incentiva a conformidade com os padrões.
• Garante a conformidade regulamentar criando um banco de dados de todas as declarações de despesas e fornecendo acesso fácil aos dados para auditorias internas e externas.

Escolhendo o software de gerenciamento de despesas correto

Existem cinco perguntas que toda empresa deve fazer para ter certeza de que escolhe um pacote de software de gerenciamento de despesas e um parceiro adequado para seus funcionários.

• Você é uma empresa pública ou pretende abrir o capital? Você precisará de um software com funcionalidade robusta para conformidade com a SOX.
• Você opera em vários países e moedas? Você precisará de suporte para várias moedas e, possivelmente, para vários idiomas.
• Você entrega projetos aos seus clientes? Você precisará de um software que atualize projetos com despesas para um cálculo de custos de projeto mais preciso.
• Você precisa de configurações ou personalizações específicas? Procure um produto desenvolvido e uma comunidade de parceiros associados para garantir que o software funcione de acordo com seus requisitos de política exclusivos.
• O software será dimensionado com o seu negócio? O software baseado em nuvem pode ser facilmente provisionado para acomodar qualquer caminho que sua empresa tomar. As empresas muitas vezes superam os produtos básicos que são limitados em seu escopo, como lidar apenas com o rastreamento de recebimento. Procure produtos com funcionalidade que se dimensionam conforme o negócio cresce ou muda.