Folha de pagamento para pequenas empresas e leis trabalhistas:o que você precisa saber para se manter em conformidade

Se sua empresa emprega trabalhadores em tempo integral ou parcial ou contrata empreiteiros, você precisa conhecer suas obrigações legais. As leis federais e estaduais são projetadas para proteger os funcionários, garanta um local de trabalho seguro e evite a discriminação - e a maioria dessas regras se aplica tanto a pequenas empresas quanto a grandes corporações.

As penalidades potenciais também são as mesmas e podem ter um impacto muito maior em uma pequena empresa.

O que são leis trabalhistas estaduais e federais?

Uma rede de folha de pagamento e leis trabalhistas regulam muitos aspectos das relações empregador / empregado. Algumas leis especificam salários mínimos, políticas de licença familiar, padrões de trabalho e o direito à negociação coletiva. Outros proíbem a discriminação na contratação e compensação, exigem acomodações para funcionários com deficiência, ditar regras de trabalho para menores e regular a relação entre empresas e seus contratados.

Muitos estados têm suas próprias leis trabalhistas e de folha de pagamento, e em alguns casos, as versões estaduais fornecem maior proteção para os funcionários. Onde isso ocorre, as leis estaduais geralmente têm precedência sobre as leis federais. Por exemplo, se o salário mínimo em um estado for maior do que a taxa federal, aplica-se o salário mínimo estadual. E se uma lei estadual ou local fornece mais proteções para os trabalhadores do que a lei federal, o empregador é obrigado a fornecer as proteções exigidas pelos governos estaduais e locais.

Por que essas leis trabalhistas e de folha de pagamento são implementadas?

A folha de pagamento e as leis trabalhistas visam definir os direitos do empregado e do empregador. Geralmente, a intenção é fornecer um local de trabalho seguro e garantir que funcionários e contratados sejam contratados, tratados e compensados ​​de forma justa.

• A Lei Nacional de Relações Trabalhistas promove a negociação coletiva.
• A Lei de Licença Médica e Familiar permite que um funcionário tire uma folga não remunerada para atender a uma necessidade médica familiar.
• O Fair Labor Standards Act define um salário mínimo e padrões para o pagamento de horas extras. Também cobre o emprego de crianças menores de 16 anos.
• As leis aplicadas pela Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego protegem os funcionários de contratação e discriminação no local de trabalho com base na raça, cor, religião, sexo, origem nacional, era, deficiência e informação genética.
• A Lei de Saúde e Segurança Ocupacional define padrões para garantir condições de trabalho seguras.

Como funcionam as leis da folha de pagamento e do trabalho?

Várias agências administram e fazem cumprir as leis trabalhistas e de folha de pagamento. A Divisão de Salários e Horas do Departamento de Trabalho (DOL) administra a Lei de Licença Médica e Familiar e a Lei de Padrões de Trabalho Justo, incluindo as leis do trabalho infantil.

Outras leis são aplicadas por agências federais independentes criadas para esse fim. O Conselho Nacional de Relações Trabalhistas (NLRB) aplica a Lei Nacional de Relações Trabalhistas, enquanto a Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) aplica as leis anti-discriminação, e a Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) define padrões para fornecer um local de trabalho seguro.

Essas agências têm a capacidade de aplicar multas a empresas que não cumpram.

Pena Violação $ 1, 000 por violação Violações intencionais ou repetidas do salário mínimo ou requisitos de pagamento de horas extras. $ 10, 000 para cada trabalhador menor de idade Violações das disposições sobre trabalho infantil que se aplicam a empregados menores de 18 anos. $ 10, 000; uma segunda condenação pode resultar em prisão Violações intencionais do Fair Labor Standards Act.

Quem tem impacto sobre as leis trabalhistas?

Algumas leis afetam todos os negócios, independentemente do tamanho. Outros cobrem apenas empresas que atingiram um determinado limite de tamanho, definido pelo número de funcionários ou receita bruta. Muitas dessas leis têm isenções ou regras especiais para setores ou tipos de funcionários específicos. A tabela a seguir resume quais empresas e setores são cobertos por leis específicas.

As leis trabalhistas e de folha de pagamento se aplicam à sua empresa?

Lei Número mínimo de funcionários necessários para a aplicação da lei Notas de cobertura National Labor Relations Act (NLRA) sem mínimo Estas empresas e funcionários estão isentos:agricultura, contratantes independentes, trabalhadores domésticos, ferrovias interestaduais e companhias aéreas, Federal, funcionários do governo estadual e local e a maioria dos supervisores. Lei de Igualdade de Salários Nenhuma lei mínima se aplica a todas as formas de remuneração de funcionários. Lei dos Direitos Civis (proíbe a discriminação racial, cor, religião, sexo e nacionalidade) 15 Lei dos Americanos com Deficiências 15 Lei da Discriminação por Idade no Trabalho 20 Lei da Não Discriminação da Informação Genética 20 Lei da Licença Médica e Familiar (FMLA) 50 (empregados por mais de 20 semanas) As empresas cobertas são aquelas com pelo menos 50 funcionários em um período de 75 -mile radius. Também cobre agências governamentais e escolas com qualquer número de funcionários. Fair Labor Standards Act (FLSA) no mínimo Cobre organizações do setor privado que têm pelo menos $ 500, 000 em receita ou participação no comércio interestadual, além de alguns outros. Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) sem mínimo

Que leis trabalhistas e de folha de pagamento eu preciso saber como proprietário de uma empresa?

A folha de pagamento e as leis trabalhistas que podem afetar seus negócios estão resumidas abaixo. Mais informações sobre cada lei estão disponíveis nos sites das respectivas agências.

À medida que as empresas crescem, eles podem achar um sistema de gestão de recursos humanos valioso para se manterem em conformidade.

Lei Nacional de Relações Trabalhistas (NLRA)

O NLRA foi aprovado em 1938 para proteger os direitos dos empregados e empregadores, encorajar a negociação coletiva e garantir que as empresas possam continuar operando durante distúrbios industriais. A lei dá aos empregados o direito de formar e aderir livremente a sindicatos. Quaisquer dois ou mais funcionários podem unir forças para defender uma melhor remuneração, benefícios ou condições de trabalho. Todas as partes devem negociar coletivamente de boa fé.

As greves são protegidas sob certas circunstâncias. Se os funcionários entrarem em greve para protestar contra as condições de trabalho injustas, o empregador deve devolver esses trabalhadores aos seus empregos quando a greve for encerrada. Se os funcionários entrarem em greve para obter melhores salários, horas ou condições de trabalho, o empregador pode substituir o funcionário em greve, mas deve dar ao funcionário trabalho equivalente, Quando disponível, após o término da greve.

O NLRB é a agência de fiscalização e investiga e resolve disputas sobre práticas trabalhistas.

Família e Lei de Licença Médica (FMLA)

O FMLA dá aos funcionários elegíveis o direito a até 12 semanas de licença sem vencimento para atender às necessidades médicas familiares. Os motivos para a concessão da licença incluem o nascimento ou adoção de um filho ou a doença grave de um funcionário ou de um familiar próximo. Os familiares de um funcionário ferido têm direito a 26 semanas.

Embora o funcionário não seja obrigado a receber durante a licença, o empregador deve continuar a fornecer seguro saúde e deve restaurar os funcionários às suas posições anteriores ou equivalentes após o retorno.

Qualquer empresa do setor privado que empregue 50 ou mais trabalhadores durante pelo menos 20 semanas do ano está coberta por esta lei. A lei também cobre todas as agências governamentais e escolas, sem número mínimo de funcionários.

O FMLA cobre meio período, tempo total, trabalhadores sazonais e temporários. As exceções incluem funcionários que trabalham fora dos EUA. Existem algumas outras restrições:Por exemplo, um funcionário deve ter trabalhado na empresa por pelo menos 12 meses antes de tirar uma licença e deve trabalhar em um local onde o empregador tenha 50 ou mais funcionários em um raio de 75 milhas.

Fair Labor Standards Act (FLSA)

A FLSA impõe um salário mínimo para todas as horas trabalhadas, bem como padrões para pagamento de horas extras. Em termos gerais, o FLSA se aplica a empresas que têm receita de pelo menos US $ 500, 000, além de alguns outros funcionários e organizações, como hospitais, escolas e agências governamentais.

Desde julho de 2009, o salário mínimo federal está em US $ 7,25 a hora. Se o salário mínimo de um estado for maior do que a taxa federal, a taxa estadual se aplica. Se um estado não tem salário mínimo, ou seu mínimo é inferior a US $ 7,25, a taxa federal se aplica. Para funcionários que recebem dicas, os empregadores devem pagar pelo menos $ 2,13 por hora ou a diferença entre as gorjetas e $ 7,25, o que for maior.

O pagamento de horas extras na proporção de hora e meia deve ser pago aos funcionários que trabalham por hora, ou não isento de regras FLSA, e trabalhar mais de 40 horas por semana.

Muitas empresas e funcionários estão isentos, Contudo, da regra do salário mínimo, a regra das horas extras ou ambas. Os grupos isentos incluem funcionários executivos e profissionais, trabalhadores sazonais e alguns cuidadores.

Para descobrir se seus funcionários estão cobertos, o DOL recomenda entrar em contato com o escritório da Divisão de Salários e Horas do DOL em seu estado.

Leis de trabalho infantil, que fazem parte do FLSA, limitar o número de horas e os tipos de trabalhos que os menores podem realizar. A intenção da lei é proteger as pessoas menores de 18 anos de trabalhos perigosos e dar tempo para os trabalhos escolares. Os jovens de 16 ou 17 anos podem trabalhar horas ilimitadas em empregos não perigosos. Crianças de 14 e 15 anos podem trabalhar fora do horário escolar, exceto na mineração, fabricação e outros trabalhos perigosos.

Além dessas diretrizes gerais, existem circunstâncias especiais e variações dependendo da indústria e da idade do trabalhador. Se sua empresa emprega jovens trabalhadores, as Regras da Juventude do DOL! site tem recursos para jovens, pais, empregadores e educadores.

Leis de Oportunidades Iguais de Trabalho (EOE)

As leis EOE, administrado pela EEOC, cobrir todos os funcionários em tempo integral, meio período, sazonal ou temporário - mesmo aqueles que não são cidadãos dos EUA. Existem cinco leis EOE, cada um especificando áreas onde a discriminação é proibida na contratação, demissão e outras áreas de trabalho:

• A Lei dos Direitos Civis de 1964 proíbe a discriminação racial, cor, religião, sexo e nacionalidade durante qualquer aspecto do emprego, da contratação à demissão. Além disso, os empregadores devem fazer adaptações razoáveis ​​para permitir que os funcionários pratiquem sua religião.
• The Age Discrimination in Employment Act de 1967 proíbe a discriminação contra pessoas com mais de 40 anos.
• A Lei dos Americanos com Deficiências , aprovado em 1990, proíbe a discriminação de funcionários com deficiência. A lei oferece créditos fiscais para ajudar as pequenas empresas elegíveis a fazerem acomodações razoáveis ​​para permitir que os funcionários com deficiência realizem seus trabalhos.
• The Equal Pay Act de 1963 exige que as mulheres recebam salários iguais aos dos homens por trabalho igual.
• A Lei de Não Discriminação de Informação Genética , passou em 2008, acrescentou informação genética à lista de bases proibidas para discriminação. Avançar, os empregadores não podem obter informações de testes genéticos de funcionários ou de seus familiares imediatos.

Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA)

Aprovado em 1970, OSHA define e impõe padrões para condições de trabalho seguras no setor privado. Alguns padrões se aplicam especificamente à construção, marítimo, óleo e gás, cuidados de saúde, e agricultura.

Padrões gerais, que se aplicam à maioria das empresas, estipular práticas destinadas a fornecer áreas de trabalho limpas, bem como acesso seguro de e para essas áreas de trabalho. Os empregadores são obrigados a treinar os funcionários para realizar seu trabalho com segurança. Outras normas gerais estabelecem que o local de trabalho deve ser adequadamente ventilado e o funcionário protegido do ruído excessivo. Existem também padrões para o manuseio seguro de materiais perigosos.

Como faço para manter a conformidade com as leis trabalhistas e de folha de pagamento?

Para a maioria dessas leis, a responsabilidade do empregador não é apenas cumprir a lei, mas também para educar os funcionários sobre seus direitos. Por exemplo, os empregadores são obrigados a publicar as disposições do FMLA e FLSA e as etapas pelas quais um funcionário pode registrar uma reclamação. A EEOC e a OSHA também exigem que os empregadores instruam os funcionários, e junto com o DOL, forneça pôsteres grátis para este propósito.

Algumas leis exigem que o empregador mantenha registros.

Por exemplo, sob o FLSA, os empregadores devem manter registros sobre as horas que cada funcionário trabalhou durante três anos. O empregador não precisa enviar esses registros ao DOL, a menos que solicitado. Os empregadores com mais de 100 trabalhadores devem apresentar um relatório anual à EEOC que fornece dados sobre etnia, raça e gênero dos funcionários.

Lista de verificação de registros FLSA

Todos os empregadores devem manter as seguintes informações sobre todos os trabalhadores.

Nome completo do funcionário e número do seguro social. Base na qual os salários do funcionário são pagos (“$ 9 por hora, ”“ $ 440 por semana, ”“ Peça por peça, ”“ Anualmente ”) Endereço, incluindo código postal. Taxa regular de pagamento por hora. Data de nascimento, se tiver menos de 19 anos. Ganhos totais diários ou semanais em tempo direto. Sexo e ocupação. Ganhos totais de horas extras na semana de trabalho. Hora e dia da semana em que a semana de trabalho do funcionário começa. Todas as adições ou deduções do salário do funcionário. Horas trabalhadas todos os dias. Salários totais pagos em cada período de pagamento. Total de horas trabalhadas em cada semana de trabalho. Data de pagamento e período de pagamento coberto pelo pagamento.

A OSHA exige que todos os empregadores relatem todas as mortes e ferimentos graves relacionados ao trabalho. Além disso, a maioria das empresas com mais de 10 trabalhadores é obrigada a registrar todas as doenças e lesões relacionadas ao trabalho, embora algumas pequenas empresas em setores de "baixo risco", como varejo, estão isentos deste requisito.

O que acontecerá se minha empresa violar uma dessas leis trabalhistas ou de folha de pagamento?

Parte da responsabilidade do empregador é fornecer informações aos funcionários sobre como registrar reclamações quando o funcionário acredita que o empregador violou a lei. Se um funcionário registrar uma reclamação, um empregador não pode retaliar o empregado.

Um empregador que viole a folha de pagamento ou a lei trabalhista pode enfrentar penalidades ou ações judiciais. Dependendo da lei e da violação, o empregador pode ser multado ou mesmo, em alguns casos, enfrentar a prisão.

Folha de pagamento e recursos trabalhistas

O DOL, NLSA, A EEOC e a OSHA mantêm sites que explicam a substância das leis e fornecem orientação aos empregadores sobre o cumprimento das leis. Onde os empregadores são obrigados a exibir informações sobre a lei, Cartazes para download gratuito em vários idiomas são fornecidos.

Além desses sites, cada agência também possui escritórios regionais para os quais os empregadores podem ligar ou visitar para obter respostas sobre a cobertura individual.