Construindo uma equipe de finanças e contabilidade para uma pequena empresa

Toda pequena empresa precisa de uma função de contabilidade e finanças. O número de pessoas nessa equipe e as implicações de seu trabalho dependem do tamanho do negócio e da complexidade de suas finanças.

O relatório Benchmarking de Funções de Contabilidade e Finanças de 2019 da firma de contratação de finanças e contabilidade Robert Half detalha o tamanho médio das funções financeiras em pequenas empresas. As empresas com receita inferior a US $ 25 milhões empregavam em média três pessoas na função financeira. Aqueles com receita entre $ 25 e $ 99 milhões empregavam em média seis profissionais de finanças.

Outra maneira de avaliar quanto investir em uma equipe de finanças é pensar no custo como uma porcentagem da receita. Para muitas empresas, a função de finanças deve consumir cerca de 1% da receita.

Em empresas menores, muitas funções financeiras são terceirizadas no início, talvez para um contador em tempo parcial ou especialista em impostos, ou por meio de uma empresa terceirizada que pode lidar com várias funções.

Quais são as principais responsabilidades dos departamentos de finanças e contabilidade em uma pequena empresa?

Não importa quantas pessoas estejam realizando tarefas relacionadas a finanças, as responsabilidades essenciais são universais entre as empresas. Eles incluem deveres básicos de contabilidade, como:

• Contas a pagar
• Contas recebíveis
• Folha de pagamento
• Relatórios e demonstrações financeiras
• Controles financeiros
• Imposto e conformidade

Continue lendo para uma explicação mais completa de cada uma dessas funções.

Responsabilidades financeiras e contábeis para pequenas empresas explicadas

Dependendo do nível de experiência do funcionário e das certificações profissionais e do tamanho da empresa, as responsabilidades de contabilidade listadas aqui podem ser combinadas em uma única função ou abranger várias funções. Eles também podem ser terceirizados para um terceiro. Especialistas internos em AR e AR receberão entre US $ 60, 000– $ 80, 000 por ano, para cima.

• Contas a Pagar (AP):

  Isso envolve o controle de todos os pagamentos e despesas, incluindo pedidos de compra e faturas. Contas a pagar mantém registros, verifica os lançamentos contábeis manuais e compara os relatórios dos sistemas aos saldos reais. O Contas a Pagar também verifica relatórios de despesas e prepara reembolsos aos funcionários. As contas a pagar se comunicam e pagam os fornecedores agendando os pagamentos e garantindo que todo o crédito pendente esteja atualizado.

• Contas a receber (AR):

  Essa função garante que a empresa receba pagamentos pelos bens e serviços que vende e registra esses recebimentos. O faturamento - que inclui a geração de faturas e extratos de contas - costuma ser uma responsabilidade do contas a receber. O departamento de contas a receber realiza reconciliações de contas, mantém todos os arquivos e registros e acompanha as irregularidades.

• Folha de pagamento:

  Robert Half diz que a folha de pagamento é a função mais comum de terceirizar, pelo menos parcialmente. As empresas com receita inferior a US $ 499 milhões têm maior probabilidade de terceirizar a folha de pagamento do que as maiores. A função de folha de pagamento processa contracheques, reconcilia o sub-razão da folha de pagamento com o razão geral, remete impostos sobre a folha de pagamento, gerencia relatórios governamentais e conformidade com as leis fiscais, e prepara extratos de folha de pagamento. A folha de pagamento responde a perguntas relacionadas à folha de pagamento e fornece documentação fiscal aos funcionários, também.

• Relatórios e demonstrações financeiras:

  A equipe de contabilidade - de preferência com a ajuda de um software de contabilidade - é responsável por gerar demonstrações financeiras que informam à empresa se ela obteve lucro, o que ele possui e deve, e se tem dinheiro suficiente em mãos para cobrir suas obrigações. Estas demonstrações financeiras incluem a demonstração de resultados, o balanço e a demonstração dos fluxos de caixa. Essas declarações ajudam a empresa a acompanhar seu progresso em relação às metas, entender quais ajustes fazer e construir previsões.

• Controles Financeiros:

  Cada negócio, pequeno ou grande, público ou privado, precisa de fortes controles financeiros. Para pequenos, empresas privadas, controles financeiros, como divisão de funções dentro do departamento para garantir que uma pessoa não aprove os pagamentos de fornecedores e não faça cheques aos fornecedores, pode proteger contra fraudes. Mais, estabelecendo fortes controles financeiros e relatórios desde o início, uma pequena empresa está preparada para o maior escrutínio que virá à medida que cresce. Os controles financeiros são exigidos por lei para as empresas de capital aberto. As penalidades pelo não cumprimento dos processos, auditorias, os controles e relatórios exigidos pela Lei Sarbanes-Oxley podem incluir multas e pena de prisão.

• Imposto e Conformidade:

  As equipes de contabilidade e finanças garantem que a empresa pague seus impostos. Isso inclui imposto de renda corporativo, impostos regionais, impostos municipais, imposto sobre a folha de pagamento e imposto sobre o patrimônio líquido (se aplicável), imposto sobre valor agregado e imposto retido na fonte. Dependendo da complexidade do negócio, é uma boa ideia envolver um Contador Público Certificado (CPA) nos processos de preparação e arquivamento de impostos.

6 posições-chave nos departamentos de finanças e contabilidade de pequenas empresas

No início, seus contratados devem ser contadores e contadores, mas conforme você aumenta sua base de receita e as decisões começam a girar em torno de financiamento e previsão, o modo como sua equipe financeira aumenta o desenvolvimento muda na direção das finanças.

1. Escriturário: Em pequenas empresas, um contador costuma ser a primeira - e mais importante - contratada. As responsabilidades dessa pessoa podem variar muito, dependendo da maturidade da empresa, mas os contadores se concentram nas tarefas diárias de contabilidade. Essa pessoa pode ser responsável por registrar e monitorar todas as transações financeiras da empresa, incluindo contas a pagar, contas recebíveis, fluxo de caixa e folha de pagamento. Eles também reconciliam os extratos bancários com o razão geral e ajudam a fechar os livros todos os meses. Um contador não tem as qualificações necessárias para trabalhar com o IRS no caso de uma auditoria fiscal. Um contador de meio expediente nesta função custará entre US $ 30, 000– $ 60, 000 por ano.
2. Especialista em faturamento: Para empresas com processos de faturamento complexos, horas faturáveis ​​ou um grande volume de contas, ter um funcionário dedicado à função de faturamento faz muito sentido. Em um escritório de advocacia, por exemplo, um especialista em cobrança compila as horas cobradas por advogados para casos de clientes e garante que todos os clientes foram cobrados corretamente. O especialista em faturamento é responsável pela criação da fatura. Eles também respondem a perguntas de clientes sobre contas.

3. Especialista em folha de pagamento: Essa pessoa processa a folha de pagamento e prepara e mantém registros e relatórios relacionados à folha de pagamento, incluindo relatórios de fim de ano e documentos fiscais para funcionários. Essa função requer conhecimento dos regulamentos relativos à folha de pagamento e benefícios. As certificações ajudam a garantir que o especialista em folha de pagamento tenha essas competências.

   A American Payroll Association (APA) tem dois tipos de certificação:o Fundamental Payroll Certification (FPC) e o Certified Payroll Professional (CPP). O FPC é para funcionários iniciantes. O CPP é uma certificação avançada que exige experiência anterior na área e conhecimento profundo de conceitos como impostos trabalhistas, benefícios dos empregados e Fair Labor Standards Act (FLSA). A certificação CPP garante um conhecimento profundo dos cálculos de contracheque, sistemas de folha de pagamento e administração da folha de pagamento. Um especialista em folha de pagamento também deve ter um conhecimento profundo dos regulamentos e da legislação recente nessa área.

4. Preparador de impostos: Um contador pode lidar com as submissões de impostos e pode relatar ao IRS se auditar o negócio. Mas uma pequena empresa também pode contratar um preparador de impostos se não tiver alguém com essa competência interna. Um preparador de impostos preenche e arquiva declarações de impostos de negócios, incluindo 1120, Formulários 1120-S e 1065 e devoluções em atraso. Esta pessoa pode levantar uma taxa do IRS ou penhor de imposto federal, estabeleça um plano de pagamento de impostos ou remova a penhora de salários.
5. Gerentes de contabilidade: Empresas com finanças mais complexas que precisam de um recurso interno que possa cuidar das submissões de impostos, as declarações de fim de ano e a papelada do governo devem contratar um gerente de contabilidade. O gerente de contabilidade pode gerenciar o contador e usar a contabilidade diária precisa dessa pessoa para obter insights sobre as finanças da empresa, incluindo oportunidades para cortar custos e / ou ganhar eficiência. Um gerente de contabilidade pode ser um contador, uma licença baseada em exame para contadores que reflete treinamento rigoroso e experiência no campo.
6. Controlador: À medida que os negócios se tornam mais complexos e a equipe de contabilidade cresce, as empresas podem precisar contratar um controlador. Os controladores têm uma visão mais estratégica da situação financeira da empresa do que as funções descritas acima e são responsáveis ​​por criar e instituir procedimentos financeiros. Os controladores também têm uma visão prospectiva dos negócios, construção de orçamentos e previsões. Eles também podem negociar acordos financeiros com bancos, como empréstimos e linhas de crédito.

Como o software contábil e financeiro pode ajudar

A Pesquisa de Benchmarking de Robert Half descobriu que empresas de todos os tamanhos aumentaram o nível de automação em seus processos de contabilidade no último ano. Cerca de 39% das empresas com menos de US $ 500 milhões em receita usam software automatizado, com as funções mais prováveis ​​de serem automatizadas, incluindo faturamento, geração de relatórios financeiros, coleta de dados e armazenamento de documentação e conformidade. Sem surpresa, empresas menores foram o grupo com menos probabilidade de automatizar a tomada de decisões financeiras, relatórios preditivos e recursos de modelagem financeira.

Mais da metade dos entrevistados disseram que usam algum ou apenas software baseado em nuvem para contabilidade e finanças, e a confiança das empresas no Microsoft Excel continua a diminuir, mesmo entre empresas menores. Cerca de 59% das empresas com menos de US $ 25 milhões em receita disseram que usam o Excel para orçamento e planejamento, mas isso é 10 pontos abaixo da pesquisa de 2018 e quase 20 pontos abaixo da pesquisa de 2017.

O software de contabilidade pode melhorar a qualidade e aumentar a eficiência de uma equipe de contabilidade de pequenas empresas. O software financeiro pode ajudar a automatizar os dados "> automatizar a entrada de dados e tarefas de reconciliação de contas, economizando tempo da equipe e reduzindo erros. O tempo economizado na entrada manual de dados pode ser usado para um trabalho mais estratégico.

Automatizando contas a pagar, por exemplo, pode levar a pagamentos de fornecedores mais rápidos, o que pode qualificar o negócio para um melhor pagamento. Para contas a receber, as empresas podem usar o software para enviar automaticamente lembretes aos clientes sobre contas pendentes e extratos mensais para reduzir os dias de vendas pendentes.

O software de contabilidade ajudou empresas menores a diminuir o tempo necessário para finalizar relatórios financeiros de 13 para 10 dias, de acordo com Robert Half. O armazenamento de todas as informações financeiras em uma única plataforma não apenas torna mais fácil preparar esses relatórios e arquivar impostos, mas garante precisão e conformidade.

Adicionalmente, O software de contabilidade e finanças pode ajudar a melhorar os controles financeiros com acesso baseado em funções e permissões que garantem que apenas funcionários aprovados possam acessar determinados dados financeiros.

Organograma de finanças e contabilidade grátis para pequenas empresas

Normalmente, as pequenas empresas não têm CFOs. Se houver um líder financeiro estratégico, geralmente é um controlador, e essa pessoa chefia a organização de finanças e contabilidade.

Um dos maiores desafios que as pequenas empresas podem enfrentar é encontrar pessoas qualificadas para trabalhar em seu departamento financeiro à medida que aumenta a demanda por pessoas com essas habilidades. O Guia de Salário de 2020 de Robert Half para notas contábeis e financeiras, a demanda é alta e a oferta é baixa para profissionais de contabilidade e finanças nos Estados Unidos. As empresas estão mantendo os melhores desempenhos, oferecendo melhores salários, vantagens e oportunidades de avanço do que os concorrentes. O software de contabilidade apóia esses esforços, porque fornece automação que dá aos membros da equipe de contabilidade e finanças mais tempo para desenvolver outras habilidades que estão em demanda, como pensamento crítico e comunicação.

E com um sistema de contabilidade baseado em nuvem, esses funcionários podem desenvolver ainda mais uma das habilidades de tecnologia mais exigidas para contadores:proficiência com soluções financeiras baseadas em nuvem.