Como configurar um orçamento empresarial no YNAB

Alguns anos depois de iniciar o YNAB, comecei uma agitação paralela. Eu queria ver se eu poderia gerar alguma renda extra para pagar minha hipoteca mais cedo.

Quando comecei a correria lateral, a primeira coisa que fiz foi definir um orçamento para isso. Eu nunca administrei o negócio sem um orçamento, e é difícil para mim imaginar fazê-lo de outra maneira. Por causa do orçamento, sei exatamente quanto o negócio me custa e quanto posso pagar com segurança.

Se você nunca teve um orçamento para sua pequena empresa, pode ser difícil imaginar por que você deve fazer isso e como deve funcionar. Então é nisso que vamos mergulhar hoje.

Por que sua pequena empresa precisa de um orçamento?

Se eu tivesse que pensar em uma palavra sobre por que você deve ter um orçamento para pequenas empresas, seria:clareza.

Como acompanho meus gastos no orçamento, eu:

• Saiba exatamente quais são minhas despesas mensais e reserve dinheiro para elas para que sejam cobertas.
• Posso economizar para despesas não mensais. Eu uso algumas assinaturas para administrar o site e algumas delas são pagas anualmente. Estou sempre pronto para eles.
• Economize para os impostos. Este é ENORME. Quando eu reporto a renda a cada ano, sempre tive mais do que o suficiente para pagar os impostos. Não há como eu conseguir esse dinheiro de repente.
• Lide facilmente com despesas inesperadas. Minha agitação lateral envolve a execução de um site e, ocasionalmente, me deparo com um bug e tenho que pagar alguém para me ajudar. Consegui lidar com esses obstáculos ocasionais com facilidade.

Algumas pessoas que administram uma empresa usam apenas o saldo da conta corrente como referência ou um aplicativo que rastreia apenas os gastos.

A conta corrente seria apenas um número - não me diria quanto eu tinha para contas mensais ou assinaturas anuais. Eu ficaria com medo de me pagar se isso fosse tudo o que eu estivesse olhando, porque eu ficaria constantemente inseguro se tudo estava coberto ou não. E vamos ser sinceros, todos nós queremos ser pagos pelo nosso trabalho!

Olhar para os gastos anteriores ajudaria, mas não me ajudaria a planejar o futuro.

Eu simplesmente não consigo imaginar administrar o negócio sem um orçamento.

Como faço para configurar um orçamento para pequenas empresas?

Que bom que você perguntou! Vamos percorrê-lo.

Etapa 1:criar um orçamento empresarial

Se você já usa o YNAB, sabia que pode ter mais de um orçamento? Você totalmente pode! E você realmente deveria para sua pequena empresa, apenas mantém as coisas mais organizadas.

Clique no nome do orçamento e em “Novo Orçamento” no topo da lista. Voilá! Fácil!

Se você é um novo orçamentista, pode se inscrever para uma avaliação gratuita de 34 dias para criar seu orçamento comercial, ver como o aplicativo funciona e decidir se é adequado para você (e você nem precisa de um cartão de crédito para inscrever-se).

Etapa 2:crie uma conta corrente comercial

É melhor manter sua empresa separada de sua casa, portanto, obtenha uma conta corrente separada para a empresa. Na minha cooperativa de crédito local, chama-se conta DBA, que significa “Doing Business As”. Basta perguntar ao seu banco local ou cooperativa de crédito, tenho certeza que eles terão algo para você.

A única exceção à regra de orçamento separado/conta comercial separada é se sua agitação lateral for muito, muito pequena. Se você está apenas vendendo alguns lenços que fez no Etsy, um orçamento e uma conta separados provavelmente são um exagero. Nesse caso, você pode fazer um grupo de categorias em seu orçamento regular e manter as coisas organizadas lá.

No entanto, se você tiver uma conta corrente comercial separada - esse é um sinal definitivo de que você precisa de um orçamento comercial separado.

Etapa 3:adicione sua conta corrente comercial ao seu orçamento

Agora que você tem um novo e brilhante orçamento comercial, é aí que você adicionará sua conta corrente comercial. Isso vai tornar as coisas mais fáceis e mais limpas para fins fiscais – confie em mim – o IRS apreciará isso.

Você orçará dólares de negócios para o orçamento de negócios. Se você usa PayPal ou Stripe, eles também podem ser adicionados a esse orçamento.

Etapa 4:crie suas categorias

Isso vai ser diferente para cada negócio. Minhas despesas de negócios para um site serão diferentes de alguém que administra um negócio de paisagismo ou um serviço de tutoria. Basta dar um passo para trás e pensar nas coisas em que você gasta dinheiro para o seu negócio.

Mas aqui estão algumas categorias mais comuns que você pode querer considerar:

Etapa 5:crie destinos para cada categoria.

Este é o passo mais poderoso. Depois de discar em suas categorias, adicione um alvo a qualquer categoria que puder. Isso é fundamental para ajudá-lo a planejar e permanecer no caminho certo.

Pessoalmente, não adiciono uma à Distribuição do Proprietário, porque quanto eu recebo depende de quanto entra. O mesmo vale para as taxas do Stripe ou do PayPal. Portanto, você pode ter algumas categorias como essa em que adicionar um destino não faz sentido. Mas para qualquer despesa mensal ou não mensal que você conheça, definitivamente adicione uma.

Você pode aprender sobre alvos neste artigo de ajuda ou pode assistir Hannah explicando-os aqui.

Etapa 6:não se esqueça dos impostos!

Estou chamando os impostos como uma etapa separada porque acho que eles são tão importantes! Você apenas tem que reservar dinheiro para eles. A parte difícil é – quanto? Minha resposta? Não tenho certeza. Para mim, apenas pego uma porcentagem de cada venda e a reservo para os impostos. Mas não estou vendendo centenas de itens por dia. Se eu fosse, isso não funcionaria.

Recomendo verificar primeiro com seu contador. Uma calculadora on-line pode ajudar a fornecer uma estimativa aproximada. Se eu fosse por esse caminho, provavelmente adicionaria outros 10% para estar no lado seguro, mas costumo ser bastante avesso ao risco.

Etapa 7:orçamento!

Agora que suas categorias estão definidas, olhe para o dinheiro que você tem e comece a atribuir dólares aos empregos.

Faça um orçamento para as despesas conhecidas - custos mensais e não mensais - primeiro. Certifique-se de que as contas estão cobertas e, em seguida, atribua o restante onde achar melhor.

Etapa 8:Pagando a si mesmo

Esta é a parte divertida! Há duas partes para isso:o que você faz no banco para transferir o dinheiro e como você registra isso no YNAB.

Para mim, é uma simples transferência da minha verificação comercial para minha verificação pessoal. Para determinar quanto preciso transferir, verifico minha categoria de Distribuição do Proprietário.

Então eu faço a transferência na cooperativa de crédito.

Agora gravando:

Primeiro, registro uma saída do orçamento da empresa e me coloco no beneficiário.

Observe que eu o categorizei como Distribuição do Proprietário.

Então eu abro meu orçamento doméstico e registro como renda. Desta vez, o beneficiário é o negócio, já que foi daí que veio.

E isso é tudo o que há para isso! Super simples – bonito, limpo e organizado.

Uma dica final profissional…

Se você é proprietário de uma empresa que envia faturas e precisa aguardar e acompanhar o pagamento, essa é a dica para você.

Eu faço isso e gerencio isso com uma conta de rastreamento. Você pode chamar essa conta de “A Ser Pago” ou qualquer coisa que faça sentido para você.

Quando envio uma fatura, dou ao cliente 30 dias para pagá-la. Eu adiciono isso como uma transação agendada para a data de vencimento.

Portanto, se o vencimento do pagamento for 10 de setembro de 2021, essa seria a data da transação agendada.

Se a pessoa me pagar antes da data de vencimento, mudo a data para o dia em que o dinheiro chegou, movo a transação para cheque e adiciono a categoria “pronto para atribuir”.

Se não for pago até a data de vencimento, ele será inserido na data de vencimento e me lembrará que ainda está pendente. Eu costumo enviar uma segunda fatura e redefinir a data nesse ponto. Dessa forma, nunca perco uma fatura e fico por dentro do que está pendente.

Definir um orçamento para sua pequena empresa é uma ótima maneira de se manter organizado e um passo essencial para apoiar seu crescimento futuro. Para obter mais recursos sobre o orçamento como uma pequena empresa, confira o Beginning Balance, um podcast do YNAB para proprietários de pequenas empresas.

Pronto para começar o orçamento da sua pequena empresa? Experimente o YNAB gratuitamente por 34 dias.