O Princípio de Pareto - a regra 80/20

Muitos de vocês já devem ter ouvido falar do Princípio de Pareto, ou a regra 80/20. A regra foi batizada em homenagem a um economista italiano que observou que 80% das terras de seu país pertenciam a 20% da população. O princípio 80/20 foi posteriormente adaptado pelo pioneiro em Gestão da Qualidade Joseph Juran, que observou que 20% de seus esforços resultam em 80% se você retornar, e os 80% restantes de seus esforços resultam em 20% de seus retornos. Ele supôs que, se você se concentrar nos 20% que proporcionam os maiores retornos, você pode eliminar muitos desperdícios e aumentar sua produtividade. O Princípio de Pareto pode ser aplicado a quase todos os aspectos da vida, incluindo sua carreira e suas finanças.

Aplicando o Princípio de Pareto ao trabalho

O ambiente do escritório está cheio de atividades inúteis - e-mail, Encontros, papelada desnecessária, etc. Você pode não conseguir eliminar cada procedimento redundante porque pode ser a política da empresa. Mas você pode encontrar métodos mais eficazes de lidar com eles, ou você pode fazer recomendações aos formuladores de políticas para tornar o seu trabalho (e o de todos) mais fácil. Aqui estão algumas outras maneiras de aumentar sua produtividade:

Faça uma lista e verifique-a duas vezes. A primeira coisa que faço quando chego ao trabalho é sentar e criar uma lista das tarefas que preciso realizar naquele dia. Se estou trabalhando em um projeto de longo prazo, tento dividi-lo em metas de tamanho mínimo ou marcadores de marco que preciso alcançar até o final do dia ou da semana. Depois de fazer minha lista e inicializar meu computador, Estou pronto para tirar 5 minutos para tomar um café e conversar sobre futebol com meus colegas de trabalho. Então, vai para o próximo grande otário - e-mail.

Produtividade de e-mail. Já trabalhei em algumas grandes organizações, e todos eles têm uma coisa em comum:a tendência de enviar grandes quantidades de anúncios por e-mail. Uma grande organização para a qual trabalhei enviou uma média de 10-15 desses anúncios diariamente, enquanto minha organização atual envia cerca de 5. Para tornar minha vida mais fácil, Criei uma pasta para esses anúncios e um filtro que os arquiva automaticamente nessa pasta, sem que cheguem à minha caixa de entrada. Eu verifico a pasta uma vez pela manhã e uma vez à tarde, e geralmente pode excluir 90% deles sem nunca abri-los. O resto raramente, se alguma vez, sensível ao tempo, portanto, guardá-los para o final do dia não é um problema.

Outra dica de e-mail para economizar tempo e produtividade é nunca abrir, mandar, ou encaminhar correntes de e-mails e e-mails semelhantes. Eles não são apenas uma grande merda de tempo, mas eles usam os recursos da empresa e provavelmente são contra a política da empresa.

Encontros. No meu emprego anterior, nós os chamávamos de "espancamentos" porque eram longos, doloroso, e geralmente inútil. Se você não consegue sair das reuniões agendadas, em seguida, encontre uma maneira de ser mais produtivo, como iniciar cada reunião com uma pauta e guiar os participantes de volta à pauta se eles se desviarem do tópico. Você também pode fazer anotações ou trabalhar em outra tarefa, se possível. Se nada disso funcionar, em seguida, peça a um amigo que envie uma mensagem de texto para tirá-lo de lá. Só não tente fazer isso com muita frequência. 😉

Aplicando o Princípio de Pareto às suas finanças

Gerencie seu dinheiro de forma eficaz. Lidar com finanças pode ser difícil na melhor das circunstâncias, então vale a pena agilizar seus processos tanto quanto possível. Isso pode incluir automatizar suas finanças, fechando contas desnecessárias, e rastreando seu dinheiro.

Consolidar contas. Eu recomendo manter as contas financeiras essenciais, e fechando o resto. Isso pode incluir o fechamento de contas de poupança extras, rolando mais de 401ks para um IRA, consolidação da dívida, e consolidar várias contas de aposentadoria. Esteja ciente de que o fechamento de contas de cartão de crédito pode afetar sua pontuação de crédito.

Despesas. Você terá mais dificuldade em administrar seu dinheiro se não souber de onde ele está vindo e para onde está indo. Crie um orçamento simples e controle suas finanças com algo tão simples como uma caneta e papel, uma planilha ou um programa de software dedicado. Aqui estão algumas análises de programas de software de gerenciamento de dinheiro online grátis, e alguns programas populares, incluindo You Need a Budget.

Automatize suas finanças. Automatizar suas finanças reduz a quantidade de tempo que você gasta lidando com a abertura de extratos de contas, escrevendo cheques, visitando sites, etc. Use seu banco online ou um crédito para pagar contas recorrentes, como seu telefone celular ou cabo, usar o pagamento de contas online, e fazer contribuições de investimento automáticas. Você deseja verificar suas transações no final de cada mês, mas você não quer perder muito tempo rastreando-os. Automatizar suas finanças economiza tempo e dinheiro.

Aplicando o Princípio de Pareto em sua vida

Você pode facilmente aplicar o Princípio de Pareto em outros aspectos de sua carreira e finanças, e você certamente pode usar esses princípios em outras áreas de sua vida também. Entre com a mentalidade de alcançar resultados e você aumentará a produção. Comece com o fruto mais fácil, trabalhar em direção aos processos maiores, e praticar métodos de melhoria contínua, como Personal Finance Kaizen. Eu adoraria saber como você aplica esses princípios no trabalho ou em casa.