Retenção de documentos:um guia para pequenas empresas

Os proprietários de pequenas empresas nunca sabem quando precisarão de uma informação importante, como uma demonstração financeira ou um seguro política. Veja como desenvolver uma política de retenção de documentos adequada.
Como proprietário de uma pequena empresa, há muitas situações inesperadas em que você pode se encontrar de repente:passar por uma auditoria do IRS, responder a uma reclamação da Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) apresentada por um funcionário anterior ou atual, lidar com um fornecedor que insiste que você não fez um pagamento ou resolveu uma reclamação de compensação de um trabalhador.

Em cada um desses casos, você deverá fornecer registros comerciais para mostrar exatamente o que você fez ou deixou de fazer. Se você não puder, você pode facilmente enfrentar multas pesadas ou outras penalidades. É por isso que é fundamental criar e manter uma política de retenção de documentos.

Visão geral:o que é retenção de documentos?

A retenção de documentos é o processo pelo qual os registros necessários para as operações de negócios em andamento são identificados e mantidos. Uma política de retenção de documentos fornece diretrizes para revisão, armazenamento seguro e destruição periódica de registros desnecessários.

Seus registros geralmente se enquadram nas seguintes categorias:

• Documentos comerciais : Contratos, hipotecas, escrituras e correspondência geral
• Registros financeiros: Demonstrativos financeiros, relatórios de despesas, auditorias financeiras e cheques cancelados
• Registros de pessoal: Solicitações de funcionários, avaliações de desempenho, benefícios de saúde e cartas de rescisão
• Registros fiscais: Registros do IRS e declarações de impostos estaduais, declarações de impostos sobre vendas, declarações de impostos sobre folha de pagamento e declarações/informações de pensão
• Compras e vendas: Contratos de vendas, faturas de vendas, requisições e pedidos de compra
• Envio e recebimento: Notas de frete, relatórios de envio e recebimento, manifestos e conhecimentos de embarque
• Documentos de seguro: Apólices de seguro, relatórios de acidentes e segurança, reivindicações de liquidação e reivindicações de invalidez em grupo

A quantidade de papelada e registros digitais gerados se multiplicará ao longo do tempo à medida que você adiciona mais clientes, funcionários, produtos e fornecedores.

Um sistema de gerenciamento de documentos eficaz permitirá que você armazene e acesse registros com eficiência, reduza o custo de produção de documentos durante processos judiciais e siga todas as leis para a preservação de determinados registros.

Além disso, se uma ou mais situações na lista de verificação de gerenciamento de registros abaixo parecer familiar, você definitivamente precisa configurar um sistema de retenção e gerenciamento de documentos o mais rápido possível.



Embora uma política de retenção de documentos ajude suas operações comerciais internas, ela também pode ajudar externamente. Por exemplo, os clientes querem saber se seus dados estão sendo armazenados com segurança, então você pode destacar a segurança e a manutenção de seus registros como parte do marketing do seu site.

Como criar e implementar uma política de retenção de documentos

Criar e usar sua política de retenção de documentos não é uma tarefa única – é uma atividade contínua. Não faz parte das atividades de linha de frente (talvez mais empolgantes) nas quais você provavelmente está mais focado, como vendas e atendimento ao cliente, por isso pode ajudar, conforme você trabalha nas etapas abaixo, usar um dos melhores aplicativos de produtividade disponível para ajudar a manter seus registros no caminho certo.

Etapa 1:faça um inventário de todos os documentos comerciais

Primeiro, você precisa catalogar de forma abrangente todos os seus documentos existentes para ver exatamente o que você tem, bem como a quantidade de registros físicos e digitais com os quais está lidando.

Dicas para inventariar todos os documentos comerciais

A principal estratégia com seu inventário inicial de documentos é ser metódico. E enquanto você pode saber - ou pensa que sabe! -- onde está tudo o que é relevante, você precisa conversar com todos os seus funcionários para descobrir quaisquer outros repositórios físicos e digitais formais ou informais que você talvez não conheça.

• Documentar seu inventário existente: Use formulários de relatório de inventário para registrar onde os documentos existentes estão localizados. Embora você possa usar formulários impressos para isso, considere fazê-lo digitalmente, talvez usando um dos melhores aplicativos de organização, para que você possa criar um registro eletrônico à medida que avança.
• Categorizar importância: Durante o inventário inicial, também categorize os documentos como registros gerais (operações comerciais do dia-a-dia), registros vitais (necessários após uma emergência para manter as operações comerciais), registros de arquivo (documentos de valor histórico) ou não registros (documentos pessoais registros, lixo eletrônico, cópias duplicadas) -- porque isso ajudará a definir seu cronograma de retenção.

Etapa 2:estabeleça um cronograma de retenção

Embora um documento possa ter sido relevante em algum momento, isso não significa que sempre será. Com algumas exceções – escrituras, patentes, relatórios de auditoria e registros financeiros anuais – quase todos os documentos têm uma vida útil limitada, geralmente não superior a 10 anos.

Dicas para estabelecer um cronograma de retenção

Manter registros por mais tempo do que o necessário tem o potencial de criar responsabilidades legais para sua empresa. Por exemplo, o processo de descoberta durante o litígio pode encontrar informações prejudiciais adicionais em seus registros que já deveriam ter sido excluídas.

Além disso, você não quer ser responsável por qualquer informação confidencial do cliente acessada que também deveria ter sido destruída. É por isso que estabelecer um cronograma de retenção de documentos claramente definido é a espinha dorsal de sua política de gerenciamento de documentos.

• Diretrizes aplicáveis ​​de pesquisa: Não existe um cronograma de retenção único para todas as empresas. Em vez disso, você precisará pesquisar diretrizes locais, estaduais, federais e específicas do setor para garantir que esteja em conformidade.
• Manter registros de IRS: Não importa o que aconteça, você deseja manter todos os documentos relacionados a impostos e IRS por no mínimo sete anos.

Etapa 3:armazene registros com segurança

O armazenamento eficaz de documentos é fundamental para preservar os registros, bem como garantir o acesso a eles conforme necessário em tempo hábil.

Isso inclui tudo, desde o bloqueio de armários de arquivos e salas de armazenamento em sua empresa, até o uso de uma "gaveta segura" como parte do gerenciamento de seu site e outras opções externas.

Dicas para armazenar registros com segurança

Documentos digitais requerem menos espaço de armazenamento do que seus equivalentes físicos. Por outro lado, você pode ter papel herdado ou documentos de assinatura molhados que deseja manter como cópias impressas.

• Usar armazenamento externo: Usar sua empresa como um local de armazenamento de documentos primário é problemático porque provavelmente não será projetado de maneira ideal para resistir a invasões humanas ou desastres naturais. Em vez disso, procure armazenamento físico externo que ofereça maior segurança e proteção contra tempestades, incêndios, inundações e terremotos.
• Usar data centers: Considere usar um data center de terceiros para backup ou até mesmo armazenamento primário de seus registros eletrônicos. Os data centers comerciais são projetados para serem protegidos contra uma variedade de ameaças, incluindo hacks de computador e desastres naturais, e também podem aumentar a velocidade de upload ao transferir grandes quantidades de dados.

Etapa 4:limpar documentos anualmente

Assim como você precisa manter os documentos comerciais necessários, também precisa destruí-los de acordo com seu cronograma de retenção. Isso manterá os custos de armazenamento baixos e reduzirá as chances de acesso ilegal ou inadequado de dados comerciais e de clientes.

Dicas para limpar documentos anualmente

Minimize a chance de futuros problemas legais documentando explicitamente os procedimentos da cadeia de custódia ao destruir documentos em papel e arquivos eletrônicos.

• Use um serviço de destruição: Em vez de deixar a destruição de documentos para o estagiário do escritório ou para outra pessoa, uma empresa terceirizada de trituração pode cuidar disso com segurança para você. Você pode precisar entregar os materiais para eles ou eles podem fazer isso no local.
• Garantir a conformidade da National Association for Information Destruction (NAID): Certifique-se de que o processo de destruição de documentos de um fornecedor terceirizado esteja em conformidade com os protocolos NAID para garantir a segurança de materiais confidenciais durante todo o processo. Isso inclui o transporte e armazenamento de materiais antes da destruição, bem como o descarte responsável de materiais após a conclusão do processo.

Etapa 5:informar os funcionários sobre as políticas de retenção

Mesmo a melhor política de retenção de documentos não terá um efeito líquido positivo se nenhum de seus funcionários souber disso. É por isso que o uso de estratégias de comunicação eficazes será fundamental, especialmente porque a política é atualizada ao longo do tempo.

Dicas para educar os funcionários sobre as políticas de retenção de documentos

Sua política de retenção de documentos também não será particularmente eficaz se houver apenas uma impressão em um fichário de três argolas que está na prateleira de cima de um armário de armazenamento raramente usado. Em vez disso, disponibilize-o online para facilitar o acesso de seus funcionários.

• Incorpore à integração: Inclua treinamento sobre suas diretrizes de retenção de documentos como parte do processo de integração de funcionários para garantir que os novos contratados conheçam suas responsabilidades desde o primeiro dia.
• Tenha treinamento anual: Assim como você (deveria) ter treinamento anual sobre assédio sexual, faça com que seus funcionários concluam um curso anual de atualização sobre políticas de retenção de documentos. Você pode até oferecer isso on-line para minimizar interrupções nas operações diárias.

Comece o processo de retenção de documentos hoje

Não espere até que um evento crítico ocorra – uma auditoria do IRS, desastre natural ou ação judicial – para perceber que você precisa de um cronograma robusto de retenção de registros. Em vez disso, inicie o processo descrito acima para desenvolver sua política de retenção de documentos agora.

Claro, você terá que incluir o custo em seu orçamento de negócios, mas a longo prazo, ele definitivamente se pagará - e muito mais! -- economizando tempo e dinheiro.