Planilhas x CRM:como as ferramentas de CRM ajudam seus vendedores a se destacarem

Planilhas. Ame-os ou deteste-os, eles são um dos pilares dos negócios modernos. No entanto, com muita frequência, todos, de PMEs a entidades governamentais use planilhas como bancos de dados – algo que eles não foram feitos para fazer .

Além disso, há alguma verdade no ditado brega “sua rede é seu patrimônio líquido”. Manter conexões com clientes em potencial e sua comunidade empresarial mais ampla é fundamental para qualquer empresa pequena ou em crescimento.

Então, por que tantas pequenas empresas confiam em planilhas para gerenciamento de relacionamento com o cliente? Seu banco de dados de contatos é um recurso precioso, por isso é intrigante ver tantas organizações forçando o pino quadrado que é o gerenciamento de contatos no buraco redondo de uma planilha.

Vamos explorar os inúmeros benefícios que uma plataforma SaaS CRM para fins específicos tem em relação ao uso de uma planilha e como os CRMs realmente ajudam os vendedores a ter um desempenho superior.

Eficiência e Produtividade

Uma visão organizada de cada cliente em potencial

Quando todos os seus contatos são mantidos em um "banco de dados" de planilha, você não tem escolha a não ser visualizar toda a planilha atual. Não há como destacar e se concentrar em um registro específico, o que pode ser altamente perturbador quando você está está em uma ligação de vendas de alta pressão.

No entanto, os CRMs exibem cada registro em uma visão individual e organizada para que, quando você falar com cada cliente em potencial, possa se concentrar neles e apenas neles.

Integrações, integrações, integrações!

Há muito mais no relacionamento com o cliente do que simplesmente manter dados de contato estáticos. Você precisa interagir ativamente com seus clientes potenciais e agendar acompanhamentos e compromissos oportunos. Mas você realmente não pode fazer isso a partir de uma planilha. Se você quisesse agendar uma chamada ou enviar um e-mail para alguém, teria que abrir seu aplicativo de e-mail ou calendário e realizar essa ação separadamente.

Pode não parecer muito, mas alternar entre tarefas e janelas tem um enorme impacto na produtividade. O elemento manual adicionado também significa que ocorrerão deslizes ocasionais e inevitáveis, potencialmente resultando em acompanhamentos mal programados, oportunidades esquecidas e perspectivas decepcionadas.

A resposta aqui é integração. As planilhas não se integram a nada, mas os CRMs são projetados para funcionar bem com outras ferramentas de produtividade. A maioria será sincronizada com ferramentas de calendário como o Google ou o Microsoft 365, portanto, os acompanhamentos e compromissos agendados são menos propensos a escapar da rede. Muitos permitem que você envie e-mails para clientes em potencial diretamente da tela de registro desse contato. Alguns CRMs até se integram com software de contabilidade e funções de chamada para criar um ecossistema de negócios totalmente abrangente e sincronizado.

Colaboração, delegação e estratégia

Vendas tem tudo a ver com estratégia. Quando você formula um novo plano estratégico de ataque, sua equipe de vendas precisa estar totalmente coordenada, sincronizada e na mesma página – trabalhando em sintonia. Você também precisa medir o progresso e o sucesso de qualquer estratégia, monitorando os KPIs essenciais para que você possa corrigir o curso, se necessário.

Ao executar uma estratégia cirurgicamente precisa, coordenação e responsabilidade são essenciais. Mas em uma planilha, é fácil perder o controle de quem está fazendo o quê, quando e por quê. Com um CRM, por outro lado, as ações de cada representante estão vinculadas ao seu login, para que você possa ver facilmente quais clientes em potencial estão atribuídos a qual membro da equipe; quem executou quais ações e quando; ver históricos de modificação de banco de dados; e até mesmo delegar tarefas.

Gerenciamento de pipeline

Visualize melhor o processo de vendas

Sua equipe de vendas precisa entender fundamentalmente os estágios do seu pipeline de vendas. Muitos de nós encaramos isso como um “funil” de vendas. No entanto, quando você tem um sistema completamente textual como uma planilha, pode facilmente perder de vista a jornada do comprador e, por sua vez, o quão perto cada cliente está da compra.

Os CRMs são excelentes (desculpe o trocadilho) na visualização do pipeline de vendas. Widgets e relatórios visuais (como nosso widget de painel de funil de vendas e a próxima funcionalidade de quadro Kanban) permitem que seus representantes de vendas vejam rapidamente o quão perto seus clientes potenciais estão de uma venda a qualquer momento. Isso pode ajudá-los a identificar oportunidades próximas ao fechamento e outras vitórias rápidas que simplesmente são abafadas em uma planilha.

Manutenção de registros cronológicos detalhados

Não há muito que você possa fazer com uma planilha além de funções simples de “catálogo de endereços” e talvez um pouco de processamento de números. Os CRMs, por outro lado, permitem que você mantenha registros cronológicos detalhados de todas as suas interações com cada cliente em potencial.

Seu registro médio de cliente potencial de CRM contém todos os seus dados de contato; uma linha do tempo de e-mails e conversas; informações sobre tarefas e compromissos futuros; arquivos anexados; oportunidades de vendas atuais; cotações anteriores e histórico de pedidos; e muito mais, dependendo da plataforma que você usa. Tente fazer tudo isso em uma planilha!

Com um banco de dados de planilha simples de contatos, você perde as sutilezas de uma conversa ou relacionamento. No entanto, quando seus representantes de vendas têm um registro histórico de todas as interações entre ambas as partes, eles desbloqueiam uma compreensão mais rica e profunda desse relacionamento, o que pode ajudá-los a conquistar mais negócios.

Destaque na melhoria do pipeline

As ferramentas de CRM fornecem informações abrangentes sobre seu pipeline de vendas que seriam difíceis de obter em uma planilha. Quando você puder ver exatamente como os clientes em potencial estão fluindo pelo seu pipeline de vendas, poderá começar a ver onde as melhorias podem ser feitas.

Existe um estágio específico em que um número desproporcional de clientes em potencial desiste? Ou um estágio em que os prospects parecem passar muito tempo? Diferentes membros de sua equipe são melhores em lidar com diferentes estágios do seu processo de vendas ou com diferentes tipos de clientes? Estabelecer tendências como essas pode ajudá-lo a avaliar criticamente seu funil de vendas e implementar mudanças positivas.

Gerenciamento de dados

Entrada de dados e edição em massa:facilitada

A entrada de dados pode ser uma verdadeira tarefa. É demorado, monótono e é fácil cometer erros. Dependendo do tipo de planilha que você está usando, é difícil automatizar a entrada de dados em uma planilha (embora não seja impossível com Google Sheets e Zapier).

Muitos CRMs, no entanto, apresentam funções automatizadas de entrada de dados – desde a funcionalidade de digitalização de cartões de visita até a sincronização do catálogo de endereços (embora alguns CRMs ocasionalmente precisem de ferramentas como o Zapier para fazer isso acontecer).

A edição em massa também pode ser um problema com planilhas. O preenchimento de flash é ótimo, mas as ferramentas de “localizar e substituir” são um pouco rudimentares – é fácil cometer erros e editar arquivos grandes pode sobrecarregar os recursos de um dispositivo. A funcionalidade de edição em massa tende a ser muito mais suave nas ferramentas de CRM na nuvem.

Os CRMs são criados para segurança de dados

Com o GDPR do Reino Unido agora em pleno andamento, as empresas precisam prestar muita atenção à confidencialidade e à segurança técnica dos dados que possuem.

Planilhas são apenas arquivos em uma unidade ou servidor que podem ser facilmente acessados, modificados, excluídos ou roubados. Uma planilha humilde pode ser totalmente varrida em um único ataque cibernético ou falha técnica. Se um vendedor deixasse sua organização, seria relativamente fácil para ele levar uma cópia de toda a sua planilha de prospecto para um novo empregador concorrente. Esses cenários podem deixá-lo potencialmente responsável por danos à proteção de dados e com seus dados de prospecto em mãos erradas.

Por outro lado, o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente permite que diferentes níveis de privilégio sejam distribuídos e que o acesso do usuário seja revogado, se necessário.

Adeus problemas de controle de versão

Quando você mantém todos os dados de seus clientes em um único arquivo, é essencial manter backups eficazes desse arquivo. Mas gerenciar várias versões de um arquivo tão importante pode ser confuso, especialmente quando você está lidando com um arquivo físico que é transmitido em vez de uma planilha na nuvem.

Como você pode ter certeza de que todos estão modificando a versão mais recente do arquivo em um determinado dia? O que acontece se esse arquivo for infectado ou parcialmente embaralhado? Ou se a versão mais recente estiver em uma máquina que de repente quebra? E se uma conta na nuvem com acesso ao arquivo for comprometida?

O uso de um CRM baseado em nuvem evita totalmente esses problemas.

Mais dados =bons, dados lentos =ruins

Todos nós queremos mais clientes em potencial em nosso banco de dados, mas à medida que as planilhas ficam maiores, elas se tornam demoradas e complicadas de usar. Arquivos grandes levam uma eternidade para carregar; o processamento de funções simples de “localização” pode consumir um tempo produtivo valioso; e a execução de relatórios sobre massas de dados pode fazer com que seu computador pare de funcionar.

Mas não é apenas o número de bits e bytes que entram em um arquivo que pode ser um problema. Diferentes formatos de planilhas também têm limites. É improvável que você atinja o teto de 5 milhões de células do Planilhas Google ou o limite de células de 32.767 caracteres do Excel, mas quando um banco de dados começar a ficar pesado o suficiente, talvez seja hora de procurar um sistema de manipulação de dados específico.

Os CRMs são incrivelmente escaláveis, lidando com 3.000.000 registros de prospects com a mesma facilidade com que lidam com 30. Muitos CRMs em nuvem (e muitas ferramentas SaaS em geral) são bastante modulares, com diferentes faixas de preços e recursos pagos opcionais, crescendo junto com sua empresa conforme as necessidades surgem.

Ainda em cima do muro? Confira nosso guia “ Preciso de um sistema de CRM? ”.

Relatórios

Relatórios de vendas sem o Faff

Se você já teve que extrair dados específicos de uma planilha extensa e complicada, então você entende os problemas de fazer malabarismos com VLOOKUPS e tabelas dinâmicas. Muitos CRMs, no entanto, contêm ferramentas de relatórios abrangentes que podem comparar dois ou mais campos que você desejar; muitas vezes sem ter que mexer em uma lasca de código ou mexer arduamente com fórmulas.

Além disso, ao executar relatórios em dados de planilhas, um movimento errado pode alterar permanentemente os dados básicos contidos. No entanto, as ferramentas de relatórios de CRM permitem que você corte e divida seus dados rapidamente para descobrir tendências e correlações obscuras – tudo sem a preocupação de afetar os dados subjacentes.

Na verdade, o Really Simple Systems fornece uma série de relatórios comumente usados ​​imediatamente, portanto, talvez você não precise configurar nenhum relatório!

Mantenha o controle sobre o sucesso da equipe

Como as ações de cada usuário de CRM são registradas, é fácil acompanhar o desempenho de cada representante de vendas. Isso permite avaliações de desempenho bem informadas, definição de metas individuais e fornece responsabilidade e insights cruciais para toda a equipe. Algo que é quase impossível em uma planilha.

O Veredicto Final

Está claro que os CRMs realmente ajudam seus representantes de vendas a ter o melhor desempenho. As ferramentas de CRM economizam tempo, melhoram o foco, aumentam a produtividade, auxiliam na estratégia de vendas, mantêm seus dados seguros e permitem relatórios detalhados.