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Como usar lançamentos reversíveis em sua contabilidade empresarial

A reversão de entradas nega entradas de diário registradas anteriormente. Mostramos como usar lançamentos reversíveis para manter os registros contábeis de pequenas empresas com mais eficiência.
A contabilidade é o estudo do passado financeiro da sua empresa. E, como vimos em muitos filmes de Hollywood, coisas ruins acontecem quando você tenta mexer com o passado.

É por isso que é uma gafe de contabilidade excluir transações em seu software de contabilidade. Os proprietários de empresas devem se familiarizar com os lançamentos reversíveis, que podem limpar transações gravadas anteriormente sem apagar nenhum dado financeiro.

Visão geral:o que são entradas reversíveis?


Os proprietários de empresas usam lançamentos reversíveis para neutralizar lançamentos contábeis preparados no período contábil anterior. Os lançamentos reversíveis são usados ​​na contabilidade de exercício, onde as receitas e despesas são registradas quando auferidas e incorridas e não apenas quando o dinheiro está envolvido.

Os negócios pelo regime de competência, orientados pelo princípio do matching, elaboram lançamentos de ajuste para que as receitas e despesas sejam reconhecidas no período adequado. No primeiro dia do próximo período contábil, eles podem preparar lançamentos de estorno que compensam os lançamentos de ajuste.

A preparação de lançamentos reversíveis é uma etapa intermediária opcional entre registrar receitas ou despesas e fazer com que o dinheiro entre ou saia do seu negócio. Muitos proprietários de empresas implementam lançamentos reversíveis para reduzir a probabilidade de dupla contagem de receitas e despesas.

A entrada de estorno mais comum é para folha de pagamento. Primeiro, você registra um lançamento de ajuste no final do mês para os salários devidos, mas ainda não pagos. Você registra um lançamento de estorno no primeiro dia do novo mês, abrindo caminho para o lançamento da folha de pagamento no dia do pagamento.

Sem o lançamento de estorno, você corre o risco de registrar acidentalmente as despesas da folha de pagamento duas vezes - uma vez no final do primeiro mês e novamente no dia do pagamento.

As empresas também usam lançamentos reversíveis para excluir transações registradas erroneamente. Você pode cometer erros de transposição e outros erros desaparecerem com uma entrada reversa. Os lançamentos reversíveis são um tipo de lançamento no diário, que é como as empresas registram as transações.

3 vantagens de usar entradas reversas


As entradas de reversão são opcionais, mas eu as recomendo. Veja por que você deve implementar lançamentos reversíveis em seu sistema de contabilidade para pequenas empresas.

1. Eles reduzem a probabilidade de erros contábeis


Os lançamentos de estorno, que geralmente são registrados no primeiro dia de um período contábil, excluem os lançamentos de ajuste do período anterior. Eles reduzem a probabilidade de duplicar receitas e despesas e cometer outros erros.

Digamos que você seja um consultor usando o método de acumulação. Você está esperando uma conta de seu contratante independente que espera ser de cerca de US $ 10.000, mas ainda não a recebeu pelo correio. Em vez de esperar pela conta, você registra uma despesa de US$ 10.000 no final do mês.

Para manter seus registros contábeis limpos, você registra uma entrada de estorno no primeiro dia do próximo mês que transforma seu passivo de volta a $ 0. Então, quando a conta chega a $ 9.500, você registra um novo lançamento contábil de $ 9.500 em honorários de consultoria e contas a pagar.

Sem uma entrada revertida, você teria uma despesa de US$ 10.000 em seus livros até a conta chegar.

Imagine como seria fácil esquecer que você registrou os $ 10.000 no mês passado. Sem uma entrada de reversão, você acabaria mostrando uma despesa de US$ 19.500 para o trabalho do empreiteiro, um erro que às vezes é difícil de detectar.

2. Eles facilitam para vários contadores


Se você tiver mais de uma pessoa trabalhando com seu software de contabilidade, reverter as entradas pode ajudá-lo a evitar erros devido a falhas de comunicação.

A reversão de entradas anula o acúmulo de receitas e despesas, facilitando o registro de transações sem a necessidade de consultar o que outra pessoa já gravou.

Digamos que você e seu cônjuge compartilhem responsabilidades contábeis. Em 31 de março, você registrou uma entrada no diário de receita de US$ 2.000 para um cliente cujo trabalho você concluiu, mas ainda não faturou. Você gravou tarde da noite e não contou imediatamente ao seu cônjuge porque tem uma regra de não falar sobre o trabalho depois das 18h.

Quando seu cônjuge envia faturas em 3 de abril, o software de contabilidade registra automaticamente outros US$ 2.000 em contas a receber para o mesmo cliente. Sem que ela saiba, a receita da sua empresa é inflada em US$ 2.000.

Se sua empresa usasse lançamentos reversíveis, você teria demonstrações financeiras precisas e um problema a menos com seu cônjuge.

3. Eles criam uma trilha de auditoria para erros


É uma prática recomendada não excluir entradas de diário, mesmo que haja um erro. A melhor maneira de corrigir seus registros contábeis é registrar uma entrada reversível e criar uma entrada de diário nova e correta.

O software de contabilidade numera automaticamente todas as entradas do diário para que os auditores possam rastrear facilmente as exclusões. Os auditores questionarão os registros contábeis com entradas de diário ausentes, pois podem ser um sinal de má conduta financeira.

Embora você possa ter sido bem-intencionado ao excluir entradas de diário incorretas, é melhor apresentar seus cartões aos auditores, mostrando a eles suas entradas de diário incorretas e corretivas.

Um exemplo de reversão de entradas


Timothy é dono da Tim's Antiques, uma loja de curiosidades em Boston. Ele tem dois funcionários que são pagos todas as segundas-feiras pelo trabalho da semana anterior. Um contador em outra vida, Timothy usa o regime de competência da contabilidade.

O último dia de setembro cai em uma quarta-feira. Em 30 de setembro, Timothy registra um acréscimo na folha de pagamento para refletir os salários devidos, mas não pagos, na segunda, terça e quarta-feira. Cada funcionário ganha $ 250 por dia de trabalho.

O lançamento contábil manual de ajuste é o seguinte. (Para simplificar, estou ignorando os impostos sobre a folha de pagamento, mas você deseja incluir todos os passivos da folha de pagamento aqui.)
Data Conta Débito Crédito
30/09 Despesa com Salários $ 1.500
30/09 Salários a pagar $ 1.500

O acúmulo da folha de pagamento é de $ 1.500, o que representa três dias de salário para dois funcionários ($ 250 por dia de trabalho x 2 funcionários x 3 dias).

Em 1º de outubro, Timothy registra uma entrada reversível, que inverte as contas debitadas e creditadas. O lançamento no diário neutraliza o lançamento no diário de 30 de setembro, tornando-o como se nunca tivesse acontecido, e a conta de salários a pagar de Timothy volta a $ 0.
Data Conta Débito Crédito
1/10 Salários a pagar $ 1.500
1/10 Despesa com Salários $ 1.500

Quando o dia de pagamento chega em 5 de outubro, Timothy registra uma entrada no diário da folha de pagamento para o valor total que deve a seus funcionários, que é de US$ 2.500 (US$ 250 por dia de trabalho x 2 funcionários x 5 dias de trabalho).
Data Conta Débito Crédito
5/10 Despesa com Salários $ 2.500
5/10 Dinheiro $ 2.500

A provisão de 30 de setembro refletia três dias de salário, mas agora ele deve aos funcionários por trabalhar cinco dias. Como ele reverteu os salários acumulados, o lançamento contábil da folha de pagamento é para todo o valor pago aos funcionários.

Não se esqueça de registrar as entradas de reversão


A reversão de lançamentos pode ajudá-lo a gerenciar seus registros contábeis com mais eficiência. Uma desvantagem é como é fácil esquecer de reverter as entradas no início do mês. Amarre uma fita em volta do dedo ou coloque uma nota no calendário para se lembrar de registrar as entradas invertidas.