Material de escritório:eles são um ativo ou uma despesa?

Os materiais de escritório são geralmente considerados uma despesa. Mas as coisas podem ficar complicadas ao lidar com material de escritório, despesas de escritório e equipamentos de escritório. Aprenda a classificá-los corretamente.
Embora eles certamente caiam na categoria de ativos, que é qualquer coisa de valor que você possui, os materiais de escritório são comprados para consumo, tornando-os mais uma despesa comercial do que um ativo atual.

Mas porque isso envolve contabilidade, há exceções a essa regra. Quando há uma exceção, ela provavelmente se enquadra na categoria de despesas de escritório ou equipamento de escritório. Explicaremos um pouco sobre cada uma dessas categorias e como classificar adequadamente essas despesas em suas demonstrações financeiras.

Os materiais de escritório são um ativo ou uma despesa?

Gerenciar um escritório parece ser um trabalho bastante simples. Mas as coisas podem ser confusas quando você está tentando classificar corretamente as despesas regulares do escritório. Por exemplo, digamos que Sara compre grampeadores, grampos, papel para a copiadora e um laptop para um de seus funcionários. Sara precisaria registrar o custo dos grampeadores, grampos e papel como despesa de material de escritório, enquanto o laptop seria considerado um ativo.



A introdução de despesas de escritório torna esse processo ainda mais confuso. O que diferencia uma despesa de escritório de material de escritório? Uma calculadora é considerada material de escritório ou equipamento de escritório? Vamos dar uma olhada em todas as três categorias de despesas comerciais e como classificá-las corretamente.

1. Material de escritório: Materiais de escritório são pequenas compras que são necessárias para que você e seus funcionários possam fazer seus trabalhos. As despesas com material de escritório incluem itens como grampos, papel, tinta, caneta e lápis, clipes de papel, fichários, pastas de arquivo e marcadores. Todos esses itens são 100% consumíveis, o que significa que são comprados para serem usados. Embora sejam um ativo porque possuem valor, eles não são registrados como um ativo, mas são registrados como uma despesa. É importante manter o material de escritório separado das despesas de estoque. O inventário é sempre considerado um ativo, pois não é consumível.
2. Despesas de escritório: Despesas de escritório, como material de escritório, normalmente são registradas como uma despesa e não como um ativo. As despesas do escritório geralmente são intangíveis e incluem serviços de zeladoria, assinaturas de software, manutenção do escritório e até manutenção do site.
3. Equipamento de escritório :O equipamento de escritório, ao contrário das despesas de escritório e material de escritório, geralmente é registrado como um ativo e contabilizado como despesa por um período prolongado, em vez de contabilizado como despesa imediatamente. Os equipamentos de escritório incluem computadores de mesa e laptops, outros dispositivos eletrônicos, máquinas de escritório, como impressoras ou copiadoras, e móveis e utensílios usados ​​para mobiliar seu escritório. Embora muitas empresas usem um valor em dólar como limite para classificar essas compras como equipamentos, o IRS fez uma alteração em 2016 que permite que os proprietários de empresas façam uma dedução imediata do custo total de qualquer ativo comercial inferior a US$ 2.500, embora você ainda têm a opção de classificar essas despesas como um ativo de longo prazo.

Se você comprar materiais de escritório a granel, poderá classificá-los como um ativo e custeá-los à medida que forem usados. Mas, na maioria dos casos, os escritórios compram suprimentos suficientes para durar algumas semanas ou um mês, portanto, classificá-los como um ativo não é necessário.

Como classificar materiais de escritório, despesas de escritório e equipamentos de escritório nas demonstrações financeiras

Ao classificar os suprimentos, você precisará considerar a materialidade do item adquirido. Em outras palavras, se o item não tiver um grande impacto em suas demonstrações financeiras, você pode optar por simplesmente descontá-lo. O princípio da materialidade afirma que, se uma despesa representar mais de 5% de seus ativos totais, ela deve ser registrada como um ativo e não como uma despesa.

A maneira mais fácil de classificar materiais de escritório, despesas e equipamentos é analisar cada compra separadamente e decidir como ela deve ser classificada.

Por exemplo, a empresa de Tim fez as seguintes compras em outubro de 2020:

• Uma caixa com 12 canetas por US$ 5,99
• Três resmas de papel por US$ 15,95
• Duas caixas de grampos por US$ 6,50
• Uma caixa de pastas de arquivos por US$ 4,25
• Uma assinatura de um novo aplicativo de software de contabilidade, que custa US$ 25 mensais
• Uma equipe de limpeza para limpar profundamente o escritório por US$ 150
• Uma nova impressora a laser colorida por US$ 1.095
• Uma nova copiadora por US$ 3.000

Agora vamos classificar cada despesa na categoria adequada.

Material de escritório

Classificar material de escritório é fácil. Olhando para as transações acima, o seguinte seria considerado material de escritório:

• Canetas por US$ 5,99
• Papel por US$ 15,95
• Grampos por US$ 6,50
• Pastas de arquivos por US$ 4,25

O total dessas compras é de $ 32,69 e seria registrado em seu software de contabilidade ou manualmente em seu livro-razão assim:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-10-2020	Materiais de escritório	$ 32,69
31-10-2020	Dinheiro		$ 32,69

Se esses suprimentos foram comprados por conta, você teria que primeiro registrar as compras em contas a pagar.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-10-2020	Materiais de escritório	$ 32,69
31-10-2020	Contas a pagar		$ 32,69

Você então ajustaria sua conta de contas a pagar quando pagar a conta.

Data	Conta	Débito	Crédito
30-11-2020	Contas a pagar	$ 32,69
30-11-2020	Dinheiro		$ 32,69

Despesas de escritório

As transações de Tim que precisam ser classificadas como despesas de escritório incluem o seguinte:

• Assinatura de software por US$ 25
• Limpeza profunda do escritório por US$ 150

Ambas as despesas foram pagas imediatamente e não precisaram ser contabilizadas em contas a pagar, portanto seriam registradas da seguinte forma:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-10-2020	Despesas de escritório	$ 175
31-10-2020	Dinheiro		$ 175

Equipamento de escritório

Tim fez duas compras de equipamentos de escritório.

1. Impressora a laser colorida por US$ 1.095
2. Uma copiadora por US$ 3.000

Tim pode optar por registrar ambos como ativos, ou pode optar por contabilizar a impressora imediatamente, pois custa menos de US$ 2.500 e registrar apenas a copiadora como um ativo. Ele escolhe gastar a impressora. Aqui está o lançamento contábil que precisa ser feito para registrar a compra da impressora.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-10-2020	Materiais de escritório	$ 1.095
31-10-2020	Dinheiro		$ 1.095

No entanto, Tim ainda precisa registrar a compra da copiadora, que é um ativo fixo.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-10-2020	Ativos fixos -- Copiadora	$ 3.000
31-10-2020	Dinheiro		$ 3.000

Como a copiadora está sendo depreciada, Tim também precisará registrar a despesa de depreciação. Tim determina que o valor residual da copiadora será de $ 300 e será depreciado ao longo de três anos usando o método linear.

(US$ 3.000 - US$ 300) ÷ 3 =US$ 900 de depreciação anual

US$ 900 ÷ 12 =US$ 75 por mês de despesas de depreciação

Data	Conta	Débito	Crédito
31-10-2020	Despesa de depreciação	$ 75
31-10-2020	Depreciação Acumulada		$ 75

Ao registrar uma compra como um ativo, certifique-se de registrar a compra e a despesa de depreciação.

4 práticas recomendadas para classificar corretamente seus materiais de escritório

Se você ainda está confuso sobre como classificar corretamente seus materiais de escritório, existem algumas práticas recomendadas que você pode seguir.

1. Decida se é consumível

Papel, canetas, lápis e similares são todos itens consumíveis. A menos que você compre o valor de um ano desses itens, todos eles devem ser contabilizados no momento em que são comprados.

2. Determine com que rapidez ele será usado

Relacionado à questão dos consumíveis, você pode ver a rapidez com que consumirá um item antes de determinar como classificá-lo. Por exemplo, se você contratar serviços para uma empresa de limpeza que é pago mensalmente, isso deve ser registrado como despesa de escritório. Mas se você comprar serviços de limpeza e pagá-los antecipadamente com um ano de antecedência, precisará registrá-los como uma despesa pré-paga e descontá-los mensalmente.

3. Considere o custo

As regras do IRS permitem que você gaste qualquer equipamento ou maquinário em sua totalidade se custar menos de US$ 2.500. No entanto, a opção permanece para você contabilizar esse item por um período prolongado, se desejar. Em muitos casos, as pequenas empresas estabelecerão um ponto de corte interno, o que pode ser útil ao tentar determinar se deve ou não contabilizar imediatamente um item.

4. Materialidade

Se o item adquirido afetar significativamente suas demonstrações financeiras, ele precisará ser registrado como um ativo. Por exemplo, uma empresa com um pequeno número de ativos terá um limite menor para compras do que uma empresa com um número maior de ativos.

Os materiais de escritório são valiosos, mas provavelmente não são um ativo

A menos que você compre a granel para o próximo ano, suas despesas de escritório serão simplesmente despesas de escritório. Embora as coisas possam ficar um pouco confusas ao tentar determinar exatamente como classificar um item específico, como um laptop de US$ 500 ou uma pequena impressora de mesa, cabe a você determinar se deseja classificar a compra como um ativo ou se é apenas uma despesa de escritório.

Lembre-se de que essas transações afetarão seu balanço patrimonial e sua demonstração de resultados, por isso é importante registrá-las adequadamente.