Como usar o aplicativo móvel Freshbooks em 2022

O aplicativo móvel FreshBooks leva o faturamento e o rastreamento de despesas na estrada. Os proprietários de empresas podem manter seus livros atualizados enquanto estiverem fora do escritório.
Você se lembra de ter seu primeiro smartphone? O meu era um BlackBerry Bold. Na época, as pessoas se maravilhavam com a ideia de checar e-mails e fazer ligações no mesmo aparelho.

Esperamos mais de nossos smartphones nos dias de hoje. Reclamamos quando nossos iPhones congelam quando estão transmitindo para nossas TVs, fazendo videochamadas para amigos e enviando e-mails simultaneamente.

Os proprietários de empresas também devem esperar mais de seu software de contabilidade. Entre no aplicativo móvel do FreshBooks:uma solução para autônomos que desejam manter seus livros atualizados enquanto estão fora do escritório.

Visão geral:o que é FreshBooks?

FreshBooks é um software de contabilidade que ajuda pequenas empresas a emitir faturas para clientes, rastrear despesas comerciais e criar demonstrações financeiras. Voltado para empresas de uma pessoa e startups, o FreshBooks ostenta uma pontuação Ascent de 9,2 em 10 por sua interface fácil de usar e suporte ao cliente ao vivo.

Quando você se inscreve em uma conta do FreshBooks - que custa entre US $ 14,99 e US $ 49,99 mensais - você obtém acesso ao aplicativo móvel disponível em dispositivos Android e iOS. Há também uma avaliação gratuita de 30 dias que permite testar o serviço antes de se comprometer.

5 recursos do aplicativo móvel FreshBooks

O aplicativo FreshBooks leva a contabilidade em movimento, facilitando o registro de transações comerciais antes de você voltar ao escritório.

1. Faturamento

O aplicativo móvel FreshBooks não lhe dá desculpa para ficar com preguiça de enviar faturas no prazo. Como a versão baseada na web do FreshBooks, você pode preencher as informações do cliente enquanto preenche uma fatura. Esse recurso é ideal para freelancers que costumam trabalhar com novos clientes.

Como tutor de contabilidade, muitas vezes eu tinha que esperar para enviar as faturas até chegar em casa das sessões com os alunos por causa do meu sistema de faturamento desajeitado. Se eu tivesse usado o FreshBooks mobile na época, provavelmente teria faturado mais rápido, diminuindo assim meus dias de vendas pendentes.

As empresas com serviços e tarifas padrão podem salvá-los no aplicativo para acelerar o processo de faturamento.

O aplicativo FreshBooks rastreia quando um cliente visualizou sua fatura. Os clientes podem pagar usando o FreshBooks Payments, embora haja taxas.

2. Acompanhamento de despesas

Para muitos, o rastreamento de despesas é um projeto de domingo em que você vira os bolsos do paletó do avesso e deixa todos os recibos comerciais da semana chover na mesa de jantar. Então, meticulosamente, você insere cada despesa em seu software de contabilidade.

O FreshBooks se integra à sua conta bancária comercial ou cartão de crédito para importar suas despesas comerciais, que é um recurso comum de software de contabilidade. Para despesas pagas em dinheiro, você pode usar o aplicativo para inserir o valor da despesa, fornecedor e categoria. Não se esqueça de tirar uma foto do seu recibo para guardar.

O aplicativo inclui uma opção para faturar seu cliente por despesas. Você pode incluir uma foto do recibo na fatura do cliente ou adicionar uma marcação.



O registro imediato de transações em dinheiro reduz a probabilidade de perder despesas comerciais dedutíveis. As despesas que você inserir no aplicativo aparecerão na demonstração de resultados da sua empresa.
Uma observação sobre o rastreamento de recibos: Se você importar cobranças de cartão de crédito ou inserir despesas manualmente, sempre salve uma versão digital do seu recibo. O IRS exige que você possa comprovar todas as deduções, e os recibos são a melhor maneira de fazer isso. Inúmeras alternativas do FreshBooks também oferecem esse recurso.

3. Acompanhamento de tempo

O recurso de rastreamento de tempo do FreshBooks é ideal para empresas que cobram dos clientes por tempo trabalhado. O aplicativo móvel permite que os usuários registrem o tempo trabalhado ou iniciem um cronômetro dentro do aplicativo.

De qualquer forma, o FreshBooks armazena o tempo trabalhado, cliente, projeto, serviço e notas. Você também pode acompanhar o tempo de trabalho não-cliente.

O controle de tempo e as faturas funcionam em conjunto. O aplicativo pode preencher uma nova fatura com informações inseridas no recurso de rastreamento de tempo.

4. Rastreamento de quilometragem

Em outros artigos, recomendei tirar fotos do seu hodômetro antes e depois de viagens de negócios para rastrear a quilometragem. Eu ainda mantenho isso como a maneira mais precisa de rastrear a quilometragem. Mas para aqueles que não vão passar pelo incômodo, o rastreamento de milhagem do FreshBooks pode ser uma boa opção.

O aplicativo detecta quando você está em um carro e estima a dedução aproximada do uso do veículo do IRS que você pode obter com base na taxa de reembolso de milhagem do IRS.



O problema:não é ótimo. Você precisa deixar o aplicativo rastreá-lo o tempo todo e terá que descartar manualmente os passeios de carro pessoais. A “viagem perdida” na captura de tela levaria você a acreditar que é para inserir passeios que o aplicativo perdeu, mas você não pode. Ele apenas notifica o FreshBooks que houve um erro no rastreamento do seu passeio.

Você pode facilmente desativar o recurso de rastreamento de quilometragem.

5. Orçamentos e propostas

Você pode elaborar estimativas e propostas de projetos em tempo real usando o aplicativo móvel FreshBooks. A experiência de criar um orçamento ou proposta imita a preparação de uma fatura. Seus clientes recebem um e-mail solicitando que aceitem a estimativa ou proposta.

As propostas fornecem mais escopo do que uma estimativa. Onde as estimativas informam aos clientes quanto eles devem esperar pagar por um serviço, uma proposta também define seu plano para executar o projeto. Você pode criar os dois tipos de documentos comerciais no aplicativo.

Assim como as faturas, você pode ver quando um cliente visualiza estimativas e propostas. Quando os clientes aceitam um orçamento ou proposta, você pode convertê-lo em uma fatura com apenas alguns toques.

Como utilizar o aplicativo móvel FreshBooks

Agora que você sabe o que está recebendo, vamos começar a configurá-lo para o seu negócio.

1. Adicione suas informações comerciais

O aplicativo móvel FreshBooks é sincronizado com o aplicativo da web, portanto, apenas os recém-chegados precisam concluir esta etapa.

Você precisa de um perfil da empresa, incluindo as seguintes informações:

• Nome da empresa
• Endereço da rua
• Número de telefone
• Moeda base para faturamento
• Taxa horária padrão (se aplicável)

Ao criar sua primeira fatura, você pode adicionar o logotipo da sua empresa na parte superior, escolhendo-o no álbum de fotos do seu telefone. O FreshBooks salva o logotipo e o adiciona às faturas subsequentes.

2. Adicione seus produtos e serviços

A maneira mais fácil de adicionar produtos e serviços do aplicativo móvel FreshBooks é elaborar uma fatura falsa. Adicione os produtos e serviços mais comuns que sua empresa vende para que cada vez que você quiser enviar uma fatura, você tenha um menu de opções pré-preenchidas disponíveis.

Como tutor, cobrava taxas diferenciadas para candidatos a CPA e alunos de graduação em contabilidade. Se eu estivesse usando o FreshBooks, criaria dois serviços para candidatos a CPA e alunos de graduação.

3. Configure o rastreamento de quilometragem

Os trabalhadores autônomos que usam seu carro pessoal para fins comerciais podem querer habilitar o rastreamento de quilometragem. Para que funcione, você deve permitir que o aplicativo rastreie sua localização o tempo todo, não apenas quando o aplicativo estiver aberto.

O aplicativo usa o GPS do seu telefone para detectar quando você está em um carro. O aplicativo móvel FreshBooks gera uma lista de seus passeios de carro e você deve marcar manualmente cada um como uma viagem pessoal ou de negócios.

O aplicativo também fornece a dedução estimada para suas viagens de carro com base na taxa de milhagem do IRS, que é de US $ 0,575 em 2020.

O rastreador de quilometragem só pode ser usado para passeios de carro feitos em um carro que você ou sua empresa possui. Você não pode deduzir suas corridas de Uber, Lyft ou táxi usando a taxa de milhagem do IRS porque você as deduz pelo custo real.

4. Insira as informações do cliente

O aplicativo móvel FreshBooks tem uma lista de contatos que sincroniza com o aplicativo da web. Quando você precisar fazer uma ligação rápida para um cliente, encontre o cliente no aplicativo e toque no ícone do telefone no cartão de contato.

5. Gerenciar notificações e segurança

O aplicativo FreshBooks pode mantê-lo dentro ou fora do circuito como você gostaria. Você pode receber uma notificação sempre que um cliente visualizar uma fatura ou somente quando for pago. Vá para as configurações do aplicativo para descobrir o que funciona melhor para você.

Enquanto estiver nas configurações, reserve um momento para adicionar uma camada de segurança ao aplicativo móvel FreshBooks. Como usuário do iPhone, ativei o Face ID para que o aplicativo só abra quando estiver eu ou meu doppelganger na frente da tela.

Você pode fazer muito, mas não tudo

O aplicativo móvel do FreshBooks não é para fazer demonstrações financeiras, mas é conveniente para os momentos em que você deseja enviar uma fatura ou inserir uma despesa enquanto estiver fora.