Como registrar uma provisão para contas duvidosas

A inadimplência faz parte dos negócios. Para manter suas demonstrações financeiras precisas, é útil criar uma provisão para devedores duvidosos.
Uma provisão para devedores duvidosos é uma conta de contra-ativo usada pelas empresas para estimar o valor total de bens e serviços vendidos pelos quais eles não esperam receber o pagamento. Localizada em seu balanço patrimonial, a provisão para devedores duvidosos é utilizada para compensar o saldo da sua conta de contas a receber.

O que é uma provisão para devedores duvidosos (ADA)?

Como proprietário de uma pequena empresa, você dá um grande salto de fé toda vez que concede crédito a seus clientes. Mesmo com a análise mais rigorosa da capacidade de pagamento de um cliente, haverá um momento em que um cliente (ou dois) não pagará o que deve.

E, embora os saldos de contas incobráveis ​​possam ser baixados no final do ano, para fins contábeis, é melhor contabilizar as despesas com dívidas incobráveis ​​antecipadamente usando a provisão para devedores duvidosos (ADA) em vez de anular um grande número de dívidas incobráveis ​​no ano. fim.

É para isso que serve a provisão para devedores duvidosos. O ADA é uma conta contra ativo, ou seja, funciona para compensar a conta à qual está associado. Como a provisão para devedores duvidosos é usada com sua conta de contas a receber, o ADA trabalha para reduzir o saldo de suas contas a receber.

A provisão para devedores duvidosos é facilmente gerenciada usando qualquer aplicativo de software de contabilidade atual. Para aqueles que usam diários contábeis manuais, você terá que fazer as entradas apropriadas em seus diários para gerenciar os totais de ADA adequadamente.

Quem usa provisão para devedores duvidosos (ADA)?

Se você estiver usando o método de contabilidade de competência, deve usar a provisão para devedores duvidosos em sua empresa.

Mesmo que você esteja no mercado há menos de um ano e não tenha informações históricas disponíveis para ajudar a estimar o valor que deve ser registrado em um ADA, uma estimativa conservadora é melhor do que nada, e você pode ajustar os totais como mais históricos dados ficam disponíveis.

E como o saldo da provisão para devedores duvidosos reduz ou compensa o saldo de suas contas a receber, o uso dessa conta de contrapartida contribuirá para demonstrações financeiras mais precisas.

Se você tiver muitas atividades de contas a receber, é útil ajustar seu saldo de ADA mensalmente, mas se a atividade for limitada, um ajuste trimestral deve ser suficiente.

Como estimar a provisão para devedores duvidosos (ADA)

Há uma variedade de métodos de provisão que podem ser usados ​​para estimar a provisão para devedores duvidosos. Embora a base histórica seja provavelmente o método de provisão mais preciso, as empresas mais novas provavelmente terão que fazer um “melhor palpite” conservador até que tenham uma base que possam usar.

1. Classificação de risco

O método de classificação de risco pressupõe que você tenha conhecimento prévio do histórico de pagamentos do cliente, seja por meio de sua análise de crédito inicial ou pela execução de um relatório de crédito. A análise do risco pode fornecer algumas informações adicionais sobre quais clientes podem ficar inadimplentes no pagamento.

2. Porcentagem histórica

Talvez o método mais eficaz, a porcentagem histórica usa totais de dívidas incobráveis ​​anteriores para prever seu ADA para o ano atual. Por exemplo, se no ano passado seu saldo de contas a receber foi de $ 40.000 e você tinha $ 4.000 em dívidas incobráveis, você pode usar essas informações para prever os totais de inadimplência para o ano atual.

3. Porcentagem de vendas

Talvez o melhor método para novos negócios sem um histórico de pagamento de cliente válido, você simplesmente calcula uma porcentagem de suas contas a receber como uma conta duvidosa, revisitando a porcentagem periodicamente para determinar o quão perto (ou não) sua estimativa foi e faz os ajustes necessários para o próximo período contábil.

Exemplos de provisão para devedores duvidosos (ADA)

Aqui estão alguns exemplos de como calcular sua provisão para devedores duvidosos.

Exemplo 1 de ADA

No ano passado, 10% do saldo de suas contas a receber acabaram como dívidas incobráveis. Desde então, você aprimorou a triagem de clientes e instituiu melhores procedimentos de cobrança.

Com vendas estimadas em $ 60.000 para o ano, você determina que sua provisão para devedores duvidosos deve ser de 5%. O cálculo para determinar o ADA seria:

US$ 60.000 x 5% =US$ 3.000

Para registrar a provisão de US$ 3.000 para devedores duvidosos, você precisará preencher o seguinte lançamento contábil:

Data	Conta	Débito	Crédito
31/01/2020	Despesas com dívidas incobráveis ​​	$ 3.000
31/01/2020	Provisão para contas duvidosas		$ 3.000

A conta de despesas com dívidas incobráveis ​​é a única conta que afeta sua demonstração de resultados ao aumentar as despesas. Todas as outras atividades em torno da provisão para devedores duvidosos afetarão apenas o seu balanço.

O registro da entrada no diário acima compensará o saldo atual de contas a receber em $ 3.000. Por exemplo, se o saldo atual de contas a receber for de $ 8.000, o valor real da conta seria de $ 5.000.

Lembre-se que a provisão para devedores duvidosos é apenas uma estimativa. É somente quando um cliente deixa de pagar seu saldo devedor que você precisará ajustar o saldo da ADA e o saldo das contas a receber com o seguinte lançamento no diário.

Por exemplo, no final do ano, você determina que não pode receber uma fatura de $ 1.000, exigindo que você faça o seguinte lançamento contábil manual.

Data	Conta	Débito	Crédito
31/12/2020	Provisão para contas duvidosas	$ 1.000
31/12/2020	Contas a receber		$ 1.000

Essa entrada reduz permanentemente o saldo de contas a receber em seu razão geral, além de reduzir a provisão para devedores duvidosos.

Exemplo 2 do ADA

Usando o método de porcentagem de vendas, ao revisar suas contas a receber atuais, você estima que 15% de suas contas a receber atuais serão incobráveis. Se o saldo atual de contas a receber for de $ 25.000, você calcula o saldo de ADA da seguinte forma:

US$ 25.000 x 15% =US$ 3.750

No final do ano, você determina que $ 2.000 dos $ 3.750 são incobráveis ​​e devem ser baixados. Você pode fazer isso com a seguinte entrada de diário:

Data	Conta	Débito	Crédito
31/12/2020	Provisão para contas duvidosas	$ 2.000
31/12/2020	Contas a receber		$ 2.000

Um mês depois, depois que os fundos foram baixados, um de seus clientes faz um pagamento de US$ 1.500. O primeiro lançamento no diário reduz a provisão para devedores duvidosos enquanto aumenta o saldo de suas contas a receber.

Data	Conta	Débito	Crédito
31/12/2020	Contas a receber	$ 1.500
31/12/2020	Provisão para contas duvidosas		$ 1.500

Para registrar o pagamento em si, você deve debitar em dinheiro e creditar contas a receber.

Data	Conta	Débito	Crédito
31/12/2020	Dinheiro	$ 1.500
31/12/2020	Contas a receber		$ 1.500

A provisão para devedores duvidosos é importante para o seu negócio?

Se você não vender para clientes a crédito, não há necessidade de usar a provisão para devedores duvidosos. Mas se você fizer isso, você certamente terá algumas dívidas incobráveis, e a maneira mais precisa de contabilizar adequadamente essas dívidas incobráveis ​​é usar uma conta de ativos contra para estimar o que você acha que seus totais serão para o ano.

O uso da provisão para devedores duvidosos é particularmente importante para manter a precisão das demonstrações financeiras, o que deve ser importante para qualquer empresário, não importa quão grande ou pequeno seja o seu negócio.

O uso da provisão para devedores duvidosos permite que você crie demonstrações financeiras que ofereçam uma representação mais precisa do seu negócio.

Existem vários métodos que você pode usar ao estimar sua provisão para devedores duvidosos. Seja qual for o método que você escolher, se você oferecer crédito aos seus clientes, você deve começar a usar essa conta de ativos hoje.