Como preparar entradas de ajuste:passo a passo (2022)

Para que suas demonstrações financeiras sejam precisas, você deve preparar e lançar lançamentos de ajuste. Vamos explicar o que são e por que são tão importantes.
Para criar demonstrativos financeiros precisos, você deve criar lançamentos de ajuste para suas contas de despesas, receitas e depreciação.

Os lançamentos de ajuste são feitos no final de um período contábil para contabilizar adequadamente as receitas e despesas ainda não registradas no razão geral e devem ser concluídos antes do fechamento do período contábil.

Visão geral:o que são lançamentos de ajuste?

Os lançamentos de ajuste são a Etapa 5 do ciclo contábil e uma parte importante da contabilidade de competência. As entradas de ajuste permitem ajustar os totais de receitas e despesas para refletir com mais precisão sua posição financeira.

Depois de preparar seu balancete inicial, você pode preparar e lançar seus lançamentos de ajuste, executando posteriormente um balancete ajustado após os lançamentos contábeis terem sido lançados no razão geral. O objetivo dos lançamentos de ajuste é garantir que suas demonstrações financeiras reflitam dados precisos.

Se os lançamentos de ajuste não forem feitos, essas declarações, como seu balanço patrimonial, demonstração de lucros e perdas (declaração de renda) e demonstração de fluxo de caixa, não serão precisas.

Por que os lançamentos de ajuste são importantes para a contabilidade de pequenas empresas?

1. A receita parecerá muito baixa

Se você obteve receita no mês que ainda não foi contabilizado, os totais de receita do seu demonstrativo financeiro serão artificialmente baixos. Por exemplo, se Laura prestou serviços em 31 de janeiro para três clientes, é provável que esses clientes não sejam cobrados por esses serviços até fevereiro.

Se Laura não acumular as receitas auferidas em 31 de janeiro, ela não estará cumprindo o princípio de reconhecimento de receita, que estabelece que a receita deve ser reconhecida quando auferida.

2. As despesas podem ser subestimadas

Tão importante quanto reconhecer a receita corretamente, é igualmente importante contabilizar todas as despesas que você incorreu durante o mês. Isso é particularmente importante ao acumular despesas com folha de pagamento, bem como quaisquer despesas incorridas durante o mês que ainda não foram faturadas.

Por exemplo, seu computador trava no final de fevereiro. Um técnico de reparo de computadores pode salvar seus dados, mas até 29 de fevereiro você ainda não recebeu uma fatura por seus serviços.

Para contabilizar essa despesa no mês em que foi incorrida, você precisará acumulá-la e, posteriormente, estornar o lançamento contábil manual ao receber a fatura do técnico.

3. As demonstrações financeiras não serão precisas

No final de cada mês, você deve executar demonstrações financeiras:um balanço patrimonial, lucro e perda ou demonstração de resultados e uma demonstração de fluxo de caixa. Usado para fazer quaisquer lançamentos de fechamento, é importante que essas declarações reflitam a verdadeira posição financeira de sua empresa.

Tipos de lançamentos de ajuste

Existem cinco tipos principais de lançamentos de ajuste que você ou seu contador precisarão fazer mensalmente. Todas essas cinco entradas afetarão diretamente suas contas de receita e despesa. Eles são:

1. Receitas acumuladas

A receita acumulada é a receita que foi reconhecida pela empresa, mas o cliente ainda não foi faturado. A receita acumulada é particularmente comum em negócios relacionados a serviços, uma vez que os serviços podem ser executados até vários meses antes de um cliente ser faturado.

A receita deve ser provisionada, caso contrário os totais de receita seriam significativamente subestimados, principalmente em comparação com as despesas do período. Por exemplo, Justin é dono de uma empresa de CPA. Sua empresa faz uma grande quantidade de consultoria de negócios, com alguns trabalhos de consultoria levando meses.

Justin vai querer acumular a receita obtida nesses meses antes de poder faturar seus clientes, caso contrário, suas despesas aparecerão bastante altas em sua declaração de renda, enquanto sua receita será artificialmente baixa.

2. Despesas acumuladas

Uma despesa acumulada é uma despesa que foi incorrida antes de ser paga. Por exemplo, Tim é dono de um pequeno supermercado e paga seus empregadores quinzenalmente. Em março, as datas de pagamento de Tim para seus funcionários eram 13 e 27 de março.

No entanto, seus funcionários trabalharão dois dias adicionais em março que não foram incluídos na folha de pagamento de 27 de março. Tim terá que acumular essa despesa, já que seus funcionários não serão pagos por esses dois dias até abril. As despesas com folha de pagamento são geralmente lançadas como um lançamento reversível, para que o acúmulo possa ser revertido quando as despesas reais forem pagas.

3. Receitas diferidas

A receita diferida é usada quando sua empresa recebe um pagamento adiantado de um trabalho que não foi concluído. Muitas vezes, esse pode ser o caso de empresas profissionais que trabalham em um retentor, como um escritório de advocacia ou um escritório de contabilidade.

Em muitos casos, um cliente pode pagar antecipadamente pelo trabalho que deve ser feito em um período específico de tempo. Quando a receita é obtida posteriormente, o lançamento contábil manual é revertido.

4. Despesas pré-pagas

As despesas antecipadas também precisam ser registradas como um lançamento de ajuste. Por exemplo, se você decidir pagar antecipadamente seu aluguel em janeiro para o ano inteiro, precisará registrar a despesa mensalmente pelos próximos 12 meses para contabilizar o pagamento do aluguel corretamente.

Caso contrário, suas demonstrações financeiras refletirão uma despesa de aluguel anormalmente alta em janeiro, seguida de nenhuma despesa de aluguel nos meses seguintes.

5. Despesas de depreciação

A despesa de depreciação e a depreciação acumulada precisarão ser lançadas para contabilizar adequadamente a vida útil de qualquer ativo fixo.

A depreciação é sempre um custo fixo e não afeta negativamente sua demonstração de fluxo de caixa, mas seu balanço patrimonial mostraria a depreciação acumulada como contrapartida do ativo fixo.

Como preparar seus lançamentos de ajuste

Cada entrada de ajuste será preparada de forma ligeiramente diferente. Aqui estão exemplos de como registrar cada tipo de lançamento de ajuste.

Etapa 1:registrar a receita acumulada

Sempre que você realizar um serviço e não conseguir faturar seu cliente, será necessário registrar o valor da receita auferida como receita acumulada. Por exemplo, John possui um serviço de limpeza. Ele fatura seus clientes por um mês de serviços no início do mês seguinte.

Sua fatura de janeiro é de US$ 2.000, mas como ele não faturará até 1º de fevereiro, ele terá que fazer uma entrada de ajuste para acumular os US$ 2.000 em receita que ganhou no mês de janeiro.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Receita acumulada	$ 2.000
	Receita		$ 2.000

Assim que John faturar seu cliente em fevereiro, ele terá que fazer a seguinte entrada:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Contas a receber	$ 2.000
	Receita acumulada		$ 2.000

O lançamento contábil manual é feito desta forma para estornar a receita acumulada, enquanto o lançamento da receita permanece o mesmo, pois a receita precisa ser reconhecida em janeiro, mês em que foi auferida.

Dicas para acumular receita:

Acumular receita é vital para empresas de serviços que normalmente cobram clientes após o trabalho ter sido realizado e a receita obtida.

• Saiba quando usar uma conta de acumulação e quando usar uma conta de contas a receber: Se você estiver usando diários manuais para registrar provisões, poderá fazer um lançamento no diário diretamente em sua conta de contas a receber. No entanto, se você usar um software de contabilidade, depois de faturar seu cliente, o saldo da fatura será lançado automaticamente no saldo de contas a receber, superestimando o saldo.
• Não se esqueça de reverter suas provisões: Se John não revertesse sua entrada original, sua conta de receita seria exagerada.

Etapa 2:registro de despesas acumuladas

A folha de pagamento é a despesa mais comum que precisará de uma entrada de ajuste no final do mês, principalmente se você pagar seus funcionários quinzenalmente.

Quaisquer horas trabalhadas no mês atual que não serão pagas até o mês seguinte devem ser contabilizadas como despesa. Aqui está o lançamento contábil manual para registrar as despesas acumuladas da folha de pagamento:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Despesas com Salários e Salários	$ 15.000
	Salários e Salários a Pagar		$ 15.000

Data	Conta	Débito	Crédito
2-10-2020	Salários e Salários a Pagar	$ 15.000
	Despesas com Salários e Salários		$ 15.000

Dicas para acumular despesas:

Esteja ciente de que existem outras despesas que podem precisar ser acumuladas, como qualquer produto ou serviço recebido sem que uma fatura seja fornecida.

• Certifique-se de incluir todas as despesas: Embora a folha de pagamento seja uma das despesas mais fáceis de se lembrar de acumular, é importante lembrar de acumular qualquer despesa que tenha ocorrido antes de receber uma fatura.
• Lembre-se de reverter as despesas acumuladas com folha de pagamento: Você pode configurar seu acúmulo de folha de pagamento para reverter automaticamente.

Etapa 3:registrando a receita diferida

Se sua empresa normalmente recebe pagamentos de clientes com antecedência, você terá que adiar a receita até que ela seja obtida. Por exemplo, sua empresa oferece serviços de segurança. Um de seus clientes paga US$ 3.000 adiantados por seis meses de serviços.

Como a receita ainda não foi auferida, ela deve ser diferida. Aqui está o lançamento contábil manual para registrar o pagamento inicial:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Dinheiro	$ 3.000
	Receita diferida		$ 3.000

Para os próximos seis meses, você precisará registrar $ 500 em receita até que o saldo de receita diferida seja zero.

Data	Conta	Débito	Crédito
2-10-2020	Receita diferida	$ 500
	Receita de serviço		$ 500

Dicas para registrar receita diferida:

Se você receber o pagamento adiantado por serviços que ainda não foram executados, o pagamento deverá ser lançado como receita diferida, com um lançamento contábil mensal necessário até que a receita pré-paga seja obtida.

• O pagamento por mais de um mês deve ser adiado: Se você receber um pagamento por dois meses, o pagamento do segundo mês deverá ser adiado.
• Criar uma entrada de diário recorrente: Crie um lançamento contábil recorrente para pagamentos antecipados, para que você não precise se lembrar de processar um lançamento contábil mensal.

Etapa 4:registrar despesas pré-pagas

As despesas pré-pagas são tratadas como receita diferida. Por exemplo, você decide pagar antecipadamente o aluguel do ano, preenchendo um cheque de $ 12.000 para o proprietário que cobre o aluguel do ano inteiro.

Como você não deseja ter uma despesa de US$ 12.000 em janeiro, você colocará os US$ 12.000 em uma conta de aluguel pré-paga e fará uma despesa mensal pelos próximos 12 meses. Sua entrada de diário inicial ficaria assim:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Aluguel pré-pago	$ 12.000
	Dinheiro		$ 12.000

Nos próximos 12 meses, você precisará registrar $ 1.000 em despesas de aluguel e reduzir sua conta de aluguel pré-pago de acordo.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Despesa de aluguel	$ 1.000
	Aluguel pré-pago		$ 1.000

Dicas para registrar despesas pré-pagas:

As despesas pré-pagas comuns incluem pagamentos de aluguel e serviços profissionais feitos a contadores e advogados, bem como contratos de serviços.

• Tornar recorrente: Se você estiver usando um software de contabilidade, certifique-se de que o lançamento contábil seja recorrente pelos próximos 12 meses.
• Certifique-se de registrar todos os pré-pagamentos: Sempre que você pagar por mais de um mês de um serviço, a despesa deverá ser dividida entre os meses cobertos pelo pagamento.

Etapa 5:registrar despesas de depreciação

Sempre que você compra um item de grande valor, também deve registrar a depreciação acumulada e sua despesa mensal de depreciação. A maioria dos proprietários de pequenas empresas escolhe a depreciação linear para depreciar ativos fixos, pois é o método mais fácil de rastrear.

Por exemplo, se você comprar um item por $ 5.000, com vida útil de cinco anos e valor residual de $ 1.000, poderá depreciar o ativo por cinco anos. com base no número de anos que esse ativo durará, fazendo com que sua depreciação mensal totalize $ 66,67 por mês por cinco anos. Para registrar a depreciação, seu lançamento contábil seria:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-01-2020	Despesa de depreciação	$ 66,67
	Depreciação Acumulada		$ 66,67

Essa entrada no diário pode ser recorrente, pois sua despesa de depreciação não será alterada nos próximos 60 meses, a menos que o ativo seja vendido.

Dicas para registrar despesas de depreciação:

Aqui estão algumas maneiras de facilitar o registro das despesas de depreciação:

• Torne seus lançamentos de diário recorrentes: Se você estiver usando um software de contabilidade, poderá optar por tornar recorrentes seus lançamentos no diário de despesas de depreciação, eliminando a necessidade de inseri-los todos os meses.
• Crie uma planilha: A menos que você esteja usando um software de contabilidade de ponta ou seu software inclua um módulo de ativos fixos, é provável que o aplicativo não calcule sua despesa de depreciação para você. Para facilitar o acompanhamento das despesas, especialmente se estiver usando um método de depreciação diferente do linear, crie uma planilha com as próximas despesas de depreciação do ano.

Como preparar seus lançamentos de ajuste

Esteja você postando em livros contábeis manuais, usando um software de planilha ou tenha um aplicativo de software de contabilidade, você precisará criar seus lançamentos manualmente.

Obviamente, a maneira mais fácil de fazer isso é usando um software de contabilidade, que facilita muito o rastreamento de lançamentos, a criação de lançamentos reversíveis automáticos e lançamentos recorrentes e ajuda a garantir demonstrações financeiras mais precisas.

Depois de concluir seus lançamentos de ajuste, lembre-se de executar um balancete ajustado, que é usado para criar lançamentos de fechamento.

Ajustar as entradas é vital

Para ter uma imagem precisa da saúde financeira do seu negócio, você precisa fazer lançamentos de ajuste. Como você pode convencer um potencial investidor a investir em seu negócio se suas demonstrações financeiras forem imprecisas?

Como você pode preparar projeções financeiras para os próximos meses se não tiver uma visão precisa de quais são suas receitas mensais e despesas operacionais?

Se você ainda está postando suas entradas de ajuste em vários diários, por que não dar uma olhada nas revisões do software de contabilidade do The Ascent e começar a automatizar seus processos contábeis hoje.