Como começar com a contabilidade para pequenas empresas em 2022

Talvez a contabilidade não seja a parte mais divertida de administrar uma pequena empresa, mas ter um sistema para organizá-la será certifique-se que não é a parte mais estressante. Deixe o The Ascent ajudá-lo a começar.
Parte do ciclo contábil, a escrituração contábil é o ato de acompanhar, gerenciar e registrar todas as transações financeiras do seu negócio.

Se o pensamento de escrituração é assustador, fique tranquilo, há uma variedade de aplicativos de software de contabilidade para pequenas empresas no mercado hoje que facilitam o processo, mesmo que você nunca tenha registrado uma transação financeira antes.

Visão geral:o que é contabilidade?

A escrituração contábil é o registro adequado de todas as transações financeiras do seu negócio. A contabilidade envolve muita atenção aos detalhes; tudo, desde identificar e codificar corretamente faturas, pedidos de compra e contas de fornecedores, até garantir que as contas sejam pagas prontamente.

Enquanto muitas pequenas empresas usam software de contabilidade para lidar com os fundamentos da contabilidade, outras continuam a depender de planilhas para controlar suas receitas e despesas.

Pelo que é responsável um contador?

Os guarda-livros são responsáveis ​​por registrar com precisão todas as transações financeiras de uma empresa.

Embora os deveres específicos de um contador possam variar muito dependendo das necessidades específicas do negócio, eles podem incluir o seguinte:

• Categorizar transações financeiras
• Insira e pague as contas do fornecedor em tempo hábil
• Escrever faturas para clientes/clientes de bens ou serviços fornecidos
• Registre os pagamentos do cliente/cliente na conta apropriada
• Revisar relatórios de despesas de funcionários
• Manter um fundo de caixa pequeno
• Insira os lançamentos contábeis conforme necessário
• Reconciliar todas as contas bancárias mensalmente
• Faça quaisquer lançamentos de ajuste no final do mês
• Preparar projeções financeiras
• Ajudar na preparação de um orçamento empresarial
• Preparar demonstrações financeiras

Por que sua pequena empresa precisa de contabilidade

É quase impossível gerenciar seu negócio corretamente sem contabilidade.

Imagine tentar administrar seu negócio sem saber quanto você está gastando em despesas todos os meses ou sem saber quanto dinheiro seus clientes devem a você. Imagine não contabilizar essas despesas corretamente e, em seguida, tentar preparar sua declaração de imposto no ano seguinte.

Por fim, imagine entrar em contato com sua instituição financeira para um empréstimo ou uma linha de crédito sem ter a documentação adequada que mostre exatamente o desempenho do seu negócio.

Você precisa saber quanto dinheiro você tem

Uma vez que você começa um negócio, você se torna responsável por muitas coisas.

Como proprietário de uma empresa, você precisa saber quanto dinheiro seus clientes devem a você e quanto foi recebido. Você também precisa saber quanto dinheiro precisa gastar para manter seu negócio funcionando sem problemas.

Pagamentos inesperados de clientes podem esgotar severamente seu fluxo de caixa esperado, enquanto um pagamento atrasado pode comprometer sua posição de crédito com um fornecedor.

Pagamentos de impostos precisos e oportunos

Todos nós temos que pagar impostos e, para evitar multas, juros e outras atividades de cobrança do IRS e de outras agências fiscais, você deve pagá-los no prazo e com precisão.

Ter um processo de contabilidade sólido em vigor permitirá que você faça exatamente isso, além de acompanhar todas as deduções de despesas da sua empresa, uma necessidade caso sua empresa seja auditada.

Potencial crescimento dos negócios

Se seus planos são expandir seus negócios, você precisa de um bom sistema de contabilidade.

A contabilidade não apenas ajuda você a gerenciar suas transações corretamente, mas também fornece as informações necessárias para obter financiamento adicional para o seu negócio.

Bancos, investidores e até mesmo seu cunhado vão querer ver como sua empresa se saiu no último ano antes de concordarem em emprestar dinheiro. Se você não puder fornecer essas informações, será difícil, se não impossível, obter qualquer financiamento externo.

Orçamento preciso

Criar um orçamento é uma das coisas mais importantes que um pequeno empresário pode fazer. Mas, para criar um orçamento preciso, você precisará acessar informações como totais de contas a receber, pagamentos de fornecedores e fluxo de caixa.

Como você saberá que precisa reduzir despesas se não souber quais são essas despesas? A contabilidade fornece essa informação.

Como fazer contabilidade para sua pequena empresa

Se você é um único proprietário ou freelancer, é provável que você tenha um diário manual ou um software de planilha para registrar sua atividade financeira. Mas mesmo um freelancer pode se beneficiar do uso de software de contabilidade para registrar suas transações financeiras.

Se você estiver pronto para começar, há algumas coisas que você precisa fazer.

1. Decida entre contabilidade de entrada única ou de entrada dupla

Você provavelmente está se perguntando se a contabilidade de entrada única ou dupla é melhor para o seu negócio?

A contabilidade de entrada única é muito parecida com o que parece. Você registra uma única entrada em um diário ou planilha da mesma maneira usada para registrar um check-in em seu talão de cheques. É assim que uma única entrada se pareceria em seu diário.

Data	Pago para	Valor
15-01-2020	Nevada Power - Utilitários	175,00

A contabilidade de dupla entrada usa um débito e um crédito ao fazer uma entrada. O mesmo pagamento para a Nevada Power ficaria assim usando a contabilidade de dupla entrada.

Data	Conta	Débito	Crédito
15-01-2020	Utilitários	175,00
	Dinheiro		175,00

O uso da contabilidade de dupla entrada ajuda a controlar melhor as receitas e despesas de sua empresa, o que é importante para fins fiscais, bem como para preparar orçamentos e demonstrações financeiras.

Lembre-se de que o IRS desaprova as mudanças no meio do ano; portanto, quando você tomar sua decisão, esteja preparado para cumpri-lo por pelo menos um ano.

Dica profissional: Antes de se comprometer com a contabilidade de entrada única, experimente alguns softwares de contabilidade para pequenas empresas e veja por si mesmo como a contabilidade de dupla entrada pode ser fácil.

2. Decida entre caixa ou contabilidade de exercício

Da mesma forma que a contabilidade de entrada simples ou dupla, você deve decidir se deseja usar a contabilidade de caixa ou de competência antes de iniciar o processo de escrituração.

A contabilidade de caixa registra uma transação quando o dinheiro é trocado. Ou seja, a despesa com a conta de energia elétrica é registrada no momento do pagamento da conta; não quando é recebido.

A contabilidade de exercício registraria a despesa ao receber a conta. Novamente, empresas muito pequenas podem usar a contabilidade de caixa, mas a contabilidade de competência permite contabilizar as despesas no mês adequado, em vez de quando elas são recebidas ou pagas.

Dica profissional: Se você já tem um funcionário ou planeja contratar funcionários no futuro, precisará usar a contabilidade de competência.

3. Saiba mais sobre as contas básicas

Existem três contas básicas que você usará para todas as suas transações contábeis.

1. Ativos: Ativos são qualquer coisa de valor que você possui, como suas contas de caixa, suas contas a receber, seu prédio, seus ativos intangíveis ou seu inventário.
2. Responsabilidades: Passivos são o que você deve, como contas a pagar, empréstimos e hipotecas.
3. Equidade: O patrimônio é a propriedade da empresa, seja apenas você como proprietário da empresa ou quaisquer investidores ou parceiros que você possa ter.

Dica profissional: Se você estiver usando um software de contabilidade, considere usar o plano de contas padrão incluído no aplicativo, que inclui contas de ativos, passivos e patrimônio.

4. Comece a inserir suas transações corretamente

Em vez de jogar esse recibo em sua mesa para mais tarde, é hora de começar a contabilizar corretamente.

Acabou de fazer um trabalho para alguém? Escreva uma fatura e envie-a ao seu cliente. Acabou de receber uma conta de luz?

Em vez de deixá-lo de lado para pagar depois, insira-o em suas contas a pagar para ser pago na data de vencimento. Qualquer transação financeira, por menor que seja, deve ser registrada de maneira adequada.

Dica profissional: Revise e aprove as transações financeiras quando recebidas e publique-as de acordo. Muitos proprietários de pequenas empresas escolhem um dia da semana em que processarão suas contas a pagar ou registrarão os pagamentos dos clientes.

5. Reconciliar suas contas bancárias

Se você tiver suas contas bancárias vinculadas ao seu software de contabilidade, a reconciliação é um processo rápido e fácil.

Caso contrário, você provavelmente ainda poderá importar seu extrato bancário para o software de contabilidade para simplificar o processo de reconciliação. Caso contrário, você precisará esperar até receber seu extrato bancário para reconciliar.

De qualquer forma, isso precisa ser feito regularmente para garantir que seu extrato bancário final corresponda ao seu saldo de caixa do razão geral.

Dica profissional: Se você estiver usando um software de contabilidade, considere vinculá-lo às suas contas bancárias. O processo é tão seguro quanto o banco on-line e permite que você registre facilmente receitas e despesas imediatamente. Além disso, ele faz grande parte do processo de reconciliação do final do mês para você.

6. Execute suas demonstrações financeiras

É verdade que esse processo não será fácil se você não estiver usando um software de contabilidade, mas para saber como está o desempenho de sua empresa, você deve ter uma descrição precisa desse desempenho. As demonstrações financeiras fazem exatamente isso.

As três principais demonstrações financeiras que devem ser executadas no final do mês incluem:

• Balanço: Um balanço patrimonial mostra os ativos, passivos e patrimônio líquido da sua empresa em uma determinada data.
• Declaração de renda: De particular importância se você estiver tentando obter informações financeiras ou investidores externos, uma demonstração de resultados exibe o lucro líquido de sua empresa durante um período de tempo especificado.
• Declaração de fluxo de caixa: Os demonstrativos de fluxo de caixa são projetados para fornecer detalhes sobre o fluxo de caixa de sua empresa, exibindo os totais de entrada e saída de caixa por um período específico.

Dica profissional: Para demonstrações financeiras mais precisas, o software de contabilidade é o caminho a percorrer.

O melhor software de contabilidade para pequenas empresas

Se você ainda não tem certeza de como acompanhar as despesas da empresa usando um aplicativo de planilha, o software de contabilidade pode ser a resposta. O software de contabilidade foi projetado para tornar mais fácil para as pequenas empresas lidar com tarefas de escrituração e contabilidade.

Certifique-se de verificar nossas análises de software de contabilidade para determinar qual aplicativo pode ser adequado para sua empresa, mas aqui estão algumas opções para você começar.

Contabilidade de ondas

Perfeito para proprietários individuais e freelancers, o Wave Accounting oferece uma variedade de recursos de contabilidade, como opções de vendas, compras, serviços bancários e relatórios.



O recurso de vendas facilita a preparação de uma fatura personalizada para seus clientes, com a capacidade de aceitar pagamentos online.

Você também pode rastrear contas e pagamentos de fornecedores no Wave, bem como rastrear despesas comerciais simplesmente tirando uma foto de um recibo com seu smartphone.

Para uma reconciliação bancária fácil, vincule seus institutos financeiros ao Wave para um bom acompanhamento de despesas e reconciliação no final do mês.

Kashoo

Projetado para pequenas empresas, o Kashoo apresenta uma estrutura de preços com tudo incluído e você pode adicionar usuários adicionais ao Kashoo sem custo adicional.



Lançado na primavera de 2020, o Kashoo 2.0 inclui uma interface de usuário completamente atualizada que parece nova. Embora diferente na aparência, o Kashoo 2.0 ainda inclui os mesmos recursos, mas com alguns novos adicionados, incluindo pagamento de contas, contatos, contas e impostos.

Uma nova adição ao Kashoo 2.0 é a Caixa de entrada, que serve como um repositório central para visualizar as transações bancárias atuais que foram importadas de suas contas bancárias conectadas, fornecendo uma visualização rápida de todas as transações. Se você não conectar nenhuma conta bancária, a Caixa de entrada permanecerá vazia.

Contabilidade do Sage Business Cloud

Uma boa opção para proprietários individuais, freelancers e consultores, o Sage Business Cloud Accounting inclui alguns ótimos recursos de contabilidade, como vendas, despesas, contatos e serviços bancários.

O aplicativo também inclui um sistema de gestão de estoque decente, tornando-se uma boa opção para quem vende produtos, principalmente vendedores online.



Juntamente com o faturamento, o Sage Business Cloud Accounting permite que você crie cotações e estimativas, adicione notas de crédito a qualquer conta de cliente e até mesmo publique um lote de entradas rápidas.

Você pode conectar o aplicativo com suas contas bancárias e o Sage Business Cloud Accounting também oferece gerenciamento de contas de fornecedores e bons relatórios financeiros.

A contabilidade não precisa ser difícil

A contabilidade para iniciantes pode ser confusa. No entanto, a maioria dos aplicativos de software de contabilidade on-line tornaram mais fácil lidar com todos os fundamentos de contabilidade que sua empresa precisará.

Se você ainda não tem certeza sobre como fazer a contabilidade, pode optar por terceirizar sua contabilidade para um serviço de contabilidade.