Contabilidade de comércio eletrônico:práticas recomendadas a serem seguidas em 2022

Em 2020, o comércio eletrônico dos EUA apresentou um imenso crescimento de 44%, o maior das duas últimas décadas. Assim, a participação das vendas online no total de vendas no varejo saltou para 21%, o que é bastante significativo em comparação com os 15,8% de 2019. Muitos fatores induziram esse crescimento, dos quais a pandemia e seu impacto no comportamento do consumidor foram os maiores contribuintes. Muitas empresas existentes tiveram que mudar para o modelo de comércio eletrônico para se manter à tona, e mais negócios de comércio eletrônico continuarão aparecendo no futuro, conquistando gradualmente o lugar do varejo clássico.

Assim, a demanda por contabilidade de comércio eletrônico só aumentará, pois o comércio eletrônico parece se tornar uma tendência de longo prazo que nem os empresários nem os contadores podem ignorar.

Neste artigo, quero examinar mais de perto as peculiaridades da contabilidade de comércio eletrônico e compartilhar algumas das melhores práticas contábeis a serem consideradas no cenário em mudança do negócio de comércio eletrônico.

Observação: também, confira nosso artigo sobre a importância do SEO adequado para o e-commerce aumentar as vendas online.

Conteúdo:

1. Alterado o cenário do negócio de comércio eletrônico
   

2. O que é contabilidade de comércio eletrônico?
   

3. Como a contabilidade de comércio eletrônico difere da contabilidade tradicional?
   

4. Desafios da contabilidade de comércio eletrônico
   

5. Práticas recomendadas de contabilidade de comércio eletrônico
   

Paisagem alterada do negócio de comércio eletrônico

Sem dúvida, a explosão do COVID-19 e a crise que se seguiu mudaram o cenário do negócio de comércio eletrônico. E embora falando da mudança, muitas vezes queremos dizer o aumento na quantidade de negócios online, muitas vezes ignoramos as mudanças qualitativas que também ocorreram. Quais são essas mudanças?

Bem, primeiro, vamos falar um pouco sobre por que a mudança aconteceu.

A pandemia mudou drasticamente a vida das pessoas em muitas esferas, incluindo a compra de bens ou serviços. O auto-isolamento, o distanciamento social e outras medidas de confinamento fizeram com que os clientes procurassem maneiras seguras e convenientes de comprar. E foi aqui que o online se tornou a resposta às suas necessidades, dando-lhes acesso a uma variedade de produtos e serviços disponíveis para compra sem sair de casa. Além disso, a demanda on-line mudou drasticamente para incluir produtos e serviços que tradicionalmente usavam a compra off-line, como bens essenciais ou básicos de consumo, medicamentos, cosméticos, livros e muito mais. Além disso, o público on-line se estendeu para incluir novos segmentos e grupos de consumidores que antes costumavam ter uma representação on-line bastante baixa.

Então aqui estão as mudanças qualitativas:hábitos de compra, demanda online e público. Ao todo, eles estimularam a grande mudança para o online para muitas empresas (anteriormente físicas) e o surgimento de novas empresas com um modelo puramente online ou de comércio eletrônico, pois as empresas tiveram que se ajustar ao cenário em mudança e encontrar novos meios de responder aos clientes. precisa. Mas também, os empresários enfrentaram a necessidade de rever suas práticas de gestão, incluindo a abordagem da contabilidade.

O que é contabilidade de comércio eletrônico?

Por definição, contabilidade de comércio eletrônico é a maneira de coletar, analisar, organizar e relatar dados financeiros, como transações comerciais, ativos, etc., para uma empresa de comércio eletrônico. As informações que os proprietários de empresas obtêm da contabilidade devem fornecer a eles uma imagem clara das finanças de seus negócios, fontes de lucros e perdas e outros insights valiosos, com base nos quais eles podem tomar decisões informadas sobre orçamentos, crescimento, captação de recursos e muito mais.

Como a contabilidade de comércio eletrônico difere da contabilidade tradicional?

Embora a definição de contabilidade de comércio eletrônico pareça bastante tradicional, algumas peculiaridades que surgem da natureza de um negócio de comércio eletrônico o diferenciam da contabilidade tradicional. Em primeiro lugar, geralmente são maiores volumes de transações para coletar e processar. Em seguida, o número de canais de vendas dos quais as empresas de comércio eletrônico recebem pagamentos e você precisa de dados de transação de todos eles consolidados nos livros. Há também alguns aspectos para rastrear exclusivos para empresas de comércio eletrônico, como estoque ou custo de mercadorias, etc.

Tudo isso torna a contabilidade de comércio eletrônico um processo muito mais complicado que requer uma abordagem diferente e mais investimento de tempo e esforço para evitar os desafios que contadores e empresários podem enfrentar ao gerenciar os livros.

Desafios da contabilidade de comércio eletrônico

Como mencionado acima, existem desafios específicos para a contabilidade de comércio eletrônico que os proprietários de empresas ou contadores de comércio eletrônico precisam considerar e saber como lidar com eles. Isso inclui erros de entrada de dados, responsabilidade por impostos sobre vendas, gerenciamento de reembolsos ou estornos, tratamento de taxas do processador de pagamento e gerenciamento de estoque. Vejamos mais de perto cada um deles.

Erros de entrada de dados

A menos que você esteja vendendo algo super peculiar ou exclusivo, como obras de arte de golfinhos ou chapéus de lã feitos à mão por monges tibetanos (e provavelmente, fazendo isso apenas para agradar a si mesmo), você precisa importar muitos dados de transações para a contabilidade. Muitas vezes, esses dados vêm de vários canais – como processadores de pagamento ou plataformas de comércio eletrônico – que uma empresa de comércio eletrônico usa para vendas. A inserção manual desses dados é altamente suscetível a erros e também há o risco de perda de dados (deixando de lado a entrada manual de milhares de transações é uma dor de cabeça para um contador, dias de dor). Como resultado, livros imprecisos e, consequentemente, relatórios incorretos, declaração de impostos, reconciliação falhada (e todos aqueles pesadelos que você pode imaginar).

Responsabilidade fiscal sobre vendas

O imposto sobre vendas é outro grande desafio enfrentado pelas empresas de comércio eletrônico. Devido a mudanças e atualizações regulares que as autoridades fiscais introduzem, continua sendo um dos impostos mais complicados aos quais as empresas de comércio eletrônico estão sujeitas.

As condições e taxas são altamente dependentes de onde uma empresa tem seu nexo – em outras palavras, sua presença. Para as empresas físicas, é bastante claro, o que significa que eles devem informar e pagar às autoridades fiscais do estado onde está localizado (presença física ou nexo físico ). Mas para um negócio de comércio eletrônico – que pode não ter representação física – geralmente falamos do nexo econômico . Basicamente, o nexo econômico se refere aos limites de receita ou volume de vendas (ou ambos) estabelecidos por um estado. Esses limites (assim como as taxas de imposto sobre vendas) podem diferir de estado para estado.

Portanto, se você está vendendo interestaduais, isso complica drasticamente sua contabilidade, pois você precisa aplicar impostos corretos às vendas e também relatá-los e pagá-los nos estados certos (lembrando que algumas plataformas de comércio eletrônico fazem isso por você)

Gerenciando reembolsos e estornos

Reembolsos e estornos são um aspecto comum da gestão de um negócio de comércio eletrônico. Eles são inevitáveis, pois os itens comprados podem não caber, ser danificados durante a entrega, não funcionar devido à deterioração e por muitos outros motivos. E, a menos que uma empresa não se importe com a fidelidade do cliente, é uma das melhores práticas de comércio eletrônico ter uma política de devolução para pequenas empresas. Portanto, é fundamental registrar com precisão os reembolsos na contabilidade para não atrapalhar os livros.

Ao mesmo tempo, pode ser desafiador e demorado, pois a venda e o reembolso podem ocorrer em períodos diferentes, e nem todos os sistemas de pagamento fornecem os detalhes sobre os valores do reembolso (por exemplo, Item Stripe em> ), para que você possa pesquisar manualmente a venda correspondente e aplicar o reembolso a ela.

Lidar com taxas do processador de pagamento

Para cada pagamento recebido por meio de um gateway de pagamento ou plataforma de comércio eletrônico, o serviço pode cobrar uma comissão, geralmente conhecida como taxa do processador. Essas taxas devem ser registradas corretamente em sua contabilidade para que você possa entender o valor real ganho com a venda deste ou daquele item. Os valores das taxas podem diferir de plataforma para plataforma. Além disso, eles podem variar dependendo dos volumes de pagamento que você está processando por meio desta ou daquela plataforma e até mesmo das categorias de produtos que você está vendendo.

Gerenciamento de estoque

Para uma empresa de comércio eletrônico, é fundamental gerenciar o estoque adequadamente e refleti-lo corretamente na contabilidade. Sem ele, será quase impossível controlar os fluxos de caixa da empresa, planejar orçamentos, fazer pedidos de fornecimento em tempo hábil, etc. afetar as vendas.

O rastreamento de estoque pode ser desafiador e envolve o monitoramento regular de mudanças no estoque (especialmente quando ocorrem reembolsos). E vender através de vários canais só complica as coisas.

Práticas recomendadas de contabilidade de comércio eletrônico

Abaixo, reuni algumas das melhores práticas contábeis que podem ajudar a atender às necessidades peculiares das empresas de comércio eletrônico.

Uma observação. Você verá que alguns sugerem o uso de software de automação contábil. Mas não é de admirar, pois o uso de software permanece entre as principais recomendações de eficiência contábil há bastante tempo. É difícil superestimar o valor que o software de contabilidade oferece tanto para os empresários quanto para os contadores. Ao realizar uma parte significativa das tarefas contábeis, ajuda a fazer livros com mais precisão e eficiência.

Então, vamos às melhores práticas imediatamente.

• Integre todas as suas fontes de pagamento com software de contabilidade;
• Vá com o maior número possível de detalhes necessários;
• Certifique-se de aplicar os impostos sobre vendas corretos às suas vendas;
• Use ao máximo as possibilidades de relatórios do seu software de contabilidade;
• Reconcilie regularmente.

Encerrando

Hoje, a demanda na contabilidade de comércio eletrônico é maior do que nunca, à medida que mais empresas migram para o modelo de comércio eletrônico para se ajustar ao comportamento de compra alterado e atender com eficiência às necessidades do cliente em um processo de compra mais seguro e conveniente. Mas é fundamental entender as peculiaridades e desafios da contabilidade de comércio eletrônico que surgem da natureza do negócio de comércio eletrônico e provê-los.

O uso de software de automação contábil é uma das melhores práticas para contadores de comércio eletrônico e proprietários de empresas. Ele pode ajudar a enfrentar esses desafios com eficiência, levando a contabilidade a um novo nível com precisão, relatórios melhores, reconciliação mais rápida e fácil e aprimorando drasticamente os fluxos de trabalho contábeis.