Análise de custo-benefício definida - o guia definitivo

p Em qualquer negócio, chefes de departamento têm prioridades conflitantes. Por exemplo, o diretor de receita de um provedor de software como serviço B2B deseja estabelecer um programa de vendas de canal indireto, enquanto o marketing deseja contratar um redator de conteúdo para ajudar a adquirir organicamente novos leads. Ambos são bons casos - cada departamento tem certeza de que pode aumentar a receita com mais algumas pessoas e um pouco mais de dinheiro, Afinal.

p As equipes financeiras que atuam como mediadores devem considerar um exercício formal de análise de custo-benefício. Também chamada de análise custo-benefício, este é um processo bem estabelecido para orientar os líderes a tomar decisões baseadas e informadas por dados sobre as metas e prioridades da empresa e realidades orçamentárias.

O que é análise de custo-benefício (CBA)?

p Uma análise de custo-benefício envolve a comparação dos custos explícitos e implícitos de realizar uma ação com os benefícios esperados. O processo de coleta dessas informações pode ser esclarecedor por si só, pois pode exigir que a empresa atribua valor monetário a fatores que não têm custos explícitos. A análise resultante permite que os tomadores de decisão pesem todas as informações e façam escolhas racionais.

p Como uma ferramenta de avaliação de prós e contras, Os CBAs estão mais intimamente associados à tomada de decisões do setor público. Mas eles também são usados ​​nos negócios quando chega a hora de planejar o projeto em torno da contratação de funcionários, compra de tecnologia ou equipamento, expansão de instalações e muito mais. Um CBA pode pesar os benefícios de realizar uma ação em relação à manutenção do status quo ou ajudar uma empresa a comparar duas ou mais opções para ver qual delas faz mais sentido.

Principais vantagens

• As análises de custo-benefício ajudam as empresas a pesar os prós e os contras de maneira orientada por dados, para que possam tomar decisões complexas de maneira sistemática.
• Para um CBA de sucesso, os líderes precisam identificar e projetar os custos e benefícios explícitos e implícitos de uma ação ou investimento proposto.
• Também é uma boa ideia designar alguém para defender o status quo como uma forma de comparar o custo de oportunidade de não fazer nada e investir dinheiro em relação às ações propostas.
• Uma análise de custo-benefício é tão boa quanto os dados em que se baseia, portanto, empresas com relatórios financeiros mais maduros têm maior probabilidade de sucesso.

Análise de custo-benefício explicada

p Cada ação que uma empresa realiza tem expectativas explícitas de custo e receita. Mas também existem custos implícitos, frequentemente expresso como o custo de oportunidade - isto é, o dinheiro ou outro benefício perdido ao buscar uma opção em detrimento de outra ou ao não tomar nenhuma ação. O custo de oportunidade não é um conceito de contabilidade, é econômico, mas pode ser associado a um valor quantitativo.

p Uma análise de custo-benefício adiciona os benefícios e custos de um programa ou compra, extrai um índice CBA e então compara esse resultado com a estase e programas alternativos ou compras.

p Um CBA requer a consideração dos custos monetários e de oportunidade ao longo de um período de tempo. Para comparar vários CBAs, extrair uma proporção CBA de cada um. A fórmula para uma relação de análise de custo-benefício pode ser expressa como:

Benefícios projetados / custos projetados =Razão CBA

p Por exemplo, o CMO de nosso provedor de SaaS fictício deseja contratar um redator de conteúdo para melhorar o conteúdo do site da empresa para que ele ajude a entregar leads de vendas mais qualificados. O CRO acredita que um programa de canal pode conquistar novos clientes e mais atenção. Em todos os casos, os líderes seriam solicitados a aprovar pelo menos um FTE adicional junto com algum software necessário e outros serviços. Identifique e atribua valores em dólares aos custos explícitos e implícitos de seus projetos e compare-os aos benefícios explícitos e implícitos. O CFO também pode executar os números em “nenhuma das opções acima”.

p Se isso parece simples, não é. Em profundidade, a análise precisa de custo-benefício é uma tarefa complexa por causa dos insumos necessários, a necessidade de definir parâmetros, o fato de que nem todos os fatores que a empresa precisa medir têm um custo ou retorno explícito e o número de propriedades indiretas ou intangíveis que tornam os resultados futuros difíceis de prever.

p Depois, há o fato de que, embora um projeto ou compra com uma alta relação custo-benefício seja geralmente considerada a opção mais favorável, isso não é um dado adquirido.

Objetivo de uma análise de custo-benefício

p As empresas realizam análises de custo-benefício para ajudar os líderes a remover a emoção das avaliações e fornecer uma base completa para comparar as prioridades concorrentes. E, quando os benefícios intangíveis são expressos como um "valor de benefícios, ”Com valores em dólares atribuídos, que ajuda a finanças a calcular um ponto de equilíbrio - o tempo que leva para os benefícios de um produto ou compra excederem o custo.

p No futuro, um CBA pode ser revisitado para avaliar o custo real e o ROI de um projeto ou compra em comparação com as projeções e melhorar o processo de análise.

p Por exemplo, o plano do CMO de empregar um redator para atrair novos clientes envolve investimentos recorrentes em assinaturas de software de marketing e salários e benefícios. Os retornos esperados incluem aumento da receita, uma maior base de clientes e melhor visibilidade para a empresa. Alguns desses custos e retornos são difíceis de quantificar. Em contraste, o plano dos CROs exigirá a atenção dos líderes de vendas para criar um fluxo de receita totalmente novo que pode levar um ou dois anos para se tornar lucrativo. Há uma oportunidade significativa perdida em buscar mais vendas por meio dos canais existentes, mas a recompensa pode ser substancial. Há também a dinâmica interna que surgirá à medida que o novo canal de vendas indiretas absorver parte da receita da equipe de vendas existente. Um CBA busca selecionar o projeto com o maior benefício geral para os custos incorridos.

Importância da Análise de Custo-Benefício

p Os líderes precisam tomar decisões às vezes difíceis em tempo hábil. As análises de custo-benefício ajudam ao fornecer contexto financeiro e justificativa baseada em dados para escolhas às vezes dolorosas que podem não ser vistas favoravelmente pela equipe.

p Uma análise de custo-benefício, muitas vezes emparelhado com a sensibilidade ou análises do tipo "e se" usadas na modelagem financeira, também compensa vieses que podem influenciar as decisões, como o temido HiPPO - a opinião da pessoa mais bem paga.

p Modelo de análise de sensibilidade

p Abaixo está um exemplo de planilha de análise de sensibilidade que um CIO pode usar para avaliar a compra de um produto junto com um CBA - é excessivamente simplificado por uma questão de espaço. Ele combina atributos de produto, como adequação para a tarefa, com considerações de negócios. Os conjuntos de critérios podem ser adicionados e personalizados.

Tabela de análise de sensibilidade para compra de produto

Medida 1 =pobre, 10 =excelente Categoria de produto em consideração Atributos do produto
(Conjunto de critérios 1) Impacto nos negócios
(Conjunto de critérios 2) Média OPÇÃO 1 OPÇÃO 2 OPÇÃO 3

Conjunto de critérios 1 =Corresponde às necessidades, confiabilidade, valor pelo preço, posicionamento competitivo, roteiro / inovação, integrações

p Conjunto de critérios 2 =ajuda na aquisição de clientes, adiciona eficiência operacional, familiaridade da equipe, custo carregado

p Mas os líderes precisam ir além dos números e considerar os intangíveis:qual projeto ou compra promove melhor as metas de longo e curto prazo da empresa? Por exemplo, nosso CMO fictício é um caso forte, mas se a empresa quiser expandir, seja geograficamente ou vendendo para um novo segmento de mercado ou indústria, o programa de canal de vendas indiretas defendido pelo CRO pode ser a melhor escolha com uma recompensa eventual maior, embora comparar com precisão o custo das vendas diretas e indiretas seja uma análise complexa.

p O ponto é, os dados precisam desempenhar um papel forte, mas equilibrado, no processo de tomada de decisão. Ao permitir que uma empresa pondere melhor os custos implícitos de tomar ou não uma ação, onde não há custo explícito óbvio ou imediato, projetos que podem não gerar um lucro claro no balanço patrimonial ainda podem ser movidos. Pense em objetivos avançados de sustentabilidade, iniciativas de diversidade e inclusão e ajudando os funcionários a navegar por novas realidades no local de trabalho.

Quando uma empresa deve realizar uma análise de custo-benefício?

p Os CBAs são úteis sempre que houver prioridades competindo por recursos limitados. Mas as empresas precisam definir algumas regras básicas para as análises. Por exemplo, todas as partes interessadas devem compreender a expectativa da empresa sobre se um CBA abordará curto-, impactos de médio ou longo prazo. Quanto mais longe a análise futura se estende, mais difícil é prever custos e benefícios com precisão.

p Em geral, a maioria das empresas deve fazer uma análise de custo-benefício para as principais decisões nessas cinco áreas:

p Investimentos de capital: Caso a empresa compre um novo veículo de entrega, maquinário de produção, hardware de computador ou móveis de escritório, ou investir na reforma de um prédio? Atribuir custos com o entendimento de que o benefício do investimento é derivado do uso do ativo, não de seu valor de mercado. Por exemplo, um investimento em novos equipamentos de fabricação deve me permitir produzir mais bens a um custo menor, resultando em mais receita e melhores margens. Vou manter esse benefício mesmo que o valor do equipamento diminua.

p Mudança do processo de negócios: Um processo de negócios é qualquer conjunto definido de ações que são repetidas com frequência e produzem o resultado desejado. Uma empresa pode pensar que uma tarefa de alto volume, toque alto, repetitivo e sujeito a erros é um candidato à automação de processos de negócios. Um CBA pode ajudar a provar a teoria. Por exemplo, você deve comprar um software que adiciona automaticamente os recebimentos de estoque ao razão de estoque e à coluna de ativos no balanço patrimonial em comparação com a entrada manual? Ou, uma empresa em crescimento pode administrar um CBA e descobrir que a contratação de terceiros para gerenciar o processo de folha de pagamento agora faz sentido e é uma fonte de economia.

p Em qualquer análise de custo-benefício, certifique-se de que a parte interessada pergunte:Como podemos eliminar a ineficiência dessa função de negócios? E como atribuímos um valor em dólares a isso?

p Mudança organizacional: Isso geralmente está relacionado à mudança do processo de negócios e se refere ao capital humano. Um exemplo é comparar a contratação de pessoal com a terceirização. Adicionando um canal de vendas indireto, por exemplo, é uma mudança organizacional significativa. Para um CBA, você precisará considerar que um representante de vendas interno produtivo pode custar mais por venda do que indireto, mas a rotatividade é alta. As comissões podem ser uma lavagem. Você precisará contratar um gerente de canal (mudança organizacional), configurar um portal para funções como registro de negócios (uma mudança no processo de negócios) e / ou alocar fundos de desenvolvimento de marketing?

p Ajuste de preços ou introdução de novo produto ou serviço: Os gerentes em empresas que usam a contabilidade de custos têm dados bastante granulares sobre os custos e receitas totais associados a um bem ou serviço e, portanto, têm uma vantagem inicial nas análises de custo-benefício. Os fatores a quantificar podem incluir se a empresa deve introduzir um modelo de assinatura, ou se deve descontinuar um determinado produto ou serviço por causa de vendas fracas antes de adicionar um novo SKU.

p Entrando em uma fusão, aquisição ou alienação: As decisões sobre adquirir ou se fundir com uma empresa ou vender partes do negócio estão entre as análises mais complexas, e o mais importante. Uma fusão que pode parecer desejável à primeira vista, após consideração posterior, pode vir com processos significativos e mudanças organizacionais, taxas legais, demissões dispendiosas e outros fatores que podem diminuir o valor relativo da fusão.

5 análises de custo-benefício dicas para evitar

1. A opinião de uma pessoa: Aplicar um valor monetário a riscos e benefícios intangíveis requer julgamento humano e, portanto, é subjetivo e sujeito a preconceitos. Quanto mais pessoas pesam, mais objetiva a análise provavelmente será. Para CBAs importantes, montar um painel com uma combinação de experiência - RH, engenheiros e funcionários novos e antigos.
2. Fontes de dados duvidosas: Mesmo os itens de linha que devem ser prontamente quantificáveis ​​podem estar abertos à interpretação na ausência de software de gestão contábil e financeira. Se a qualidade dos dados estiver em questão, aplicar uma análise de sensibilidade ou outro método de avaliação para formalizar como a empresa mede a incerteza para fins de CBA.
3. Restrições de recursos não reconhecidas: Um CBA sobre a contratação de um produtor de conteúdo, por exemplo, deve reconhecer o número limitado de escritores qualificados disponíveis e o volume de conteúdo que um funcionário pode produzir. Da mesma forma, reduzir o custo de um produto pode aumentar a demanda do consumidor além do que a cadeia de abastecimento pode suportar, aumentando assim o CPV - se um fornecedor existente não puder suportar o aumento da demanda, o fabricante venderá o produto ou será forçado a pagar um preço mais alto para comprar a matéria-prima.
4. Cronogramas estendidos: Em geral, três anos é factível; cinco anos é um exagero. Ajuste para projeções estendidas por A:Aplicando valor descontado ou valor presente. Selecione uma taxa de juros razoável na qual os ganhos futuros devem ser descontados para reduzi-los ao seu valor presente, e usar essa taxa em todas as análises. E B:aplicando análise de cenário, que fornece uma maneira racional e estruturada de analisar o futuro e dar conta das externalidades.
5. Benefícios ou custos de dupla contagem: Por exemplo, se houver previsão de que um projeto anti-phishing reduza a probabilidade de um ataque de ransomware bem-sucedido em um provedor de SaaS, o CIO pode ficar tentado a incluir o benefício de maior tempo de atividade para os negócios e maior produtividade para os funcionários, no entanto, o custo do tempo de inatividade provavelmente já inclui a perda de produtividade.

Quais entradas estão incluídas em uma análise de custo-benefício?

p Ao realizar uma análise de custo-benefício, incluir:

Custos

p Os custos de realizar uma ação ou de não fazer nada incluem:

p Custos explícitos: Estes são custos contábeis com valor monetário explícito e podem incluir custos diretos, como mão de obra, fabricação e o custo de software ou maquinário e custos indiretos, como utilitários ou aluguel.

p Custos intangíveis: Estes são itens qualitativos, como perda de produtividade ou redução da satisfação do cliente se um produto existente for retirado porque um novo SKU está sendo introduzido.

p Custos implícitos: Esses são custos de oportunidade, financeiros e não financeiros, como comprar um ativo de capital versus investir dinheiro livre, ou de retirar funcionários de um projeto para trabalhar na nova iniciativa.

Benefícios

p Tal como acontece com os custos, os benefícios devem ser categorizados:

p Benefícios diretos: Este é o lucro contábil da decisão e pode incluir, por exemplo, redução de custos ou aumento da receita de um novo produto ou serviço.

p Indireto: Esses são benefícios tangenciais. Por exemplo, como resultado de uma nova implementação de tecnologia, os clientes podem ser incentivados a gastar mais.

p Intangível: Esses benefícios podem incluir, por exemplo, melhor satisfação do cliente, moral do funcionário ou segurança do funcionário.

p Competitivo: A empresa pode querer incluir em seu CBA os benefícios de obter uma vantagem competitiva em sua indústria e levar em consideração, por exemplo, aumento da participação de mercado, liderança inovadora e vantagem do pioneiro.

Prós e contras de uma análise de custo-benefício

p Uma análise de custo-benefício bem conduzida fornece um nível de previsibilidade ao realizar um projeto. Contudo, os líderes precisam definir parâmetros e garantir que todos os participantes estejam trabalhando com um conjunto comum de premissas.

Vantagens das análises de custo-benefício:

• Isto apóia a tomada de decisão com dados para aumentar a confiança ou criar suporte para fazer uma mudança.
• Ele fornece uma maneira de incorporar fatores qualitativos em análise quantitativa.
• Pode ajudar as empresas a chegar ao custo total de tomar uma ação específica que ofusque seu preço explícito e contribua para determinar o ROI de um projeto ou ação.
• Ao incorporar valor presente líquido , as empresas podem ver os investimentos futuros com os valores atuais do dólar.

Desafios das análises de custo-benefício:

• Isso requer atribuir valor monetário explícito a fatores intangíveis. Isso pode ser desafiador e apresentar ambiguidade.
• Reunião dados precisos pode ser desafiador, assim como a previsão de custos e benefícios implícitos.
• As empresas podem se tornar excessivamente dependente de CBAs como uma ferramenta para a tomada de decisões e como um método de custeio e orçamento de projetos.
• A previsão é inerentemente difícil. A menos que uma empresa execute regularmente planejamento e análise financeira (FP&A) e exercícios de planejamento de cenário, ele deve ter cuidado com CBAs de perspectiva estendida.

Como conduzir uma análise de custo-benefício

p As empresas podem precisar expandir o processo de CBA com base na complexidade das propostas em consideração, mas as etapas básicas são:

1. Liste os projetos, investimentos ou ações avaliar, e identificar todas as partes interessadas. Garantir que cada parte interessada tenha acesso aos dados financeiros que serão necessários para avaliar o projeto ou investimento; entende parâmetros, como o quão longe no futuro estender a análise; e tem insights sobre intangíveis, incluindo acesso a FP&A e planejamento de cenários.
2. Determine os custos. Liste todos os custos explícitos e implícitos de cada ação em consideração e atribua valores em dólares aos implícitos, ou oportunidade, custos. Por exemplo, se os funcionários de TI atuais forem redirecionados para instalar e executar um novo software de segurança, quais tarefas não serão mais realizadas?
3. Suposições do documento. Avaliar os custos e benefícios implícitos requer um certo julgamento. Quaisquer suposições usadas para estimar os valores devem ser claramente documentadas antes de comparar as alternativas.
4. Determine os benefícios. Liste e atribua valores em dólares a todos os benefícios explícitos e implícitos de cada ação em consideração. Tal como acontece com os custos, isso será mais fácil para benefícios que podem ser quantificados, por exemplo, em termos de economia de custos FTE para um ou mais profissionais de vendas, lançando um programa de vendas de canal indireto. Outros, como produtividade ou engajamento dos funcionários, será mais difícil de quantificar. Traga o RH ou outros especialistas conforme necessário para verificar as suposições das partes interessadas.
5. Adicione perspectiva. Nem tudo é uma decisão puramente de dólares e centavos. Os líderes seniores precisam ponderar as opções com base na cultura da empresa, valores e objetivos.
6. Compare alternativas. Calcule a relação de análise de custo-benefício para cada opção em consideração e compare-as umas com as outras e com os custos e benefícios de não fazer nada.

Exemplo de análise de custo-benefício

p Vejamos uma versão simplificada do CBA que o chefe de vendas apresentou para estabelecer um canal indireto.

p Nosso provedor de SaaS fictício tem um modelo tradicional de vendas diretas, onde seu software de programação de manutenção de ativos é vendido como serviço diretamente aos clientes finais. Os clientes também podem comprar direto do site, o que não gera comissão.

p Meta: A empresa vende principalmente para fabricantes, mas acredita que pode se expandir para atender grupos de saúde, que precisam realizar manutenção regular em equipamentos médicos caros.

p O problema é que a equipe de vendas precisaria começar do zero para fazer contatos nesse novo mercado. O CMO acredita que sua equipe de marketing pode gerar leads qualificados de vendas, contratando um produtor de conteúdo familiarizado com saúde, mas o diretor de receita acha que existe uma maneira melhor.

p Premissa: O CRO acredita que a empresa pode ter sucesso mais rapidamente estabelecendo um canal de vendas indireto para complementar as capacidades de vendas existentes. O programa estaria aberto a 10 a 15 revendedores de valor agregado e provedores de serviços gerenciados com foco na saúde. O CRO inicialmente contratava os parceiros e depois os passava para um vendedor de canal. A empresa desenvolveria um portal online para que os parceiros registrassem oportunidades e executassem compras em nome dos clientes.

p Observação:os números abaixo são ilustrativos, não uma representação da indústria.

p Premissas: O software custa $ 15.000 por ano - cinquenta licenças - uma venda média. O CRO acredita que o programa de parceria pode trazer 50 novos clientes no ano 1 e que todos serão renovados. No terceiro ano, os parceiros trarão 200 novos logotipos por ano. Os parceiros ganham 20% das vendas. O suporte levará 1 $ 70, 000 especialistas FTE por 75 logoss. O produto para venda indireta é o mesmo que é vendido através do canal de venda direta, e o preço será o mesmo. Para evitar conflito de canal, as vendas diretas não teriam permissão para fechar negócios em certos setores. E eles não acompanharão os leads de sites para essas verticais.

Ano 1 Custo Renda Notas Desenvolva Portal $ 50, 000 Despesa única de Hospedagem de Aplicativo $ 6.000 Custos de Compartilhamento de Aplicativo para Comissões aos Parceiros (50 vendas) $ 150, O número de vendas de mil parceiros aumenta a cada ano. Equipe de gerenciamento de canal $ 150, 000 no primeiro ano, 1 gerente de canal 1 Suporte FTE $ 70, 000 Cada um pode suportar 75 usuários, 25% CRO comp para lançar $ 50, 000 mudanças para a equipe de canal no próximo ano Receita 50 clientes $ 750, 000 Total do primeiro ano $ 476, 000 $ 750, 000 Lucro bruto $ 274, 000 Portal com US $ 10, 000 bugs, segurança, etc Hospedagem de aplicativos $ 18, Comissões 000 proporcionais às vendas (50 existentes + 100 novos) $ 450, 000 parceiros de canal vendem melhor depois de um ano. Gerenciamento de canal $ 300, 000 Um líder e dois gerentes de canal 2 apoiam FTEs $ 140, 000 de receita 150 clientes $ 2, 225, 000 Suponha que não haja atrito Total do segundo ano $ 918, 000 $ 2, 225, 000 Lucro bruto $ 1, 307, 000 Portal com US $ 10, 000 bugs, segurança, etc Hospedagem de aplicativos $ 42, Comissões 000 proporcionais às vendas (150 existentes + 200 novos) $ 1, 050, 000 parceiros de canal vendem melhor depois de um ano. Gerenciamento de canal $ 300, 000 Um líder e dois gerentes de canal 2 apoiam FTEs $ 350, 000 Receitas 350 clientes $ 5, 250, 000 Total do terceiro ano $ 1, 752, 000 $ 5, 250, 000 Lucro bruto $ 3, 498, 000 Total $ 3, 296, 000 $ 8, 225, Lucro Bruto 000 5, 079, 000
Margem Bruta 62% p Em contraste, a proposta do CMO implicaria ganhar esses 50 novos clientes de saúde gastando US $ 100, 000 em um FTE mais $ 250, 000 em novas ferramentas de marketing e compras de anúncios.

História da Análise de Custo-Benefício

p O engenheiro que se tornou economista Jules Dupuit é considerado o fundador da teoria da análise de custo-benefício. Dupuit apresentou a ideia em 1844, mas o uso de análises de custo-benefício só ganhou popularidade como fator determinante nas decisões de políticas públicas muito mais tarde, nos anos 1980.

p As agências federais são agora obrigadas por lei a realizar análises de custo-benefício para estudar as implicações da política em uma ampla gama de áreas - transporte, saúde pública, Justiça Criminal, defesa, educação e meio ambiente. Essas agências são frequentemente chamadas a aplicar valores em dólares a bens intangíveis, como o valor do ar limpo ou rodovias mais seguras.

p As empresas que trabalham com clientes do setor público podem estar mais familiarizadas com o processo CBA, mas todas as empresas podem se beneficiar.

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p O contribuidor mais importante para um preciso, uma análise criteriosa de custo-benefício consiste em dados precisos. Software financeiro e contábil moderno combinado com planejamento integrado, ferramentas de orçamento e previsão e pacotes de software de planejamento de recursos empresariais com RH, cadeia de suprimentos e outras percepções significam que todos os dados transacionais e prospectivos estão em um local central. Isso torna mais fácil para as partes interessadas autorizadas obterem precisão, informações atualizadas para embasar suas análises. Os números podem ser exportados automaticamente para o Excel ou fornecidos na forma de um relatório aos principais tomadores de decisão.

p Talvez uma das partes mais desafiadoras de um CBA seja quando um líder seleciona um projeto que os números dizem ser menos lucrativo do que outras opções. O motivo pode ser o desejo de promover objetivos de longo prazo, ou que a cultura e os valores da empresa ditam gastar mais ou deixar o lucro na mesa.

p E claro, às vezes, a resposta certa será "não fazer nada". Pelo menos com uma análise de custo-benefício sólida, as empresas podem tomar decisões difíceis com os olhos bem abertos.